公共服務(wù)體系下的高校檔案管理研究

（國(guó)防大學(xué)政治學(xué)院西安校區(qū)，陜西 西安 710016）

2008年我國(guó)頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確提出加強(qiáng)檔案工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，是辦好高等院校的基礎(chǔ)性工程，檔案建設(shè)要納入高校發(fā)展建設(shè)規(guī)劃之中，在實(shí)踐中不斷完善。高校檔案管理工作內(nèi)容多樣，包括檔案收集、鑒定、分類、整理、保管以及轉(zhuǎn)遞和利用等，具有較高的專業(yè)性和復(fù)雜性，與高校管理人才資源、教學(xué)資源等的配置具有密切的聯(lián)系，其重要性不言而喻。公共服務(wù)理論強(qiáng)調(diào)公眾事業(yè)面向公眾服務(wù)的屬性，可以指導(dǎo)未來(lái)高校檔案管理工作的發(fā)展方向。

一、新公共服務(wù)理論

新公共服務(wù)理論強(qiáng)調(diào)公共服務(wù)模式，包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

一是近代西方公民權(quán)理論。近代西方公民權(quán)理論產(chǎn)生于啟蒙運(yùn)動(dòng)時(shí)期，強(qiáng)調(diào)人民主權(quán)和人人平等，認(rèn)為國(guó)家由全體公民所有，而非封建獨(dú)裁統(tǒng)治者的“私產(chǎn)”，因此國(guó)家應(yīng)當(dāng)提供公共服務(wù)，且公共服務(wù)的目標(biāo)是讓全體公民都能平等、有機(jī)會(huì)享有，即非排他性和非競(jìng)爭(zhēng)性。基于公民權(quán)理論，西方國(guó)家強(qiáng)調(diào)政府提供公共服務(wù)，每個(gè)公民都有機(jī)會(huì)和權(quán)利享受，除非因被法律制裁而失去公民權(quán)。

二是社區(qū)和公民理論?，F(xiàn)代社會(huì)的一個(gè)特點(diǎn)是社區(qū)治理，于個(gè)人和家庭而言，社區(qū)是集體，于國(guó)家而言，社區(qū)是微觀個(gè)體，因此社區(qū)實(shí)際上是國(guó)家和個(gè)人家庭之間的聯(lián)接紐帶，社區(qū)面向公民提供的服務(wù)具有一定的排他性，即優(yōu)先或全部只向社區(qū)內(nèi)的居民提供。但同時(shí)，社區(qū)給公民充分的機(jī)會(huì)參與到社區(qū)公共服務(wù)事業(yè)中，從而實(shí)現(xiàn)自我管理、自我服務(wù)。

三是組織人本主義。組織人本主義強(qiáng)調(diào)政府要將對(duì)公共服務(wù)的管理權(quán)下放到公民團(tuán)體，盡可能減少行政力量對(duì)公共管理的干預(yù)。組織人本主義的出現(xiàn)，是管理學(xué)的里程碑，標(biāo)志著管理學(xué)理論開始試圖改變傳統(tǒng)社會(huì)組織嚴(yán)格的等級(jí)界限，認(rèn)識(shí)到政府要為公民提供服務(wù)，特別是不斷支持公民組織的發(fā)展壯大，更好地為公民提供公共服務(wù)。

二、新公共服務(wù)理論下高校檔案管理工作存在的問題

（一）材料不齊備

2009年，中央組織部下發(fā)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，明確要求高校應(yīng)當(dāng)做好檔案建立、歸置以及整理等工作，在充實(shí)檔案內(nèi)容，優(yōu)化檔案形式方面功夫下足，落實(shí)到位。高校的檔案材料一般包括教職員工的簡(jiǎn)歷、學(xué)生的求學(xué)經(jīng)歷、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲記錄以及職位、工薪待遇的變動(dòng)和其他有必要納入檔案的材料。特別是對(duì)進(jìn)入組織部管理的領(lǐng)導(dǎo)干部，教授和博士等高水平人才等，這些人員的檔案材料是檔案管理的重點(diǎn)。

但在實(shí)踐中，高校的檔案管理普遍存在問題是檔案不齊備，特別是一些歷史比較久的資料檔案，由于各種原因，有的遺失，有的不完備，有的真實(shí)性尚待考察，而且檔案的負(fù)責(zé)部門也比較散亂，有的教職員工是從本校畢業(yè)后直接任教的，有的是外聘的，有的是納入事業(yè)編制的，有的是合同聘任的，檔案分散在不同部門管理，整合起來(lái)難度大，檔案資料不齊備的問題比較突出。

（二）內(nèi)容不準(zhǔn)確

高校教職員工的檔案強(qiáng)調(diào)“三齡兩歷”，即年齡、工齡、黨齡和學(xué)歷、經(jīng)歷等，這是高校檔案最基本的內(nèi)容，也是人事檔案中最基本的信息，是人事組織部門調(diào)閱檔案時(shí)比較看重的方面，因此檔案的內(nèi)容準(zhǔn)確性是最基本的前提。而根據(jù)近年來(lái)中央巡視組對(duì)高校的巡視反饋來(lái)看，高校檔案管理對(duì)檔案真實(shí)性的把關(guān)存在較為嚴(yán)重的漏洞。例如2012年廈門大學(xué)教授傅瑾被曝出其哥倫比亞大學(xué)博士檔案造假，2016年上海大學(xué)李祖齊偽造學(xué)歷檔案，實(shí)施詐騙案等。檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確，甚至造假導(dǎo)致信息失真，不僅不利于高校的日常管理，還會(huì)誤導(dǎo)高校管理部門和組織部門正常的人才選拔培養(yǎng)工作，造成巨大的負(fù)面影響。

信息失真主要體現(xiàn)在以下方面，一是經(jīng)歷造假，特別是一些年代久遠(yuǎn)，受當(dāng)時(shí)技術(shù)條件限制，沒有電子存檔，只有紙質(zhì)資料，就會(huì)給一些別有用心的人以可乘之機(jī)，利用紙質(zhì)資料造假。例如有意將工作時(shí)間填早，甚至偽造工作經(jīng)歷資料，在黨齡計(jì)算方面，由于前些年各地的計(jì)算方式和標(biāo)準(zhǔn)不同，就導(dǎo)致部分人為了追求一己私利，進(jìn)行違規(guī)調(diào)整；二是學(xué)歷造假，例如將夜校、函授、研修班等形式的進(jìn)修學(xué)習(xí)變成全日制教育經(jīng)歷，或偽造國(guó)外求學(xué)經(jīng)歷，甚至憑空編造國(guó)外學(xué)校名稱，妄圖以假亂真。

（三）管理不到位

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才流動(dòng)越來(lái)越頻繁。根據(jù)高校檔案管理制度的相關(guān)規(guī)定，要遵循“檔隨人走”的原則，即教職員工或?qū)W生離開高校后，檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)由其就職的新的單位接收，屬于靈活就業(yè)的，應(yīng)當(dāng)存放在當(dāng)?shù)氐娜瞬攀袌?chǎng)或基層社區(qū)，不得自行保存，也不得由原單位代管。但這一規(guī)定在現(xiàn)實(shí)工作中很難真正落到實(shí)處。

造成這一問題的原因主要包括兩個(gè)方面，一是高校對(duì)檔案管理工作不重視，很多高校未設(shè)置專門部門或人員崗位，檔案管理工作缺乏足夠的人手和資源，因此工作流于形式，也無(wú)法及時(shí)跟進(jìn)人員調(diào)動(dòng)后的檔案轉(zhuǎn)出工作，而且和人事部門之間的溝通有限，檔案部門往往不了解教職員工的人事變動(dòng)情況；二是教職員工自己也缺乏對(duì)自己檔案的管理的重視，認(rèn)為這只是單位的事情，與自己無(wú)關(guān)，這也是錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)?？傊咝：徒搪殕T工個(gè)人對(duì)檔案管理工作不重視，是導(dǎo)致檔案管理不及時(shí)、不到位的原因之一。

三、公共服務(wù)體系下高校檔案管理工作的措施建議

首先，檔案管理部門要優(yōu)化管理和服務(wù)理念，由傳統(tǒng)的封閉式管理，向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變。例如2017年福建省頒布了《數(shù)字檔案共享辦法（草案）》，要求建立“以人為本，適度公開”的檔案管理制度，允許公民按規(guī)章制度適度查閱自己的檔案，了解自己的檔案信息。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理的銜接工作，公民職位發(fā)生變動(dòng)，所在單位發(fā)生變更時(shí)，檔案管理部門要及時(shí)移交檔案，避免“人檔分離”的問題。

其次，要樹立動(dòng)態(tài)的服務(wù)和管理理念?，F(xiàn)階段高校檔案內(nèi)容和形式大同小異，主要以教職員工的學(xué)歷、經(jīng)歷為主要內(nèi)容，但隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和高校對(duì)人才選拔、培養(yǎng)工作要求的不斷提高，檔案的內(nèi)容和形式都需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展而不斷創(chuàng)新。檔案的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括基礎(chǔ)信息、教學(xué)科研信息以及能力評(píng)價(jià)信息三個(gè)內(nèi)容，其中，基礎(chǔ)信息可以概括為“三齡兩歷兩職兩表一協(xié)議”。對(duì)年齡材料、工齡材料和黨齡材料，這些材料必須經(jīng)過真實(shí)性檢驗(yàn)，例如到公安戶政部門查詢，發(fā)函到原單位或證明人函證工齡信息；教學(xué)科研類信息應(yīng)當(dāng)包括工作業(yè)績(jī)的證明文件，以及進(jìn)修的證明，必須要有翔實(shí)的數(shù)據(jù)和確鑿的證明，否則不得記入檔案；能力評(píng)價(jià)信息可以因人而異，個(gè)性化制定標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)實(shí)際情況查證后記入檔案。

再有，要樹立公共服務(wù)理念，一是為教職員工服務(wù)。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)了解教職員工對(duì)檔案管理工作的普遍訴求與個(gè)別需求，以人為本，以發(fā)展的觀點(diǎn)根據(jù)實(shí)際情況，及時(shí)對(duì)相關(guān)工作做出必要調(diào)整。對(duì)教職員工提出的臨時(shí)性需求，例如計(jì)劃生育調(diào)函、出國(guó)簽證的收入證明文件、人事組織關(guān)系證明等，要建立科學(xué)、完善的工作流程，提高檔案管理服務(wù)工作的實(shí)效性，滿足廣大教職員工的需求。二是為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和大數(shù)據(jù)理念，對(duì)檔案信息主動(dòng)管理，結(jié)合學(xué)校各院系的需求，結(jié)合現(xiàn)有的人才架構(gòu)和學(xué)校未來(lái)的發(fā)展方向，對(duì)現(xiàn)有的教師資源進(jìn)行梳理、整合，找到教師隊(duì)伍人才建設(shè)的薄弱環(huán)節(jié)，制定人才隊(duì)伍建設(shè)的可行性方案，進(jìn)一步提高教職員工隊(duì)伍素質(zhì)和水平，補(bǔ)足學(xué)科短板，促進(jìn)學(xué)校辦學(xué)水平的進(jìn)一步提升。

總之，高校檔案管理工作是高校人事管理工作的重要組成部分。公共服務(wù)理論視角下，現(xiàn)階段，我國(guó)高校檔案管理工作存在諸如內(nèi)容不齊備、信息失真以及管理不到位等現(xiàn)實(shí)，對(duì)高校人才管理和選拔培養(yǎng)造成了一定的負(fù)面影響。基于公共服務(wù)理論，本文提出了對(duì)策建議，包括優(yōu)化管理和服務(wù)理念、樹立動(dòng)態(tài)的服務(wù)和管理理念以及樹立公共服務(wù)理念等。相信在公共服務(wù)理論的指導(dǎo)下，我國(guó)高校檔案管理工作一定會(huì)日臻完善，為高校檔案管理工作和人才培養(yǎng)發(fā)揮更大的價(jià)值和作用。