渭南市退耕還林工程檔案管理要點(diǎn)探析

文/李 莉

本文以渭南市退耕還林工程檔案管理狀況為視域，闡述了退耕還林工程檔案的類型，并針對(duì)存在問(wèn)題提出要確保檔案資料的合法、真實(shí)、完整，建立健全檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)，加強(qiáng)檔案存放環(huán)境的安全保護(hù)設(shè)施。

退耕還林工程是黨中央、國(guó)務(wù)院為改善我國(guó)生態(tài)環(huán)境，維護(hù)國(guó)家生態(tài)安全，實(shí)現(xiàn)人與自然和諧共進(jìn)而實(shí)施的一項(xiàng)重大戰(zhàn)略工程。渭南市自1999年開始啟動(dòng)實(shí)施退耕還林工程以來(lái)，堅(jiān)持“退耕還林、封山綠化、以糧代賑、個(gè)體承包”十六字方針，緊緊圍繞全市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局，以“秦東增綠、農(nóng)民增收”為目標(biāo)，科學(xué)規(guī)劃，精心組織，扎實(shí)實(shí)施，工程建設(shè)取得了顯著成效，達(dá)到了“林業(yè)發(fā)展、生態(tài)改善、群眾增收”的預(yù)期目標(biāo)，對(duì)改善局部生態(tài)環(huán)境、優(yōu)化農(nóng)村產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮了積極作用，被廣大農(nóng)民親切地稱為“民心工程”“、德政工程”。

渭南市目前實(shí)施并驗(yàn)收確認(rèn)退耕還林面積224.39萬(wàn)畝，其中退耕地還林86.2592萬(wàn)畝，宜林荒山荒地造林138.13萬(wàn)畝，封山育林25.2萬(wàn)畝，涉及全市10個(gè)縣、市、區(qū)（不含韓城市）24.6萬(wàn)余戶群眾。退耕還林工程取得了顯著成效：一是取得了明顯的生態(tài)效益。新增林業(yè)用地86.26萬(wàn)畝，森林覆蓋率提高了6.6個(gè)百分點(diǎn)。二是取得了可喜的經(jīng)濟(jì)效益。不僅直接領(lǐng)取了政策兌現(xiàn)補(bǔ)助資金，而且有力地帶動(dòng)了地方特色經(jīng)濟(jì)林產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，成為農(nóng)民增收的新亮點(diǎn)。同時(shí)為農(nóng)村培育了新的經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)。三是取得了顯著的社會(huì)效益。強(qiáng)化了全民的生態(tài)意識(shí)，參與生態(tài)環(huán)境建設(shè)的積極性大大提高。同時(shí)使土地資源得到了合理利用，農(nóng)村勞動(dòng)力資源得到合理配置，帶動(dòng)了農(nóng)村相關(guān)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，增加了農(nóng)民收入。

退耕還林工程是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，涉及面廣，政策性強(qiáng)，操作程序繁雜，退耕農(nóng)戶資料多，在日常管理上存在很大難度。在實(shí)施這項(xiàng)復(fù)雜的社會(huì)系統(tǒng)工程中，產(chǎn)生了大量檔案,做好退耕還林工程檔案工作尤為重要，它不僅可以為工程管理工作的有序開展奠定基礎(chǔ)，而且對(duì)今后維護(hù)農(nóng)民的合法權(quán)益，解決林權(quán)糾紛等具有重要意義。本文就如何更好地做好退耕還林工程的檔案管理提出幾點(diǎn)建議。

一、退耕還林工程檔案的類型

（一）文書材料。包括綜合性材料：如國(guó)家有關(guān)退耕還林的方針、政策，各級(jí)黨政領(lǐng)導(dǎo)重要講話，工作安排，工作總結(jié)，業(yè)務(wù)培訓(xùn)等材料。專業(yè)性材料：土地調(diào)查，工程實(shí)施規(guī)劃、方案及作業(yè)設(shè)計(jì)材料；種苗檢疫和其他有關(guān)文字、數(shù)據(jù)、圖紙、憑證等材料。

（二）退耕還林合同、卡片資料。已完成退耕還林工程合同、卡片資料永久保存。

（三）各種責(zé)任書、林權(quán)證書。已完成退耕還林工程林權(quán)證頒發(fā)。

（四）照片、音像、地形圖、設(shè)計(jì)圖等資料。包括退耕還林工程實(shí)施過(guò)程各個(gè)歷史時(shí)期（階段）的圖片和音像資料（含工作會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)落實(shí)、土地丈量、育苗準(zhǔn)備、造林現(xiàn)場(chǎng)、錢糧兌現(xiàn)、苗木生長(zhǎng)、檢查驗(yàn)收、工程監(jiān)理、省級(jí)檢查、國(guó)家核查等等）。

（五）光盤、磁盤備份資料：包括退耕還林工程實(shí)施過(guò)程各個(gè)歷史時(shí)期（階段）的光盤、磁盤資料（育苗準(zhǔn)備、造林設(shè)計(jì)、地形圖、衛(wèi)星照片、錢糧兌現(xiàn)、檢查驗(yàn)收、工程監(jiān)理、檔案管理、省級(jí)檢查、國(guó)家核查等等）。

認(rèn)真詳實(shí)做好退耕還林工程實(shí)施以來(lái)全面的文件檔案和最新的信息資源檔案管理，方便及時(shí)掌握第一手信息資料及退耕還林文件、政策法規(guī)，正確指導(dǎo)日常的退耕還林工作。

二、目前存在的問(wèn)題

（一）檔案資料保存不合理現(xiàn)象有待于改進(jìn)或調(diào)整

例如，退耕還林有關(guān)現(xiàn)金兌現(xiàn)的檔案資料保存于林業(yè)局財(cái)務(wù)科、林權(quán)證保存于林政資源科、糧食兌現(xiàn)資料保存于財(cái)政局、其他檔案資料保存于退耕還林辦公室。退耕還林辦公室的檔案管理應(yīng)按門類進(jìn)行整理，單獨(dú)分類設(shè)立卷宗。包括整個(gè)退耕還林工程的準(zhǔn)備、工程實(shí)施、苗木供應(yīng)、檢查驗(yàn)收、錢糧兌現(xiàn)以及核權(quán)發(fā)證各個(gè)階段工作形成的全部材料。所有的退耕還林檔案應(yīng)編制案卷目錄、卷內(nèi)目錄、專題目錄。檔案盒及目錄格式可由縣以上檔案行政管理部門和林業(yè)主管部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)計(jì)、監(jiān)制。各類檔案可按區(qū)域進(jìn)行排列。

（二）缺少建立數(shù)字檔案的硬件設(shè)施

一是推廣運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案。購(gòu)買全國(guó)統(tǒng)一的檔案管理軟件，逐步規(guī)范退耕還林工程檔案管理。二是采購(gòu)與建立數(shù)字檔案相關(guān)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備，如電腦、高速文本掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、DVD刻錄機(jī)等。三是檔案人員急需培訓(xùn)。檔案管理人員不僅要熟悉一般檔案知識(shí)，還必須具備計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力。要有計(jì)劃、分期分批地對(duì)退耕還林工程檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)。四是檔案庫(kù)房面積過(guò)小、檔案柜急需更新。

三、做好退耕還林工程檔案管理的要點(diǎn)和方法

（一）確保檔案資料的合法、真實(shí)、完整

退耕還林工程的檔案資料包括退耕還林政策的文件和作業(yè)設(shè)計(jì)、及造林情況的一手資料。造林情況的一手資料指有關(guān)造林詳細(xì)情況和從農(nóng)戶手中收集來(lái)的資料，這類資料必須合法、真實(shí)、完整。檔案管理人員要“吃透宏觀政策，熟悉微觀情況，嚴(yán)格審核檔案”。

1.吃透宏觀政策

退耕還林工程關(guān)系國(guó)計(jì)民生，隨著工程的連續(xù)實(shí)施，有關(guān)政策也相繼出臺(tái)。作為工程的檔案管理人員，必須本著為退耕戶服務(wù)的宗旨，認(rèn)真學(xué)習(xí)退耕還林的有關(guān)政策、法規(guī)、文件和條例，深刻理解每條每款的涵義，并聯(lián)系實(shí)際，做到吃透退耕還林工程的文件、政策法規(guī)和條例的精神。

2.熟悉微觀情況，嚴(yán)格審核檔案

檔案是對(duì)事實(shí)的客觀反映，退耕還林檔案是政策兌現(xiàn)的法律依據(jù)。在收集檔案資料時(shí)，一定要熟悉退耕還林工程作業(yè)區(qū)的實(shí)際情況，對(duì)涉及到的山頭、地塊的造林詳細(xì)情況以及退耕戶的基本情況，都必須深入實(shí)際一一調(diào)查、了解清楚，做到心中有數(shù)。要嚴(yán)格審核，逐個(gè)核對(duì)登記，對(duì)不完整或存在問(wèn)題的，及時(shí)補(bǔ)充改正。

（二）建立健全檔案管理制度和業(yè)務(wù)規(guī)范建設(shè)

1.文書檔案的分類組卷

分類前，先依據(jù)文件內(nèi)容確定好文件的保存期限，上級(jí)下達(dá)的批示、批復(fù)，重要文件總體規(guī)劃等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存和利用價(jià)值可永久保存。如文書檔案根據(jù)實(shí)際情況，將問(wèn)題分類法和年度分類法結(jié)合起來(lái)。先按問(wèn)題分類法分成：作業(yè)設(shè)計(jì)類、檢查驗(yàn)收類、政策兌現(xiàn)類、年度報(bào)表類、退耕還林具體標(biāo)準(zhǔn)式樣規(guī)定類、會(huì)議材料類、案件處理類等，然后在各小類內(nèi)部按年度劃分。組卷后寫清類目和文件目錄，逐年編號(hào)存放。

2.科技檔案的分類組卷

科技檔案在工程管理和科學(xué)研究等方面具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存和利用價(jià)值，要永久保存。在分類時(shí)依據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、特點(diǎn)和相互聯(lián)系，把一個(gè)立檔單位內(nèi)部的技術(shù)檔案劃分成一定類別，形成一個(gè)從屬關(guān)系和平行關(guān)系，同時(shí)分類的層次、類目要簡(jiǎn)明。如一個(gè)立檔單位其實(shí)際情況涉及作業(yè)區(qū)太多，則可先從內(nèi)容反映上分成縣級(jí)和鄉(xiāng)級(jí)兩部分，縣級(jí)檔案再按問(wèn)題分成檢查驗(yàn)收、作業(yè)設(shè)計(jì)、政策兌現(xiàn)、工程管理、種苗供應(yīng)、會(huì)計(jì)賬目等類目。然后在各類目?jī)?nèi)按年度下分。最后組卷、編目錄、逐類編號(hào)登記存放。

3.建立健全檔案管理制度

檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，非借閱檔案，絕不借閱。借閱檔案要辦理借閱審批、登記手續(xù)。歸還后仍應(yīng)詳細(xì)記錄，何時(shí)何人歸還何資料，借閱者要負(fù)責(zé)借用檔案的安全和保密工作。保管期限已到或超過(guò)保管期限的檔案，必須由各級(jí)檔案管理部門負(fù)責(zé)編制銷毀清冊(cè)，由專人集中進(jìn)行銷毀，并報(bào)上級(jí)主管部門備案。

（三）加強(qiáng)檔案存放環(huán)境的安全保護(hù)設(shè)施

退耕還林檔案管理人員應(yīng)保持檔案室內(nèi)的干燥、通風(fēng)、干凈、整潔，做好防火、防蟲工作，并定期檢查檔案資料的安全保管狀況。