電力企業(yè)檔案管理工作如何創(chuàng)新

申溥婷

摘要：信息化時(shí)代，電力企業(yè)檔案工作必須與時(shí)俱進(jìn)的管理與創(chuàng)新，才能適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求，也才能適應(yīng)電力企業(yè)市場(chǎng)化改革的需要。本文從幾個(gè)方面進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；創(chuàng)新意識(shí)；服務(wù)優(yōu)先；業(yè)務(wù)技能

電力企業(yè)檔案工作的發(fā)展，應(yīng)保持與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，才能使我們的檔案工作適應(yīng)于企業(yè)的生存和發(fā)展，才能使檔案工作充滿(mǎn)生機(jī)與活力。電力企業(yè)由于歷史、改革等原因，檔案工作改革步伐較慢。當(dāng)前，電力企業(yè)的重要任務(wù)就是要充分開(kāi)發(fā)和利用好檔案信息資源，通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶(hù)提供準(zhǔn)確、快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。讓電力信息化、綠色化、可持續(xù)化發(fā)展成為現(xiàn)實(shí)，所以各級(jí)企業(yè)都要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。

我國(guó)的電力體制改革是個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，從八十年代末期國(guó)家電力部的行政轉(zhuǎn)軌改革，到建立幾大電網(wǎng)公司，實(shí)施電力市場(chǎng)化改革試點(diǎn)，是個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，其中電力企業(yè)檔案管理與企業(yè)改革息息相關(guān)。電力企業(yè)的檔案管理，可說(shuō)是個(gè)比較繁瑣的系統(tǒng)工程，涉及到電力企業(yè)的方方面面。

一、要樹(shù)立檔案工作的創(chuàng)新意識(shí)

電力企業(yè)檔案工作唯有與時(shí)俱進(jìn)地發(fā)展，才能更好地適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要，為電力企業(yè)改革、走向市場(chǎng)服務(wù)。

（一）管理工作思路的創(chuàng)新

電力企業(yè)檔案工作如何創(chuàng)新，如何主動(dòng)地、超前地位經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)，這首先需要在檔案工作管理思路上要有創(chuàng)新的意識(shí)。因此，要改變檔案工作現(xiàn)狀，應(yīng)努力使檔案工作形成由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿?、事中參與的新的檔案管理工作理念，盡可能地通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶(hù)提供準(zhǔn)確、快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制，才能以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù)，展示我們檔案工作是經(jīng)濟(jì)建設(shè)不可缺少的重要組成部分。

（二）管理工作模式的創(chuàng)新

電力企業(yè)檔案管理要在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡(jiǎn)化檔案部門(mén)長(zhǎng)期推行的一些繁瑣的操作步驟。如在組卷的形式到裝訂的手段上，怎樣做到既不影響如何調(diào)檔使用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過(guò)程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行立卷工作。有些檔案可采用條形碼來(lái)代替檔號(hào)，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借閱歸還檔案的速度。借助計(jì)算機(jī)來(lái)完成本來(lái)繁瑣的手工操作，無(wú)論是檔案的業(yè)務(wù)工作，還是檔案的管理工作以及檔案信息的交流，都可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決具體問(wèn)題，提高工作效率和管理水平。

（三）管理工作機(jī)制的創(chuàng)新

過(guò)去，電力企業(yè)檔案管理工作以經(jīng)驗(yàn)管理居多，工作人員的選配往往也是以具有檔案工作經(jīng)驗(yàn)為先決條件，這在某種程度上制約了人才的流動(dòng)，容易產(chǎn)生不思進(jìn)取的思想，更談不上創(chuàng)新。應(yīng)當(dāng)引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，改變?cè)跈n案部門(mén)實(shí)際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問(wèn)題。電力企業(yè)要推行全員聘任制，對(duì)現(xiàn)有人員實(shí)行公平競(jìng)爭(zhēng)、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，從而使檔案工作者清楚地認(rèn)識(shí)到自助機(jī)的工作成績(jī)與其生存和發(fā)展息息相關(guān)。最大限度地發(fā)揮每個(gè)員工潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿(mǎn)競(jìng)爭(zhēng)活力、開(kāi)拓創(chuàng)新的新局面。同時(shí)，建立相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，如鼓勵(lì)創(chuàng)新的用人制度、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度，將個(gè)人創(chuàng)新的內(nèi)容作文考核的重要指標(biāo)，并與勞動(dòng)報(bào)酬、晉職上升嚴(yán)格掛鉤，促進(jìn)檔案工作的良性循環(huán)。

二、要樹(shù)立檔案工作的創(chuàng)新手段

（一）創(chuàng)建員工檔案網(wǎng)頁(yè)

電力企業(yè)要開(kāi)展網(wǎng)上利用服務(wù)。隨著檔案館（室）內(nèi)部局域網(wǎng)的建立，檔案部門(mén)將充分利用企事業(yè)單位的網(wǎng)站制作自己的網(wǎng)頁(yè)，積極組織上網(wǎng)數(shù)據(jù)和信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上檢索，為用戶(hù)提供更好的服務(wù)。電力企業(yè)檔案工作者要喲網(wǎng)站為基礎(chǔ)，進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，尤其是電子文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子文件的實(shí)時(shí)管理與利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫(kù)化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。

（二）創(chuàng)建員工電子文件（檔案）管理中心

電力企業(yè)檔案館（室）與信息管理部門(mén)要加強(qiáng)密切配合，建立“電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心。”改中心可設(shè)在企業(yè)內(nèi)部。在網(wǎng)站上提供有限制性或非保密電子文件查詢(xún)、利用服務(wù)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣，內(nèi)容豐富，利用率高。

（三）創(chuàng)建電子文件自動(dòng)收集

電力企業(yè)在單機(jī)上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門(mén)不容忽視的問(wèn)題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過(guò)下載和上傳就完成了，因此，電力企業(yè)檔案部門(mén)可以改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在電力企業(yè)檔案館（室）的服務(wù)器上歸納。

（四）創(chuàng)建員工在線(xiàn)服務(wù)

在信息化時(shí)代里，社會(huì)的全面信息化改變了人們工作、學(xué)習(xí)和生活的環(huán)境，使人們更注重信息的時(shí)效性，希望通過(guò)信息系統(tǒng)、信息網(wǎng)絡(luò)及時(shí)準(zhǔn)確地獲得多種信息。因此，被動(dòng)的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動(dòng)的、現(xiàn)代化的檔案服務(wù)方式所取代。

（五）創(chuàng)建文件閱覽服務(wù)

隨著電力企業(yè)改革的不斷深入，到企業(yè)檔案館（室）查閱相關(guān)信息的人員會(huì)越來(lái)越多。為適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展需要，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的練習(xí)，維護(hù)廣大用戶(hù)和人民群眾的根本利益。各級(jí)電力企業(yè)應(yīng)建立綜合檔案館（室）或服務(wù)中心，以便更好地提供檔案查詢(xún)和資訊服務(wù)。

三、發(fā)揮檔案人員的創(chuàng)新主體作用

（一）檔案人員要重視觀(guān)念更新

電力企業(yè)檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在機(jī)構(gòu)改革、人事制度改革的今天，隨著各部門(mén)人員減少，工作量的增加，檔案工作面臨更大的壓力。

（二）檔案人員要練就業(yè)務(wù)技能

電力企業(yè)從事檔案工作的專(zhuān)職檔案人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段方式，給專(zhuān)職檔案人員提出了更高的要求。專(zhuān)職檔案人員要善于提出新辦法、新思路，解決新問(wèn)題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破，掌握各門(mén)類(lèi)檔案、各種載體檔案的管理方法，促進(jìn)創(chuàng)新，成為一專(zhuān)多能的檔案管理人才。