對(duì)電算化在財(cái)會(huì)管理中的體現(xiàn)和運(yùn)用的探討

李瑞紅

摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)的功能愈發(fā)強(qiáng)大，應(yīng)用空間不斷擴(kuò)展，財(cái)務(wù)領(lǐng)域也將電算化視為主要發(fā)展方向。本文將首先對(duì)電算化的主要特征進(jìn)行介紹，并進(jìn)一步分析傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式中存在的問題，以體現(xiàn)出電算化的使用路徑。同時(shí)也將依據(jù)這部分使用路徑，提出電算化在財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用策略。財(cái)務(wù)管理的主要職能，是計(jì)量生產(chǎn)要素與資金流轉(zhuǎn)。而生產(chǎn)要素與資金流轉(zhuǎn)，是維持生產(chǎn)與運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)條件。

關(guān)鍵詞：電算化 財(cái)會(huì)管理 體現(xiàn)需求 運(yùn)用策略

中圖分類號(hào)：F230 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）11（b）-0110-02

1 電算化的主要特征

電算化是利用電子計(jì)算機(jī)取代人工運(yùn)算與信息傳輸?shù)男滦拓?cái)務(wù)管理模式。其主要特征可別概括為3個(gè)方面：一是以網(wǎng)絡(luò)傳輸為信息流動(dòng)渠道。電子計(jì)算機(jī)是電算化的主要工具，在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，電子計(jì)算機(jī)通常會(huì)與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合使用，因此網(wǎng)絡(luò)化已成為電算化的主要特征之一。二是運(yùn)算速度大幅提高。電子計(jì)算機(jī)的運(yùn)算能力遠(yuǎn)超人腦，利用電子計(jì)算機(jī)運(yùn)算財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可使會(huì)計(jì)部門的工作效率大幅提升。三是工作場(chǎng)景發(fā)生轉(zhuǎn)變。會(huì)計(jì)工作的主要內(nèi)容會(huì)圍繞財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)展開，而電子計(jì)算機(jī)同樣會(huì)以數(shù)據(jù)為工作介質(zhì)。這一特征的重疊，使得電子計(jì)算機(jī)逐漸成為會(huì)計(jì)部門的主要工具，電子界面也逐漸取代了傳統(tǒng)的工作場(chǎng)景。

2 傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式存在的不足

2.1 財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)周期過長(zhǎng)

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式中，財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)周期普遍較長(zhǎng)。例如，企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)表通常會(huì)以年報(bào)、月報(bào)等形式呈現(xiàn)。其中年報(bào)會(huì)突出體現(xiàn)企業(yè)的盈利狀況，而月報(bào)則主要承擔(dān)稅收、人工開支等環(huán)節(jié)的對(duì)接工作。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，市場(chǎng)環(huán)境瞬息萬變，企業(yè)需要得到更為及時(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。但依靠傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)統(tǒng)計(jì)方式，財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)周期難以縮短。傳統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)方式，需要依靠人工傳輸數(shù)據(jù)，各部門在統(tǒng)計(jì)、整理數(shù)據(jù)的過程中，必然會(huì)消耗一定的時(shí)間。同時(shí)財(cái)務(wù)部門也需要對(duì)各部門上報(bào)的信息再次審核，這一過程也將耗費(fèi)一定的時(shí)間。同時(shí)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理理念，更加關(guān)注信息的全面性，因此在制作財(cái)務(wù)表格的過程中，財(cái)務(wù)管理人員會(huì)將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)集中到統(tǒng)一的表格中。這一習(xí)慣將使財(cái)務(wù)人員難以及時(shí)分割某一時(shí)段的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

2.2 財(cái)務(wù)管理效率較低

傳統(tǒng)財(cái)務(wù)模式的管理效率較低，引發(fā)這一問題的原因主要有兩個(gè)方面：其一是紙質(zhì)辦公用品的影響。傳統(tǒng)的管理模式中，紙質(zhì)票據(jù)是財(cái)務(wù)管理工作的主要依據(jù)。但審閱紙質(zhì)票據(jù)需要消耗較長(zhǎng)時(shí)間，辦公效率必然會(huì)受到影響。同時(shí)紙質(zhì)票據(jù)的保存與提取也較為繁瑣，在調(diào)閱過往信息的過程中必然會(huì)消耗時(shí)間與人力成本。二是各部門之間的財(cái)務(wù)格式往往不夠統(tǒng)一。例如，生產(chǎn)部門的財(cái)務(wù)申報(bào)格式會(huì)圍繞生產(chǎn)需求設(shè)計(jì)，而銷售部門的財(cái)務(wù)申報(bào)則較為復(fù)雜。在統(tǒng)計(jì)這部分?jǐn)?shù)據(jù)的過程中，財(cái)務(wù)部門需要重新分類各項(xiàng)數(shù)據(jù)，并將其錄入到新表格中。這一問題也將對(duì)財(cái)務(wù)管理效率帶來負(fù)面影響。

2.3 財(cái)務(wù)管理職能單一

受到傳統(tǒng)觀念與管理技術(shù)的雙重影響，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)部門的管理職能較為單一。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理理念，將財(cái)務(wù)部門定位為“賬房先生”，并將其工作職能，局限在數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與資金流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)中。受到這一理念的影響，財(cái)務(wù)部門的專業(yè)知識(shí)無法得到全面發(fā)揮，在投資、融資等環(huán)節(jié)中，財(cái)務(wù)部門的參與程度相對(duì)較低。同時(shí)傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理技術(shù)也不夠先進(jìn)，財(cái)務(wù)人員需要在數(shù)據(jù)審計(jì)以及資金流轉(zhuǎn)等工作付出大量的時(shí)間，以至其無法將精力用于其他領(lǐng)域。管理工作必然會(huì)消耗人力成本，而財(cái)務(wù)工作流程更加繁瑣，依靠傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理方式，必然要占用更多的人力資源。受此影響，財(cái)務(wù)部門難以參與到其他工作中。

2.4 結(jié)算管理效率低下

結(jié)算管理涉及到企業(yè)的資金流出，是財(cái)務(wù)部門的主要職責(zé)。有鑒于此，財(cái)務(wù)管理部門會(huì)針對(duì)上、下游企業(yè)的財(cái)務(wù)支出開展嚴(yán)格審核，內(nèi)部的財(cái)務(wù)流動(dòng)也將受到多重控制。例如，在部分企業(yè)中，申請(qǐng)差旅費(fèi)的申報(bào)手續(xù)需要通過部門主管、財(cái)務(wù)主管、專管副總經(jīng)理、總經(jīng)理等多項(xiàng)審核流程。這樣的管理模式，不僅會(huì)降低結(jié)算效率，也將對(duì)員工的情感造成傷害。而在關(guān)聯(lián)企業(yè)的財(cái)務(wù)結(jié)算中，對(duì)應(yīng)企業(yè)同樣需要接受多重審核，人力資源被嚴(yán)重浪費(fèi)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國(guó)企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，其所面對(duì)的資金結(jié)算也極為繁雜，依靠傳統(tǒng)的結(jié)算模式，不僅會(huì)耗費(fèi)自身的管理成本，也將對(duì)合作企業(yè)帶來影響。

2.5 財(cái)務(wù)監(jiān)管存在漏洞

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)監(jiān)管模式存在諸多漏洞。首先，在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，紙質(zhì)票據(jù)極易被違規(guī)串改。例如，在差旅費(fèi)申報(bào)等環(huán)節(jié)中，申報(bào)人員可通過增報(bào)支出的方式，獲得超額收入。這一問題不僅難以審核，也將對(duì)企業(yè)風(fēng)氣帶來負(fù)面影響。其次，在采購(gòu)等環(huán)節(jié)中，采購(gòu)支出也無法獲得監(jiān)管。例如，采購(gòu)人員以7000元的實(shí)際交易價(jià)格購(gòu)置生產(chǎn)耗材，并以500元的價(jià)格購(gòu)得面額為3000元的增值發(fā)票。利用所購(gòu)發(fā)票采購(gòu)人員向財(cái)務(wù)部門申請(qǐng)10000元的報(bào)銷金額。由于財(cái)務(wù)部門無法長(zhǎng)期跟蹤采購(gòu)工作，因此其只能依據(jù)公允價(jià)格評(píng)估申報(bào)數(shù)據(jù)。但公允價(jià)格較難準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，在現(xiàn)實(shí)環(huán)境下，實(shí)際采購(gòu)價(jià)格通常會(huì)低于公允價(jià)格。

3 電算化在財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用策略

3.1 通過電算化縮短財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)周期

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式中，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)周期較長(zhǎng)，現(xiàn)代企業(yè)的實(shí)際需求難以得到滿足。針對(duì)這一問題，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)通過電算化技術(shù)，構(gòu)建新型的財(cái)務(wù)信息統(tǒng)計(jì)模式，以幫助本部門獲得及時(shí)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。例如，財(cái)務(wù)部門可在基層部門設(shè)立數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)。該系統(tǒng)應(yīng)由電子計(jì)算機(jī)與財(cái)務(wù)輸入系統(tǒng)共同構(gòu)成。基層部門的工作人員，可將當(dāng)日發(fā)生的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)及時(shí)輸入該系統(tǒng)內(nèi)。通過這樣的方式，基層的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)將以對(duì)應(yīng)的表格形式，及時(shí)上傳至財(cái)務(wù)部門。同時(shí)財(cái)務(wù)部門可設(shè)立財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)，各部門的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)將被集中其內(nèi)，企業(yè)的財(cái)務(wù)人員可依據(jù)自身權(quán)限提取對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)，并依據(jù)實(shí)際需求定制所需要的財(cái)務(wù)報(bào)表。通過這樣的方式，財(cái)務(wù)部門將掌握到當(dāng)日的財(cái)務(wù)信息，企業(yè)的不同需求都將得到對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)支持，財(cái)務(wù)管理的有效性將得到提升。

3.2 利用電算化提升財(cái)務(wù)管理效率

“信息孤島”與紙質(zhì)辦公材料，是影響財(cái)務(wù)管理效率的主要因素。針對(duì)這部分問題，財(cái)務(wù)管理部門可利用電算化技術(shù)，構(gòu)建無紙化辦公系統(tǒng)，并統(tǒng)一信息格式。近年來，無紙化辦公系統(tǒng)得到了廣泛關(guān)注，其主要特征是將計(jì)算機(jī)作為數(shù)據(jù)載體，從而形成與紙質(zhì)財(cái)務(wù)憑據(jù)并行的財(cái)務(wù)管理體系。例如，財(cái)務(wù)部門可將紙質(zhì)憑據(jù)中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)重新輸入到計(jì)算機(jī)中，在確認(rèn)無誤后就可將紙質(zhì)憑據(jù)長(zhǎng)期保存。在日常的使用過程中，財(cái)務(wù)管理人員可通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理、提取財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。同時(shí)在外部對(duì)接的環(huán)節(jié)中，財(cái)務(wù)人可依靠電子發(fā)票等工具，向外圍推行無紙化辦公。通過這樣的方式，財(cái)務(wù)管理效率將得到提升。在解決信息孤島問題的過程中，財(cái)務(wù)部門可打造覆蓋全企業(yè)的電算化管理平臺(tái)。通過該平臺(tái)，各部門的數(shù)據(jù)錄入格式將得到統(tǒng)一。

3.3 依托電算化豐富財(cái)務(wù)管理職能

受到管理技術(shù)與傳統(tǒng)觀念的雙重影響，傳統(tǒng)財(cái)務(wù)部門的管理職能相對(duì)狹窄。針對(duì)這一問題，財(cái)務(wù)部門可依托電算化，提升自身的管理技術(shù)，并改變傳統(tǒng)的管理觀念，從而使自身的管理職能得到擴(kuò)展。首先，電算化的應(yīng)用可提升財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)效率，財(cái)務(wù)部門的人力成本也將得以節(jié)約。在此基礎(chǔ)上，財(cái)務(wù)部門可利用節(jié)約出的編制，增設(shè)管理會(huì)計(jì)職能。管理會(huì)計(jì)可通過經(jīng)濟(jì)學(xué)與管理學(xué)視角，分析財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。通過管理職能的融入，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)報(bào)表將得到對(duì)應(yīng)的分析，本部門的管理問題與經(jīng)營(yíng)問題也得以呈現(xiàn)。其次，財(cái)務(wù)部門的可利用大數(shù)據(jù)理念，幫助企業(yè)優(yōu)化投資方案。傳統(tǒng)的投資方案中，企業(yè)負(fù)責(zé)人通常會(huì)承擔(dān)方案的設(shè)計(jì)工作，但企業(yè)負(fù)責(zé)人的財(cái)務(wù)知識(shí)通常較弱。針對(duì)這一問題，財(cái)務(wù)部門可在網(wǎng)絡(luò)中搜尋與投資項(xiàng)目相關(guān)的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，并通過管理會(huì)計(jì)對(duì)其進(jìn)行分析，從而使企業(yè)獲得參考信息。

3.4 透過電算化實(shí)施財(cái)務(wù)結(jié)算管理

通常情況下，企業(yè)財(cái)務(wù)結(jié)算管理的流程較為復(fù)雜。針對(duì)這一問題，財(cái)務(wù)管理部門可通過電算化系統(tǒng)，構(gòu)建財(cái)務(wù)信用管理體系，從而在結(jié)算環(huán)節(jié)中實(shí)現(xiàn)信用管理。例如，財(cái)務(wù)管理部門可為合作企業(yè)設(shè)立信用賬戶，在該賬戶中，合作企業(yè)可獲得一定的信用額度，在信用額度內(nèi)，其可隨意支取結(jié)算資金。而財(cái)務(wù)管理部門可利用電算化體系，定期審核合作企業(yè)的結(jié)算需求、信用程度等項(xiàng)目。通過這樣的管理模式，財(cái)務(wù)管理部門無需對(duì)每一筆資金開展嚴(yán)格的審核，管理成本將大幅下降。同時(shí)財(cái)務(wù)管理部門可依據(jù)合作企業(yè)的合作情況，為其設(shè)定誠(chéng)信等級(jí)。誠(chéng)信等級(jí)越高的企業(yè)，將獲得更高的信用額度。在這一體系內(nèi)，財(cái)務(wù)部門的管理項(xiàng)目將轉(zhuǎn)變?yōu)楹献髌髽I(yè)的誠(chéng)信度，而合作企業(yè)將更傾向于主動(dòng)遵守規(guī)則，二者之間的配合將更加緊密。

3.5 借助電算化完善財(cái)務(wù)監(jiān)管體系

傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)監(jiān)管模式仍然存在諸多漏洞。針對(duì)這部分漏洞，財(cái)務(wù)管理部門可通過電算化，完善財(cái)務(wù)監(jiān)管體系。例如，針對(duì)采購(gòu)資金難以監(jiān)管的問題，財(cái)務(wù)部門可建立遠(yuǎn)程支付系統(tǒng)。當(dāng)前微信、支付寶等支付工具已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用，結(jié)算的便利性大幅提升。財(cái)務(wù)管理部門可借助這部分結(jié)算工具，為采購(gòu)人員設(shè)定支付賬戶。在具體的使用中，采購(gòu)人員應(yīng)在議價(jià)結(jié)束后，向財(cái)務(wù)管理部門做出匯報(bào)，并由財(cái)務(wù)部門再次向供應(yīng)商確認(rèn)采購(gòu)金額。之后，財(cái)務(wù)部門可開通采購(gòu)人員的支付權(quán)限，并向其賬戶匯入對(duì)應(yīng)的資金。在這一過程中，財(cái)務(wù)部門將與供應(yīng)商建立合作機(jī)制，并可直接支付貨款。

4 結(jié)語

電算化在財(cái)務(wù)管理中的運(yùn)用路徑，可被概括為5個(gè)方面：一是通過電算化縮短財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)周期，從而使企業(yè)獲得及時(shí)的信息支持。二是利用電算化提升財(cái)務(wù)管理效率，并逐漸統(tǒng)一財(cái)務(wù)申報(bào)表格。三是依托電算化融入管理會(huì)計(jì)職能，從而使數(shù)據(jù)分析更加全面。四是透過電算化實(shí)施財(cái)務(wù)結(jié)算管理，從而使結(jié)算效率得到提升。五是借助電算化完善財(cái)務(wù)監(jiān)管體系，并與采購(gòu)部門建立協(xié)作機(jī)制。

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