從利用角度看如何推進(jìn)地方高校干部人事檔案工作

徐潔

【摘要】如何進(jìn)一步提高干部人事檔案工作的水平，是所有高校干部人事檔案管理工作者思考的問(wèn)題。本文結(jié)合筆者所在地方高校近年來(lái)檔案提供利用情況，提出若干建議，旨在使干部人事檔案工作能夠更好地發(fā)揮作用。

【關(guān)鍵詞】地方高校；人事檔案；利用；推進(jìn)

便于社會(huì)各方面的利用，是檔案工作的根本目的所在。從這句話我們可以看出，提供檔案利用服務(wù)，是檔案工作的歸宿，也是衡量一個(gè)單位檔案工作開(kāi)展情況的標(biāo)準(zhǔn)之一。那么，從本單位檔案利用角度來(lái)分析本單位檔案工作中存在的問(wèn)題或者尚有待改進(jìn)的方面，對(duì)提高本單位檔案工作有更為直接且有效的參考意義?，F(xiàn)就筆者所在地方高校的干部人事檔案利用情況談幾點(diǎn)體會(huì)和思考。

一、干部人事檔案的利用情況

（一）利用概況及方式。綜合本校近5年來(lái)（2013年-2017年）的干部人事檔案利用登記情況，可以看出，除遇到例如全黨信息核對(duì)、“三齡兩歷”審核等大規(guī)模工作外，每年學(xué)校對(duì)干部人事檔案的日常利用率基本保持在一個(gè)較為穩(wěn)定的水平，上下起伏不大。而對(duì)人事檔案的利用目的，也基本集中在人事或入黨考察、工齡工資審核、晉升學(xué)歷或職稱(chēng)、辦理退休或落戶手續(xù)這幾方面，主要涉及到干部人事檔案中第四、五、六、九類(lèi)。利用干部人事檔案的方式可歸納為以下四種：1.復(fù)制服務(wù)：是指干部人事檔案工作者以提供所需檔案材料復(fù)印件的形式滿足檔案利用者的需求，其中以攻讀研究生所需提供的本科期間學(xué)習(xí)成績(jī)表、論文評(píng)閱書(shū)和以辦理落戶所需提供的調(diào)入市區(qū)審批表為主。2.查閱服務(wù)：是指檔案利用者在檔案館所設(shè)的專(zhuān)用查閱室內(nèi)現(xiàn)場(chǎng)翻閱檔案原件來(lái)獲取所需信息，其中以教職工工齡核算、人事調(diào)動(dòng)前政治審查、工資核對(duì)、教師30年教齡核查及黨員資格審核為主要目的。3.借出館外服務(wù)：是指檔案利用者因辦理教職工退休、黨員發(fā)展事宜等特殊需要，將干部人事檔案借出檔案館。4.口頭服務(wù)：是指干部人事檔案工作者不需直接提供人事檔案原件或復(fù)印件，只需以口頭形式將信息回復(fù)給檔案利用者從而滿足其需求，是一種提供某一簡(jiǎn)單信息的服務(wù)方式，其中以提供入黨或轉(zhuǎn)正時(shí)間、晉升職稱(chēng)時(shí)間及提升職務(wù)時(shí)間為主。

（二）現(xiàn)狀與問(wèn)題。根據(jù)干部人事檔案利用需求與實(shí)際提供服務(wù)情況，有兩方面相對(duì)比較直觀的問(wèn)題顯現(xiàn)出來(lái)：1.檔案材料收集的及時(shí)性、完整性不夠直接影響了檔案利用的質(zhì)量和效率。檔案材料收集的不及時(shí)性表現(xiàn)為已經(jīng)辦理完畢的歸檔材料沒(méi)有及時(shí)移交檔案館而造成歸檔滯后。比如在黨員發(fā)展完畢后，辦理完畢的黨建材料長(zhǎng)時(shí)間保存在組織部或各學(xué)院黨總支。檔案材料收集的不完整性則表現(xiàn)為檔案內(nèi)材料的不連續(xù)。比如缺少職稱(chēng)評(píng)審材料或干部任免材料中的某一份。無(wú)論是收集的不及時(shí)還是不完整，都首先需要檔案館追查到材料不齊的原因和原件具體所在地后才可提供利用，從而直接導(dǎo)致檔案利用者的需求無(wú)法在第一時(shí)間得到滿足。2.檔案信息的綜合處理度不夠既間接影響了檔案利用的效率，又不利于檔案原件的保存。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于單純只需要獲取某個(gè)信息的簡(jiǎn)單需求，檔案利用者會(huì)選擇口頭咨詢。此種情況在我校干部人事檔案利用中所占最大比例的就是詢問(wèn)各類(lèi)具體日期。而眼下不少高校尚不曾對(duì)人事檔案里的信息進(jìn)行提取和匯總，結(jié)果只能滿足檔案利用者當(dāng)前一次的需求，而在之后又遇到同樣需求時(shí)，就面臨必須重復(fù)地查閱檔案材料的情況。比如去年全黨開(kāi)展的黨員信息核對(duì)，就有不少對(duì)于自己入黨和轉(zhuǎn)正時(shí)間有疑問(wèn)的教職工黨員提出從檔案中確認(rèn)具體日期的需求，而在三年前，學(xué)校組織部就曾要求檔案館提供過(guò)其中大部分教職工黨員的入黨及轉(zhuǎn)正時(shí)間。再比如，某位教師于一年前咨詢過(guò)確定講師的時(shí)間，在一年后又需要檔案館提供晉升副教授的時(shí)間。類(lèi)似此種對(duì)同一類(lèi)別內(nèi)容反復(fù)查閱檔案材料的情況，不僅耗費(fèi)時(shí)間降低了工作效率，同時(shí)也不利于對(duì)檔案的長(zhǎng)期保存。

二、改進(jìn)干部人事檔案工作的若干建議

以上提到的兩個(gè)問(wèn)題在高校中并不少見(jiàn)。對(duì)于如何改善上述問(wèn)題，從而進(jìn)一步推進(jìn)干部人事檔案工作，筆者認(rèn)為至少需要做到以下三點(diǎn)：

（一）重視相關(guān)部門(mén)干部人事檔案知識(shí)的宣傳。不同于綜合檔案的材料來(lái)源于全校各部門(mén)、各學(xué)院的廣泛性，干部人事檔案材料的最主要、最大量來(lái)源于學(xué)校人事處以及組織部這兩個(gè)部門(mén)。干部人事檔案中的年度考核、職稱(chēng)晉升、工資審批、崗位等級(jí)變動(dòng)等材料都由人事處產(chǎn)生；政治審查、干部任免等材料由組織部產(chǎn)生，因而對(duì)人事及組織兩個(gè)部門(mén)的宣傳顯得尤為重要。宣傳的重點(diǎn)應(yīng)集中在移交材料的及時(shí)性和準(zhǔn)確性上。及時(shí)，是指要嚴(yán)格按照人事檔案相關(guān)要求在材料產(chǎn)生后的規(guī)定時(shí)間期限內(nèi)移交檔案館。準(zhǔn)確，則要求移交的材料不僅要信息無(wú)誤而且歸口要正確。對(duì)于僅有一份的材料應(yīng)優(yōu)先確保人事檔案完整，在此基礎(chǔ)上，如有多份再歸入綜合檔案保存乃至部門(mén)或個(gè)人留存，主次不可顛倒。

（二）增強(qiáng)干部人事檔案工作者的主觀能動(dòng)性。檔案工作者是檔案工作的主體，想要做好這項(xiàng)工作必須在最大限度上發(fā)揮檔案主體的敏感性和積極性。一方面要求人事檔案工作者密切關(guān)注學(xué)校各項(xiàng)工作動(dòng)態(tài)，改“坐等相關(guān)部門(mén)移交材料”為“主動(dòng)提醒相關(guān)部門(mén)及時(shí)移交材料”；另一方面則要求人事檔案工作者密切關(guān)注利用情況，改“坐等外借檔案材料部門(mén)歸還材料”為“按時(shí)提醒外借檔案材料部門(mén)及時(shí)歸還材料”。變被動(dòng)為主動(dòng)，充分發(fā)揮檔案工作主體的作用，是推進(jìn)干部人事檔案工作進(jìn)步相當(dāng)重要的一點(diǎn)。

（三）注重干部人事檔案信息的整合。這里的整合，是指將每份檔案里相互關(guān)聯(lián)的信息進(jìn)行提取，按一定順序梳理后錄入電腦，以達(dá)到方便利用的目的。比如工作經(jīng)歷、職稱(chēng)晉升、職務(wù)變動(dòng)、黨團(tuán)信息等。整合的方式不拘一格，可以建立一個(gè)詳盡的人員信息庫(kù)、可以做成各類(lèi)編研材料、也可以只做成簡(jiǎn)便的信息卡形式。對(duì)于那些人手比較緊缺，同時(shí)還身兼部門(mén)其他大量工作的人事檔案工作人員，筆者建議以信息卡的形式優(yōu)先整合日常查詢率相對(duì)較高的黨團(tuán)、職稱(chēng)及職務(wù)變動(dòng)信息。如此一來(lái)可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)提高檔案利用效率，促進(jìn)電子化水平。二來(lái)可以起到保護(hù)檔案實(shí)體的作用。三來(lái)還可以在梳理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)是否存在缺少材料的問(wèn)題，查漏補(bǔ)缺，以便及早補(bǔ)救，維護(hù)檔案的完整性。

三、結(jié)語(yǔ)

干部人事檔案工作，是高校檔案工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。推進(jìn)干部人事檔案工作不僅需要檔案工作者的專(zhuān)業(yè)及主動(dòng)，也需要分管領(lǐng)導(dǎo)的重視和各相關(guān)部門(mén)的積極配合。在三方的共同努力下，筆者相信，地方高校干部人事檔案工作必然會(huì)走出一個(gè)新的高度。

【參考文獻(xiàn)】

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