淺談新時期廣電系統(tǒng)文書檔案管理工作

陳愛珍

【摘要】文書檔案管理對于每一個行業(yè)而言都屬于基礎(chǔ)性的保障工作，具備較強(qiáng)的機(jī)密性、專業(yè)性和政策性。在信息社會發(fā)展的環(huán)境之下，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足實際工作的需求，越發(fā)突顯文書檔案管理工作信息化建設(shè)的重要性和必要性。本文主要分析在新時期信息社會背景下廣電系統(tǒng)的文書檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】新時期；廣電系統(tǒng)；文書檔案管理

在新時期高度信息化的社會環(huán)境之下，廣電系統(tǒng)的文書檔案管理工作必然會面臨信息容量、種類不斷增多等等諸多挑戰(zhàn)，從而導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理方式越來越無法滿足實際工作需求。在這樣一個發(fā)展背景前提下，文書檔案管理工作必然需要持續(xù)創(chuàng)新改革，從而進(jìn)一步提升廣電系統(tǒng)文書檔案管理工作的效率與價值。

一、文書檔案管理工作信息化的重要性和必要性

當(dāng)前，廣電系統(tǒng)文書檔案管理工作的實效性并不十分理想，其主要原因在于信息社會所提供的各種信息化工具并未充分應(yīng)用于傳統(tǒng)的文書檔案管理工作中，簡而言之，就是文書檔案管理工作并沒有隨著時代的發(fā)展而進(jìn)行改革。

在實際工作中，尤其容易在思想上與時代脫節(jié)，認(rèn)為文書檔案管理工作經(jīng)過許多年的經(jīng)驗積累已經(jīng)形成較為成熟的體系，不需要再進(jìn)行大程度的更新?lián)Q代。這一思想的存在一定程度上導(dǎo)致了當(dāng)前文書檔案管理工作故步自封、停滯不前的現(xiàn)象。我們不難發(fā)現(xiàn)，時至今日，仍有部分單位在文書檔案管理工作中未引進(jìn)現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)和信息管理技術(shù)，文書檔案管理仍然停留在手工檢索階段，導(dǎo)致工作量大大增加，工作效率處在低下水平，無法適應(yīng)當(dāng)今快節(jié)奏的社會。伴隨著科技的不斷發(fā)展，人類社會已經(jīng)全面步入信息化時代，只有充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)，實現(xiàn)文書檔案管理工作的信息化、技術(shù)化，才能減少資源浪費，大幅度提高工作效率。

二、新時期文書檔案管理工作的改革

（一）文書檔案管理方式的變革。新常態(tài)下，文書檔案管理工作的方式必然需要持續(xù)革新，這也是廣電系統(tǒng)向著信息化、規(guī)范化方向發(fā)展的必然途徑。傳統(tǒng)文書檔案管理方式僅僅是對紙質(zhì)文件的管理，檔案信息相對零散、遲緩、更注重載體，而新時期的文書檔案管理工作實行信息化、數(shù)字化管理，顯得更為系統(tǒng)可靠，相對及時快捷、更注重信息內(nèi)容。新時期的文書檔案管理理念，由實體保管轉(zhuǎn)向以信息組織并加以利用；信息的儲存方式從過去的紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)為紙質(zhì)形式加電子形式。使用計算機(jī)檢索利用文書檔案非常快捷，僅僅輸入關(guān)鍵詞，便可搜索到相關(guān)的文書檔案，大大縮短檢索時間，工作效率顯著提升。

（二）建立現(xiàn)代化的文書檔案管理系統(tǒng)。文書檔案管理工作為整個廣電系統(tǒng)的辦公室工作提供更為便捷的服務(wù)，最基本的要求便是保障廣電系統(tǒng)的信息安全性，因此，建立現(xiàn)代化的文書檔案管理系統(tǒng)尤為重要。目前本單位2001年至2016年的文書檔案已全部錄入“光典”檔案查詢系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了文書檔案數(shù)字化建設(shè)，只需輸入關(guān)鍵詞，就可以查詢到相關(guān)文書檔案，大大提升工作效率。同時，將經(jīng)過數(shù)字化加工后的檔案電子文件備份數(shù)據(jù)移交縣檔案館，確保資料安全。下一步，我們還要加入縣檔案館的“館室一體化”系統(tǒng)，實現(xiàn)全縣文書檔案在該系統(tǒng)內(nèi)的共享利用，打破了以往各單位文書管理部門“各自為政”的局面，實現(xiàn)文書資源共享，有效提升文書檔案網(wǎng)絡(luò)化的效能。

（三） 培養(yǎng)專業(yè)的文書檔案管理人才。人員知識特別是計算機(jī)水平低下是目前文書檔案管理工作得不到信息化的主要原因，只有提高管理人員在計算機(jī)方面的技能，才能有效促進(jìn)文書檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。為了更好地實現(xiàn)信息化和數(shù)字化，首先要在管理層面引進(jìn)具有相關(guān)的管理水平和計算機(jī)水平的專業(yè)人才。其次要加強(qiáng)對當(dāng)前在職人員的崗位培訓(xùn)，使他們能夠更好地熟悉和處理相關(guān)的管理工作。培訓(xùn)內(nèi)容分為兩個部分：一要加強(qiáng)其專業(yè)領(lǐng)域方面的培訓(xùn)，結(jié)合廣電系統(tǒng)具體工作，使理論知識與實際工作更好地結(jié)合。二要加強(qiáng)對其工作態(tài)度的培養(yǎng)，將激勵機(jī)制引入到檔案管理工作中來，提高他們的工作積極性。

三、 結(jié)語

綜上所述，在目前全球經(jīng)濟(jì)發(fā)展和信息化時代發(fā)展的大環(huán)境之下，新時期廣電系統(tǒng)的文書檔案管理工作必然會成為信息化的主要改革方向，同時也會逐漸滲透到社會企業(yè)當(dāng)中加以應(yīng)用。因此，在今后的工作中，需要根據(jù)廣電系統(tǒng)實際情況，不斷探索和改革文書檔案管理工作，讓其緊跟時代的潮流不斷創(chuàng)新發(fā)展，為廣電系統(tǒng)的建設(shè)發(fā)展提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)和保障。

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