淺談信息時(shí)代醫(yī)院文書檔案的信息化管理與應(yīng)用

毛婧婧

【摘要】科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，信息化社會(huì)建設(shè)是不可逆的大趨勢。醫(yī)院文書檔案管理是開展醫(yī)院文化建設(shè)、提升醫(yī)院綜合管理能力的重要基石。因此其信息化進(jìn)程的推動(dòng)，也是新時(shí)代發(fā)展的必然要求。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；文書檔案；信息化

當(dāng)今社會(huì)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息傳播速度不同往日，社會(huì)信息量也在成倍增加。直接導(dǎo)致的后果就是在單位時(shí)間內(nèi)人們可獲取的信息量以幾何增長的方式在攀升。這種現(xiàn)象被尼拉·尼葛洛龐帝等學(xué)者形象地稱為“信息爆炸”。而在這樣的大環(huán)境、大背景下，不論是在工作還是在日常的生活中，對知識(shí)、信息產(chǎn)品的熟練掌握、合理利用決定了最終的效率。

醫(yī)院的發(fā)展是民生建設(shè)中不可或缺甚至可以說是極為重要的一部分，醫(yī)院工作效率的提升所帶來的利益是惠及千家萬戶的。本文僅以醫(yī)院文書檔案管理工作中信息化管理方式的普及和廣泛應(yīng)用作為切入點(diǎn)，試分析醫(yī)院如何在網(wǎng)絡(luò)社會(huì)全面來臨的大環(huán)境下，穩(wěn)步變革，大幅度提升辦公效率。

一、醫(yī)院文書檔案概述及當(dāng)前工作現(xiàn)狀

（一）醫(yī)院文書檔案概述。廣義上的文書檔案是指行政檔案，即在社會(huì)的行政管理活動(dòng)中直接形成的一個(gè)檔案門類，其實(shí)質(zhì)是突出強(qiáng)調(diào)檔案的行政性或政治性。衍伸來看，醫(yī)院的文書檔案主要是指醫(yī)院在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案。主要包括與其他機(jī)構(gòu)（上下級或平級）之間的來文往復(fù)；院內(nèi)發(fā)文、簡報(bào)；會(huì)議記錄以及工作總結(jié)、計(jì)劃等材料。

（二）醫(yī)院文書檔案工作現(xiàn)狀。雖然信息新技術(shù)在不斷為我們的工作提高效率，提供便利，但這一走向的前提還是建立在對新時(shí)代新技術(shù)的充分利用上。就現(xiàn)在的傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案管理情況來看，大部分還是沿襲了以往的手工管理模式。這樣的工作方式難免會(huì)對人力物力造成一定程度上的浪費(fèi)，效率為先的時(shí)代，在工作效率上一旦落了后，就務(wù)必要將變革提上日程。其次，在新時(shí)期醫(yī)改政策變化、醫(yī)療任務(wù)加重、醫(yī)患矛盾緊張等各種復(fù)雜因素交織的大環(huán)境下，各種文件的傳遞和交流量也只增不減，文書檔案工作者時(shí)刻需要面對“信息爆炸”的狀態(tài)，落后的傳統(tǒng)管理模式不僅降低了工作的效率，更嚴(yán)重的會(huì)影響工作質(zhì)量。檔案材料歸檔不及時(shí)、有缺失或錯(cuò)漏、系統(tǒng)建立不全面都是在傳統(tǒng)管理手段不能及時(shí)適應(yīng)新時(shí)代“信息爆炸”大環(huán)境下工作情況變化而時(shí)有發(fā)生的情況。工作質(zhì)量和工作效率的雙重影響使得我們應(yīng)意識(shí)到文書檔案工作信息化全面開展乃是“大勢所趨”。

二、文書檔案加強(qiáng)信息化管理的重要性和可行性分析

文書檔案的信息化管理，首先對檔案材料本身就是一種保護(hù)。日常工作中，我們在處理文件的過程中對文件材料的不斷接觸，自然會(huì)造成一定程度上的磨損和消耗。而很多檔案材料內(nèi)容是非常重要的，記載了醫(yī)院發(fā)展過程中所經(jīng)歷、所發(fā)生的重大時(shí)刻，對醫(yī)院歷史的記錄、醫(yī)院文化的記憶及醫(yī)院形象的宣傳工作都會(huì)起很大作用，并且延時(shí)很久。加強(qiáng)信息化管理，可以在現(xiàn)有工作架構(gòu)基礎(chǔ)上最大程度地保護(hù)檔案材料的系統(tǒng)性和完整性。

檔案信息建設(shè)這個(gè)概念其實(shí)很早就被提出。2002年，國家檔案局、中央檔案館發(fā)布的《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，規(guī)定了“十五”期間檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容和任務(wù)，即：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)5個(gè)方面。而隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，這一制度在各個(gè)領(lǐng)域檔案工作中的具體實(shí)施又有了一定的軟、硬件依托。文書檔案信息化管理，不僅能在日常的工作中減少人力物力的無謂消耗，更能提高工作效率，保障工作質(zhì)量，最大程度地發(fā)揮其價(jià)值。

三、文書檔案管理信息化建設(shè)探討

（一）爭取領(lǐng)導(dǎo)重視，革新管理模式。領(lǐng)導(dǎo)的重視以及頂層設(shè)計(jì)的合理性，對一項(xiàng)工作能否順利開展、不斷優(yōu)化是具有決定性作用的。文書檔案工作不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，帶來切實(shí)客觀的利潤，因此實(shí)際工作中從領(lǐng)導(dǎo)到從業(yè)人員都會(huì)或多或少出現(xiàn)對此項(xiàng)工作價(jià)值意義認(rèn)識(shí)不清，不夠重視的情況。因此，大家思想意識(shí)上的轉(zhuǎn)變是所有工作開展的前提。就院內(nèi)工作的開展來看，辦公室文書檔案管理人員要時(shí)刻以此為己任。日常工作中，不斷關(guān)注當(dāng)前最新的行業(yè)發(fā)展趨勢，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，通過各類信息的傳遞讓院領(lǐng)導(dǎo)逐步關(guān)注、了解到檔案管理工作這一顆小小“螺絲釘”在整個(gè)醫(yī)院管理機(jī)制中不可或缺的作用。同時(shí)，還要注意積極傳達(dá)檔案管理部門相關(guān)文件和精神，加大宣傳，讓各職能科室工作人員乃至全院職工都能意識(shí)到檔案工作的重要性。有了意識(shí)才會(huì)有配合，有了配合才會(huì)有效率，有了效率才會(huì)出成果。院領(lǐng)導(dǎo)重視、管理層支持，文書檔案管理工作的信息化之路才能真正邁開步子。積極探索適合本院情況的文書檔案信息化管理模式，逐步改善陳舊工作方法，充分利用已掌握的信息化管理技術(shù)，是穩(wěn)步提升文書檔案管理工作質(zhì)量的必經(jīng)之路。

（二）加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施。工欲善其事，必先利其器。信息化的技術(shù)和設(shè)備是此項(xiàng)工作模式轉(zhuǎn)變的基礎(chǔ)，也是整個(gè)工作能有序開展下去的必要條件之一。而資金的投入則是能擁有基礎(chǔ)設(shè)施的前提。首先，一直以來，我們所沿用的手工文書檔案管理模式是肯定要慢慢走向被淘汰的結(jié)局的。按當(dāng)前信息化社會(huì)的發(fā)展趨勢來看，以計(jì)算機(jī)為中心，軟盤、光盤、U盤、移動(dòng)硬盤等各種縮微介質(zhì)層出不窮，更新?lián)Q代令人眼花繚亂。能實(shí)現(xiàn)檔案錄入、掃描、檢索等功能為一體的辦公軟件也有越來越多的可選擇空間。只要加大資金投入，合理選擇優(yōu)秀的基礎(chǔ)設(shè)施，人力、財(cái)力、物力上的節(jié)約以及高效、高質(zhì)量的服務(wù)就觸手可及。值得注意的一點(diǎn)是，電子檔案管理不僅僅是其基礎(chǔ)設(shè)施需要資金投入。若想真正建立一個(gè)完備的、完美的檔案實(shí)體管理系統(tǒng)，防盜、防控等監(jiān)控系統(tǒng)的配套設(shè)置，防塵、防濕、防火、防磁等設(shè)施都要一應(yīng)俱全。檔案管理軟件運(yùn)行過程中的防毒、防網(wǎng)絡(luò)盜竊措施的也要給予加強(qiáng)。以資金投入為依托，加強(qiáng)檔案管理軟件、硬件投入兩手抓、兩手硬，是推動(dòng)醫(yī)院文書檔案信息化管理與應(yīng)用的基礎(chǔ)保障。

（三）重視人才培養(yǎng)，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)。任何工作的開展都離不開人才，人才的培養(yǎng)和隊(duì)伍的建設(shè)應(yīng)不間斷地貫穿整個(gè)文書檔案管理工作信息化建設(shè)工作中。檔案工作本身就具有一定的專業(yè)性，對從業(yè)人員的理論基礎(chǔ)和實(shí)際操作能力都有一定的要求。但由于種種原因的限制，實(shí)際上在大部分醫(yī)院，從事檔案管理工作的大多不是專業(yè)的檔案技術(shù)人員，甚至是普通科員兼做這項(xiàng)工作。從業(yè)人員在技術(shù)上的不專業(yè)，對整個(gè)工作的進(jìn)展和進(jìn)步都有很大的阻礙。因此人才的培養(yǎng)和引進(jìn)就極為重要。其次，當(dāng)前社會(huì)的高速發(fā)展，對任何領(lǐng)域任何崗位的從業(yè)者來說都是機(jī)遇和挑戰(zhàn)并存。構(gòu)建了能與信息社會(huì)相接軌的檔案管理系統(tǒng)，就必然需要能不斷適應(yīng)新科技的發(fā)展與變化，不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)、汲取新知識(shí)的學(xué)習(xí)型高端人才。始終重視人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，不斷為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)新技術(shù)、新科技的機(jī)會(huì)，構(gòu)建具有學(xué)習(xí)型和管理型綜合能力的復(fù)合人才隊(duì)伍，是始終堅(jiān)持并推進(jìn)文書檔案信息化工作的關(guān)鍵。

四、結(jié)語

信息化發(fā)展是趨勢，信息爆炸是各行各業(yè)都必須面對的大環(huán)境，我們要做的，就是積極去適應(yīng)環(huán)境的變化，改變陳舊的工作模式，“質(zhì)量優(yōu)先，效率緊跟其后”的工作宗旨要牢牢抓緊。醫(yī)院文書檔案是醫(yī)院文化建設(shè)的基礎(chǔ)，是醫(yī)院有序開展醫(yī)療護(hù)理管理、行政管理工作的重要憑證。規(guī)劃先行，著眼需求，重點(diǎn)突破，做好醫(yī)院文書檔案信息化管理工作，是提升醫(yī)院綜合管理水平道路上必須堅(jiān)定、踏實(shí)邁好的第一步。

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