簡(jiǎn)述院公文質(zhì)量問(wèn)題產(chǎn)生原因及對(duì)策

莫超 陳培俊 肖聰 黎為 鄭炯

摘 要 本文從公文的定義入手，闡述公文的特征。結(jié)合我院公文的實(shí)際情況，對(duì)我院公文常見錯(cuò)誤進(jìn)行介紹，分析了出現(xiàn)錯(cuò)誤的原因。針對(duì)問(wèn)題提出改進(jìn)措施，并闡述了為持續(xù)提升公文質(zhì)量下一步需開展的工作。

關(guān)鍵詞 公文 措施 提升 公文質(zhì)量

中圖分類號(hào)：D641 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）12-000-02

一、公文的定義

2012年4月16日，中共中央辦公廳和國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合下發(fā)了《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，其規(guī)定“黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工作。”

公文有兩大顯著特征，一是特定效力，二是規(guī)范體式。

特定效力公文是黨和國(guó)家執(zhí)政和行政的具體體現(xiàn)，具有法律層面上的要求。這要求公文在寫作時(shí)要嚴(yán)肅、嚴(yán)謹(jǐn)、不能出差錯(cuò)，體現(xiàn)權(quán)威性。

規(guī)范體式公文須按照一定的書寫和印制方式去表現(xiàn)，公文的排布和標(biāo)志要素統(tǒng)一規(guī)范，要標(biāo)準(zhǔn)化。

二、我院公文基本情況

我院高度重視公文質(zhì)量，為規(guī)范公文處理，制定了《院公文處理辦法》。根據(jù)國(guó)家和集團(tuán)公司最新要求，及時(shí)修訂、升版。

我院于2006年投入使用“公文處理系統(tǒng)”，以信息化手段開展公文流轉(zhuǎn)，大大提高公文流轉(zhuǎn)效率和公文質(zhì)量，得到院各單位（部門）及集團(tuán)公司的認(rèn)可。

隨著我院的快速發(fā)展，近年來(lái)公文數(shù)量也在逐年攀升。公文數(shù)量增加的同時(shí)，報(bào)告、請(qǐng)示等長(zhǎng)篇幅公文占比逐漸增大。這就要求公文處理人員對(duì)公文格式、行文、流轉(zhuǎn)應(yīng)非常熟悉。為了適應(yīng)我院的公文實(shí)際，通過(guò)舉辦培訓(xùn)、制作公文格式模板、改進(jìn)公文處理系統(tǒng)等多種方式，有效地保證了我院公文的質(zhì)量和流轉(zhuǎn)效率。

三、我院公文常見錯(cuò)誤

近年來(lái)，我院需要與上級(jí)溝通、向同級(jí)或地方尋求合作以及向院各單位（部門）布置工作的頻次逐漸增多，相應(yīng)的公文數(shù)量也在逐漸攀升；同時(shí)，對(duì)院機(jī)關(guān)或院屬單位而言，每年都存在人員流動(dòng)的現(xiàn)象，新職工初期其對(duì)公文格式要求不熟悉。以上是我院目前公文質(zhì)量遇到的兩大客觀難點(diǎn)。

我院公文常見錯(cuò)誤，分為以下幾類：

（一）文種誤用

行文時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)“匯報(bào)”、“申請(qǐng)”、“請(qǐng)示匯報(bào)”等我院公文中沒(méi)有的文種；同時(shí)還存在部分職工將“請(qǐng)示”和“報(bào)告”文種錯(cuò)用的情況。

（二）格式錯(cuò)誤

如公文中的標(biāo)題、正文等字體、字號(hào)用錯(cuò)；將“附件”標(biāo)注為“附表”；密級(jí)標(biāo)注不規(guī)范等。

（三）發(fā)文程序錯(cuò)誤

如本需相關(guān)部門會(huì)簽的文件未經(jīng)會(huì)簽直接發(fā)布；規(guī)章制度未按規(guī)章制度發(fā)布程序發(fā)布（院規(guī)章制度有專門的發(fā)文模塊）等。

四、我院公文常見錯(cuò)誤的原因

總結(jié)我院公文常見錯(cuò)誤，錯(cuò)誤發(fā)生原因主要有以下幾個(gè)方面：

（一）未充分認(rèn)識(shí)到公文的重要性

部分職工在起草公文時(shí)較為隨意，完全看自己心情想怎么寫就怎么寫。同時(shí)，對(duì)院或院機(jī)關(guān)部門發(fā)布的文件，院屬單位可能視其為標(biāo)準(zhǔn)，形成“上行下效”的壞榜樣。因此，每位職工在起草公文時(shí)，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到公文代表的是組織，應(yīng)注重公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性、嚴(yán)謹(jǐn)性，不得隨意為之。

（二）不注重學(xué)習(xí)，有依賴心理

機(jī)關(guān)工作人員事務(wù)繁瑣，每天需處理大量的業(yè)務(wù)工作。學(xué)習(xí)《黨政機(jī)關(guān)公文格式》需花費(fèi)較長(zhǎng)時(shí)間，基于此，院每年都對(duì)職工舉辦公文培訓(xùn)，同時(shí)按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》要求制作了通用的格式模板，便于職工快速掌握公文格式要求。一些職工因工作繁忙，沒(méi)有時(shí)間對(duì)公文標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行學(xué)習(xí)，也未參加公文培訓(xùn)，逐漸變成了公文出現(xiàn)錯(cuò)誤“?？汀?；同時(shí)，部分職工在思想上存在嚴(yán)重的依賴心理，認(rèn)為公文有審核人員幫其審核、有文檔制作人員幫其改正，將審核人員、制作人員變成其“改錯(cuò)員”。

（三）對(duì)公文格式要求不熟悉

這是目前部分職工特別是新職工普遍存在的現(xiàn)象。據(jù)核稿人員反映大部分職工在初次犯錯(cuò)時(shí)，在核稿人員指正后，其后續(xù)文件基本不會(huì)再次出現(xiàn)相同錯(cuò)誤，且隨著時(shí)間積累其公文質(zhì)量也越來(lái)越好。因此，讓職工能快速熟悉公文標(biāo)準(zhǔn)也能減少公文錯(cuò)誤的出現(xiàn)。

五、提升院公文質(zhì)量采取的改進(jìn)措施

針對(duì)我院公文經(jīng)常出現(xiàn)的錯(cuò)誤，院公文管理部門認(rèn)真總結(jié)，積極策劃，以舉辦培訓(xùn)、制作可直接使用公文模板、改進(jìn)公文處理系統(tǒng)等多種方式促使公文質(zhì)量提升。改進(jìn)措施主要包括以下方面：

（一）拓展培訓(xùn)模式

院每年都舉辦公文培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容基本沒(méi)有大的變化，對(duì)職工特別是以前參加過(guò)培訓(xùn)的職工刺激度不夠。2016年，院從年初就開始籌劃對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，在原有公文處理與公文寫作基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)外，通過(guò)收集核稿人員及排版人員遇到的公文常見錯(cuò)誤，對(duì)職工進(jìn)行警醒和培訓(xùn)。通過(guò)充分準(zhǔn)備，于2016年12月初舉行的常見錯(cuò)誤培訓(xùn)取得了較好的效果，職工反映較好。

（二）豐富模板類型

原有的公文模板為通用模板，重在向職工展示公文格式要求，但不同種類的文種存在行文及格式的略微差異。2016年，院在原有通用模板的基礎(chǔ)上，對(duì)報(bào)告、請(qǐng)示、通知、函等不同的文種制作專門的文種模板。對(duì)不熟悉公文標(biāo)準(zhǔn)特別是新進(jìn)機(jī)關(guān)職工，可快速套用模板，減少公文錯(cuò)誤，提升公文質(zhì)量及公文流轉(zhuǎn)效率。

（三）注重內(nèi)部交流，查缺補(bǔ)漏

院非常重視內(nèi)部交流，不定時(shí)進(jìn)行內(nèi)部公文處理問(wèn)題交流與討論，有效避免錯(cuò)誤的重復(fù)出現(xiàn)。同時(shí)，結(jié)合院實(shí)際，對(duì)公文中出現(xiàn)的新問(wèn)題進(jìn)行討論，形成統(tǒng)一意見。如對(duì)商業(yè)秘密的標(biāo)注問(wèn)題，在《<黨政機(jī)關(guān)公文格式>國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南》只涉及到國(guó)家秘密的標(biāo)注，未涉及到商業(yè)秘密的如何標(biāo)注。但就我院實(shí)際而言，商業(yè)秘密如何標(biāo)注必須予以解決。院在發(fā)現(xiàn)此問(wèn)題后，積極查閱國(guó)家、上級(jí)相關(guān)文件資料后在院內(nèi)部進(jìn)行充分討論。經(jīng)過(guò)大家的努力，在不違反《<黨政機(jī)關(guān)公文格式>國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用指南》和《院公文處理辦法》的基礎(chǔ)上，對(duì)商業(yè)秘密如何標(biāo)注在形成了統(tǒng)一意見，并逐漸在全院進(jìn)行宣傳推廣。

（四）改進(jìn)公文系統(tǒng)，以信息化手段助推公文質(zhì)量提升

院已采用“公文處理系統(tǒng)”實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)全過(guò)程電子化、流程化，但系統(tǒng)做不到自動(dòng)對(duì)公文格式進(jìn)行規(guī)范。因此，院不斷改進(jìn)公文處理系統(tǒng)，目前已實(shí)現(xiàn)在正文中自動(dòng)根據(jù)撰制單內(nèi)容標(biāo)注密級(jí)、緊急程度等；同時(shí)也在做技術(shù)探索，實(shí)現(xiàn)隨意輸入文字，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)以標(biāo)準(zhǔn)化公文格式輸出標(biāo)準(zhǔn)公文。通過(guò)以上技術(shù)改進(jìn)，減少人為因素干擾，提升公文質(zhì)量。

六、下一步工作

經(jīng)過(guò)全院職工的共同努力，我院公文質(zhì)量和公文流轉(zhuǎn)效率得以快速提升。但我們得清醒的認(rèn)識(shí)到，公文質(zhì)量的提升是一個(gè)持續(xù)不斷的過(guò)程。未來(lái)將從以下幾個(gè)方面進(jìn)行努力：

（一）落實(shí)公文處理責(zé)任制

將公文質(zhì)量與部門、個(gè)人考核相結(jié)合，敦促部門、個(gè)人公文質(zhì)量提升。

（二）拓展培訓(xùn)渠道

目前我院的公文培訓(xùn)以院內(nèi)部的培訓(xùn)交流為主，后續(xù)可通過(guò)“請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去”的方式，邀請(qǐng)?jiān)和饫蠋焷?lái)院授課，將公文處理人員送出去培訓(xùn)，拓寬培訓(xùn)渠道，獲取更多先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。

（三）開展重點(diǎn)幫扶

針對(duì)公文經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤的人員，以專門培訓(xùn)或小范圍培訓(xùn)的方式，重點(diǎn)突擊，重點(diǎn)幫扶，掃除公文質(zhì)量“人”的隱患點(diǎn)。

（四）改進(jìn)公文處理系統(tǒng)

持續(xù)改進(jìn)公文處理系統(tǒng)，使得系統(tǒng)更加智能化，減少對(duì)“人”的依賴，助推公文質(zhì)量提升。