檔案信息安全問題探究

胡艷桃

摘 要：檔案信息是各種社會實踐活動的歷史記錄，需要內(nèi)容系統(tǒng)、載體完好地保存下來。新型檔案載體的不斷涌現(xiàn)，賦予了檔案信息安全以新的內(nèi)涵和更高的要求，我們檔案工作者必須牢固樹立安全第一的意識，要貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的工作思路，積極地防范一切不利于檔案信息安全的因素，運用先進的檔案安全管理措施，切實保障檔案信息安全，使之更好地服務(wù)于全社會的各個領(lǐng)域。

關(guān)鍵詞：檔案信息；安全；防治

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，我國檔案信息化建設(shè)步伐正不斷加快。在此過程中，檔案信息安全管理工作是檔案信息化建設(shè)中極為重要的組成部分。檔案信息安全是有效利用檔案文件、實現(xiàn)檔案工作目標的前提，是實現(xiàn)檔案信息資源共享，提高工作效率，加快檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)和重要手段。因此，檔案信息安全管理工作質(zhì)量的高低，對提高整個檔案管理的工作水平具有決定性的影響。檔案信息管理的好，就能使檔案的整理、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作得以順利展開，對提供利用和編研創(chuàng)造便利條件，發(fā)揮其更長遠的作用，產(chǎn)生更大的社會效益和經(jīng)濟效益。反之 ，如果檔案信息得不到安全的保護，殘缺損毀，失密泄密或管理雜亂無章，則前面的收集整理等工作就會前功盡棄，更談不上檢索利用，使檔案信息的保存和利用價值大打折扣，其他環(huán)節(jié)也都會受到影響而不能正常開展，嚴重的甚至會給相關(guān)方面造成不可估量的損失。

新型檔案載體不斷涌現(xiàn)，更賦予了檔案信息安全以新的內(nèi)涵和更高的要求，如何最大限度地防止和減少檔案信息的損毀，延長檔案信息的使用壽命，維護各種檔案信息的系統(tǒng)性和完整性，更好地保證檔案信息的安全成為當前迫在眉婕的重要命題。筆者總體分析來看，影響檔案信息安全的要素有主要有環(huán)境因素，管理因素，人為的因素和技術(shù)因素四個方面。

1 防止環(huán)境因素對檔案信息的不法侵害，加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

這里的環(huán)境因素不僅僅是指檔案庫房的溫度，濕度、防光、防蟲、防火、防盜，還包括各種自然災(zāi)害，如火災(zāi)、水災(zāi)、地震等都會給檔案信息資源的安全造成不可彌補的缺失。高溫高濕庫房環(huán)境可促使紙張發(fā)生水解—氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴散、洇化現(xiàn)象；灰塵對紙張的危害主要是機械磨損紙張、使紙張發(fā)生粘結(jié)而形成“檔案磚”、給紙張帶來霉菌，污染、劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，造成記錄信息的損毀；還有霉菌、駐蟲、鼠類的破壞作用也是不可忽視的，不僅能造成紙質(zhì)載體的機械強度下降，字跡褪色等，還能危害照片、磁帶等新型載體；此外就是要防止地震、水災(zāi)、火災(zāi)等突發(fā)性自然災(zāi)害對檔案信息的破壞。在檔案館新建、改建和擴建階段嚴格按照《檔案館庫建設(shè)標準》和《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的要求，在檔案館的選址、防水、防火設(shè)施等方面，從安全第一的角度出發(fā)進行建設(shè)配置，如遠離地震帶和易燃易爆的場所，安裝自動報警、自動滅火設(shè)施或配備滅火器材、防火門，裝具采用不燃燒材料或難燃燒材料等。

2 防止管理因素給檔案信息安全帶來的危害，切實做好安全防范管理措施

即使是在最佳的保存環(huán)境中，檔案載體本身總會隨著時間流逝發(fā)生某種物理或化學作用，難以永久承載檔案信息。大量具有永久或長期保存價值的檔案信息被保存在壽命相對短暫的檔案載體中，一旦超越這些載體壽命的極限，檔案信息就有全部消失的危險，這將是巨大的、無法挽回的損失，因此我們必須認真面對這個嚴峻的問題并加緊采取安全防范管理措施。熟練掌握各種檔案實體對保存環(huán)境的不同要求，采用最佳的保存方案進行保存，要定期檢查各類儲存載體的安全性，目的是及時發(fā)現(xiàn)安全隱患并及時解決。對紙質(zhì)檔案而言，主要檢查紙質(zhì)檔案是否存在破損、駐蟲、霉變、字跡褪色等情況，存在問題的馬上采取措施進行修復、加固、除霉、去污等；對電子檔案而言，主要是檢驗磁盤或光盤等是否存在物理性損害，如載體有無劃痕，是否清潔等，一旦發(fā)現(xiàn)問題馬上采取修復搶救措施。對具有高價值、高利用的檔案信息采取異質(zhì)、異地備份的手段進行信息遷移，即將短壽命介質(zhì)中的檔案信息遷移至長壽命的檔案介質(zhì)中，如紙質(zhì)載體或縮微膠卷，這兩種介質(zhì)在歷史的長河中經(jīng)受住了時間的考驗，是目前具備長期保存能力的有效載體。對具有長期保存價值的縮微品或光盤等應(yīng)進行有計劃、分步驟的異地備份。

3 防止人為因素對檔案信息的不法侵害，增強對檔案信息安全的防范意識

檔案管理人員是安全管理措施的執(zhí)行者，在工作中，檔案管理者的安全意識淡薄，檔案信息化管理的觀念落后，不接觸新技術(shù)、新知識，缺少信息化意識，對檔案信息化管理的重要性和必要性認識不夠，管理措施不到位，人員文化素質(zhì)低、技術(shù)水平低、專業(yè)知識與技能薄弱，對計算機和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的保密安全措施不熟悉，都會導致檔案信息泄漏，造成工作的失誤。檔案保管工作的目的是維護檔案的完整與安全，做到不丟失、不損壞、不散、不亂，這就要求檔案管理人員必須有較強事業(yè)心，從思想上高度重視，深入開展保密宣傳教育，加強相關(guān)法律、法規(guī)的學習，增強安全防范意識，認清檔案丟失、泄密和非法活動對國家安全利益構(gòu)成的嚴重危害。在相關(guān)制度的監(jiān)督下，檔案工作人員要規(guī)范自己的管理行為，嚴格按照規(guī)章制度辦事，執(zhí)行有力、到位，形成嚴謹、認真的工作作風。防止檔案秘密的外泄，把保守國家秘密作為自己的職責和義務(wù)。檔案管理部門要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，同時，要定期進行保密安全教育，讓檔案管理者了解最新的計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全保密措施，增強檔案管理人員的保密安全防范意識，結(jié)合自身工作實際，發(fā)現(xiàn)、排除日常檔案工作中可能存在的安全隱患。

4 防止技術(shù)因素對檔案信息的影響，及時預(yù)防和應(yīng)對各種信息化風險

信息化應(yīng)用系統(tǒng)的專業(yè)技術(shù)性和知識綜合性，以及海量電子文件的存儲與保管，是引發(fā)檔案信息安全問題的風險基地。檔案工作者應(yīng)及時參與繼續(xù)教育，更新知識結(jié)構(gòu)，了解和研究電子文件及其工作機理。保證檔案信息的不流失、不泄密，關(guān)鍵是要確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全，如進行入網(wǎng)訪問控制，設(shè)置信息防火墻，對進出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)進行實行監(jiān)控，禁止不法訪問者訪問網(wǎng)絡(luò)，并對入侵網(wǎng)絡(luò)的惡意行為進行識別和響應(yīng)處理。同時還應(yīng)采取身份鑒別和權(quán)限控制的措施，防止不法訪問者繞過防火墻對數(shù)字檔案信息進行不法侵害，杜絕隨意拷貝、復制檔案信息的可能。檔案信息的遷移、臨時備份等工作統(tǒng)一采用安全系數(shù)高的專用U盤、移動硬盤等。此外，特別不能忽視的是計算機的隱形“殺手”----電腦病毒，作為一種具有破壞、復制性和傳染性的程序代碼，它不僅能破壞計算機操作系統(tǒng)、篡改或刪除信息數(shù)據(jù)，還能竊取用戶信息和機密文件，對檔案信息安全形成其大的威脅。因此檔案管理人員一定要對電腦病毒提高警惕，使用安全性較高的防毒、殺毒軟件并及時更新，做到無漏洞運行，發(fā)現(xiàn)病毒立即識別并做出相應(yīng)處理，實現(xiàn)對計算機病毒實時全方位監(jiān)控。對計算機數(shù)據(jù)庫進行定期備份，確保系統(tǒng)出現(xiàn)災(zāi)難性后果后能迅速恢復運行，實現(xiàn)檔案信息的安全。

參考文獻

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