淺談企業(yè)法務(wù)文件管理體系的建設(shè)

晏藝文

云南電網(wǎng)公司麗江供電局 云南麗江 674100

同時(shí)近年來(lái)，企業(yè)的運(yùn)行維護(hù)單位在日常工作過(guò)程中，有大量的辦公、日常巡檢、監(jiān)測(cè)等過(guò)程的文件需要管理，文件包括：文檔、表格、圖片、視頻、監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)等，這些文件隨日常工作的開(kāi)展文件不斷增多和擴(kuò)大。而日常基層工作人員對(duì)這些重要文件管理，僅僅是保存在獨(dú)立的存儲(chǔ)中給工作帶來(lái)極大的不便，管理員在維護(hù)過(guò)程中也需要到具體的用戶現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行操作同時(shí)文件文檔無(wú)法歸檔管理，使得工作效率降低。因此本文闡述了一套適合企業(yè)內(nèi)部法務(wù)文件管理的信息化系統(tǒng)建設(shè)，該系統(tǒng)是一套獨(dú)立的、安全的文件管理系統(tǒng)。

一、業(yè)務(wù)分析

企業(yè)中文件管理業(yè)務(wù)，主要包括工作過(guò)程中文件收集、集中管理，為各應(yīng)用系統(tǒng)提供日常工作過(guò)程持續(xù)增加的文件支撐。其具體內(nèi)容如下：

（一）實(shí)現(xiàn)日常工作過(guò)程持續(xù)增加的文件集中存儲(chǔ)與管理

將分散在個(gè)人PC、手機(jī)、NVR、NAS、文件存儲(chǔ)設(shè)備、視頻錄像機(jī)等終端中的文檔、視頻、圖片、音頻、文本文件、監(jiān)測(cè)文件等日常工作過(guò)程持續(xù)增加的文件集中存放到該平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)日常工作過(guò)程持續(xù)增加的文件的集中存儲(chǔ)。

（二）衍生工作過(guò)程文件歸檔網(wǎng)盤(pán)應(yīng)用

基于該平臺(tái)衍生出工作過(guò)程文件歸檔網(wǎng)盤(pán)應(yīng)用，能為每個(gè)終端用戶通過(guò)該網(wǎng)盤(pán)應(yīng)用存放某個(gè)項(xiàng)目的資料或個(gè)人工作過(guò)程的文檔，實(shí)現(xiàn)個(gè)人工作過(guò)程文件的備份，以及跨設(shè)備訪問(wèn)。同時(shí)基于網(wǎng)盤(pán)平臺(tái)的權(quán)限管控機(jī)制，實(shí)現(xiàn)部門(mén)內(nèi)部、部門(mén)之間文件共享協(xié)作。

（三）規(guī)范供電企業(yè)內(nèi)部日常工作過(guò)程持續(xù)增加的文件統(tǒng)一存儲(chǔ)與管理規(guī)范

技術(shù)服務(wù)于業(yè)務(wù)，而業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠得到正確運(yùn)行的前提是有完整規(guī)范的規(guī)章制度用于執(zhí)行。我局將按照安風(fēng)體系的要求結(jié)合當(dāng)前我局內(nèi)部日常工作過(guò)程持續(xù)增加的文件管理的現(xiàn)況，系統(tǒng)性的梳理供電企業(yè)內(nèi)部日常工作過(guò)程持續(xù)增加的文件的存儲(chǔ)、管理、以及應(yīng)用。

二、標(biāo)準(zhǔn)化文檔管理

（一）設(shè)計(jì)范圍

文件管理為日常工作過(guò)程持續(xù)增加的文件，包括企業(yè)管理過(guò)程中所有大量的日常巡檢、監(jiān)測(cè)、辦公等動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)文件，涉及業(yè)務(wù)文件有：日常巡檢文件、巡檢照片和視頻、物理終端內(nèi)的監(jiān)測(cè)文件、視頻監(jiān)測(cè)文件。

（二）業(yè)務(wù)流程梳理

1、文件類別模型建立

管理員用戶首先登錄系統(tǒng)，打開(kāi)“文件類別”管理功能；管理員可以查看所有文件類別，可以輸入關(guān)鍵字進(jìn)行篩選；管理員選擇某項(xiàng)類別后，查看文件類別的詳細(xì)信息，并可以進(jìn)行添加、修改和刪除操作。

2、文件管理功能

管理員用戶首先登錄系統(tǒng)，打開(kāi)“文件管理”管理功能；管理員可以查看所有文件列表，并可以輸入關(guān)鍵字進(jìn)行篩選；管理員選擇某項(xiàng)類別后，查看文件的詳細(xì)信息，并可以進(jìn)行添加、修改和刪除操作。

3、文件搜索功能

用戶（管理員、文件歸口人、文件使用者）首先登錄系統(tǒng)，打開(kāi)“文件搜索”功能；用戶可以查看所有文件信息列表，并可以輸入關(guān)鍵字進(jìn)行搜索；搜索后可以選擇自己相關(guān)文件，并導(dǎo)出清單；用戶選擇某項(xiàng)后，可以查看其詳細(xì)信息。

4、文件查看功能

基本流程：在顯示文件列表的情況下，用戶都可以某項(xiàng)文件，系統(tǒng)將顯示文件的詳細(xì)信息。

三、體系建設(shè)

企業(yè)的法務(wù)文件管理系統(tǒng)應(yīng)用是針對(duì)企業(yè)法務(wù)建設(shè)的特點(diǎn)而專門(mén)設(shè)計(jì)的，主要是從兩個(gè)方面構(gòu)建系統(tǒng)體系：

（一）法務(wù)文件管理平臺(tái)

法務(wù)文件管理平臺(tái)的主要作用：一是建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，并實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的連接；二是建設(shè)獨(dú)立的文件服務(wù)器，保存文件；三是對(duì)文件進(jìn)行定期自動(dòng)保存，備份；四是使用同一的郵件系統(tǒng)，統(tǒng)一分配郵件地址，有效地管理企業(yè)人員與外部的郵件往來(lái)；同時(shí)還需建立一個(gè)云端存儲(chǔ)設(shè)備供大容量的文件傳輸。

（二）法務(wù)文件數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

在法務(wù)文件管理平臺(tái)的基礎(chǔ)上，再進(jìn)行深度軟件開(kāi)發(fā)，建立數(shù)據(jù)庫(kù)的管理系統(tǒng)，在建立管理系統(tǒng)之前，按照文件之間聯(lián)系的緊密程度，對(duì)法務(wù)文件可人為的先進(jìn)行分類，簡(jiǎn)化管理模式。為了有效地管理法務(wù)文件，需要從文件中分別出關(guān)鍵信息加以保存，方便以后的文件檢索和處理。同時(shí)還需要記錄文件的固定信息和隨著企業(yè)及國(guó)家政策的變化，記錄法務(wù)文件的變化信息。

四、其他應(yīng)注意的問(wèn)題

企業(yè)法務(wù)文件中各種圖片、圖紙、合同等文檔都是一種寶貴的資產(chǎn)，高校的進(jìn)行文檔管理是利用這些累積資源的必要手段，大多數(shù)企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到這一管理的重要性，但沒(méi)有找到最優(yōu)的解決方案。增加文檔管理人員，對(duì)文檔的管理起不到根本性的改革作用，并且人工管理的方式也面臨諸多弊端，隨著互聯(lián)網(wǎng)，大數(shù)據(jù)對(duì)企業(yè)的沖擊，文檔管理的方式和安全性也必將面臨更大挑戰(zhàn)。

法務(wù)文檔信息量的劇增和電子文件等新載體的大量出現(xiàn)，使文檔信息存儲(chǔ)方式發(fā)生了深刻變革，現(xiàn)代化的文件管理，對(duì)文件管理人員提出了新的更高的要求。文件管理如果未能利用好文件信息資源服務(wù)于企業(yè)管理，則是對(duì)企業(yè)信息資料的隱性浪費(fèi)。傳統(tǒng)的文件管理系統(tǒng)主要是針對(duì)文件本身，沒(méi)有從整企業(yè)的全周期進(jìn)行管理，出現(xiàn)文件管理孤島現(xiàn)象，制約了企業(yè)的快速發(fā)展，降低整個(gè)企業(yè)的管理水平。

五、結(jié)語(yǔ)

法務(wù)文件的管理是企業(yè)管理的重要組成部分，涉及到整個(gè)企業(yè)的法務(wù)建設(shè)，加強(qiáng)法務(wù)文件管理工作，使企業(yè)在文件管理方面更加合理，企業(yè)資源得到充分利用，有利于企業(yè)的健康發(fā)展，提高了整個(gè)企業(yè)對(duì)文件管理的效率和安全。