對檔案管理工作重要性的分析與研究

韓飛　趙娟秀

摘 要：檔案記錄著國家、企事業(yè)單以及個人的重要信息，其信息具有真實性、可靠性，同時也要求檔案具有較高的保密性，因此，做好檔案管理工作具有非常重要的意義。本文通過闡述檔案管理工作的重要性和分析當前檔案管理工作中普遍出現(xiàn)的問題，研究出加強檔案管理工作的措施來防止檔案管理工作中不良情況的發(fā)生，確保檔案管理工作的高效性。

關鍵詞：檔案管理工作 重要性 問題 措施

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）01-00-01

一、檔案管理工作的重要性

1.有助于向需要者提供參考，制定合理的計劃

由于檔案記錄的信息真實、可靠、完整，做好檔案管理工作有助于為各項事務提供參考，制定各類計劃。對國家而言，檔案廣泛的記錄著國家的各類信息，在制定國策、法律法規(guī)、發(fā)展計劃等諸多方面的戰(zhàn)略及決策時提供可靠的參考依據(jù)，才能讓國家的各項戰(zhàn)略及決策具有較高的合理性和有效性；對企事業(yè)單位而言，可以向領導層提供較為完善的單位內(nèi)部資料，有助于領導層對單位情況的深入了解，避免盲目的制定不符實際的戰(zhàn)略目標和戰(zhàn)略決策；對社會個人而言，可以及時的調(diào)取個人相關資料，避免不必要的麻煩發(fā)生，滿足個人的生活需要。

2.做好檔案管理工作有助于保障信息的真實行和保密性

檔案內(nèi)的信息具有較高的參考作用，因此，做好檔案管理工作可以有效的防止和避免篡改、毀壞檔案信息的不良行為發(fā)生，同時，由于檔案信息也具有高度機密性，所以，做好檔案管理工作有助于防止信息出現(xiàn)外泄的情況。

3.有助于行政部門、司法部門等政府部門及時的查閱信息

在實際的生活中，各級政府單位對檔案信息的利用率逐年提高，已經(jīng)廣泛的涉及到生活的各個方面，由于檔案具有一定的法律效應，所以對政府部門提供其所需要的信息有著不可推卸的責任。例如，對企業(yè)實施監(jiān)管、調(diào)查犯罪嫌疑人的背景資料、申請助學金等事務，都需要原始的檔案信息。因此，做好檔案管理工作有助于政府部門及時查閱，提高工作效率。

二、目前，檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題

1.檔案管理人員的管理責任心不強

由于管理人員不具有較強的管理責任心，造成了在工作中只注重檔案的保存工作，而沒有對檔案進行合理的歸類、整理以及放置，致使檔案放置、管理混亂，不便查找調(diào)取，難以建立良好的檔案管理基礎。當上級部門調(diào)閱檔案時不能及時的提供，延長了調(diào)取時間，給各項工作帶來不便。

2.檔案管理工作出現(xiàn)不規(guī)范的情況

檔案管理人員在進行檔案管理時，沒有依據(jù)行業(yè)的管理標準、管理規(guī)則進行管理，甚至是從方便自身管理的角度進行管理，而沒有嚴格按照檔案管理工作本身需要的角度進行管理，主要體現(xiàn)在三個方面，其一，立卷、歸檔不符合要求，造成格式混亂，不夠統(tǒng)一；其二，檔案歸類不合理、標題擬定不當?shù)葐栴}經(jīng)常出現(xiàn)；其三，檔案在保存過程中出現(xiàn)沒有對檔案進行編目和排架的情況。

3.檔案信息收集不全

檔案的保存需要檔案信息具有全面性，才有保存價值和利用價值。但在實際檔案信息收集的過程中無法保證信息的全面性，例如，有些部門為了自身管理方便、便捷，隱藏原始信息資料為自己所用而不上交檔案管理部門，這就造成了檔案信息的收集失敗，甚至有些個人，上交的信息不全，把重要的信息留在手中，一旦丟失或外泄不僅面臨信息安全威脅，也給檔案管理部門帶來不便。

4.檔案編研工作不到位

檔案編研工作是檔案管理工作的重要組成部分，做好編研工作可以廣泛向社會提供各類便利服務，有利于發(fā)揮出檔案管理和檔案保存的最高利用價值。但在現(xiàn)實工作中，由于檔案管理部門不夠重視，或者因為人員、人才短缺等情況，導致檔案編研工作不能夠順利的進行且工作做的不夠到位，讓檔案編研的作用與價值大大降低。

三、改善和加強檔案管理的具體措施

1.加強對檔案管理人員的培訓工作

做好檔案管理工作需要足夠的人才作為保障，人才是推動檔案管理健康發(fā)展和改革的動力，因此，領導層要重視檔案管理工作，積極開展對管理人員的培訓工作，提高他們的專業(yè)技能和職業(yè)道德，因為較高的專業(yè)技能可以使管理人員解決工作中遇到的各種技術(shù)難題，提高工作效率，例如，可以把檔案編研工作做的到位。提高管理人員的職業(yè)道德可以規(guī)范他們的工作態(tài)度，促進他們以認真、負責的態(tài)度完成工作。另外，還要認真閱讀《中華人民共和國檔案法》，不僅可以使立卷、歸檔等工作做到規(guī)范嚴格，還可以嚴防在工作中出現(xiàn)不良行為。

2.重視檔案信息的收集工作

首先，各單位領導層要深入理解檔案管理以及檔案信息全面、廣泛的重要性，要求各部門給予大力支持，并督促下屬部門在送檔案時保證檔案的完整性，真實性，不得截留或隱藏、篡改。其次，檔案管理部門要查看各部門送來的檔案，發(fā)現(xiàn)材料不全、信息不夠全面的，要盡可能的收集缺失的信息并加以補上。

3.大力引進現(xiàn)代科技進行管理

計算機和網(wǎng)絡技術(shù)經(jīng)過跳躍式的發(fā)展，以至于在當今社會廣泛應用，檔案管理同樣也適用計算機和網(wǎng)絡技術(shù)，例如，把檔案的建檔時間、類別以及放置位置等信息記錄到計算機，當調(diào)閱檔案時，可以在計算機中查詢相關信息，以便快捷、準確的調(diào)取，提高了工作效率。

結(jié)語

綜上所述，檔案具有可靠、全面、真實的特性，其保存、利用價值較高，是任何單位、機構(gòu)和組織不可缺少的部分，在深知其重要性的前提下，必須要對檔案管理工作進行分析和研究，制定多種措施來加強檔案管理工作。

參考文獻

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作者簡介：韓飛，（1981-8-），女，漢族，籍貫：山東禹城，本科，研究方向：辦公室，綜合管理，檔案管理，保密管理，信息化管理。