淺析文書檔案信息化管理

劉建萍

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674-1145（2017）12-000-01

摘 要 文書檔案管理是企業(yè)檔案管理的重要組成部分，隨著社會的發(fā)展，文書檔案的管理方式逐步從傳統(tǒng)的人工管理模式向現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化的方向轉(zhuǎn)變和發(fā)展。文書檔案的信息化管理可以實現(xiàn)檔案的長期保存、快速利用和高效管理。本文對文書檔案管理信息化的優(yōu)勢以及文書檔案信息化管理提出了具體的工作思路。

關(guān)鍵詞 文書檔案 信息化 管理

一、文書檔案信息化管理的優(yōu)勢

（一）提高檔案歸檔人員工作效率

文書檔案進(jìn)行信息化管理不但會使文書檔案管理的流程運轉(zhuǎn)更加迅速，而且使工作方式更加便捷，工作效率得到了很大的提高。文書檔案采用計算機管理可以按照按件即時整理的歸檔方式，減輕了歸檔人員的工作量，提高了文件管理效率。文件資料的收集、存放、分類、統(tǒng)計等文件歸檔環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是前期的文件起草還是后期的文件傳遞，都變得簡單易行。

（二）提高檔案的查閱速度

文書檔案實行信息化管理，可以大大提高文件的查閱速度。查閱資料人員不用到檔案室，只需在檔案管理系統(tǒng)中輸入文件的關(guān)鍵字或者文號就可以查到所需的資料，減少了對紙質(zhì)文檔材料的翻閱，也為檔案部門減少了人力和物力資源。提高了檔案管理的質(zhì)量以及文檔管理工作的效率。

（三）提高文件的傳遞速度和文件的安全性

檔案室每年對上一年度的文件資料進(jìn)行歸檔。歸檔部門的兼職檔案員在日常公文傳遞過程中丟失的情況時有發(fā)生，導(dǎo)致公文不能及時歸檔。應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件的傳遞和流轉(zhuǎn)，提高文件的傳遞速度和效率，同時可以通過檔案管理系統(tǒng)確定檔案的密級，也可以通過權(quán)限設(shè)置對查檔人員進(jìn)行限制，確保文件的安全性。

二、文書檔案信息化管理的措施

（一）提高文書檔案人員綜合素質(zhì)

目前，隨著計算機技術(shù)在各個行業(yè)的普及，越來越多的高等院校都在開展辦公自動化，企業(yè)文件的起草形成、流轉(zhuǎn)、修改、轉(zhuǎn)換、檢索、打印、統(tǒng)計等相關(guān)工作都可以在辦公自動化軟件中完成，這種現(xiàn)代化的文書管理技術(shù)，迫切需要文書檔案管理人員去掌握和使用。文檔檔案信息化是現(xiàn)代社會對文檔工作的必然要求。所以，企業(yè)從事文書管理的同志要結(jié)合本崗位的工作，努力提高計算機操作水平，邊工作邊學(xué)習(xí)，掌握涉及文檔管理的信息技術(shù)知識，努力成為綜合型的文檔管理人才。

（二）充分利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案

紙質(zhì)檔案的整理工作任務(wù)量大，利用計算機整理文檔，可以大大提高文檔整理速度。以往的人工立卷，雖然都是按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求進(jìn)行文檔整理，但是每個人的理解不同，對每一個分類不盡相同，影響案卷質(zhì)量，對檔案的查詢工作帶來不便。現(xiàn)在按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，文書檔案實行卷改件，文檔整理按件整理，利用計算機技術(shù)不僅省時省力，檔案利用效率提高，降低了人為因素在文書檔案工作中的影響，又的巡邏了計算機管理的優(yōu)點，提高了檔案的工作效率。

（三）加強在職教育，提高文書檔案人員整體素質(zhì)

傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識與檔案工作方法，已不能適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的新形勢，文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案 工作的質(zhì)量。企業(yè)負(fù)責(zé)文書的工作人員以及檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力又直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，由于現(xiàn)今文書類型和文書檔案種類和載體的多樣化，所以相應(yīng)的檔案管理的方法要隨著時代的發(fā)展不斷地更新。為了使文書檔案人員能適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的需要，要充分發(fā)揮高校從事檔案管理工作人員學(xué)習(xí)檔案信息化管理知識的積極性和主動性，努力提高從事文書管理的人員進(jìn)行在職的檔案信息化的培訓(xùn)，培養(yǎng)出一批既能掌握計算機信息技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。

三、結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動化普及使檔案現(xiàn)代化的管理模式和計算機信息技術(shù)已經(jīng)成為文書檔案信息化管理的重點，文書檔案的管理必須從傳統(tǒng)的管理方式向現(xiàn)代信息化管理的方式改變，從事文書管理的工作人員，要及時轉(zhuǎn)變工作思路和工作觀念，掌握現(xiàn)代化信息管理手段，實現(xiàn)文書檔案管理的信息化、現(xiàn)代化、規(guī)范化，才能滿足時代的需要。

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