我們身邊的檔案

楊芳 劉司瀛 陳琳潔

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2017）12-000-02

摘 要 檔案，不僅僅是國(guó)家、政府、企事業(yè)單位設(shè)置檔案部門(mén)，從事檔案管理工作。檔案它也存在于我們千家萬(wàn)戶之中，不要認(rèn)為，你不從事檔案工作，你就接觸不到檔案，你身邊就沒(méi)有檔案，其實(shí)不然，檔案它以各種形式存在于我們身邊，只要你細(xì)心觀察，仔細(xì)留意，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，檔案無(wú)處不在，我們通過(guò)對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和了解，在檔案的形成過(guò)程中就要做好檔案的收集、整理、保管工作，充分發(fā)揮檔案作用，是我們一筆無(wú)形的財(cái)富。

關(guān)鍵詞 檔案 檔案管理

一、檔案的基本概念

檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式和載體的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄，是有史以來(lái)最早產(chǎn)生的文獻(xiàn)之一，也是現(xiàn)在社會(huì)的核心信息資源的重要門(mén)類(lèi)。即：檔案是原始的數(shù)據(jù)、信息和知識(shí)的記錄。

檔案，不僅僅是國(guó)家、政府、企事業(yè)單位設(shè)置的檔案部門(mén)，所從事的檔案管理工作。檔案它也存在于我們千家萬(wàn)戶之中，不要認(rèn)為，你不從事檔案專(zhuān)業(yè)工作，你就接觸不到檔案，你身邊就沒(méi)有檔案了，其實(shí)不然，檔案它是以各種形式存在于我們身邊，只要你細(xì)心觀察，仔細(xì)留意，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，檔案無(wú)處不在，充分地認(rèn)識(shí)到檔案是普遍存在的，那么。在檔案的形成過(guò)程中，我們要做好檔案的收集、整理、保管工作，充分發(fā)揮檔案作用，是我們一筆無(wú)形的財(cái)富。

二、檔案管理的重要意義

什么是檔案，怎樣發(fā)現(xiàn)檔案，如何做好檔案的收集、整理、保管、提供利用及檔案的意義。說(shuō)起檔案，有人會(huì)說(shuō)，那是專(zhuān)業(yè)人員從事的工作，他的專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，不是我們普通人能夠從事的工作。其實(shí)不然，就檔案的特性來(lái)說(shuō)，檔案是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)較強(qiáng)的工作，但它也是具有通用性很強(qiáng)的一項(xiàng)工作。檔案是一個(gè)時(shí)期一定事物發(fā)生、發(fā)展過(guò)程的記錄，它具有一定的利用價(jià)值。國(guó)家、政府、企事業(yè)單位都設(shè)有專(zhuān)門(mén)從事檔案工作的部門(mén)，他們是以專(zhuān)業(yè)角度，專(zhuān)業(yè)的工作管理方法，從事檔案工作，因此，檔案是一項(xiàng)性專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作。但如果是只要你細(xì)心觀察，仔細(xì)留意，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，檔案無(wú)處不在，檔案就在你身邊。

檔案因?yàn)橛涗洑v史發(fā)生、發(fā)展過(guò)程，以多種形式，出現(xiàn)在我們身邊，做好檔案的收集、整理、保存工作，發(fā)揮其參考、利用價(jià)值。如果你是企業(yè)中一名普通的崗位工人，你可能會(huì)說(shuō)，我不從事檔案工作，我身邊沒(méi)有檔案，那么，請(qǐng)你仔細(xì)的想一想，在你每天工作的八小時(shí)之內(nèi)，你是否需要寫(xiě)工作日志，是否要對(duì)設(shè)備運(yùn)行情況做記錄，是否要到現(xiàn)場(chǎng)巡視檢查并做好記錄，你對(duì)當(dāng)班時(shí)間內(nèi)發(fā)生的突發(fā)事件是否進(jìn)行詳細(xì)的記錄，例如：幾點(diǎn)幾分發(fā)生了什么事故，幾點(diǎn)幾分向哪一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)了，幾點(diǎn)幾分通知維修人員趕到現(xiàn)場(chǎng)，幾點(diǎn)幾分事故處理完畢，處理結(jié)果如何，是處于正常狀態(tài)，還是因?yàn)樘厥庠驔](méi)有徹底解決，請(qǐng)下一班接班人員加以注意。那么，這個(gè)工作日志就是檔案的形成過(guò)程。將這個(gè)工作日志按照時(shí)間順序集中保管起來(lái)，就是檔案的收集，整理，保管工作。這個(gè)工作日志為今后處理類(lèi)似事故提供參考作用，就是檔案的提供利用工作。

如果你是個(gè)體經(jīng)營(yíng)者，你可能會(huì)說(shuō)，我不從事檔案工作，我身邊沒(méi)有檔案，那么，請(qǐng)你仔細(xì)的想一想，在你所經(jīng)營(yíng)的生意過(guò)程中，你是否要對(duì)進(jìn)貨廠家的聯(lián)系，貨物的進(jìn)價(jià)，貨物的售價(jià)，資金流動(dòng)臺(tái)帳，貨物售后服務(wù)，客戶信息等等有一個(gè)記錄，將這些記錄的載體，系統(tǒng)、完整、規(guī)范的裝訂好、保管好，就是檔案的形成，你會(huì)將這些資料按照一定的規(guī)律分門(mén)別類(lèi)的保存起來(lái)，那么，這就是檔案的收集、整理、保管工作，將會(huì)成為你的財(cái)務(wù)檔案、客戶信息檔案，產(chǎn)品質(zhì)量檔案，售后服務(wù)檔案等，在你今后的生意往來(lái)過(guò)程中，需要查看這些檔案，就是檔案的提供利用工作。

如果你是一個(gè)年輕的媽媽?zhuān)憧赡軙?huì)說(shuō)，我每天除了上下班，就是帶孩子的吃喝拉撒，我不從事檔案工作，哪有什么檔案，那么，請(qǐng)你仔細(xì)的想一想，如果從孩子降生的那一刻開(kāi)始，你是否會(huì)把孩子身上發(fā)生的趣事記錄下來(lái)；孩子生病了，你是否會(huì)把什么原因引起發(fā)病，發(fā)病時(shí)的癥狀是怎樣的，用了什么藥的情況等記錄下來(lái)，為以后孩子再生病時(shí)有一個(gè)參考，不至于手忙腳亂的。你是否會(huì)把孩子每一個(gè)第一次記錄下來(lái)，例如，在什么情況下，什么環(huán)境下孩子發(fā)出的第一聲笑聲；孩子什么時(shí)候長(zhǎng)出的第一顆牙，孩子什么時(shí)候叫的第一聲媽媽等等等等，這些就是檔案的形成，就是你孩子的趣事檔案，大事記檔案，病歷檔案，也可統(tǒng)稱(chēng)為成長(zhǎng)檔案，這就是檔案的形成、收集、保管、利用等項(xiàng)工作。

如果你是一個(gè)工薪階層的普通人，你可能會(huì)說(shuō)，我不從事檔案工作，我身邊沒(méi)有檔案，那么，請(qǐng)你仔細(xì)的想一想，在你的家庭中，你是否將每月的水、電、煤氣費(fèi)的小票收集起來(lái)，放在固定的地方，如果你認(rèn)為收費(fèi)有問(wèn)題時(shí)，是否會(huì)找出小票去找人家問(wèn)問(wèn)清楚。你的家用電器購(gòu)買(mǎi)發(fā)票是否會(huì)收好，當(dāng)電器發(fā)生故障時(shí)，找出發(fā)票作為維修時(shí)的憑證。你是否會(huì)把家庭正常開(kāi)銷(xiāo)之外節(jié)余的金錢(qián)進(jìn)行炒股，理財(cái)?shù)韧顿Y活動(dòng)，將這些記錄下來(lái)，那么，這就是檔案的形成、收集、保管、利用等項(xiàng)工作。

如果你是一個(gè)旅游愛(ài)好者，你是一個(gè)攝影愛(ài)好者，你是否會(huì)把去旅游景點(diǎn)的車(chē)票、門(mén)票收集起來(lái)，你是否會(huì)給拍攝的每張照片寫(xiě)個(gè)說(shuō)明，那么車(chē)票、門(mén)票、照片及照片說(shuō)明就形成了檔案，這將反映出你的興趣愛(ài)好，記錄著美好的回憶，這就是檔案的形成、收集、保管、利用等項(xiàng)工作。

因此說(shuō)，檔案就在你身邊，檔案無(wú)處不在，只要你有心，仔細(xì)觀察，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，檔案把我們平淡的生活變得多姿多彩。

檔案不僅記錄著我們愜意的生活，同時(shí)它為避免損失起到憑證作用。就拿我的親身經(jīng)歷來(lái)說(shuō)吧，有一次我要外出幾天，正逢母親在我家小住，在我出門(mén)之前，主動(dòng)到物業(yè)處繳納了水費(fèi)，并將水費(fèi)收據(jù)放入我的家庭檔案水費(fèi)一項(xiàng)。事隔幾天，我回到家后，母親告訴我，收水費(fèi)的來(lái)過(guò)了，她已經(jīng)交了水費(fèi)，并把水費(fèi)收據(jù)交給我保存，因?yàn)槭赂魰r(shí)間很短，清楚地記得已經(jīng)交過(guò)了水費(fèi)，怎么又收了一次呢，于是，我把母親交給我的水費(fèi)小票和我交水費(fèi)小票找出來(lái)進(jìn)行了對(duì)比，結(jié)果是，兩張小票上的用水噸數(shù)，金額是一樣的，我拿著兩張小票到物業(yè)處說(shuō)明情況，結(jié)果是工作人員的疏忽重復(fù)收費(fèi)了，當(dāng)時(shí)將多收的水費(fèi)退還給我，并向我道歉，雖然當(dāng)時(shí)的水費(fèi)金額不是很多，但也是避免了我的經(jīng)濟(jì)損失，這正是因?yàn)槲移綍r(shí)建立有較好的家庭檔案發(fā)揮了作用。

三、如何運(yùn)用好檔案的功能，做好檔案管理工作

檔案的利用價(jià)值。檔案不僅具有憑證作用，它的利用價(jià)值不可忽視，它記載著我們身邊的人和事，我們可以建立家庭照片檔案，它記載著我們每一個(gè)美好的瞬間，記載著我們年輕的容貌，記載著親人歡聚一堂的情景。

我們可以建立家庭大事記檔案，記錄家庭每個(gè)成員發(fā)生的重大事件，如工作的調(diào)動(dòng)，孩子的升學(xué)等等。我們可以建立家庭榮譽(yù)檔案，記錄家庭成員獲得的各種獎(jiǎng)勵(lì)，從而體現(xiàn)出我們?cè)诠ぷ鳌W(xué)習(xí)中付出的努力，激勵(lì)我們向更好的方向發(fā)展。我們可以建立家庭成員，親戚朋友生日檔案，在他們生日的那天送去祝福，不僅體現(xiàn)了親人之間的關(guān)愛(ài)，也增進(jìn)了朋友之間的友情。我們可以建立家庭旅游檔案，它不僅僅是記錄著我們?cè)诿總€(gè)景點(diǎn)的“到此一游”，它還記載著我們走進(jìn)大自然，領(lǐng)略美麗的山川河流，感受著美好幸福的生活。

建立檔案檢索目錄，便于檔案的查找。檢索目錄是個(gè)專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)，顧名思義就是像一本書(shū)的目錄的一樣作用，在使用中便于查找。檢索目錄包括有：序號(hào)、檔案名稱(chēng)、存放位置、檔案種類(lèi)。

我們是一名檔案工作者，在做好我們自己身邊的檔案的同時(shí)，還要加強(qiáng)宣傳，發(fā)動(dòng)身邊的親戚、朋友一起做好身邊的檔案，將檔案管理方法引進(jìn)家庭之中，即建立家庭檔案。以每一個(gè)家庭成員為單位，建立個(gè)人檔案，如榮譽(yù)檔案包括有：何時(shí)、何單位發(fā)放的榮譽(yù)證書(shū)、資格證書(shū)、畢業(yè)證書(shū)等。照片檔案，每張照片注明拍攝時(shí)間、拍攝地點(diǎn)。病歷檔案包括有發(fā)病時(shí)間、發(fā)病癥狀、治療過(guò)程、用藥說(shuō)明等等。家庭公共檔案，包括有水、電、煤氣費(fèi)檔案，用于記錄家庭經(jīng)濟(jì)支出，收費(fèi)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)的憑證總用。家用電器產(chǎn)品發(fā)票檔案，用于維修時(shí)的憑證作用。電子檔案即將重要的證件拍成照片，存于電腦中，便于查找利用，例如我愛(ài)人在外地工作，有關(guān)他的一些證件拍成照片，存于他的工作電腦中，有什么需要可以及時(shí)調(diào)出利用，避免需要回家拿紙質(zhì)證件而耽誤事。

在物質(zhì)生活不斷得到滿足的同時(shí)，我們也要注重精神文明的建設(shè)，加強(qiáng)檔案意識(shí)，建立各具特色的檔案，也是精神文明建設(shè)的一種體現(xiàn)，它不需要特別的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，只要你有心，只要你仔細(xì)觀察生活，檔案無(wú)處不在，檔案就在你身邊，通過(guò)檔案建立，充分發(fā)揮其作用，使我們的工作、學(xué)習(xí)、生活井然有序，豐富多彩，它是我們一筆無(wú)形的財(cái)富。

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