探究“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的檔案管理方式

姚德運(yùn)

（巨野縣黨史委，菏澤 274900）

1 檔案管理信息化的意義

1.1 更加全面的檔案資料采集

信息化的檔案管理，能夠優(yōu)化傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，采用更豐富的音頻檔案資料形式，使檔案資料連接形成一個(gè)整體，極大地節(jié)約了檔案采集成本，使檔案資料采集更加完整和全面。

1.2 更廣泛的服務(wù)范疇

在網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)下，利用網(wǎng)絡(luò)共享的優(yōu)勢(shì)，可以為更多的檔案資料需求者服務(wù)，提高檔案資料的服務(wù)性能，促進(jìn)各方面檔案信息的融合，發(fā)掘不同檔案資料平臺(tái)之間交互、合作價(jià)值。

1.3 快捷的檔案搜索和查找

在相對(duì)應(yīng)的檔案管理搜索引擎下，用戶可以在自己所擁有的權(quán)限內(nèi)對(duì)檔案資料進(jìn)行查找和閱覽，能夠有效的節(jié)省工作人員的時(shí)間和精力，簡單快地獲得相關(guān)信息，提高檔案資料的查找效率，提升檔案管理的質(zhì)量，快速實(shí)現(xiàn)檔案資料的價(jià)值。

2 在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理存在的問題

2.1 檔案資料錄入缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化

檔案管理工作的基礎(chǔ)就是標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范化，但在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，檔案管理的基礎(chǔ)工作并沒有做好，無論是在信息統(tǒng)計(jì)采集還是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上，形式和內(nèi)容要求都由明顯的不一樣，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)檔案資料的規(guī)范和共享性較差，無法適應(yīng)檔案信息資源的共享要求。目前，我國還沒有形成統(tǒng)一的檔案信息錄入標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重地影響了我國檔案管理方式進(jìn)一步的發(fā)展。

2.2 網(wǎng)絡(luò)安全決定檔案管理的安全性

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，辦公自動(dòng)化程度越來越高，導(dǎo)致檔案泄密的隱患不斷加大。由于檔案資源自身存在的安全漏洞，使其面臨更多類型的安全問題，比如篡改、腳本攻擊等，導(dǎo)致檔案平臺(tái)失去控制權(quán)限，信息被竊取，甚至出現(xiàn)長期的潛在監(jiān)控問題。在我國，很多單位組織的檔案保存環(huán)境都非常差，甚至某些單位認(rèn)為檔案管理沒有關(guān)系到經(jīng)濟(jì)利益而放松保護(hù)措施，對(duì)網(wǎng)絡(luò)檔案信息的安全造成了嚴(yán)重的威脅。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理的對(duì)策與方式

3.1 檔案資源本身的數(shù)字化

現(xiàn)代化的檔案信息化是一個(gè)大型且系統(tǒng)的工程，檔案的管理不僅僅局限在整理和保存工作，也包括了數(shù)據(jù)檔案的索引創(chuàng)建、紙質(zhì)內(nèi)容的電子化以及檔案按圖索驥和分類工作。檔案的信息化僅僅依靠現(xiàn)有的目錄來查詢是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，應(yīng)當(dāng)充分利用好數(shù)字檔案和資源的內(nèi)在聯(lián)系，為所有用戶提供一個(gè)有價(jià)值方便快捷的信息服務(wù)，這才是當(dāng)前信息化檔案管理的根本目的。另外，檔案資源的數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也是一個(gè)刻不容緩的任務(wù)。想要建設(shè)成一個(gè)系統(tǒng)的現(xiàn)代化檔案管理部門，不能僅僅依靠紙質(zhì)檔文字構(gòu)成，更應(yīng)該包括聲音、錄像、電子等影像以及信息化的資料。運(yùn)用當(dāng)前的主流多媒體數(shù)據(jù)庫作為引導(dǎo)，能夠很好地解決多元化電子時(shí)代檔案管理和儲(chǔ)存工作。檔案數(shù)據(jù)庫的建成，不能能夠?yàn)闄n案的存儲(chǔ)和查閱提供各種快捷有力的數(shù)字服務(wù)基礎(chǔ)，更是能夠滿足社會(huì)不斷飛速發(fā)展的一個(gè)基礎(chǔ)性建設(shè)。

3.2 檔案管理的在線服務(wù)

利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以建立起一個(gè)健全的電子檔案網(wǎng)站，并能夠開展各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，檔案管理部門利用更少的人力可以組織更大的網(wǎng)上數(shù)據(jù)和信息服務(wù)，為用戶提供更加便利的服務(wù)。不僅僅是普通民眾，各單位的信息部門也可以加強(qiáng)互相之間的聯(lián)系與溝通，利用管理數(shù)據(jù)中心，實(shí)現(xiàn)文件隨時(shí)查閱，電子文件信息隨時(shí)共享等。另外通過網(wǎng)上咨詢和在線服務(wù)，不僅僅節(jié)省了人力，更方便了用戶的便捷體驗(yàn)，提高了效率。用過互聯(lián)網(wǎng)上的檔案管理部門匯編的專題，提供給用戶電子郵箱等服務(wù)來滿足用戶的需求，提到服務(wù)水平以及工作效率。

另外，管理人員工作內(nèi)容的改變勢(shì)必會(huì)帶來觀念的沖突，解決好檔案管理人員的管理觀念，塑造新的互聯(lián)網(wǎng)管理思想也是檔案管理任務(wù)轉(zhuǎn)型的工作之一，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段提高從業(yè)人員的素質(zhì)和管理理念，提高為用戶服務(wù)的意識(shí)。

3.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全及時(shí)

利用網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)應(yīng)到加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)的建設(shè)，建立健全檔案管理的防火墻，對(duì)局域網(wǎng)用戶之間的相互訪問進(jìn)行控制，對(duì)線路層次謹(jǐn)慎過濾。一些莫名的IP要經(jīng)過過濾檢測甚至攔截處理之后在進(jìn)行評(píng)估，對(duì)未知來源的服務(wù)器或者程序要謹(jǐn)慎防護(hù)，充分實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)以及檔案信息的安全工作。

4 結(jié)束語

本文分析了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理信息化的必要性，并且從提高檔案管理的效率出發(fā)，結(jié)合資源共享、提高效率安全等方面進(jìn)行了詳細(xì)全面的闡述。提供了基于互聯(lián)網(wǎng)檔案管理信息化建設(shè)的方法，最后為檔案信息化的建設(shè)提供充分的理論依據(jù)和實(shí)踐指導(dǎo)。