淺談檔案數(shù)字化信息的收集與利用

謝薇薇

摘 要：為了保證檔案信息資源能在數(shù)字化建設(shè)方面有良好發(fā)展，應(yīng)認(rèn)識到數(shù)字化類型的管理模式對檔案信息管理的影響，并結(jié)合實(shí)際的管需要，做好檔案信息的收集工作以及利用工作。本文就檔案信息資源能在數(shù)字化發(fā)展方面的收集以及利用進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案；信息；數(shù)字化；收集；利用

在現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展當(dāng)中，各種檔案信息都逐漸由過去的紙質(zhì)類型文件轉(zhuǎn)變成了數(shù)字化類型的文件信息，這對檔案管理工作的信息儲存以及信息利用都提供了便利。但在實(shí)行信息化類型檔案管理模式之后，也需要管理人員能做好信息的收集工作以及利用工作，從而實(shí)現(xiàn)良好的檔案信息數(shù)字化發(fā)發(fā)展。

1 檔案信息現(xiàn)階段使用情況分析

檔案信息是社會發(fā)展中積累下的寶貴財(cái)富，其中所記載的各種信息不僅為社會發(fā)展起到了促進(jìn)作用，同時(shí)一些珍貴的檔案信息本身就具有一定的收藏價(jià)值、歷史價(jià)值，在現(xiàn)代社會各領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)信息化之后，檔案信息資源的關(guān)鍵性越發(fā)的凸顯了出來。雖然檔案信息具有較高的使用價(jià)值以及歷史價(jià)值，但是目前各領(lǐng)域?qū)n案信息的利用卻存在一定的不足，甚至在一些領(lǐng)域中對于檔案信息資源的利用出現(xiàn)了浪費(fèi)的情況，影響了檔案信息的利用以及發(fā)展。

在目前的檔案信息資源利用方面，一些地區(qū)受到過去管理理念的影響，未做到對管理工作的充分重視。一些單位對檔案信息資源的管理方式較為單一，沒有科學(xué)化、規(guī)范化的管理模式，由于沒有對檔案信息進(jìn)行歸類劃分，導(dǎo)致信息管理存在混亂的情況，直接影響了檔案管理工作后續(xù)發(fā)展和資源的利用。另一方面，還有一些檔案管理單位由于忽視了檔案信息資源的重要性，進(jìn)而沒有及時(shí)的對檔案信息資源進(jìn)行管理收集，導(dǎo)致一些檔案信息資源出現(xiàn)了浪費(fèi)的情況。

2 在檔案信息資源轉(zhuǎn)向信息化發(fā)展方面的難點(diǎn)

2.1 檔案信息資源的安全問題

在目前的檔案信息管理中已經(jīng)大量的紙質(zhì)類型檔案信息轉(zhuǎn)變成了數(shù)字化信息，這樣就能更加方便人們對信息資源的收集以及管理，但同時(shí)檔案信息資源在安全方面的問題也日益凸顯。在檔案信息資源統(tǒng)一管理方面實(shí)行了數(shù)字化技術(shù)后，檔案信息資源通常會以各種電子設(shè)備作為儲存媒介，這在大幅減少了儲存所需空間的同時(shí)也給檔案資源信息的安全性帶來了影響。和過去紙質(zhì)類型的儲存媒介相比，電子媒介在使用的時(shí)候一旦遭到了破壞或者是設(shè)備自身出現(xiàn)了問題，那么就直接會導(dǎo)致大量檔案資源丟失，并且信息資源在恢復(fù)方面的難度極大。

2.2 文件雙軌制管理的問題

把紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)進(jìn)行保存的文件管理方式就是文件雙軌制管理。它要求把需要長久保存和維護(hù)的原始文件在紙質(zhì)文件和電子文件之間轉(zhuǎn)化，方便信息的利用，使文件里的信息得到更好地保存。但在實(shí)行文件雙規(guī)管理的同時(shí)，也出現(xiàn)了文件并發(fā)并存的問題，浪費(fèi)了大量的人力、物力和財(cái)力，是文件雙規(guī)管理的制約因素。

3 強(qiáng)化檔案信息數(shù)字化發(fā)展的措施

3.1 構(gòu)建完善的檔案信息管理體系

在檔案信息資源管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化類型發(fā)展模式的階段，構(gòu)建科學(xué)化的、完善的、安全的管理體系是保證檔案信息資源數(shù)字化的關(guān)鍵。首先，為了保證數(shù)字化類型的檔案信息資源能得到全面的利用，那么在開展管理工作的時(shí)候要能做好檔案信息的分類管理工作，讓各種檔案信息都能在合理的歸類劃分之后得到充分的利用。其次，檔案信息資源的管理工作要能從實(shí)際出發(fā)，要能將檔案信息管理工作和相應(yīng)地區(qū)的實(shí)際情況結(jié)合在一起，這樣就能在全面調(diào)取相應(yīng)地區(qū)檔案資源的基礎(chǔ)上，更有效、更全面的檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

最后，和過去檔案信息資源相比，數(shù)字類型的檔案資源一旦在使用中出現(xiàn)損壞那么其在修復(fù)方面的難度也就極大。一次在開展檔案信息安全管理的時(shí)候，要能重點(diǎn)做好檔案信息安全管理方面的工作。在實(shí)際的檔案資源管理中要能及時(shí)的對檔案信息進(jìn)行備份，尤其是要做好關(guān)鍵信息的備份管理，避免出現(xiàn)檔案信息的損失。同時(shí)在日常對檔案信息資源進(jìn)行管理的時(shí)候，最好能采用雙主機(jī)的形式進(jìn)行管理，這樣主機(jī)設(shè)備在運(yùn)行的時(shí)候出現(xiàn)了問題，那么就能立即啟用另一臺主機(jī)設(shè)備，這樣就能避免主機(jī)停機(jī)給檔案管理帶來影響，同時(shí)雙主機(jī)管理模式也能更好的保證檔案信息安全性。

3.2 做好相應(yīng)的管理創(chuàng)新工作

就本質(zhì)方面來分析，檔案管理主要是一項(xiàng)具有服務(wù)性質(zhì)的工作，在針對這項(xiàng)工作進(jìn)行檢驗(yàn)的時(shí)候，需要以資源的收集狀況作為參考依據(jù)，同時(shí)也要參照檔案的利用率。在針對檔案信息資源進(jìn)行收集的過程中，需要針對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，使得其能夠清楚的認(rèn)識到各種有價(jià)值的檔案信息，并做好相關(guān)的歸檔工作，另外，也要對檔案管理實(shí)施創(chuàng)新處理，實(shí)現(xiàn)檔案工作的數(shù)字化和信息化，將其作為檔案信息資源收集工作開展的內(nèi)在動力。

3.3 建構(gòu)功能完善的數(shù)字檔案館

對檔案數(shù)據(jù)信息的收集，需要建立在數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)上，要想使得檔案可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，并且能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化檔案與檔案信息資源的共同建設(shè)，就需要相關(guān)的部門能夠加強(qiáng)與當(dāng)?shù)卣臏贤ㄅc交流，制定出具體的電子政務(wù)計(jì)劃，針對當(dāng)?shù)乜墒占臋n案數(shù)據(jù)信息，來進(jìn)行數(shù)字檔案館的建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)對當(dāng)?shù)貦n案信息資源的高效收集，并做好相應(yīng)的管理工作，充分的發(fā)揮出數(shù)字檔案館的實(shí)際布控作用。

4 數(shù)字化檔案信息資源的利用

數(shù)字化檔案可以準(zhǔn)確的定位用戶所需的信息，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使異地檢索和獲取的困難得到解決，向用戶提供多種檢索方式和獲取方式。目錄查詢、縮略圖查詢、全文檢索是數(shù)字化檔案提供的三種檢索方式，使用戶方便快捷的檢索到所需要的信息。檔案館滿足利用者的一種經(jīng)常性的重要的服務(wù)方式是參考咨詢服務(wù)。檔案數(shù)字化使這種參考查詢的服務(wù)不再是傳統(tǒng)的面對面的交談或者通過信函、電話的方式，而是可以直接利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行一對一的參考咨詢，使咨詢服務(wù)的對象更加廣泛，增加了咨詢的種類，方便又節(jié)省時(shí)間。編研服務(wù)是一項(xiàng)標(biāo)志著檔案部門對社會需求預(yù)測水平的主動提供的服務(wù)。數(shù)字化檔案的編研讓我們更多的去思考如何提供有用的檔案信息，不受媒體出版發(fā)行的限制，快速的將信息傳播到出去。

5 結(jié)束語

檔案數(shù)字化信息的收集與利用主要是建構(gòu)在檔案工作未來發(fā)展的基礎(chǔ)之上的，目前我國的檔案數(shù)據(jù)信息收集和應(yīng)用中還存在很多的問題，針對這些問題就需要合理的進(jìn)行解決，建構(gòu)數(shù)字化檔案信息資源，明確如何針對數(shù)字化檔案信息資源進(jìn)行收集和利用，以更好的確保檔案信息資源的利用率，對使得檔案信息資源可以為更多的人服務(wù)，從而更為有效的推動我國社會的進(jìn)一步發(fā)展。

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