基于信息化背景下傳統(tǒng)檔案管理工作的改革探討

楊紅

摘 要：信息化技術(shù)帶給我國(guó)的現(xiàn)代社會(huì)體系的影響體現(xiàn)在很多方面，尤其是對(duì)于檔案管理這項(xiàng)工作。管理人員積極尋求全新的檔案管理方式，改變傳統(tǒng)的檔案管理工作應(yīng)用的模式，要保留嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作理念的同時(shí)，還引入了信息化的管理理念與技術(shù)。傳統(tǒng)檔案管理活動(dòng)出現(xiàn)了諸多變化，只有通過(guò)改革才能使管理人員更為積極地應(yīng)對(duì)權(quán)限的管理情況。本文傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的改革情況進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：信息化背景；傳統(tǒng)檔案管理；改革；管理方法

信息化技術(shù)不僅僅改變了人們的生活，同時(shí)也給人們的各種工作帶去了改變。無(wú)紙化辦公是現(xiàn)代很多企業(yè)都存在的一種辦公模式。而我國(guó)的檔案管理工作也設(shè)計(jì)也受到信息技術(shù)帶點(diǎn)來(lái)的沖擊，提升了檔案服務(wù)活動(dòng)的便捷度，人們可以通過(guò)自己更喜歡的方式來(lái)獲取檔案服務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理工作之中的管理缺陷被填補(bǔ)，檔案管理工作的服務(wù)性也有所加強(qiáng)。為了提升檔案管理工作的整體工作水平，不少檔案單位都開設(shè)了改革活動(dòng)。

1 改革核心理念分析

1.1 豐富管理模式

傳統(tǒng)的檔案信息管理工作有時(shí)候僅僅是依靠對(duì)各個(gè)組織機(jī)構(gòu)的重要檔案信息進(jìn)行手寫復(fù)制，這在很大程度上會(huì)導(dǎo)致管理者利用手中的職務(wù)進(jìn)行檔案資料創(chuàng)建，這極大的阻礙了檔案信息管理工作的發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)信息化管理技術(shù)的不斷提升，我國(guó)利計(jì)算機(jī)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行全面化的檔案信息管理上傳，解決傳統(tǒng)的實(shí)物檔案信息收集整理和歸檔保存的問(wèn)題為我國(guó)信息化背景下的檔案管理改革提供進(jìn)一步的技術(shù)支持。檔案資料信息化管理現(xiàn)在通過(guò)各種個(gè)人計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和處理設(shè)備進(jìn)行數(shù)理化檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理。

1.2 資源整合

我國(guó)傳統(tǒng)的檔案信息管理主要是通過(guò)檔案管理機(jī)構(gòu)或者是各地區(qū)域所在的檔案館進(jìn)行各個(gè)企業(yè)和學(xué)校的信息檔案登記管理。傳統(tǒng)的檔案管理由于各個(gè)檔案組織機(jī)構(gòu)之間的信息交流不發(fā)達(dá)問(wèn)題，造成檔案信息資源共享程度降低。我國(guó)所處區(qū)域廣泛，各個(gè)區(qū)域的檔案組織機(jī)構(gòu)無(wú)法深人各個(gè)生產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行實(shí)時(shí)的檔案資料收集，也無(wú)法對(duì)整個(gè)區(qū)域內(nèi)的檔案信息資料進(jìn)行進(jìn)一步的審查，這就在一定程度上使得檔案信息服務(wù)社會(huì)的作用得到限制。也很難在根本上解決現(xiàn)時(shí)代檔案管理信息資源的根本問(wèn)題。隨著信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)開始利用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化傳播手段對(duì)檔案館和組織機(jī)構(gòu)內(nèi)的檔案信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)上傳，打造全數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化信息平臺(tái)，用戶能夠通過(guò)登錄該平臺(tái)進(jìn)行檔案資料檢索，從而快速的找到所要檢索的內(nèi)容。網(wǎng)絡(luò)化檔案管理能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行有效的整合上傳，從而利用整合規(guī)律的信息需求信息，給全社會(huì)提供全面的檔案信息服務(wù)。

2 改革基本原因

隨著我國(guó)各企業(yè)的檔案信息資料越來(lái)越多，這就給檔案管理工作者帶來(lái)了極大的管理難題。傳統(tǒng)的檔案信息查詢主要是依靠各個(gè)檔案組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行資料調(diào)集，然后再對(duì)資料進(jìn)行選擇性上傳。用戶通過(guò)瀏覽全部信息，找到適合自己的需求信息。但是在進(jìn)行資料查詢過(guò)程中，組織機(jī)構(gòu)可能會(huì)因?yàn)楦鞣N各樣的事情而導(dǎo)致查詢者無(wú)法在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成檔案信息查詢，給檔案信息事業(yè)的發(fā)展造成了極大的阻礙作用。隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展，我國(guó)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化信息平臺(tái)進(jìn)行檔案資料上傳，用戶僅僅可以通過(guò)在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行賬戶登錄就能夠?qū)ψ约旱膫€(gè)人信息資料進(jìn)行實(shí)時(shí)查詢。這種查詢方式極大的便利了查詢的操作方式，而且也保證了個(gè)人信息檔案資料安全。這就要求各區(qū)域的檔案管理機(jī)構(gòu)要將所有的信息匯集到專門的網(wǎng)絡(luò)化查詢平臺(tái)，這樣用戶就可以通過(guò)在平臺(tái)上進(jìn)行公眾查詢個(gè)人的信息資料。這時(shí)也要注意對(duì)其他個(gè)人信息資料的保密程度，利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，提高網(wǎng)絡(luò)檔案管理的安全可靠性能。

3 合理的改革行為

3.1 建設(shè)相應(yīng)的管理平臺(tái)

傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)的最大的變動(dòng)就是檔案材料的存在形式，現(xiàn)代的檔案材料從形式上來(lái)看與傳統(tǒng)的檔案材料存在明顯差異，檔案材料除了紙張這一種載體之外，還具有了其他的載體，紙質(zhì)檔案被轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到檔案部門的電腦之中，而管理人員的管理重心也逐漸向這類數(shù)據(jù)化的檔案材料管理與使用工作上轉(zhuǎn)移。因此管理人員需要根據(jù)數(shù)據(jù)檔案的管理需要，建設(shè)專用的服務(wù)平臺(tái)，完善檔案部門的硬件以及軟件設(shè)備，借助新型檔案管理平臺(tái)，管理人員可以建設(shè)管理站點(diǎn)，同時(shí)完善原有的信息搜索功能，借助這種搜索檔案信息的功能來(lái)提升檔案的信息化服務(wù)質(zhì)量，對(duì)社會(huì)大眾提出的信息需求進(jìn)行滿足。借助子系統(tǒng)來(lái)對(duì)具有傳播價(jià)值的檔案材料上傳到平臺(tái)上，注重適時(shí)更新檔案信息，給檔案查詢著提供實(shí)時(shí)的檔案信息服務(wù)。

3.2 完善相關(guān)的法規(guī)以及管理標(biāo)準(zhǔn)

在檔案管理工作出現(xiàn)變動(dòng)之后，相關(guān)人員也需要根據(jù)具體的變動(dòng)，對(duì)與之相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)以及管理法規(guī)進(jìn)行更改，尤其需要對(duì)其缺陷進(jìn)行填補(bǔ)，比如原有的相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)以及法規(guī)中對(duì)于數(shù)據(jù)檔案材料的限定就比較少，而當(dāng)這部分?jǐn)?shù)據(jù)檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，管理這難以憑借相關(guān)法規(guī)來(lái)處理問(wèn)題，管理法規(guī)不健全還會(huì)影響到檔案系統(tǒng)之中正常的信息交流工作。

除了相關(guān)的管理法規(guī)需要被改進(jìn)，現(xiàn)行的管理標(biāo)準(zhǔn)也需要被改進(jìn)，在管理人員定期完成上傳檔案數(shù)據(jù)的工作時(shí)，常常會(huì)出現(xiàn)以下這種問(wèn)題：在不同的區(qū)域之中，管理人員選用的管理標(biāo)準(zhǔn)是不同的，這就導(dǎo)致檔案信息喪失了通用性，因此管理部門應(yīng)該為檔案管理工作制定出合適的管理標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)用管理標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)檔案資源進(jìn)行配置，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一應(yīng)用檔案材料的基本需要。

3.3 管理人員自身的變動(dòng)

在檔案管理活動(dòng)改革過(guò)程中，不僅僅需要對(duì)當(dāng)那管理模式進(jìn)行改動(dòng)，同時(shí)管理人員自身也要做出一些改變，當(dāng)管理工作之中應(yīng)用的硬件設(shè)備種類越來(lái)越多的時(shí)候，管理人員在對(duì)新型信息設(shè)備的使用方式進(jìn)行了解的同時(shí)，還需要掌握多種處理信息的技能，能夠熟練地操作辦公設(shè)備。

除了掌握多種應(yīng)用檔案的技術(shù)之外，管理人員還需要改變?cè)瓉?lái)的工作態(tài)度與工作方式，原來(lái)的管理人員的工作職能單一，只需面對(duì)檔案，而在新型的檔案應(yīng)用模式之下，管理人員除了面對(duì)檔案材料之外，還需要接觸到更多的服務(wù)對(duì)象，因此在具備成熟的管理能力的同時(shí)，工作人員還需要學(xué)會(huì)采用合適的溝通方式與服務(wù)對(duì)象進(jìn)行溝通。

4 結(jié)束語(yǔ)

信息技術(shù)可以被廣泛地應(yīng)用到我國(guó)的各行各業(yè)之中，檔案管理部門吸取合適的信息技術(shù)，將管理方法與信息技術(shù)結(jié)合使用，在遵守相關(guān)法規(guī)的前提下，開展了小規(guī)模的檔案管理活動(dòng)改革，參與改革活動(dòng)的管理人員不僅僅將原有的管理方法與管理對(duì)象進(jìn)行了改變，同時(shí)也積極地參與新型管理技術(shù)學(xué)習(xí)活動(dòng)，借助學(xué)習(xí)來(lái)掌握更多的可用管理技術(shù)，提升管理效率，在完成日常管理與服務(wù)工作的同時(shí)，也在檔案系統(tǒng)之中進(jìn)行信息化建設(shè)工作。

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