探究有效改善建筑工程檔案管理存在的問題的有效策略

趙琳

摘要：對建筑工程檔案進行很好的管理是很有必要的，這項工作現(xiàn)存較多的問題，所以建筑單位和管理工作者要對其重視起來，需要對那些相應(yīng)工程的檔案做出恰當(dāng)?shù)臍w檔以及管理。此篇論文先分析建筑工程檔案管理工作之中現(xiàn)有的問題，然后對于建筑工程檔案管理中的問題給了一些解決的辦法。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案管理；問題；對策

伴隨著城市建設(shè)的持續(xù)進步，現(xiàn)在建設(shè)工程檔案對于經(jīng)濟社會而言也就愈發(fā)的重要起來，經(jīng)濟社會對其的要求也隨之增高。當(dāng)前唯有工程檔案的管理工作以及體系和保密管理等制度的完善受到足夠的重視，和建設(shè)工程企業(yè)著重于現(xiàn)代化以及人才打造，這樣才不會與時代脫軌，緊跟時代發(fā)展。

1建筑工程檔案管理現(xiàn)有問題的客觀分析

1.1檔案材料填寫不真實

由于建筑工程檔案它有著很強的復(fù)雜性和多樣性，所以在收集以及整理之時有很大的難度，這樣就十分容易出現(xiàn)錯誤。并且部分建設(shè)單位它們并未構(gòu)建工程竣工檔案管理這一制度，所以在管理方面就十分的不嚴(yán)謹(jǐn)，或不清楚工程施工的具體工作，但是又要按照那些不全面的信息來做竣工檔案，如此就相當(dāng)于是應(yīng)付工作，一般情況下就會使用的不真實的數(shù)據(jù)，這樣就會造成建筑工程竣工檔案他和實情不相符，竣工圖出現(xiàn)了錯誤，還有著工程進度不一樣的影響因素，所以所給的信息就會很隨便，所以也就不可以表現(xiàn)出工程的建設(shè)以及質(zhì)量的整體情況。真實性是工程檔案的核心，是其中至關(guān)重要的，不真實的材料不單單會影響到工程質(zhì)量評定，并且還會對工程的維修改建產(chǎn)生很大的影響，這樣就會出現(xiàn)不必要的麻煩和以及很大的后果。

1.2竣工圖編制不準(zhǔn)確

建筑工程檔案管理里面還有一項也很重要，那便是竣工圖。它是往后進行工程維修改造的主要憑靠。但是檔案之中的竣工圖，一般都是施工圖上給個竣工章這樣的，對其進本不做什么修改；部分做修改的還是并未按照實際施工狀態(tài)做規(guī)范的修改以及編制，并且修改的區(qū)域還不給出修改依據(jù)，還有部分只是寫下變更單編號但是并不進行修整，等到工程完成之后，施工人員一般的情況下都是按照影響對其進行補充，輕微的做一下修改，這樣就出現(xiàn)了竣工圖不準(zhǔn)確以及不真實的情況。

1.3竣工檔案移交不及時

因為部分施工單位在施工的那一個階段的檔案管理人員發(fā)生了變更，這樣就造成了材料分散以及缺失的現(xiàn)象，但是在竣工之后又集不齊，這樣就影響了檔案的移交進度。并且在施工末尾有著很多的技術(shù)人員會漸漸地離開，這樣就導(dǎo)致了施工單位不能夠在工期內(nèi)做好相應(yīng)的材料，因此等到工程竣工之后，工程竣工檔案不能夠按時的做好，不能夠及時的移交。所以理應(yīng)在合同簽訂后就開始進行建筑工程檔案信息材料的管理，例如圖紙會審紀(jì)錄和開工報告等材料。并且在進行施工之時，需要遵循相應(yīng)的規(guī)定，需要對它及時的進行規(guī)范記錄，但是在實際工作中一般都會晚很多，這就出現(xiàn)了很多都是根據(jù)回憶編寫了，而且這種現(xiàn)象還較為普遍。

2建筑工程檔案有效管理的措施

建筑工程檔案管理它是比較系統(tǒng)性的，想要將它做好，不僅僅需要檔案管理人員辛勤的付出，更需要工程建設(shè)部組織和工程建設(shè)工作者與有聯(lián)系的部門它們的配合。所以每一個有關(guān)的部門以及人員需要對工程檔案管理工作的重要性重新審視，需要注重培養(yǎng)檔案管理人才，需要重視工程檔案管理機制的改進與完善，為當(dāng)前以及以后的經(jīng)濟建設(shè)提供更好的幫助，將真實可靠的已建工程材料留于后世，讓它們的當(dāng)代價值以及歷史價值很夠最大程度的發(fā)揮以及體現(xiàn)。

2.1明確分工，協(xié)調(diào)相關(guān)業(yè)務(wù)

該項工作它不僅涉及的面廣，并且它的時間長以及要求高。所以對于原件的收集以及歸檔和管理有著很大的難度，但是其又與建筑工程緊密相關(guān)。所以在進行建筑工程檔案管理工作之時，我們一定要認(rèn)真遵循國家制定的有關(guān)規(guī)定和相應(yīng)的文件標(biāo)準(zhǔn)。建筑工程檔案管理工作者一定要了解相關(guān)的法律以及制度，對其學(xué)習(xí)需要有自覺性，只有牢牢掌握國家的制度政策，才能夠做出完善的企業(yè)工程檔案管理制度。有些周期很短并且對時間有很高標(biāo)準(zhǔn)的工程檔案管理，能夠利用清晰分時間段辦法進行收集，這樣就不會出現(xiàn)混淆以及遺漏的情況。并且在進行工程的移交之時，一定要注重手續(xù)的完整性，明確移交的要了解它的重要程度，需要保證不會出現(xiàn)差錯。

2.2落實檔案管理職責(zé)

在項目成立初始，就需要重視工程檔案管理工作，需要把它看作是該工程建設(shè)管理體系的核心，并且在進行有關(guān)管理制度建設(shè)的時候，需要把職責(zé)明確的落實到機構(gòu)和單位以及個人，然后再借助有關(guān)文件的通知，對于檔案管理職責(zé)在進行明確的規(guī)范，還需要對檔案管理體系進行改進完善。在工作之中可以實施“統(tǒng)一管理、分塊負(fù)責(zé)”這種模式，還可以利用建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組或者是設(shè)立檔案管理專員的方式對體系進行完善。并且需要將項目文件編制和檔案管理制度落實到實處，讓管理人員履行好自己的職責(zé)。

2.3合理利用現(xiàn)代化電子信息技術(shù)

電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展帶給了檔案管理工作很多的幫助，電子檔案系統(tǒng)的出現(xiàn)可以避免以往檔案丟失以及破損等情況的出現(xiàn)，借助電子信息技術(shù)可以有效的改進建筑工程檔案管理制度。由于從立項開始再到完工之后有很多的文件以及材料，特別是向那些工期很長、規(guī)模很大的項目，它的檔案資料也就更加的繁多，這樣就給檔案管理工作的進行帶來了很大的難度，并且給之后的查詢以及應(yīng)用也帶來了很多的妨礙。但若是按照上面的想法，就能夠很好的進行所需檔案搜索和查詢等有關(guān)工作，如此不單單讓檔案管理工作的效率得到了很大的提升，更是對以后的應(yīng)用提供了很大的便利。

2.4把好工程竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，讓竣工驗收檔案物盡其實

在進行最后的驗收之時，檔案管理工作者需要遵循工程檔案歸檔相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，對與該工程項目有關(guān)的所有文件做一個全面的檢查以及審核，找出存在的問題，并且要及時的處理。編制的過程時材料的質(zhì)量的主要影響因素。所以要讓施工單位知曉自己的職責(zé)，需要按時的培訓(xùn)那些編制檔案材料的工作人員，提高他們的專業(yè)水平。并且還需要完成好傳遞以及變更記錄。因為在工程檔案的管理期間，常常會有傳遞以及變更的情況，這樣就很易改變檔案的有效性以及完整性，所以就需要工作者及時的做好檔案的變動以及傳遞的詳細(xì)記錄，這樣就能夠很好的避免檔案的丟失和損毀以及失效情況的出現(xiàn)，這樣就能夠保證各個組織能夠得到及時以及有效的檔案。

3結(jié)束語

若是想要將工程竣工檔案材料管理做到完美，不僅僅需要加大工程檔案人員的培養(yǎng)力度，還要各個組織與管理工作者共同構(gòu)建完善的管理體系，需要虛心的學(xué)習(xí)以及借鑒世界上先進的有關(guān)管理經(jīng)驗，發(fā)揮出我們自己的優(yōu)勢，著重于檔案尖端人才的打造，需要對以往的經(jīng)驗進行歸納總結(jié)，做出反思，讓其對當(dāng)代的經(jīng)濟建設(shè)提供更好的服務(wù)以及幫助。endprint