制度建設(shè)是檔案信息服務(wù)模式構(gòu)建的保障

齊偉紅

制度的制定是為了避免混亂的出現(xiàn)。當(dāng)制度得以運(yùn)行后，被約束人對(duì)于自身恰當(dāng)?shù)摹⒒镜?、有意義的行為就有了共同的理解。尤其是制度持久運(yùn)行后，就會(huì)內(nèi)化為人固有的行為模式，使人的行為具有可預(yù)見性。因此，制度對(duì)于模式構(gòu)建的作用至關(guān)重要。檔案信息服務(wù)制度是檔案信息服務(wù)模式構(gòu)建的第一推動(dòng)力，它不僅包括檔案信息服務(wù)監(jiān)督制度還涉及檔案鑒定制度、檔案信息公開制度等直接影響檔案信息服務(wù)的各方面制度，它們共同構(gòu)筑起檔案信息服務(wù)模式的保障體系。

1完善檔案信息服務(wù)監(jiān)督制度

檔案法律監(jiān)督一般包括三方面：監(jiān)督的主體、監(jiān)督的客體和監(jiān)督的內(nèi)容。從監(jiān)督主體來看，法律監(jiān)督體系可分為國家監(jiān)督和社會(huì)監(jiān)督兩大系統(tǒng)。國家監(jiān)督中的權(quán)力機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、司法機(jī)關(guān)這三大監(jiān)督主體的制約性大，有著強(qiáng)制性的法定性監(jiān)督效果。任何一方的缺失都會(huì)對(duì)檔案法制工作帶來重大影響。由于我國封建社會(huì)幾千年的人治思想影響和新中國成立后社會(huì)主義民主建設(shè)發(fā)展一度緩慢，盡管改革開放后民主法制建設(shè)日益加強(qiáng)，但社會(huì)法制監(jiān)督意識(shí)不強(qiáng)，監(jiān)督活動(dòng)不廣，社會(huì)組織和人民群眾監(jiān)督的積極性沒有充分發(fā)揮監(jiān)督的效果與影響不能滿足現(xiàn)實(shí)需要。從監(jiān)督客體來看，監(jiān)督的重點(diǎn)是國家機(jī)關(guān)及其公職人員的各種公務(wù)活動(dòng)。過去的檔案法制監(jiān)督是“外向型”的監(jiān)督，國家檔案行政管理機(jī)構(gòu)對(duì)下級(jí)檔案行政機(jī)構(gòu)和同級(jí)的檔案館和檔案室等業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)有監(jiān)督關(guān)系，但對(duì)這些檔案行政管理機(jī)構(gòu)自身的監(jiān)督卻很薄弱，僅僅依靠黨組織和政府沒有明文規(guī)定的監(jiān)督是不夠的。從監(jiān)督內(nèi)容來看，監(jiān)督應(yīng)由表層向里層深化。即對(duì)檔案工作活動(dòng)的全程合法性進(jìn)行方方面面的監(jiān)督，既要有守法監(jiān)督，也要有執(zhí)法監(jiān)督，還要有立法監(jiān)督。只有這樣，才能真正形成完善的監(jiān)督環(huán)境，全面、有力地促進(jìn)檔案法制工作向前發(fā)展，檔案服務(wù)工作的制度健全才能得到保障。

此外，還要實(shí)行分級(jí)負(fù)責(zé)制，明確監(jiān)督機(jī)構(gòu)的職權(quán)，以保障監(jiān)督落到實(shí)處。完善的法律監(jiān)督是法律制度得以全面實(shí)施的有利保障，是民主制度的要求，更是公眾利用檔案信息時(shí)希望看到的。不健全的檔案法制監(jiān)督使得檔案工作長足發(fā)展受到制約，更使檔案信息服務(wù)工作沒有保障，在檔案工作體系中處于薄弱環(huán)節(jié)。因此，檔案信息服務(wù)監(jiān)督制度必須在監(jiān)督主體、監(jiān)督客體、監(jiān)督內(nèi)容等方面加以改進(jìn)。

2完善檔案價(jià)值鑒定制度

1.完善檔案保管期限表。檔案保管期限表是影響鑒定工作質(zhì)量與效率的決定性因素。檔案保管期限表應(yīng)是原則性與操作性的結(jié)合，在原則性方面應(yīng)該將檔案的多種價(jià)值形態(tài)與檔案價(jià)值鑒定理論及與之相關(guān)的電子檔案等新事的先進(jìn)思想與理論融入檔案保管期限表中，增強(qiáng)其理論方面的指導(dǎo)。在可操作性方面，檔案保管期限表要做到歸檔范圍全面、條款詳細(xì)具體，保管期限劃分準(zhǔn)確細(xì)致：一是指條款與注釋，盡量少用模棱兩可、含糊其辭的語言，把“重要”、“一般”等不確定性詞語降到最低限度，凡容易產(chǎn)生歧意的條款就用范例說明，易于產(chǎn)生歧意的詞加以必要的注釋；二是指保管期限不宜彈性太大，要有具體保存年限，可按國家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》要求劃分為10年、30年與永久。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案價(jià)值鑒定工作的監(jiān)督與指導(dǎo)。信息共享和安全是一對(duì)難以調(diào)和的矛盾，為此，必須強(qiáng)化檔案信息鑒定環(huán)節(jié)，在檔案保管期限表與檔案價(jià)值鑒定上進(jìn)行改善。信息化背景下，檔案信息服務(wù)理念向“民政”的轉(zhuǎn)變使檔案價(jià)值鑒定也向?qū)I(yè)化與社會(huì)化轉(zhuǎn)變。前者是指成立專門的檔案價(jià)值鑒定機(jī)構(gòu)，其主要任務(wù)是提出其職能范圍內(nèi)檔案價(jià)值鑒定工作總的規(guī)劃和“永久”檔案進(jìn)入檔案館的比例，協(xié)助檔案行政主管部門制定檔案價(jià)值鑒定工作的指導(dǎo)性文件及標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督檢查和指導(dǎo)所轄各類檔案的價(jià)值鑒定，并負(fù)責(zé)鑒定業(yè)務(wù)咨詢。后者是指檔案鑒定價(jià)值取向要向社會(huì)價(jià)值、休閑文化價(jià)值、社會(huì)生活記憶、為公眾服務(wù)方面拓展體現(xiàn)人本原則和民主開放原則。

3加強(qiáng)檔案信息公開制度建設(shè)

我國《檔案法》明確規(guī)定，檔案一般應(yīng)當(dāng)自形成之日起滿30年即可對(duì)外開放，涉及國家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案封閉期可長于30年，經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案的封閉期可以少于30年。要想很好地貫徹實(shí)施法律中的上述規(guī)定，需要做到兩點(diǎn)：一是明確規(guī)定哪些檔案屬于一般檔案。只有這一界限劃清了，30年的規(guī)定才能夠比較順利地得以實(shí)施。二是對(duì)于可少于30年開放的檔案，檔案館要根據(jù)情況，做出比較明確具體的規(guī)定，必須依法有序地加快“低齡”檔案的開放工作。也就是說，要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》，使形成滿三十年的檔案多數(shù)都向社會(huì)開放；使“經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于三十年”的規(guī)定真正落到實(shí)處。也可以考慮不設(shè)置30年的封閉期，保證由公開文件轉(zhuǎn)化來的可以直接公開的檔案跨越“開放期限”的限制。正如《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)檔案與文件收集利用條例》中并沒有明確規(guī)定檔案文件自形成之日滿多少年才能向社會(huì)開放，而是要求“公共檔案館、文件中心根據(jù)社會(huì)需求適時(shí)公布檔案、文件信息”，這種“適時(shí)”開放是檔案利用以民為本的表現(xiàn)，有利于檔案信息服務(wù)工作走進(jìn)公眾。endprint