醫(yī)院檔案管理部門搬遷后的若干問題和對(duì)策

汪興旺

摘要：我院檔案管理部門搬遷新的辦公點(diǎn)以后，條件改善了，但是在使用過程中發(fā)現(xiàn)了諸多問題，這些問題不同程度的影響了檔案部門的使用功能，對(duì)這些問題進(jìn)行歸納總結(jié)，并提出相應(yīng)的整改措施，以供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理部門搬遷；問題；對(duì)策

湛江中心人民醫(yī)院于2017年10月整體搬遷至赤坎區(qū)源珠路236號(hào)，醫(yī)院檔案管理部門如醫(yī)院綜合檔案室、人事勞資科人事檔案室、病案室等也一起先后搬遷至新的辦公地點(diǎn)，搬遷到新的場(chǎng)地后，庫(kù)房增加了、場(chǎng)地增大了，入住一段時(shí)間以后，漏水等問題紛紛出現(xiàn)，對(duì)這些問題進(jìn)行梳理，以探尋問題的原因和對(duì)策，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

1醫(yī)院管理部門入住后發(fā)現(xiàn)的若干問題

根據(jù)《檔案法》有關(guān)規(guī)定和要求，按照各級(jí)組織部門對(duì)人事檔案室的建設(shè)要求，目前我院綜合檔案室和人事檔案室的環(huán)境結(jié)構(gòu)等不符合檔案庫(kù)房的標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)不到檔案升級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)，

（一）設(shè)計(jì)不合理：

經(jīng)過多次到新醫(yī)院現(xiàn)場(chǎng)對(duì)檔案庫(kù)房檢查，發(fā)現(xiàn)

1、檔案用房門口地面設(shè)計(jì)不符合庫(kù)房要求。比如人事檔案用房門口地面設(shè)計(jì)不符合庫(kù)房要求。按規(guī)定庫(kù)房門應(yīng)高于地面20mm，我院只有2mm。

2、檔案庫(kù)房天花板不符合要求。檔案庫(kù)房天花板裝有各種管道且不封頂，空調(diào)管道冷凝水會(huì)直接滴落檔案密集架，容易出現(xiàn)鼠患，存在安全隱患，不符合庫(kù)房規(guī)范。

3、檔案庫(kù)房窗戶不符合要求。檔案庫(kù)房的玻璃窗數(shù)量過多，面積過大，不符合檔案庫(kù)房室內(nèi)環(huán)境防光、防風(fēng)、防塵、防潮等標(biāo)準(zhǔn)要求，如遇強(qiáng)臺(tái)風(fēng)損壞玻璃窗，檔案將招致嚴(yán)重?fù)p壞，檔案庫(kù)房存在安全隱患，不符合庫(kù)房規(guī)范。

4、檔案用房門不符合要求。檔案用房房門質(zhì)量不符合防火防盜防鼠功能，檔案庫(kù)房存在安全隱患，不符合庫(kù)房規(guī)范。

5、檔案庫(kù)房地面布線不符合要求。如圖庫(kù)房③需安裝舊密集架，地面不能布線，存在線路故障引發(fā)火災(zāi)隱患。

（二）功能不完善：所有檔案室空調(diào)管都存在冷凝水的問題。

2形成的原因

1、標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范。

目前，檔案建筑標(biāo)準(zhǔn)多是針對(duì)檔案館的設(shè)計(jì)要求，缺乏專門針對(duì)檔案室的。

2、溝通不充分。

我院新院屬于“代建制交鑰匙工程”，我們負(fù)責(zé)使用，前期建設(shè)問題過問的比較少，但檔案室的使用面積、地理位置、地面承重能力都有專門的要求。比如：檔案專用庫(kù)房的地面承重能力、庫(kù)房通氣方式的選擇決定通氣口是閉口還是開口等等都都需要同工程設(shè)計(jì)人員作有效的溝通。

3、認(rèn)識(shí)不到位。

部分檔案管理人員認(rèn)為建筑施工與醫(yī)院的專職檔案管理人員沒有太大的聯(lián)系，頂多就是工程的資料由基建檔案員收集整理歸檔，制作基建檔案，新院遷建過程中的檔案管理人員的責(zé)任落實(shí)不到位。

3對(duì)策

1、明確原因、分清責(zé)任。對(duì)照?qǐng)D紙，如果是屬于遷建項(xiàng)目投資的，由醫(yī)院對(duì)接部門如遷建辦向代建部門申請(qǐng)進(jìn)行改造；如果不屬于遷建項(xiàng)目投資的，為防止溢水流入檔案用房，確保庫(kù)房安全等，由醫(yī)院負(fù)責(zé)總務(wù)部門如總務(wù)科按規(guī)定程序辦理，如庫(kù)房門口建高于地板20mm擋水線；按檔案室?guī)旆康囊笸耆芊忭斕旎ò?，將?kù)房玻璃窗封閉，安裝庫(kù)房專用排氣扇等。

2、完善功能。給綜合檔案室?guī)旆考友b監(jiān)控?cái)z像、安裝5個(gè)吊頂干粉滅火器，根據(jù)《檔案法》規(guī)定，配置加濕機(jī)、抽濕機(jī)，溫濕度計(jì)；吸塵機(jī)等。

總之，建設(shè)部門要高度負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理部門的專業(yè)設(shè)計(jì)要求施工，按照檔案管理的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和地方標(biāo)準(zhǔn)，多方位考慮醫(yī)院檔案管理部門的建設(shè)要求、功能需求，及時(shí)提供醫(yī)院檔案管理部門建設(shè)的各類標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員要加強(qiáng)崗位責(zé)任感，與設(shè)計(jì)部門多加強(qiáng)溝通；協(xié)助工程設(shè)計(jì)、施工人員等，努力建設(shè)符合醫(yī)院發(fā)展的檔案管理部門。endprint