關(guān)于地質(zhì)勘察基層檔案信息化建設(shè)工作探討

鄧耀梅

摘要：檔案信息網(wǎng)絡(luò)化是在檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上，逐步向網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。本文分析了地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題，并進(jìn)一步對加強(qiáng)地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的措施進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：檔案；信息；網(wǎng)絡(luò)化

隨著科技的發(fā)展和社會信息需求的增加，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)顯露出致命的弱點(diǎn)。而通過網(wǎng)絡(luò)可以更好地開發(fā)利用已開發(fā)的檔案資源，使之最大限度地為社會發(fā)展服務(wù)。檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路，是深化檔案社會化服務(wù)的必然要求。因此，應(yīng)加強(qiáng)地質(zhì)勘探檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

1地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的必要性

地質(zhì)檔案是指在地質(zhì)工作活動之中的有關(guān)記錄和成果，是在地質(zhì)研究活動以及礦產(chǎn)勘查活動之中制作而成的科技檔案。它主要有兩種不同的形式，分別為地質(zhì)原本檔案以及地質(zhì)復(fù)制本檔案。

地質(zhì)勘探檔案對我國找礦事業(yè)具有重要的促進(jìn)作用。尤其是在信息技術(shù)飛速發(fā)展的當(dāng)下，更需要強(qiáng)化地質(zhì)勘探檔案的管理，使其緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。進(jìn)行地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，可以有效實(shí)現(xiàn)資源的共享，充分發(fā)揮地質(zhì)勘查檔案的作用。在突破原本局限服務(wù)方式的同時(shí)，應(yīng)該將靜態(tài)分散的地質(zhì)勘查檔案信息轉(zhuǎn)化為動態(tài)集中的地質(zhì)勘查檔案信息?，F(xiàn)代化信息技術(shù)的使用，不但簡化了檔案工作者的工作程序，而且可以跨地域查詢檔案信息，快捷、方便，節(jié)約了大量的人力、財(cái)力和物力。此外，加強(qiáng)地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，會提高檔案部門的影響力，促使管理層對檔案管理工作投注更多的目光，為檔案工作日后的順利進(jìn)行奠定了良好的基礎(chǔ)。

2地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性

2.1能夠有效實(shí)現(xiàn)信息成果的多份拷貝

近年來，國家下發(fā)了多個(gè)文件，明確要求全國各個(gè)地區(qū)的地質(zhì)勘查單位共享地質(zhì)找礦成果，這不僅可以有效擴(kuò)大社會影響和服務(wù)領(lǐng)域，而且能夠進(jìn)一步提升檔案部門在社會中的地位。進(jìn)行地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)還可以與其他兄弟單位聯(lián)合勘查找礦，利益共享，一舉多得。

2.2能夠有效提升地質(zhì)勘查資料的時(shí)效性

手工信息加工的主要工作模式是，先行選擇礦區(qū)范圍，然后查找相關(guān)的原始資料，在進(jìn)行繪圖之后書寫詳細(xì)的報(bào)告。這一精心制作的工作方式，雖然可以推出幾近完美的作品，但是從地質(zhì)報(bào)告形成再到出隊(duì)踏查時(shí)間較為漫長，會造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)，使得信息失效，進(jìn)而嚴(yán)重影響原始資料的應(yīng)用價(jià)值。然而，加強(qiáng)地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，可以讓地質(zhì)工作者直接利用機(jī)讀形式飛快地找到所需要的原始資料，充分利用計(jì)算機(jī)的功能快速完成加工程序；讓各種地質(zhì)設(shè)計(jì)以及圖紙的形成變得更加方便快捷，提升找礦效率。

2.3無紙化辦公改變了地質(zhì)勘查檔案的生成方式

無紙化辦公條件下，地質(zhì)設(shè)計(jì)的初稿擬定、圖紙的繪畫、圖建的修改以及原始資料的歸檔等運(yùn)作過程都在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行，檔案資料也就必須要以機(jī)讀文件的形式存在，使用這些檔案資料的具體方法和紙質(zhì)載體檔案的利用方式存在極大的差異。若要及時(shí)有效地提供有重要價(jià)值的原始資料信息，就必須有一個(gè)“取其精華，去其糟粕”的過程，讓機(jī)讀形式的原始資料信息更具有價(jià)值，富含真實(shí)性和系統(tǒng)性，使廣大基層地質(zhì)工作者們獲取更加完善的服務(wù)。

3地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

3.1各個(gè)地質(zhì)勘查單位所構(gòu)建的檔案信息庫缺乏通用性

近年來，盡管我國各地質(zhì)勘查基層單位積極構(gòu)建了屬于自己的檔案數(shù)據(jù)庫。然而，在實(shí)踐中，檔案軟件并不存在信息管理功能，嚴(yán)重缺乏通用性。除此之外，甚至各個(gè)檔案部門所使用的計(jì)算機(jī)型號也存在差異，規(guī)格各式各樣，各自所開發(fā)的軟件無法交互使用，缺乏一個(gè)既可用于文獻(xiàn)檢索又可以用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)。因?yàn)闊o法互調(diào)，所以無法利用計(jì)算機(jī)對信息進(jìn)行管理，難以快速地出版信息編輯成果，這嚴(yán)重阻礙了檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)?，F(xiàn)階段，各地質(zhì)勘查單位急需一種符合客觀形式變化以及電子化的工作方式，順利地讓檔案信息和最前沿的高新技術(shù)接軌。

3.2地質(zhì)勘查單位人員的觀念較為落后

我國地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)起步比較晚，檔案信息自動化系統(tǒng)依舊處于從文件處理向信息管理系統(tǒng)過渡的階段。完成這一步驟的關(guān)鍵，在于建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫。我國檔案信息工程的根基與實(shí)質(zhì)即對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)和建設(shè)，這也是工程主體所在。數(shù)據(jù)庫的核心意義是憑借先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理以及快捷的使用。地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是一項(xiàng)極為漫長的工作，必須經(jīng)過從高至低、從個(gè)體至群體的循序漸進(jìn)過程。但是現(xiàn)階段地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的過程中，有許多領(lǐng)導(dǎo)者沒有對此給予高度重視。許多基層工作者對檔案數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建也缺乏了解，認(rèn)識不到位，認(rèn)為檔案工作和信息化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)毫無關(guān)聯(lián)。在日常工作之中，許多檔案管理工作者與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員之間也缺乏配合性及協(xié)同性，這在一定程度上阻礙了地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

地質(zhì)勘查檔案信息數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用性較低由于社會信息化進(jìn)程的深入，信息資源逐漸成為人們從事經(jīng)濟(jì)活動的重要戰(zhàn)略資源。與此同時(shí)，信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛使用，把檔案數(shù)字化建設(shè)提上日程，為檔案工作提供了新的發(fā)展空間?，F(xiàn)階段，許多地質(zhì)勘查部門建立的地質(zhì)勘查檔案信息數(shù)據(jù)庫嚴(yán)重缺乏實(shí)用性，在對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行“活性”評價(jià)的過程中難以突出重點(diǎn)所在，還處于單一數(shù)據(jù)庫的層面，并沒有形成網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接的分布式數(shù)據(jù)庫群，無法有效地提升地質(zhì)勘探檔案的總體利用效率。

3.3地質(zhì)勘查檔案管理團(tuán)隊(duì)總體素質(zhì)較差

檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是符合時(shí)代發(fā)展以及順應(yīng)時(shí)代潮流的新舉措和新要求。作為一種至關(guān)重要的原生信息資源，檔案的重要性正在逐漸凸顯。現(xiàn)階段，我國多數(shù)地質(zhì)勘查單位檔案管理人員皆為兼職人員，并不具備專業(yè)領(lǐng)域的知識，平常工作繁重，沒有更多的精力和時(shí)間投入到檔案管理工作中，僅僅能夠滿足日常的保存以及查詢需求。此外，現(xiàn)階段地質(zhì)勘查檔案管理團(tuán)隊(duì)成員日趨老齡化，這類員工對電子文件的形成、信息保存、傳輸、檢索以及利用均存在諸多困難。這些團(tuán)隊(duì)急需既精通檔案管理知識又了解計(jì)算機(jī)技術(shù)的綜合性檔案管理人員。endprint

4提升地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的具體對策

4.1對利用率高的地質(zhì)勘查檔案進(jìn)行優(yōu)先建設(shè)

在地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的整個(gè)過程之中，可以對一些自用率比較高的檔案資料進(jìn)行優(yōu)先建設(shè)，從而有效地提升使用效率。在檔案的管理過程之中，最重要的目標(biāo)之一就是讓資源可以充分地被社會所利用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的最終目的是為了提升檔案的利用率。

我國各個(gè)地質(zhì)單位的檔案室，在進(jìn)行計(jì)算機(jī)管理的過程中，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照各全宗的重要程度、利用率高低、價(jià)值的大小以及是否開放等情況，對全宗進(jìn)行系統(tǒng)排序，優(yōu)先加工整理一部分可以開放的核心檔案以及社會使用率較高的檔案。這可以確保地質(zhì)勘查檔案充分發(fā)揮效益，更好地服務(wù)于社會。

4.2對地質(zhì)勘查檔案實(shí)施現(xiàn)代化管理

全新歸檔方案的出現(xiàn)是以地質(zhì)勘探檔案的現(xiàn)代化管理為基礎(chǔ)的。倘若缺乏現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)設(shè)備，或者檔案工作者缺乏操作計(jì)算機(jī)的能力，是無法在此項(xiàng)工作上取得成效的。檔案工作者在面對文件級檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)端正態(tài)度，學(xué)會計(jì)算機(jī)知識及相關(guān)的操作技能，勇于開拓創(chuàng)新，盡可能開發(fā)出全新的檔案整理方案。另外，在地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的過程中，不僅要及時(shí)更新計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和相關(guān)的配套設(shè)備，而且需要讓廣大員工增強(qiáng)信息意識，培養(yǎng)信息觀念，將靜態(tài)的檔案信息靈活轉(zhuǎn)化為動態(tài)的檔案信息，對信息資源進(jìn)行充分的開發(fā)和利用；需要對現(xiàn)存的信息資源進(jìn)行大力開發(fā)與利用，充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對豐富多樣的檔案進(jìn)行存儲和數(shù)字化處理，進(jìn)一步強(qiáng)化地質(zhì)勘查檔案全數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫以及檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

4.3實(shí)施分級著錄以及分層著錄

在整個(gè)著錄的過程之中，可以將所有的案卷細(xì)分為三個(gè)不同級別，即案卷級著錄、文件組合級著錄以及文件級著錄，分別展開著錄。對那些反映問題較少且不存在較高考察價(jià)值的檔案實(shí)施案卷級著錄，對那些一卷當(dāng)中有多個(gè)文件牽涉同一個(gè)內(nèi)容且又排列在一起的檔案實(shí)施文件組合級著錄，對于那些至關(guān)重要或者所反映問題龐大復(fù)雜的文件實(shí)施文件級著錄。這不但能夠有效地表達(dá)檔案的主體內(nèi)容以及特征，而且可以有效減少著錄條目和錄入條目，在節(jié)省時(shí)間、人力以及財(cái)力的基礎(chǔ)上，有效提升工作效率。在分層著錄方面，面對那些案卷基礎(chǔ)良好且具備全引目錄的案卷，在整個(gè)著錄的過程中可以直接在全引目錄里面進(jìn)行分類標(biāo)引；而對于那些形式較為特殊的檔案，如“案件”、“房檔”等，皆可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址以及時(shí)間用案卷目錄直接錄入，再用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣詳細(xì)的分類，可以充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，對著錄的整體流程進(jìn)行精簡，使著錄的速度和效率顯著提升。

4.4打造高素質(zhì)的檔案管理人員團(tuán)隊(duì)

人才是實(shí)現(xiàn)檔案信息自動化的關(guān)鍵因素。強(qiáng)化教育培訓(xùn)，塑造大批復(fù)合型人才的重要性已經(jīng)吸引了社會的大量目光。在地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的過程中，因?yàn)榈刭|(zhì)勘查檔案管理團(tuán)隊(duì)總體素質(zhì)較低，構(gòu)建高素質(zhì)的檔案管理人員團(tuán)隊(duì)是不可或缺的重要措施。把握好檔案管理的現(xiàn)代化人才建設(shè)是做好檔案工作的關(guān)鍵所在，打造一支高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)可以為檔案事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。我國的各個(gè)地質(zhì)勘查單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)人才培訓(xùn)，善于發(fā)現(xiàn)并且吸納各個(gè)領(lǐng)域的人才，讓檔案信息服務(wù)的隊(duì)伍日益壯大。地質(zhì)勘查檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的核心環(huán)節(jié)之一就是計(jì)算機(jī)技術(shù)團(tuán)隊(duì)的打造。計(jì)算機(jī)技術(shù)團(tuán)隊(duì)是檔案信息自動化的關(guān)鍵力量，其素質(zhì)水平的狀況會對檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)產(chǎn)生直接影響。各地質(zhì)勘查單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)定期組織檔案基礎(chǔ)管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)，及時(shí)掌握全新的知識和技術(shù)，更好地為地質(zhì)勘查找礦工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

5結(jié)束語

綜上所述，地質(zhì)勘查信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)存在現(xiàn)實(shí)可行性，我們只有針對當(dāng)前信息時(shí)代環(huán)境的根本特征，制定科學(xué)有效的實(shí)踐對策，方能達(dá)到事半功倍的工作效果，推動地質(zhì)勘查檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)質(zhì)全面發(fā)展，促進(jìn)地質(zhì)勘查網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，進(jìn)而為社會主義現(xiàn)代社會的建設(shè)貢獻(xiàn)更大的力量。endprint