計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用探析

劉衡燕

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程的日益加快，計(jì)算機(jī)技術(shù)也成為新時(shí)代、新背景下的典型代名詞，它所惠及到的行業(yè)數(shù)量也與日俱增，依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)，越來越多的企業(yè)引入辦公自動(dòng)化流程，旨在提高工作效率，間接為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù) 辦公自動(dòng)化 應(yīng)用探析

中圖分類號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）12（c）-0008-02

企業(yè)決策者為了順應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需要，適時(shí)采取有效措施進(jìn)行企業(yè)改革，辦公自動(dòng)化管理理念就是改革模式中最重要的組成部分。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)日趨激烈，企業(yè)的辦公自動(dòng)化應(yīng)用水平也在悄然提升。

1 辦公自動(dòng)化的概念認(rèn)知

辦公自動(dòng)化就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與現(xiàn)代化辦公有機(jī)結(jié)合到一起的辦公模式，它突出“自動(dòng)化”理念，而打破了過去的人為操作格局。辦公自動(dòng)化在各企事業(yè)單位中也被稱為OA系統(tǒng)，而在政府部門則被稱作電子政務(wù)。實(shí)行辦公自動(dòng)化對(duì)提升辦公效率、確保辦公質(zhì)量、滿足企業(yè)需求具有現(xiàn)實(shí)意義[1]。

隨著辦公自動(dòng)化在各大企事業(yè)單位的普及，也衍生出一些智能辦公的分支，比如大數(shù)據(jù)管理，它就是基于辦公自動(dòng)化而產(chǎn)生的新名詞。目前，企業(yè)管理中除了建立完善的辦公自動(dòng)化平臺(tái)外，還兼顧建立了大數(shù)據(jù)管理庫，旨在進(jìn)一步提升管理績(jī)效，跟上現(xiàn)代企業(yè)管理的步伐。

辦公自動(dòng)化最初歸屬于計(jì)算機(jī)軟件的類別，經(jīng)過不斷的實(shí)踐創(chuàng)新，逐步建立了網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺(tái)，它不僅是各個(gè)行業(yè)依賴的辦公方式，而且還能整合各個(gè)行業(yè)的各種資源，包括人力資源、財(cái)務(wù)資源、后勤保障資源、管理資源、組織資源等，通過各種資源的整合，建立完善的數(shù)據(jù)庫，將這些資源所涉及到的文字、圖片、影像等資料全部納入數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，進(jìn)行統(tǒng)一管理監(jiān)督。應(yīng)用辦公自動(dòng)化使企業(yè)管理更具公允性，企業(yè)決策層領(lǐng)導(dǎo)的管理效力與各個(gè)部門的執(zhí)行效果都能夠得到切實(shí)體現(xiàn)[2]。

2 辦公自動(dòng)化平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)

辦公自動(dòng)化的出現(xiàn)完全取代了人工辦公，而各個(gè)企業(yè)也在實(shí)際經(jīng)營(yíng)管理過程中，對(duì)辦公自動(dòng)化平臺(tái)時(shí)時(shí)進(jìn)行優(yōu)化，以求實(shí)現(xiàn)辦公效率最大化。

2.1 形式獨(dú)立，易于管理

辦公自動(dòng)化有效地運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)，而在實(shí)際工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。對(duì)于企業(yè)來說，辦公自動(dòng)化平臺(tái)的性質(zhì)大同小異，而它們卻存在一個(gè)共性，就是相對(duì)獨(dú)立而不分散，在管理時(shí)，只需要借助于一個(gè)客戶端就可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程操控，這也是企業(yè)決策者熱衷于辦公自動(dòng)化管理的主要原因[3]。

比如企業(yè)內(nèi)部的指令下達(dá)，以往通過發(fā)放文件的形式予以傳達(dá)，接收人卻往往將文件精神拋在腦后，未能及時(shí)傳達(dá)，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)的指令失效。而現(xiàn)在只需要通過自動(dòng)化辦公平臺(tái)發(fā)布指令，直接下屬部門或管理人員第一時(shí)間接收到指令，及時(shí)形成發(fā)放指令，一鍵操作就可以實(shí)現(xiàn)文件內(nèi)容的傳遞，只要基層管理人員或員工打開電腦，辦公平臺(tái)就會(huì)發(fā)出指令提示，使文件精神得以落實(shí)。自動(dòng)化辦公平臺(tái)的獨(dú)立性更易于企業(yè)決策者直接管理，省略了不必要的中間環(huán)節(jié)。

2.2 信息同步，數(shù)據(jù)精確

對(duì)于企事業(yè)單位來說，各級(jí)管理人員打開自動(dòng)化辦公平臺(tái)的界面時(shí)，都需要輸入網(wǎng)絡(luò)管理員預(yù)設(shè)的賬號(hào)和密碼進(jìn)行登錄，進(jìn)入主業(yè)面以后，所有人看到的信息與管理員看到信息完全一致，而且當(dāng)企業(yè)發(fā)布新的信息時(shí)，所有人會(huì)同時(shí)看到信息內(nèi)容，這中間不經(jīng)過任何緩沖的過程，確保了信息同步分享，以及數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)[4]。

2.3 操作便捷，數(shù)據(jù)安全

建立辦公自動(dòng)化平臺(tái)的目的就是為了提高辦公辦事效率，同時(shí)也是為了保障企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)的安全，而辦公自動(dòng)化平臺(tái)從登錄客戶端的操作開始，就設(shè)置了層層安全防護(hù)屏障，使外來人員無法獲取界面信息。而且數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)及文件資料信息也進(jìn)行了加密設(shè)置，沒有網(wǎng)絡(luò)管理員的解鎖密碼無法開啟。這樣一來，只有企業(yè)內(nèi)部人員才有登錄和訪問平臺(tái)的權(quán)限，哪怕?lián)Q作別的電腦登錄，也會(huì)被限制區(qū)域登錄權(quán)限，進(jìn)而保障了企業(yè)信息數(shù)據(jù)的安全性。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公平臺(tái)中的應(yīng)用

辦公自動(dòng)化平臺(tái)依托于計(jì)算機(jī)技術(shù)存在，因此，在平臺(tái)實(shí)際運(yùn)行當(dāng)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)起到了至關(guān)重要的作用。

3.1 數(shù)據(jù)及文字處理技術(shù)的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化平臺(tái)中的應(yīng)用，使辦公流程得到簡(jiǎn)化，數(shù)據(jù)處理方式得到優(yōu)化。尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)當(dāng)中的文本處理工具，為企業(yè)的文職人員提供了便利條件。比如Word、WPS等文本處理軟件，已成為絕大多數(shù)企業(yè)進(jìn)行文字信息處理時(shí)所應(yīng)用的辦公軟件，而軟件開發(fā)者每年對(duì)現(xiàn)行版本進(jìn)行升級(jí)，優(yōu)化了軟件結(jié)構(gòu)，加載了很多新的功能，讓使用者開展工作時(shí)更易于上手，易于操作。像文本處理中的制作表格功能、簡(jiǎn)單的繪圖功能、文字糾錯(cuò)功能，都在一步步地進(jìn)行改進(jìn)，以滿足更多用戶的需求[5]。

3.2 信息獲取的及時(shí)性

計(jì)算機(jī)技術(shù)衍生出很多新興的行業(yè)，而這些行業(yè)作為企業(yè)獲取數(shù)據(jù)信息的載體，已被公眾所認(rèn)可。像早期的搜狐、網(wǎng)易、360網(wǎng)絡(luò)客戶端，每天都有數(shù)以萬計(jì)的信息量。企業(yè)的管理人員在經(jīng)營(yíng)管理過程中必須要吸收新的知識(shí)，以充實(shí)自己，提升身的管理水平，因此，也離不開外界信息的養(yǎng)分汲取，恰恰是計(jì)算機(jī)技術(shù)所延伸出來的這些客戶端分支，為企業(yè)管理者提供了高效、快捷、及時(shí)的信息數(shù)據(jù)，為管理者做出正確的決策判斷提供有力依據(jù)。

3.3 交流溝通零距離

企業(yè)傳統(tǒng)的交流溝通一般都采取電話與面談的方式，而受到空間和時(shí)間的限制，有些管理者不能及時(shí)獲取領(lǐng)導(dǎo)的指令和思想，對(duì)今后開展各項(xiàng)工作極為不利，而計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用有效的解決了這一難題。

結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)，企業(yè)通過辦公平臺(tái)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程交流，是眾多企業(yè)采取的交流方式，這種通過視頻直播的方式與領(lǐng)導(dǎo)直接面對(duì)面溝通，也被廣大企業(yè)管理者所接受，同時(shí)也拉近了與領(lǐng)導(dǎo)之間的距離，溝通不受阻，信息傳遞及時(shí)透明，進(jìn)而大大提升了工作效率。

4 計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用存在的問題

雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)為我們的生活提供了便利，但是由于我國(guó)計(jì)算機(jī)技術(shù)起步晚，在應(yīng)用過程中還或多或少的存在一些亟需解決的問題。

4.1 專業(yè)人才短缺

計(jì)算機(jī)技術(shù)屬于高端技術(shù)，需要專業(yè)人才的支撐。目前，眾多企業(yè)中并沒有專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù)管理部門，只是設(shè)置了1名或2名網(wǎng)絡(luò)管理員，負(fù)責(zé)對(duì)日常的辦公自動(dòng)化平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)，而網(wǎng)絡(luò)管理員的專業(yè)技術(shù)水平與計(jì)算機(jī)技術(shù)所要求的層次還相差甚遠(yuǎn)，他們只能解決存于表面的自動(dòng)化平臺(tái)故障，并不能有效解決計(jì)算機(jī)終端的問題，所以導(dǎo)致企業(yè)辦公自動(dòng)化平臺(tái)的正常運(yùn)行受到影響，進(jìn)而使企業(yè)的整個(gè)辦公流程受阻，給企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟(jì)損失。

因此，對(duì)于企事業(yè)單位來說，應(yīng)注重計(jì)算機(jī)技術(shù)人才的培養(yǎng)和外聘，打破目前的管理僵局，建立完善的人才引入機(jī)制，進(jìn)一步優(yōu)化企業(yè)辦公自動(dòng)化平臺(tái)以及做好后期的運(yùn)行維護(hù)工作。

4.2 安全性能還有待提高

企業(yè)最關(guān)心的就是數(shù)據(jù)安全問題，一旦大量的數(shù)據(jù)信息泄漏，無疑會(huì)給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失。目前，辦公自動(dòng)化平臺(tái)安全防護(hù)機(jī)制還不夠健全，相關(guān)的安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施還不完善，后臺(tái)安全監(jiān)管力度還有待加強(qiáng)。企業(yè)應(yīng)專門設(shè)置一個(gè)辦公自動(dòng)化平臺(tái)的管理部門，明確主管領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)，實(shí)時(shí)對(duì)辦公自動(dòng)化平臺(tái)進(jìn)行有效監(jiān)控，進(jìn)而查找出其中的漏洞與問題點(diǎn)，并及時(shí)予以糾正，避免給單位帶來損失。

5 結(jié)語

計(jì)算機(jī)技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的有效應(yīng)用，取締了以往的人力辦公格局，突出了計(jì)算機(jī)技術(shù)的強(qiáng)大指導(dǎo)性功能。隨著企事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者的思想意識(shí)普遍提高，對(duì)辦公自動(dòng)化的認(rèn)知力也必將上升到一個(gè)新的高度。相信在未來，我國(guó)的辦公自動(dòng)化技術(shù)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)一定會(huì)達(dá)到世界領(lǐng)先水平，受眾群體及受益人群也會(huì)大幅度提升，人民群眾的生活質(zhì)量也會(huì)實(shí)現(xiàn)新的飛躍。

參考文獻(xiàn)

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