信息技術(shù)條件下的醫(yī)院財(cái)務(wù)內(nèi)部控制

喬文娟

摘要：信息化環(huán)境給醫(yī)院財(cái)務(wù)內(nèi)部控制帶來(lái)怎樣的風(fēng)險(xiǎn)，如何完善醫(yī)院信息技術(shù)條件下的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制，使醫(yī)院能夠有效防范和控制運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，并使信息化環(huán)境下的醫(yī)院財(cái)務(wù)內(nèi)部控制水平提高到一個(gè)新的層次。文章就醫(yī)院信息技術(shù)條件下的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制作了一些探討。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；醫(yī)院；財(cái)務(wù)；內(nèi)部控制

隨著電腦技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷創(chuàng)新和發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，醫(yī)院的信息化水平也在不斷提高，在此種背景下，建立與醫(yī)院信息化水平相適應(yīng)的內(nèi)部控制顯的尤為重要，其中，財(cái)務(wù)內(nèi)部控制是醫(yī)院內(nèi)部控制的重要組成部分。下面就醫(yī)院信息技術(shù)條件下的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制作一些初步的探討。

一、醫(yī)院信息技術(shù)條件下財(cái)務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估

現(xiàn)代醫(yī)院管理中廣泛應(yīng)用信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，突破了空間和時(shí)間的限制，克服了遠(yuǎn)程及分散辦公帶來(lái)的交流障礙，提高了海量數(shù)據(jù)及信息的處理效率，醫(yī)院的管理工作可以做得越來(lái)越扁平化、精細(xì)化。但是信息技術(shù)的應(yīng)用，同時(shí)也帶來(lái)了醫(yī)院控制環(huán)境的變化，系統(tǒng)的復(fù)雜性、網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性、信息的分散性、數(shù)據(jù)的共享性以及存儲(chǔ)形式的無(wú)紙化，都需要我們?cè)谟袆e于傳統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境下產(chǎn)生的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行重新評(píng)估。

（一）人員職業(yè)素養(yǎng)帶來(lái)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)

現(xiàn)代醫(yī)院財(cái)務(wù)對(duì)信息技術(shù)的依賴(lài)性，不但要求財(cái)務(wù)人員具備基本的職業(yè)道德和良好的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，同時(shí)也要求其能熟練地掌握并操作醫(yī)院的相關(guān)財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)。但往往由于財(cái)務(wù)人員職業(yè)素養(yǎng)的差異，技術(shù)水平的高低，認(rèn)知的局限性，對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的故障不能及時(shí)排除，對(duì)舞弊違法行為不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，從而導(dǎo)致控制風(fēng)險(xiǎn)。

（二）網(wǎng)絡(luò)的開(kāi)放性帶來(lái)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)

現(xiàn)代醫(yī)院財(cái)務(wù)借助于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)醫(yī)療收費(fèi)、醫(yī)療記費(fèi)、醫(yī)保費(fèi)用適時(shí)對(duì)賬、財(cái)務(wù)核算、財(cái)務(wù)信息共享、網(wǎng)銀交易等，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行財(cái)務(wù)信息溝通日益頻繁。信息系統(tǒng)在這樣一個(gè)運(yùn)行環(huán)境中，往往需要借助于專(zhuān)門(mén)網(wǎng)絡(luò)甚至于公共網(wǎng)絡(luò)來(lái)傳遞數(shù)據(jù)和信息，而網(wǎng)絡(luò)是最易受外部侵入，再加上信息系統(tǒng)本身在設(shè)計(jì)上可能也會(huì)存在一些漏洞，很容易受到外部的攻擊，帶來(lái)安全控制上的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）制度和流程的缺陷帶來(lái)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)

醫(yī)院財(cái)務(wù)信息化需要建立與之相適應(yīng)的制度和流程，但制度和流程的建設(shè)往往落后其運(yùn)營(yíng)環(huán)境的變化，這不但會(huì)限制對(duì)新技術(shù)的使用，同時(shí)也帶來(lái)了財(cái)務(wù)內(nèi)部控制上的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)要及時(shí)建立起與之相適應(yīng)的職責(zé)分離、授權(quán)批準(zhǔn)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度，對(duì)此加以約束，使醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理得到控制。

二、完善醫(yī)院信息技術(shù)條件下的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制建議

（一）加強(qiáng)信息化素質(zhì)要求的人才培養(yǎng)

最完善的內(nèi)部控制制度和流程也要靠人來(lái)執(zhí)行和保障，因此應(yīng)本著“以人為本”的理念，注重培養(yǎng)具有“專(zhuān)業(yè)—信息—管理”知識(shí)和職業(yè)道德的復(fù)合型人才，并進(jìn)行合理有效的管理，建立良好的績(jī)效評(píng)估機(jī)制、激勵(lì)機(jī)制以及約束機(jī)制，以促進(jìn)醫(yī)院財(cái)務(wù)信息化的順利發(fā)展。

醫(yī)院應(yīng)把財(cái)務(wù)人員職業(yè)培訓(xùn)和道德教育與人員績(jī)效考核結(jié)合起來(lái)，定期進(jìn)行考評(píng)，并將評(píng)估結(jié)果與人員激勵(lì)機(jī)制掛鉤，使財(cái)務(wù)人員能自覺(jué)提高職業(yè)素養(yǎng)和道德水平，約束自己的行為。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全控制管理

現(xiàn)代醫(yī)院使用財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)時(shí)大多都會(huì)用到網(wǎng)絡(luò)，如何保障網(wǎng)絡(luò)抵御外部的惡意攻擊，是保證系統(tǒng)安全運(yùn)行的關(guān)鍵。在制定安全控制策略時(shí)，應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)的重要性、經(jīng)濟(jì)性及使用范圍等條件進(jìn)行綜合考慮，可以選擇專(zhuān)網(wǎng)、虛擬專(zhuān)網(wǎng)、公網(wǎng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)規(guī)劃。其中專(zhuān)網(wǎng)最安全，但成本也最高；公網(wǎng)最容易受攻擊，但成本相對(duì)較低。醫(yī)院應(yīng)評(píng)估實(shí)際需要，選擇適宜的財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)方案，并建立相應(yīng)的防火墻系統(tǒng)和登錄認(rèn)證系統(tǒng)，以保障財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)使用安全。

（三）建立和完善財(cái)務(wù)內(nèi)部控制流程和制度

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)制定財(cái)務(wù)信息管理制度和財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)工作流程，并制定各模塊子系統(tǒng)的具體操作規(guī)范。各種規(guī)章制度既是財(cái)務(wù)系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證、又是財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)安全的保證。嚴(yán)格執(zhí)行崗位分工管理制度、操作制度、軟件維護(hù)制度、檔案保管制度、病毒防治管理制度，才能保證信息數(shù)據(jù)的真實(shí)、可靠、安全。

（四）建立和完善相互協(xié)調(diào)的財(cái)務(wù)信息流程和業(yè)務(wù)流程體系

1.建立與業(yè)務(wù)流程相適應(yīng)的信息流，通過(guò)信息流來(lái)控制業(yè)務(wù)流，通過(guò)業(yè)務(wù)流來(lái)保障信息流，促進(jìn)醫(yī)院運(yùn)營(yíng)活動(dòng)的高效、有序進(jìn)行。以醫(yī)院的HIS系統(tǒng)為例，病人掛號(hào)后，HIS系統(tǒng)中有一個(gè)專(zhuān)屬該病人的門(mén)診號(hào)，病人到醫(yī)生處就診后，醫(yī)生只需點(diǎn)擊該病人門(mén)診號(hào)即可在HIS網(wǎng)上給該病人開(kāi)單，病人只需根據(jù)門(mén)診號(hào)付款，就可到相應(yīng)處檢查或取藥，因此HIS系統(tǒng)各站點(diǎn)通過(guò)一個(gè)門(mén)診號(hào)就可知道該病人的基礎(chǔ)信息、治療信息、付款信息，實(shí)現(xiàn)了信息傳遞自動(dòng)化的同時(shí)，不僅提高了業(yè)務(wù)流的速度，還使業(yè)務(wù)流受到多人監(jiān)督，防止漏費(fèi)。信息流帶動(dòng)了業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)流程又保證了信息流程，促進(jìn)了經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的高效有序進(jìn)行。

2.建立財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息與業(yè)務(wù)單據(jù)相互稽核程序，使業(yè)務(wù)流程和財(cái)務(wù)信息流程相互印證，從而保證業(yè)務(wù)信息和財(cái)務(wù)系統(tǒng)信息的正確、完整。數(shù)據(jù)庫(kù)的高度共享性，使任何一個(gè)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤都會(huì)被放大，被反復(fù)使用。因此在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生時(shí)，在有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)前后，檢查這些數(shù)據(jù)的正確性、完整性和合法性是系統(tǒng)信息質(zhì)量控制的基礎(chǔ)，醫(yī)院財(cái)務(wù)應(yīng)當(dāng)建立起手工資料和信息資料的相互稽核流程，保證信息數(shù)據(jù)的正確、完整。例如：藥品的出入庫(kù)單據(jù)是實(shí)物藥品出入庫(kù)的憑據(jù)，月底交到財(cái)務(wù)部用來(lái)核算當(dāng)月藥品出入庫(kù)金額，而與此同時(shí)，財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)會(huì)從HIS系統(tǒng)上調(diào)出信息系統(tǒng)下的藥品出入庫(kù)數(shù)據(jù)，以此系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)物核對(duì)，核對(duì)一致方可作賬，若有差異，及時(shí)查明原因，兩者相互監(jiān)督，即保證錄入的數(shù)據(jù)和信息的完整、正確，也防止實(shí)物的損失。

3.利用信息流程提高對(duì)業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制水平。信息系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)傳遞快、共享高、信息實(shí)時(shí)等特點(diǎn)，如果使用得當(dāng)，能把企業(yè)內(nèi)部控制的水平提高到一個(gè)新的層次。例如：醫(yī)院收費(fèi)，由于醫(yī)院收費(fèi)員較多，收費(fèi)地點(diǎn)分散，未上HIS系統(tǒng)前，出納要到工作日結(jié)束時(shí)，根據(jù)收費(fèi)員填寫(xiě)的手工日?qǐng)?bào)來(lái)收款，一方面手工日?qǐng)?bào)存在舞弊風(fēng)險(xiǎn)，另一方面不能隨時(shí)知道當(dāng)日收入，上了HIS系統(tǒng)后，通過(guò)微機(jī)收費(fèi)，出納足不出戶(hù)，點(diǎn)擊系統(tǒng)隨時(shí)能看到各收費(fèi)員的現(xiàn)時(shí)收費(fèi)金額，收款時(shí)做到心中有數(shù)，有效的監(jiān)督收費(fèi)員交款，保證資金的安全。通過(guò)信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)的配合，不但消除了交款過(guò)程中的舞弊風(fēng)險(xiǎn)，效率也明顯提高。

（五）建立信息檔案管理制度

醫(yī)院財(cái)務(wù)信息化條件下產(chǎn)生的電子財(cái)務(wù)信息資料同傳統(tǒng)的紙質(zhì)財(cái)務(wù)資料一樣，是醫(yī)院財(cái)務(wù)工作連續(xù)進(jìn)行的保障。因此，應(yīng)重點(diǎn)建立起以下財(cái)務(wù)信息化檔案的保管制度：

1.接觸控制，財(cái)務(wù)信息化檔案資料應(yīng)由專(zhuān)人保管，并對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的接觸制定借閱的審批、登記、歸檔制度。

2.環(huán)境控制，對(duì)磁性介質(zhì)資料要做到防磁、防震、防高溫、防火、防潮、防塵等措施。

3.后備控制，數(shù)據(jù)文件應(yīng)進(jìn)行定期備份。

4.重要資料應(yīng)定期打印并妥善保管。

（六）定期檢查財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)

對(duì)于財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)定期檢測(cè)其運(yùn)行情況，適時(shí)進(jìn)行計(jì)算機(jī)病毒的預(yù)防和檢查工作，禁止能接觸財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的操作人員私自安裝非法軟件和卸載醫(yī)院要求安裝的防病毒軟件。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)潛在危險(xiǎn)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)通知操作人員將受病毒侵襲的系統(tǒng)部分隔離，如有必要，可以暫時(shí)終止系統(tǒng)運(yùn)行，請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員盡快處理。專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)測(cè)信息系統(tǒng)運(yùn)行的同時(shí)還應(yīng)當(dāng)編制完整、具體的災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃，以備意外事件發(fā)生后能夠盡快恢復(fù)系統(tǒng)運(yùn)行，并且應(yīng)當(dāng)檢測(cè)、及時(shí)修正該計(jì)劃。

三、結(jié)束語(yǔ)

信息技術(shù)使醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的運(yùn)行環(huán)境發(fā)生了根本性的變化，它給醫(yī)院財(cái)務(wù)管理帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)也帶來(lái)了控制風(fēng)險(xiǎn)的機(jī)會(huì)與手段，在實(shí)際工作中我們應(yīng)把信息作為加強(qiáng)控制的資源，充分利用信息技術(shù)進(jìn)行財(cái)務(wù)內(nèi)部控制，結(jié)合傳統(tǒng)有效的控制方式，開(kāi)展財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的創(chuàng)新，建立與時(shí)代相適應(yīng)的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度，滿(mǎn)足醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的需要，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院更大的戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)。

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（作者單位：三二○一醫(yī)院）endprint