事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

楊宏云

（臨沂市蘭山區(qū)人力資源與社會(huì)保障局，山東臨沂 276000）

科學(xué)化的檔案管理不僅能夠讓事業(yè)單位的發(fā)展有序進(jìn)行，同時(shí)也能夠?qū)挝蛔陨淼木裎拿鹘ㄔO(shè)有著促進(jìn)作用。隨著改革的不斷深入，事業(yè)單位檔案管理的不足之處也逐漸顯現(xiàn)出來，如何進(jìn)行創(chuàng)新改革以提高檔案管理的效率，是當(dāng)前事業(yè)單位需要重點(diǎn)考慮的問題。

1 做好事業(yè)單位檔案管理的重要意義

檔案管理工作是事業(yè)單位中一項(xiàng)較為基礎(chǔ)的工作，可以作為事業(yè)單位發(fā)展的參考資料，也是單位與職工權(quán)益維護(hù)中的重要憑證，同時(shí)也是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量和效率的必要條件。做好事業(yè)單位檔案管理工作的意義包括以下幾方面：第一，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)檔案中所記錄的內(nèi)容，更加全面、及時(shí)地掌握單位整體發(fā)展?fàn)顩r，并根據(jù)檔案中的內(nèi)容來調(diào)整及制定更加完善的發(fā)展策略。第二，社會(huì)各界可以根據(jù)檔案來分析事業(yè)單位的發(fā)展?fàn)顩r，從而為選擇合適的機(jī)構(gòu)進(jìn)行合作奠定良好基礎(chǔ)?？傊聵I(yè)單位做好檔案管理工作能夠提高單位自身的管理效率，讓單位向著更好的方向發(fā)展，同時(shí)也能夠促進(jìn)地區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新改革策略

2.1 管理意識(shí)創(chuàng)新改革

事業(yè)單位與一般的企業(yè)不同，是國家的特殊部門，領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對工作的重視程度直接影響到事業(yè)單位的工作效率。然而，在現(xiàn)階段的事業(yè)單位中，檔案管理工作沒有受到應(yīng)有的重視，很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)都認(rèn)為檔案管理是一個(gè)簡單的文職，只是將相關(guān)檔案整理歸檔就完成了工作，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的丟失，而一旦需要某些資料時(shí)，工作人員會(huì)手忙腳亂隨意翻找。究其原因是由于領(lǐng)導(dǎo)及工作人員沒有意識(shí)到檔案管理的重要性，疏于管理。

根據(jù)上述內(nèi)容可見，要想做好事業(yè)單位檔案管理工作，就需要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員的管理意識(shí)，及時(shí)創(chuàng)新改革管理觀念。第一，改變領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)。改變領(lǐng)導(dǎo)“重業(yè)務(wù)，輕檔案”的思想，將檔案管理納入到日常管理中，重視檔案的全面、細(xì)化管理，在領(lǐng)導(dǎo)高度重視的基礎(chǔ)上，這種管理意識(shí)會(huì)在潛移默化中影響基層管理人員的管理意識(shí)，讓基層管理人員更加注重檔案管理工作。第二，改變基層管理人員的管理意識(shí)。基層管理人員應(yīng)當(dāng)要及時(shí)更新自身的管理觀念，全面做好管理工作，主動(dòng)對單位內(nèi)部的各項(xiàng)卷宗進(jìn)行整理歸檔，細(xì)化卷宗內(nèi)容，以便后續(xù)的查找和使用[2]。

2.2 管理方法創(chuàng)新改革

在傳統(tǒng)的管理方式中，很多事業(yè)單位的檔案管理都非常的落后，沒有及時(shí)更新自身的管理方式。由于很多單位的管理人員沒有及時(shí)意識(shí)到先進(jìn)的管理技術(shù)和管理手段的重要性，采取“隨意管理”的方式，將檔案隨意堆放在管理庫房中，保護(hù)措施不到位，管理方法極為落后，無法將單位內(nèi)部相關(guān)檔案有效整理。

針對管理方法落后的現(xiàn)狀，為了促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理效率的提升，需要對管理方法進(jìn)行創(chuàng)新改革，以適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展。第一，制定合適的管理目標(biāo)。制定合適的管理目標(biāo)能夠促使管理手段的先進(jìn)化發(fā)展，同時(shí)通過不斷健全的管理機(jī)制來約束管理行為和方法。第二，信息化管理方法的使用。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各個(gè)單位的管理也逐漸向著信息化方向發(fā)展，因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要以計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)為基本管理手段，不但加強(qiáng)數(shù)字化管理，將檔案相關(guān)內(nèi)容電子備份，同時(shí)也將紙質(zhì)內(nèi)容妥善保存，這樣，在后續(xù)查找和使用調(diào)出的時(shí)候只需在計(jì)算機(jī)中查看相關(guān)信息即可，省去了大量查找資料的時(shí)間。如：將檔案卷宗及其相關(guān)目錄以數(shù)字化形式處理，甚至是讓卷宗原文實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，便于檢索和遠(yuǎn)程操作利用[3]。

2.3 監(jiān)督管理方式改革

上文中已經(jīng)提到，由于很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致在實(shí)際工作過程中，檔案管理人員經(jīng)常會(huì)被其他部門“暫借”，出現(xiàn)抽調(diào)人員的情況，這對于本來人員就少的檔案管理部門來說，想要做好管理工作更是難上加難。此外，當(dāng)檔案內(nèi)容缺失、丟失、被盜竊等現(xiàn)象出現(xiàn)的時(shí)候，相關(guān)管理人員沒有起到良好的監(jiān)督作用，也沒有及時(shí)上報(bào)，導(dǎo)致檔案管理失去了真正的意義，很多機(jī)密信息也遭到泄露，對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重影響。

綜合上述情況來看，需要通過適當(dāng)?shù)姆绞絹砑訌?qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的監(jiān)督力度，讓整個(gè)檔案管理工作更加科學(xué)化、透明化、規(guī)范化。在實(shí)際情況中，為了提高監(jiān)督的力度，可以從以下幾方面展開監(jiān)督工作：第一，制定嚴(yán)格的管理制度和監(jiān)督制度。對于管理人員來說，需要有嚴(yán)格的管理制度來作為管理工作的“后盾”，讓整個(gè)管理工作能夠有章可循；對于單位的領(lǐng)導(dǎo)部門來說，應(yīng)當(dāng)要建立嚴(yán)格的監(jiān)督制度來對檔案管理行為進(jìn)行監(jiān)督，對一些故意損毀、盜竊等不法行為要給予嚴(yán)重處理，避免資料外泄造成損失。第二，加強(qiáng)監(jiān)督手段的實(shí)施。除了要制定嚴(yán)格的監(jiān)督制度外，還要采取適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督手段來加強(qiáng)監(jiān)督，如：在檔案室安裝監(jiān)控器，并形成“借閱記錄”，對管理人員以及平時(shí)查閱人員的行為進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，避免一些不規(guī)范、不法行為出現(xiàn)，加強(qiáng)檔案的監(jiān)督和管理[4]。

2.4 管理人員綜合素質(zhì)提高

檔案管理是一項(xiàng)對專業(yè)能力以及專業(yè)技術(shù)要求較高的工作，隨著人事制度的不斷深化，一些事業(yè)單位相關(guān)崗位的工作人員也發(fā)生了變化，有經(jīng)驗(yàn)的工作人員被調(diào)離崗位，新人重新替補(bǔ)崗位需求，而且很多人員都沒有經(jīng)過系統(tǒng)的崗前培訓(xùn)直接上崗，管理意識(shí)十分淡薄，且管理能力相對較為低下。在這樣的情況下，綜合素質(zhì)偏低的管理人員會(huì)產(chǎn)生消極的工作情緒，責(zé)任心不強(qiáng)，在相關(guān)檔案資料的收集和整理過程中抱著松懈的態(tài)度，影響檔案資料的質(zhì)量，同時(shí)也影響檔案管理的質(zhì)量。

由此可見，要想提高事業(yè)單位檔案管理的整體質(zhì)量和效率，需要不斷加強(qiáng)相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)。在實(shí)際情況中，可以通過以下方式來提高工作人員的綜合素質(zhì)：第一，加強(qiáng)人才培訓(xùn)。對在職的檔案管理人員來說，事業(yè)單位相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)要加強(qiáng)管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)，不僅要提高其現(xiàn)代化管理專業(yè)知識(shí)能力，同時(shí)也要提高其職業(yè)道德素養(yǎng)，使其在檔案管理工作中能夠秉承著先進(jìn)的思想態(tài)度、采取先進(jìn)的管理手段來展開檔案管理工作。第二，提高準(zhǔn)入門檻。對需要招納新人的單位來說，應(yīng)當(dāng)要適當(dāng)提高準(zhǔn)入門檻，在人才招聘的過程中注重綜合素質(zhì)和專業(yè)能力的挑選，并以此來衡量管理人員的綜合能力。第三，管理人員自我提升[5]。除了單位組織的培訓(xùn)外，管理人員也應(yīng)當(dāng)要利用閑暇時(shí)間自我提升，不斷學(xué)習(xí)，站在發(fā)展的角度不斷提升自身專業(yè)知識(shí)和能力，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步以及單位發(fā)展的需求，為檔案管理工作質(zhì)量和效率的提升奠定良好的人力基礎(chǔ)。

綜上所述，事業(yè)單位的發(fā)展離不開科學(xué)規(guī)范的檔案管理，因此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)要根據(jù)自身發(fā)展的需求來適當(dāng)改革和創(chuàng)新檔案管理工作，在意識(shí)到檔案管理創(chuàng)新改革重要性的基礎(chǔ)上，從管理觀念、管理方法、監(jiān)督方法、人員綜合能力等方面入手，積極展開創(chuàng)新改革工作，為事業(yè)單位的發(fā)展做好鋪墊。

[1] 楊永久.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J] .辦公室業(yè)務(wù),2018(06):119.

[2] 李海燕.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J] .蘭臺(tái)內(nèi)外,2017(06):61.

[3] 俞惠蘭.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J] .宏觀經(jīng)濟(jì)管理,2017(S1):161+163.

[4] 郝晶.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J] .好家長,2017(67):240.

[5] 于珊.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討[J] .辦公室業(yè)務(wù),2016(17):192.