普通高校教學(xué)秘書(shū)工作現(xiàn)狀及對(duì)策分析

申艷茗

（無(wú)錫太湖學(xué)院，江蘇無(wú)錫 214000）

教學(xué)秘書(shū)在高校教學(xué)管理中是管理工作的執(zhí)行者、實(shí)施者，是教學(xué)活動(dòng)的組織者和安排者，同時(shí)也是學(xué)校各單位及各群體間開(kāi)展教學(xué)活動(dòng)的橋梁和紐帶[1]。然而，普通高校教學(xué)秘書(shū)現(xiàn)狀卻不容樂(lè)觀。

1 普通高校教學(xué)秘書(shū)現(xiàn)狀

1.1 職責(zé)不清，崗位設(shè)置有待科學(xué)化

在各高校中，教學(xué)秘書(shū)的日常工作極為繁雜，每天需要處理大量的工作，這些工作涉及面很廣，也極為瑣碎。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)教學(xué)秘書(shū)工作包括：文件傳送、日常教學(xué)管理、檔案管理、信息采集與更新四個(gè)方面。但是在實(shí)際工作中，高校鮮少對(duì)教學(xué)秘書(shū)職責(zé)做出明確規(guī)定，其工作也遠(yuǎn)不止這些。因此，明確崗位職責(zé)是急需解決的首要問(wèn)題。

同時(shí)，隨著普通高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大及院校逐漸正規(guī)化，各類(lèi)事務(wù)不斷增加，教學(xué)秘書(shū)的工作也就更為繁忙，而普通高校往往對(duì)此不夠重視。一般院校都配有教學(xué)秘書(shū)、行政秘書(shū)、科研秘書(shū)等崗位，但是在一些高校中（尤其是民辦高校）由于辦學(xué)條件和資金的限制，對(duì)秘書(shū)人員的配備往往不足，一人身兼多職的情況屢見(jiàn)不鮮，有得教學(xué)秘書(shū)除了對(duì)接教務(wù)處、人事處的工作之外，還需要對(duì)接財(cái)物處、后勤處等部門(mén)的各類(lèi)工作，這嚴(yán)重影響了學(xué)院教學(xué)工作的開(kāi)展，也影響了學(xué)校各項(xiàng)工作的進(jìn)展速度。

1.2 有責(zé)無(wú)權(quán)，責(zé)權(quán)失衡

長(zhǎng)期從事秘書(shū)工作的人員不難發(fā)現(xiàn)，在普通高校中，秘書(shū)工作范圍廣、責(zé)任重、事務(wù)繁。雖然說(shuō)秘書(shū)是基層管理者，但是實(shí)際工作中他們的服務(wù)性被無(wú)限放大，責(zé)任無(wú)限增多，而身為管理者的權(quán)力卻微乎其微，責(zé)與權(quán)嚴(yán)重失衡，甚至是有責(zé)無(wú)權(quán)。院內(nèi)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、師生有問(wèn)題就找秘書(shū)，出錯(cuò)更是埋怨秘書(shū)，以至于很多教學(xué)秘書(shū)產(chǎn)生“多一事不如少一事”的想法，這也使得很多教學(xué)秘書(shū)難以長(zhǎng)久保持工作熱情和心理平衡。

1.3 待遇較差，事務(wù)繁雜

經(jīng)筆者調(diào)查了解，各類(lèi)高校中教師工資均高于教學(xué)秘書(shū)。除此之外，高校教師還有課時(shí)費(fèi)、科研費(fèi)等；高校輔導(dǎo)員工資雖沒(méi)有教師高，但是一般也有崗位補(bǔ)貼等，情況相對(duì)較好；教學(xué)秘書(shū)工資相對(duì)較低，工作量相對(duì)較大、所擔(dān)負(fù)的責(zé)任也很大，是每個(gè)學(xué)院都不可或缺的重要角色。如果一個(gè)學(xué)院缺少了教學(xué)秘書(shū)，那么將連基本指令的上傳下達(dá)都無(wú)法做到。同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)在完成各項(xiàng)工作時(shí)，會(huì)與學(xué)院師生及學(xué)校其他部門(mén)有較多接觸，加之事務(wù)繁雜，工作中難免會(huì)有一些考慮不到的地方或是失誤，甚至是引起他人誤解，這時(shí)他們最需要的是領(lǐng)導(dǎo)、同事的理解及包容。

1.4 職業(yè)前景渺茫，人員流動(dòng)性大

一直以來(lái)教學(xué)秘書(shū)在高校招聘中相對(duì)來(lái)說(shuō)門(mén)檻較低，但是近年來(lái)普通高校教學(xué)秘書(shū)的招聘條件也在逐年提高，高校教學(xué)秘書(shū)普遍都有研究生學(xué)歷。為了更好地服務(wù)于教學(xué)和科研，很多高校對(duì)教學(xué)秘書(shū)的科研能力要求也在逐漸提高，部分高校甚至要求應(yīng)聘對(duì)象為211或985院校的畢業(yè)生，這些都表明教學(xué)秘書(shū)工作不再是一個(gè)簡(jiǎn)單、重復(fù)的工作[2]。

對(duì)于很多教學(xué)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，秘書(shū)工作的煩瑣性和重復(fù)性，不斷地磨蝕他們最初工作時(shí)的熱情和激情，復(fù)雜的人際關(guān)系，加之教學(xué)秘書(shū)待遇差、晉升機(jī)會(huì)極少，轉(zhuǎn)崗也有很大的限制；工作中也難免受到一些的委屈、誤解；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、教職工對(duì)秘書(shū)工作的認(rèn)可也存在不足……如果教學(xué)秘書(shū)本人的立場(chǎng)不夠堅(jiān)定，毅力不夠堅(jiān)韌，這些都容易影響其工作時(shí)的心態(tài)，甚至致其離職。當(dāng)然，這些也都是致使高校教學(xué)秘書(shū)人員流動(dòng)性大的重要原因。

同時(shí)，高校一般都沒(méi)有儲(chǔ)存后備力量，一旦原有教學(xué)秘書(shū)辭職或者轉(zhuǎn)崗，崗位就會(huì)出現(xiàn)空缺，學(xué)校則需重新招聘，新入職的教學(xué)秘書(shū)多無(wú)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，加之學(xué)校沒(méi)有相應(yīng)的崗前培訓(xùn)，故熟悉崗位工作就需要花費(fèi)一年的時(shí)間，如其適應(yīng)能力較差，則需更多的時(shí)間，但這往往會(huì)使學(xué)院很多工作不能順利、及時(shí)地完成，有時(shí)甚至?xí)谷９ぷ魇艿捷^大影響。

2 如何做好普通高校教學(xué)秘書(shū)工作

2.1 提高自身素質(zhì)

高校的發(fā)展除了要具有強(qiáng)大的師資隊(duì)伍外，還離不開(kāi)優(yōu)秀的管理人員。雖然目前普通高校對(duì)教學(xué)秘書(shū)要求不是太高，但是教學(xué)秘書(shū)本人應(yīng)有更長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，在協(xié)助完成教學(xué)管理及教學(xué)研究工作的同時(shí)，也不能放松了對(duì)自身素質(zhì)的要求，要不斷提高自己的組織協(xié)調(diào)能力、信息處理能力。在信息化時(shí)代，教學(xué)秘書(shū)的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力也必須與時(shí)俱進(jìn)，以便更好地完成各項(xiàng)工作。

總之，身為教學(xué)秘書(shū)，除了要完成本職工作，還要活到老學(xué)到老，時(shí)刻充電，努力學(xué)習(xí)新的管理知識(shí)和秘書(shū)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)等，努力提高自身綜合素質(zhì)。同時(shí)，加強(qiáng)思想素養(yǎng)和職業(yè)精神修養(yǎng)，成為一個(gè)全面發(fā)展的人，堅(jiān)持用正確的世界觀和方法論指導(dǎo)工作，更好地發(fā)揮教學(xué)秘書(shū)的作用，不僅要成為優(yōu)秀的服務(wù)者和溝通者，還要努力成為優(yōu)秀的協(xié)調(diào)者和管理者。

2.2 工作中時(shí)刻保持“四心”

工作時(shí)要細(xì)心。筆者所在的學(xué)院要負(fù)責(zé)整個(gè)學(xué)校的公共基礎(chǔ)課程，所需草擬的文件、采集的信息、整理的檔案有很多，僅教學(xué)相關(guān)的文檔就有近萬(wàn)盒，每天經(jīng)手的各類(lèi)表格及文件也不計(jì)其數(shù)，這些工作都看似簡(jiǎn)單，但是稍有不慎就可能會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，勿論其是否存在差錯(cuò)，單是存放，就需要教學(xué)秘書(shū)工作時(shí)非常認(rèn)真、細(xì)心、存放科學(xué)。畢竟，從雜亂無(wú)章、數(shù)目龐大的檔案室內(nèi)找尋到陳舊的一份試卷、文件，無(wú)異于大海撈針。所以，學(xué)院的各類(lèi)文件如果沒(méi)有被教學(xué)秘書(shū)認(rèn)真、細(xì)心的科學(xué)存放，那么它們都將會(huì)變?yōu)橐欢褵o(wú)用的廢紙，且無(wú)處可尋，這必定會(huì)使學(xué)院教學(xué)工作無(wú)法順利開(kāi)展，因此教學(xué)秘書(shū)在工作之時(shí)必須認(rèn)真細(xì)心。

工作中要耐心。面對(duì)繁重的工作，身為教學(xué)秘書(shū)一定要耐心，工作雖多，也要一件一件認(rèn)真完成，斷不可煩躁敷衍。當(dāng)教師對(duì)學(xué)校和學(xué)院各類(lèi)通知有疑問(wèn)時(shí)，教學(xué)秘書(shū)需要耐心為其解疑。當(dāng)學(xué)生來(lái)咨詢(xún)問(wèn)題時(shí)，若他們由于緊張或者不清楚這些事情需要找誰(shuí)來(lái)解決、怎么去解決的時(shí)候，教學(xué)秘書(shū)需要耐心詢(xún)問(wèn)，了解其所需，盡可能地去幫助他們。

對(duì)工作有責(zé)任心。責(zé)任心是我們從事任何一項(xiàng)工作都應(yīng)具備的職業(yè)道德之一。學(xué)院的一切日常教學(xué)管理工作都必須圍繞著教學(xué)活動(dòng)這個(gè)中心進(jìn)行，既實(shí)實(shí)在在又繁重復(fù)雜，而且教學(xué)秘書(shū)應(yīng)根據(jù)教學(xué)進(jìn)度表做到有計(jì)劃地安排，不能出現(xiàn)遺漏和差錯(cuò)。如果教學(xué)秘書(shū)沒(méi)有責(zé)任心，消極對(duì)待應(yīng)完成的工作，或者對(duì)工作拖拖拉拉，不及時(shí)完成，都將會(huì)嚴(yán)重妨礙教學(xué)工作的正常開(kāi)展。

對(duì)境遇保持平常心。有不少人埋怨教學(xué)秘書(shū)工作不好做，需要聯(lián)系的部門(mén)太多，工作又多為服務(wù)性的，似乎誰(shuí)都可以差使教學(xué)秘書(shū)去做各種事情，還要擔(dān)心工作有沒(méi)有紕漏、會(huì)不會(huì)引起領(lǐng)導(dǎo)、教師或?qū)W生的不滿(mǎn)，忍不住一次次地去核查經(jīng)手的文件、表格，卻依然忐忑不安，搞得自己很是疲憊，工作效率也不一定高。其實(shí)，既然做了教學(xué)秘書(shū)，就要對(duì)可能發(fā)生的事情做好心理準(zhǔn)備，但是也不必過(guò)分的擔(dān)憂(yōu)，畢竟人無(wú)完人，只要腳踏實(shí)地、認(rèn)認(rèn)真真地做事，有了問(wèn)題就及時(shí)、認(rèn)真去解決，出了差錯(cuò)就馬上改正，并在以后的工作中盡量避免同類(lèi)錯(cuò)誤的出現(xiàn)，相信領(lǐng)導(dǎo)、教師、同事和學(xué)生也會(huì)體諒的。當(dāng)然，對(duì)于師生的一些無(wú)理要求，教學(xué)秘書(shū)也必須要學(xué)會(huì)拒絕，絕不大包大攬，必須認(rèn)識(shí)到自己的首要任務(wù)是認(rèn)真完成本職工作，不管境遇如何，始終保持一顆平常心，不消極，不盲從。

2.3 做好服務(wù)工作，幫助師生解決實(shí)際問(wèn)題

作為教學(xué)秘書(shū)，一定要做好管理及服務(wù)工作。教師對(duì)學(xué)校和學(xué)院各類(lèi)通知的疑問(wèn)，學(xué)生對(duì)任課教師講課的意見(jiàn)，師生對(duì)學(xué)院及學(xué)校發(fā)展所提出的意見(jiàn)和建議等，教學(xué)秘書(shū)要負(fù)責(zé)將這些信息分別加以收集、整理，按程序上報(bào)給學(xué)校、教務(wù)處或?qū)W院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以備各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)采取有效的措施和相應(yīng)的對(duì)策，解決實(shí)際問(wèn)題，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。對(duì)于學(xué)院的各類(lèi)文檔教學(xué)秘書(shū)要分類(lèi)科學(xué)存放，方便學(xué)生、教師、領(lǐng)導(dǎo)查閱。

2.4 完善制度

教學(xué)秘書(shū)在基層教學(xué)管理中起著重要的作用，是教學(xué)工作的組織者，是院領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，是教師、學(xué)生、管理人員之間的橋梁和紐帶[3]，但是做好教學(xué)秘書(shū)工作最重要的是離不開(kāi)高校的支持。為了更好地完成教學(xué)工作、促進(jìn)高校長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，普通高校應(yīng)對(duì)教學(xué)秘書(shū)工作給予更多的重視和支持，應(yīng)盡量多為教學(xué)秘書(shū)等高校行政崗位提供一些政策上的支持，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及廣大師生也應(yīng)對(duì)教學(xué)秘書(shū)的工作多一些體諒。同時(shí)，普通高校還要建立、完善激勵(lì)體系，適當(dāng)?shù)靥岣呓虒W(xué)秘書(shū)的福利待遇，加設(shè)崗位津貼，增加一些崗位培訓(xùn)、進(jìn)修、行政兼課、晉升和轉(zhuǎn)崗的機(jī)會(huì)。對(duì)于工作中表現(xiàn)較好的教學(xué)秘書(shū)，應(yīng)給予肯定和相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)較差的教學(xué)秘書(shū)也應(yīng)給予適當(dāng)?shù)呐u(píng)，以達(dá)到激勵(lì)先進(jìn)者，勉勵(lì)后進(jìn)者的效果。

2.5 做好職業(yè)規(guī)劃

人往高處走，水往低處流，在做好自己本職工作的同時(shí)，教學(xué)秘書(shū)還應(yīng)充分利用業(yè)余時(shí)間，結(jié)合自己的興趣和特長(zhǎng)，做好職業(yè)規(guī)劃，不斷提高自己的能力，以期更好地發(fā)展，切不可有“當(dāng)一天和尚撞一天鐘”的錯(cuò)誤想法。

3 結(jié)語(yǔ)

教學(xué)秘書(shū)的工作看似簡(jiǎn)單，想要做好卻很難，對(duì)個(gè)人的綜合素質(zhì)要求較高。一個(gè)合格的教學(xué)秘書(shū)不僅要有較強(qiáng)的工作能力，還要具備一定的奉獻(xiàn)精神，在立足本職工作的同時(shí)，堅(jiān)持開(kāi)拓創(chuàng)新，在枯燥繁雜的工作中尋找突破點(diǎn)，創(chuàng)新、高效地完成學(xué)院、學(xué)校的教學(xué)工作。不停抱怨對(duì)工作、對(duì)自己的發(fā)展都是有百害而無(wú)一利的行為，不如韜光養(yǎng)晦，把多余的精力用在鉆研業(yè)務(wù)、提高自身綜合素質(zhì)的方面，以適應(yīng)普通高校的發(fā)展需要，同時(shí)提高自己的工作能力，以適應(yīng)當(dāng)代教育事業(yè)的發(fā)展需要，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需要。