關(guān)于辦公室工作中的精細(xì)化管理的研究

韓 兵 黃 軼

（1 廣西廣播電視信息網(wǎng)絡(luò)股份有限公司，廣西南寧 530029；2 廣西電視臺(tái)，廣西南寧 530022）

引言

辦公室是一個(gè)企業(yè)中一個(gè)上傳下達(dá)作用的機(jī)構(gòu)，是當(dāng)前我們的社會(huì)中普遍存在的一種內(nèi)部的行政機(jī)構(gòu)的表現(xiàn)機(jī)制，是一個(gè)企業(yè)或者事業(yè)單位所持有的綜合部門。對(duì)于企業(yè)或者事業(yè)單位的內(nèi)外的銜接和正常運(yùn)轉(zhuǎn)起著重要的作用，辦公室的工作人員應(yīng)該有極高的素質(zhì)和好的業(yè)務(wù)水平，并且勇于承擔(dān)自己的責(zé)任，幫助單位可以優(yōu)化自身的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)，以及提高整體的服務(wù)能力。本文從內(nèi)涵、特征、原則，存在的問(wèn)題以及相應(yīng)的解決措施四個(gè)大方面來(lái)論述辦公室工作中的精細(xì)化管理研究這個(gè)課題。

1 辦公室工作中的精細(xì)化管理的含義和必要性

1.1 含義

精細(xì)化管理的具體要求是要具體工作中的責(zé)任要具體化以及明確化，要求每個(gè)辦公室的工作人員都應(yīng)該在自己的工作中兢兢業(yè)業(yè)，努力明確職責(zé)，同時(shí)還應(yīng)該保證自己的監(jiān)督義務(wù)，及時(shí)自檢和互檢，及時(shí)發(fā)現(xiàn)辦公室工作中的問(wèn)題，從而實(shí)現(xiàn)一個(gè)很好的工作循環(huán)模式。精細(xì)化管理的實(shí)質(zhì)就是依據(jù)最為科學(xué)、經(jīng)濟(jì)的工作方式來(lái)解決最大的問(wèn)題，然后實(shí)現(xiàn)辦公室工作中的最大的可持續(xù)發(fā)展。這是從西方的管理經(jīng)驗(yàn)中學(xué)習(xí)到的，已經(jīng)廣泛的的應(yīng)用到了現(xiàn)代企業(yè)管理中，其有利于企業(yè)或者事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)化運(yùn)行，降低成本以及減少資源的浪費(fèi)。

1.2 必要性

辦公室是一個(gè)企業(yè)或者事業(yè)單位所持有的綜合部門，也是企業(yè)或者事業(yè)單位內(nèi)部行政管理系統(tǒng)的一個(gè)重要的組成部分。目前由于新世紀(jì)的新挑戰(zhàn)，辦公室工作面臨著很多新的挑戰(zhàn)，工作人員應(yīng)該對(duì)辦公室工作的任務(wù)謹(jǐn)慎對(duì)待，并且可以根據(jù)時(shí)代的變化，實(shí)時(shí)改變傳統(tǒng)的管理模式，實(shí)施精細(xì)化管理的科學(xué)化方式，對(duì)當(dāng)前形勢(shì)下辦公室的管理水平能夠在工作中心、服務(wù)大局、履行職責(zé)以及自己應(yīng)該發(fā)揮的職責(zé)上面取得更大的效果。因此，實(shí)現(xiàn)辦公室工作管理的精細(xì)化管理是提高辦公室工作效率的必經(jīng)之路，是實(shí)現(xiàn)辦公室管理工作的內(nèi)在的要求，是推進(jìn)辦公室管理工作業(yè)務(wù)行政雙管理的必然要求，對(duì)于全面提高企業(yè)或事業(yè)單位的行政效能具有極其重要的作用。

2 辦公室工作中的精細(xì)化管理的特征和原則

2.1 特征

2.1.1 強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)化和精確性

科學(xué)的管理就是工作人員在自己的崗位上盡自己的努力使每一個(gè)管理的環(huán)節(jié)都能夠有充分的依據(jù)和憑證，記錄好每一個(gè)數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)保存的工作做到明確化和精細(xì)化，這些記錄在案的資料都是以后工作中可能會(huì)用到的依據(jù)，因此辦公室工作中的數(shù)據(jù)化和精確性操作可以幫助辦公人員更好的進(jìn)行事物的管理，有利于辦公室工作中的流程管理。

2.1.2 改進(jìn)管理流程

辦公室工作的精細(xì)化管理不僅是一個(gè)龐大的概念，更是需要體現(xiàn)在管理工作中的每一個(gè)具體的環(huán)節(jié)中，目前我們的環(huán)節(jié)流程較為繁雜和麻煩，急需改進(jìn)辦公室工作中的具體流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，抓住市場(chǎng)中的機(jī)遇，盡量用最少的資源來(lái)達(dá)到最大的經(jīng)濟(jì)效益，不管是企業(yè)還是事業(yè)單位，都需要這個(gè)最終的結(jié)果。

2.1.3 強(qiáng)調(diào)持續(xù)發(fā)展

辦公室工作的精細(xì)化管理的過(guò)程不會(huì)是一蹴而就的，而是一個(gè)不斷完善和發(fā)展的過(guò)程，精細(xì)化管理沒(méi)有固定的方式，因此一位地照搬別人的經(jīng)驗(yàn)和模式是不可行的，需要根據(jù)我們的實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行改良，然后克服我們?cè)诠芾碇杏龅降睦щy和問(wèn)題，盡快實(shí)現(xiàn)辦公室工作中精細(xì)化管理，發(fā)揮最大的人力資源的潛力。

2.1.4 堅(jiān)持以人為本

不管是企業(yè)還是事業(yè)單位，進(jìn)行管理的主體和客體都是人，因此，在辦公室精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)中，應(yīng)該堅(jiān)持以人為本的思想，盡量在管理的時(shí)候?qū)⑷说男в冒l(fā)揮出應(yīng)有的結(jié)果。管理是將人們的才能進(jìn)行有效的管理，然后充分發(fā)揮各自的才能，團(tuán)結(jié)工作，共同將辦公室管理的精細(xì)化的工作進(jìn)行到底，發(fā)揮出最好的效果。

2.1.5 注重創(chuàng)新原則

就像前文中提到的那樣，辦公室工作中的精細(xì)化管理的過(guò)程是循序漸進(jìn)的，并不是一朝一夕的改革結(jié)果，因此，工作人員應(yīng)該在改革的過(guò)程中加強(qiáng)自己的創(chuàng)新意識(shí)，在不斷的改革工作中找到適合自己企業(yè)的管理方式。創(chuàng)新的力量是巨大的，創(chuàng)新精神永遠(yuǎn)是自我改革發(fā)展永遠(yuǎn)的主題，只有在創(chuàng)新中不斷的否定和前進(jìn)，才能夠加快精細(xì)化管理的改革進(jìn)程。

2.2 原則

2.2.1 數(shù)據(jù)化原則

數(shù)據(jù)化是辦公室管理工作中嚴(yán)謹(jǐn)工作的表現(xiàn)，數(shù)據(jù)化原則是基本的精細(xì)化管理應(yīng)該遵循的原則，其要求辦公室的管理工作要用數(shù)據(jù)說(shuō)話，用數(shù)據(jù)分析，用數(shù)據(jù)要求，用數(shù)據(jù)檢驗(yàn)。明確的數(shù)據(jù)，可以讓工作人員認(rèn)識(shí)到自己應(yīng)該具體做到什么樣的程度，應(yīng)該保持怎樣的工作效率和水平，應(yīng)該怎樣分配具體的各種資源不偏頗等等，是保證精細(xì)化管理的一個(gè)做事原則。

2.2.2 操作性原則

在辦公室工作的管理過(guò)程中，先前制訂的規(guī)劃只是具體實(shí)施環(huán)節(jié)中的第一步，之后還必須實(shí)施具體的細(xì)則。這是由規(guī)則性引申而來(lái)的一種原則，畢竟在規(guī)則面前，應(yīng)該是人人平等的，沒(méi)有差距，因此在操作的過(guò)程中應(yīng)該要根據(jù)既定的規(guī)則，減少不應(yīng)該出現(xiàn)的冗余或腐敗現(xiàn)象，用簡(jiǎn)潔的操作手續(xù)來(lái)辦到最有效的工作。

2.2.3 以人為本的原則

以人為本不僅是辦公室工作的精細(xì)化管理的一個(gè)典型的特征，還是實(shí)行精細(xì)化管理需要履行的一個(gè)基本的原則，在辦公室工作的各個(gè)方面都應(yīng)該堅(jiān)持“以人為本”的思想，通過(guò)對(duì)人的激勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮每個(gè)人的能力，然后幫助實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的新管理機(jī)制，最大限度的發(fā)揮單位的積極性與創(chuàng)造性，改變工作的效率與質(zhì)量。

2.2.4 控制性原則

控制性原則即在辦公室工作的精細(xì)化管理中發(fā)揮一定程度上的監(jiān)督管理職能，對(duì)自己的工作和職務(wù)有明確的把控，可以保證職責(zé)的明確性和精確性，控制性要求工作人員在工作的時(shí)候，可以嚴(yán)格控制工作的具體流程和操作的事務(wù)，盡量做到辦公室工作的精益求精和持續(xù)的發(fā)展。

2.2.5 精益求精原則

精益求精的原則要求我們?cè)谵k公室的管理工作中可以把控自己的工作節(jié)奏，以及盡量發(fā)揮人員的創(chuàng)造性，把精細(xì)化管理的工作做到最好，還有工作人員應(yīng)該樹立正確的工作態(tài)度，樹立嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真的工作作風(fēng)，還有精于事前、細(xì)于過(guò)程、終于結(jié)果的工作目標(biāo)。另外，在辦公室工作的過(guò)程中，還應(yīng)有專門的監(jiān)督機(jī)制來(lái)保證員工在過(guò)程中的具體進(jìn)程，以及確保責(zé)任到戶等明確的獎(jiǎng)罰機(jī)制。

3 辦公室工作在當(dāng)前存在的普遍問(wèn)題

辦公室是當(dāng)前我們的社會(huì)中普遍存在的一種內(nèi)部的行政機(jī)構(gòu)的表現(xiàn)機(jī)制，是一個(gè)企業(yè)或者事業(yè)單位所持有的綜合部門，也是企業(yè)或者事業(yè)單位內(nèi)部行政管理系統(tǒng)的一個(gè)重要的組成部分。目前由于新世紀(jì)的新挑戰(zhàn)，辦公室工作面臨著很多新的挑戰(zhàn)，比如在一個(gè)組織機(jī)構(gòu)中，事物是非常錯(cuò)綜復(fù)雜的，因此資源的冗雜或者資源的浪費(fèi)是十分常見(jiàn)的現(xiàn)象，這是一個(gè)明顯的問(wèn)題。另外，辦公室是一個(gè)企業(yè)中一個(gè)上傳下達(dá)作用的機(jī)構(gòu)，起一個(gè)橋梁的作用，因此，辦公室應(yīng)該要及時(shí)溝通和協(xié)調(diào)上下的關(guān)系，如果沒(méi)有這個(gè)原則，就有可能會(huì)出現(xiàn)實(shí)行與指令不相符的情況。還有一點(diǎn)是，辦公室的人員應(yīng)該具有處理突發(fā)事件的功能，企業(yè)會(huì)遇到不同的事件，應(yīng)該有處理危機(jī)的意識(shí)和能力，為企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)保駕護(hù)航。

4 運(yùn)用精細(xì)化管理推進(jìn)辦公室工作水平的總體思路

4.1 強(qiáng)化精細(xì)化管理意識(shí)，提高專業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)

有句話說(shuō)：“思想是行動(dòng)的先導(dǎo)”。因此，在辦公室工作的精細(xì)化管理中，培養(yǎng)辦公室工作人員的精細(xì)化管理意識(shí)是一個(gè)必須經(jīng)歷的過(guò)程，精細(xì)化管理工作是一種關(guān)系到企業(yè)的具體工作的機(jī)制，每個(gè)辦公室的成員都應(yīng)該形成自己良好的工作作風(fēng)，重視細(xì)節(jié)、做事嚴(yán)謹(jǐn)、快捷高效等，讓自己的勞動(dòng)成果成為企業(yè)快速運(yùn)轉(zhuǎn)的一個(gè)重要的組成而不是事后追究問(wèn)責(zé)。從員工的意識(shí)抓起，培養(yǎng)辦公室工作隊(duì)伍的整體意識(shí)素質(zhì)。

4.2 抓緊制度建設(shè)，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制

制度建設(shè)是每個(gè)工作的部門都不可或缺的一個(gè)過(guò)程，制度建設(shè)就是要求我們?cè)诠ぷ鞯臅r(shí)候可以走專門化、流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的道路，按照既定的職責(zé)，培養(yǎng)自己的職責(zé)意識(shí)，優(yōu)化辦公室工作的流程，加強(qiáng)人員之間的溝通交流，完善規(guī)章制度的建設(shè)，努力營(yíng)造高效有序的工作氛圍，認(rèn)真工作，規(guī)范辦公室的服務(wù)行為，從而推動(dòng)各項(xiàng)工作水平的提高。

4.3 培養(yǎng)精細(xì)管理文化，提升軟實(shí)力

要完善精細(xì)化管理的實(shí)施進(jìn)程，就要把其作為本單位的一種特有的文化特色，使之成為在辦公室內(nèi)的一種影響力，從而帶動(dòng)整個(gè)事業(yè)單位的文化影響力。推動(dòng)辦公室的精細(xì)化管理，就應(yīng)該重視精神文化的建設(shè)，積極營(yíng)造良好的辦公室氛圍，形成正確的辦公室文化價(jià)值觀，使每個(gè)員工都投入到自己的工作實(shí)踐中去。

4.4 以降耗節(jié)支為舉措，降低運(yùn)行的成本

降耗節(jié)支是當(dāng)前踐行科學(xué)發(fā)展觀的一種重要的措施，努力降低辦公室的運(yùn)行成本，然后倡導(dǎo)辦公室的工作人員可以培養(yǎng)相關(guān)的意識(shí)，認(rèn)識(shí)到降耗節(jié)支的重大影響，并且可以從每個(gè)人自身做起，養(yǎng)成節(jié)約的好習(xí)慣，形成和諧的辦公室氛圍。另外是要提高工作的效率，爭(zhēng)取以最小的資源來(lái)獲得最高的 工作成果獲績(jī)效，同時(shí)，有效的對(duì)部門的開支進(jìn)行監(jiān)控，認(rèn)真做好節(jié)能的措施。

5 小結(jié)

本文從辦公室工作的精細(xì)化管理的內(nèi)涵和必要性出發(fā)，詳細(xì)的分析了辦公室工作的精細(xì)化管理所具有的特征和在運(yùn)行過(guò)程中應(yīng)該遵循的原則，然后敘述了當(dāng)前我國(guó)的辦公室管理操作的一些問(wèn)題，最后從強(qiáng)化精細(xì)化管理意識(shí)，提高專業(yè)隊(duì)伍素質(zhì)、抓緊制度建設(shè)，完善獎(jiǎng)懲機(jī)制、培養(yǎng)精細(xì)管理文化，提升軟實(shí)力、以降耗節(jié)支為舉措，降低運(yùn)行的成本四個(gè)方面來(lái)論述相應(yīng)的解決措施。