大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理研究

王開(kāi)宇

【摘 要】在大數(shù)據(jù)迅速發(fā)展的背景下，檔案管理對(duì)各行各業(yè)的數(shù)據(jù)提出了新的管理要求，各行各業(yè)的人士越來(lái)越意識(shí)到利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理的重要性。檔案管理的發(fā)展是整個(gè)我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)的基礎(chǔ)，其主要任務(wù)是保存社會(huì)檔案信息，以備后期查閱和研究，主要工作是對(duì)原始的資料進(jìn)行整理、歸納和保管。在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，每天都會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，給檔案管理和檔案工作者帶來(lái)極大的挑戰(zhàn)，因此，探討大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理已成為一項(xiàng)刻不容緩的工作。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時(shí)代背景；檔案管理

前言

大數(shù)據(jù)（big data），指無(wú)法在一定時(shí)間范圍內(nèi)用常規(guī)軟件工具進(jìn)行捕捉、管理和處理的數(shù)據(jù)集合，是需要新處理模式才能具有更強(qiáng)的決策力、洞察發(fā)現(xiàn)力和流程優(yōu)化能力的海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)沖擊著整個(gè)世界，變革著人們的生活、工作和思維方式。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案管理工作也產(chǎn)生了很大的沖擊和影響，是對(duì)檔案部門(mén)的檔案管理能力和水平的全新考驗(yàn)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式變化的研究，有利于加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的職能建設(shè)，達(dá)到促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目的。在傳統(tǒng)的檔案工作中，工作容量大、管理細(xì)碎繁瑣已經(jīng)成為影響檔案事業(yè)發(fā)展的重要問(wèn)題。而借助于大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景，數(shù)字化檔案管理已經(jīng)成為新的工作要?jiǎng)?wù)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)傳統(tǒng)檔案管理產(chǎn)生的影響

1.促進(jìn)了檔案管理者管理理念的轉(zhuǎn)變。

傳統(tǒng)的檔案管理工作主要是對(duì)檔案的分類(lèi)管理，主要集中于紙質(zhì)檔案，所有的檔案就像是圖書(shū)館中的館藏，按照類(lèi)別進(jìn)行清晰的分類(lèi)，按照秘密、絕密等有層次、有主次地進(jìn)行分類(lèi)，便于檔案的管理。而大數(shù)據(jù)時(shí)代則是主要進(jìn)行檔案信息的管理，不拘于紙質(zhì)，主要是以數(shù)據(jù)庫(kù)為主，對(duì)海量數(shù)據(jù)檔案的管理必須要有極強(qiáng)的信息整合分析能力，對(duì)檔案管理工作者要求更高，促使檔案管理工作者轉(zhuǎn)變管理理念。

2.促進(jìn)了檔案管理工作性質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作從最初的以紙質(zhì)檔案為主已經(jīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)據(jù)檔案為主，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理工作不再是單純的對(duì)檔案信息進(jìn)行保存與掌握，更需要檔案管理者對(duì)海量的信息進(jìn)行專業(yè)化分析提煉，從大量的信息中挖掘出更具有價(jià)值的信息數(shù)據(jù)。因此，大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作性質(zhì)也發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變，如何提高檔案管理工作效率與科學(xué)性也成為檔案管理工作者思考的重要問(wèn)題。

3.促進(jìn)了檔案管理工作者專業(yè)技能的提高。

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨對(duì)于檔案管理工作的要求已經(jīng)不再是對(duì)檔案簡(jiǎn)單地進(jìn)行分類(lèi)整理，為了更好地為社會(huì)服務(wù)，檔案信息具有開(kāi)放性與多元性的特點(diǎn)，檔案信息也更多地被調(diào)閱，這是新時(shí)期的必然趨勢(shì)。比如檔案管理中對(duì)相關(guān)的信息進(jìn)行分析處理等，這對(duì)檔案管理工作人員提出了新的要求，檔案管理工作者必須要掌握更多的專業(yè)技能，轉(zhuǎn)變管理理念，從而更好地為檔案管理工作服務(wù)，為社會(huì)服務(wù)。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理中出現(xiàn)的劣勢(shì)問(wèn)題

1.信息化檔案管理的理念缺失。

從傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化檔案管理階段，不但需要耗費(fèi)人力、財(cái)力、物力，還要進(jìn)行一系列的創(chuàng)新發(fā)展和過(guò)度適應(yīng)。面對(duì)這種情況，很多檔案部門(mén)復(fù)雜人都忽視了數(shù)字化檔案確立的重要性，導(dǎo)致信息化檔案管理發(fā)展遲緩、缺乏一個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃，在管理模式上依然故步自封，保持陳舊、落后的檔案規(guī)模，在很大程度上影響了檔案信息化建設(shè)的開(kāi)展。

2.檔案信息管理的安全性不足。

在看到網(wǎng)絡(luò)便捷的同時(shí)，在大數(shù)據(jù)的影響下，檔案信息管理的技術(shù)也出現(xiàn)了安全性差、后續(xù)維護(hù)難、系統(tǒng)設(shè)置不合理的問(wèn)題。尤其是檔案管理的安全性，對(duì)于涉及一下機(jī)密信息、重要資源的檔案，管理人員需要進(jìn)行多項(xiàng)加密，但是，由于工作人員操作失誤、設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客攻擊等情況，檔案管理很有可以遭到?jīng)_擊。檔案信息管理的安全性存在漏洞。

3.管理人員的綜合素質(zhì)有待提升。

以中職學(xué)校檔案管理為例，很多檔案管理者都是教師轉(zhuǎn)職而來(lái)的。因此，他們?nèi)狈I(yè)的檔案管理理念。同時(shí)，因?yàn)榭蒲薪?jīng)費(fèi)的限制，檔案管理人員也只能做一些文件歸檔等基礎(chǔ)性開(kāi)發(fā)，無(wú)法具備數(shù)字化檔案科研的相關(guān)業(yè)務(wù)水平。再加上，檔案信息化建設(shè)的投入高、回報(bào)慢，因此在資料的搜集和整理上，難以加深對(duì)檔案工作的開(kāi)發(fā)和利用。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下提高檔案管理價(jià)值的建議

1.提高檔案管理工作人員的工作效率。

檔案管理工作價(jià)值的提高離不開(kāi)檔案管理人員素質(zhì)的提高，因此提高檔案工作者的素質(zhì)是促進(jìn)檔案管理價(jià)值提高的重要方法。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理的方式與檔案管理人員管理理念也發(fā)生了變化，這對(duì)檔案管理人員提出了新的要求，必須要有較高的從業(yè)素質(zhì)，能夠滿足大數(shù)據(jù)要求，高效完成好檔案管理工作。大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理已經(jīng)不再是人力進(jìn)行手工管理，從業(yè)人員必須要有新的工作理念。而目前我國(guó)高校教育也開(kāi)設(shè)了檔案管理專業(yè)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理工作者。因此，檔案館選拔檔案管理工作者時(shí)需要設(shè)置門(mén)檻，讓專業(yè)的管理者提高整體檔案管理工作者的從業(yè)素質(zhì)，能夠在新時(shí)代背景要求下，以正常的心態(tài)積極面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的挑戰(zhàn)。

2.提高檔案管理的技術(shù)水平。

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中，檔案館可以與大型的數(shù)據(jù)公司合作，讓檔案管理者能夠在工作中利用數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，必須要有效地結(jié)合數(shù)據(jù)管理技術(shù)與先進(jìn)的管理方式，最終提高檔案管理的價(jià)值，將數(shù)據(jù)與管理工作有效地結(jié)合是思想的革新，與研發(fā)公司合作，研發(fā)出符合檔案館管理工作實(shí)際的技術(shù)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，計(jì)算機(jī)并不能單一而完全地進(jìn)行數(shù)據(jù)管理工作，必須要在工作過(guò)程中結(jié)合云計(jì)算技術(shù)與存儲(chǔ)技術(shù)。而對(duì)于檔案管理工作還需要多方共同努力，創(chuàng)新檔案管理方式，提高管理效率。

3.建立健全檔案管理工作的監(jiān)督管理制度。

大數(shù)據(jù)為檔案管理工作帶來(lái)了便利，但是也為檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的背景下，數(shù)據(jù)信息越來(lái)越開(kāi)放，人們可以利用信息進(jìn)行交流。但是，在交流的過(guò)程中也讓信息更加分散，降低了數(shù)據(jù)的安全性。因此，必須要建立健全檔案管理的監(jiān)督管理制度。檔案管理人員必須要將信息更好地保護(hù)，保證檔案的安全。同時(shí)，政府也需要促進(jìn)信息現(xiàn)代化建設(shè)，提高信息的安全性。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理工作迎來(lái)了轉(zhuǎn)機(jī)，也面臨著挑戰(zhàn)。為了進(jìn)一步發(fā)揮檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)作用，廣大檔案工作人員要立足自身工作特性，進(jìn)行創(chuàng)新性和發(fā)展式的數(shù)據(jù)融合，促使檔案工作沿著社會(huì)化、科學(xué)化、人性化、服務(wù)化、多元化的方向發(fā)展。在提高檔案管理工作效率的同時(shí)，進(jìn)一步促進(jìn)檔案工作的全面發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]李菁.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J].人才資源發(fā)，2016（12）：173.

[2]洪亮.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（05）：79.

[3]李小晨.大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理探討[J].云南檔案，2013（06）：48-50.endprint