任務(wù)閉環(huán)管理及信息共享系統(tǒng)

周夢雪 何軍霞 王浩 鄭騰霄

摘要

通過工作任務(wù)閉環(huán)管理輔助系統(tǒng)的研制，系統(tǒng)將賦能予每個(gè)工作任務(wù)的參與者，通過該系統(tǒng)以文檔資料管理推動(dòng)員工賦能，實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)、員工、文檔資料數(shù)字化呈現(xiàn)，并通過智能技術(shù)引入，實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的智能化。將原來繁雜的，無序的工作變的簡單而有序。

【關(guān)鍵詞】工作任務(wù)系統(tǒng) 解決方案 實(shí)施對(duì)策

國網(wǎng)河南省電力公司信通公司的工作，主要由各種工作任務(wù)和工作匯報(bào)組成。目前的工作任務(wù)管理現(xiàn)狀如下：工作任務(wù)的產(chǎn)生來源有多種，例如：內(nèi)部OA系統(tǒng)，郵件系統(tǒng)，工作會(huì)議，電話傳達(dá)，面對(duì)面的工作布置等。給現(xiàn)有的工作現(xiàn)狀帶來很多問題，比如說：工作任務(wù)的分散性，工作任務(wù)無法形成閉環(huán)，工作任務(wù)的分派難以細(xì)化，分類，統(tǒng)計(jì)，歸檔等問題。另外在實(shí)際的工作過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的文檔，目前的問題是，大量的工作文檔都分散在員工的個(gè)人電腦中，離散性嚴(yán)重，調(diào)取使用難度大。還有在工作中涉及大量的文檔，版本生成的順序無跡可尋，沒有統(tǒng)一的界面顯示文檔版本產(chǎn)生的時(shí)間和流轉(zhuǎn)的狀態(tài)。

1 問題分析

針對(duì)目前工作中所產(chǎn)生的問題，公司急需建立起一套基于知識(shí)內(nèi)化的工作任務(wù)生態(tài)系統(tǒng)。該系統(tǒng)賦能予每個(gè)工作任務(wù)的參與者，通過該系統(tǒng)以文檔資料管理推動(dòng)員工賦能，實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)、員工、文檔資料數(shù)字化呈現(xiàn)，并通過智能技術(shù)引入，實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的智能化。將原來繁雜的，無序的工作變的簡單而有序。工作任務(wù)管理系統(tǒng)的介入，將公司的工作方式及管理方法變成了多維度的革新。系統(tǒng)將工作任務(wù)從系統(tǒng)任務(wù)建模、工作任務(wù)管理、成果匯報(bào)、任務(wù)評(píng)價(jià)等全線打通，讓工作和管理更加立體。系統(tǒng)將為公司及組織提供一套完成的生態(tài)系統(tǒng)，從工作任務(wù)的生成的多樣性，到工作任務(wù)的安排，分解，溝通，再到工作任務(wù)的成果匯報(bào)，以及相關(guān)聯(lián)的工作總結(jié)，會(huì)議溝通，再到新的任務(wù)的生成，整個(gè)過程將形成一個(gè)生態(tài)循環(huán)。并且在整個(gè)工作任務(wù)生態(tài)系統(tǒng)運(yùn)行過程中，生態(tài)系統(tǒng)會(huì)形成自我的調(diào)節(jié)，把好的工作方式方法和管理制度留下，過濾掉系統(tǒng)內(nèi)落后的工作方法和管理制度。

2 解決方案研究

解決方案包括三種：

（1）選用釘釘?shù)墓ぷ鞴芾砥脚_(tái)，該平臺(tái)功能弱，后期可擴(kuò)展性差，不符合國網(wǎng)的安全要求，無法使用;

（2）選用內(nèi)網(wǎng)OA改擴(kuò)建，該方案為國網(wǎng)統(tǒng)推系統(tǒng)，內(nèi)網(wǎng)應(yīng)用，不需要推廣，缺乏一些所需功能，如：消息己讀回執(zhí)、任務(wù)到期提醒、郵件聯(lián)動(dòng)等等，可以選用;

（3）選用工作任務(wù)閉環(huán)管理輔助系統(tǒng)：滿足功能需要，重新構(gòu)建、基于SG-UAP平臺(tái)開發(fā)，技術(shù)先進(jìn)，產(chǎn)品部署安全，可以選用。下面將重點(diǎn)對(duì)工作任務(wù)閉環(huán)管理輔助系統(tǒng)進(jìn)行說明。

工作任務(wù)閉環(huán)管理輔助系統(tǒng)平臺(tái)包括文檔共享模塊、任務(wù)管理模塊、工作匯報(bào)模塊和電子流程模塊，其中文檔共享模塊采用TESDI數(shù)字權(quán)限管理技術(shù)和DRM技術(shù);任務(wù)管理模塊采用集成Project進(jìn)行任務(wù)管理和重新構(gòu)建任務(wù)管理;工作匯報(bào)模塊采用集成Project進(jìn)行工作匯報(bào)和重新構(gòu)建工作匯報(bào)模塊;電子流程模塊采用OSWorkFlow技術(shù)開發(fā)工作流和JBPM技術(shù)開發(fā)工作流。

3 對(duì)策實(shí)施

3.1 編寫文檔共享模塊

整個(gè)文檔服務(wù)器系統(tǒng)由客戶端、服務(wù)器端及數(shù)據(jù)庫組成?？蛻舳税琒EP Writer、SEPReader及共享管理系統(tǒng)客戶端。服務(wù)器端由SEP文檔服務(wù)器及數(shù)據(jù)庫組成。其中數(shù)據(jù)庫包含存放管理信息的管理信息庫及存放SEP文件的SEP文檔庫、輯源文件的源文件庫。SEPWriter：SEP文檔格式轉(zhuǎn)換工具，可將各種印文件轉(zhuǎn)換為不可篡改的SEP格式。SEP Reader：SEP文件的專用閱讀器，也是唯一能夠閱讀SEP格式文件的閱讀器。SDP客戶端：文檔服務(wù)器系統(tǒng)的客戶端軟件，可實(shí)現(xiàn)目錄瀏覽、文檔交、閱讀、權(quán)限管理等客戶端操作。SEP文檔服務(wù)器：管理所有提交到服務(wù)器端的SEP文件，同時(shí)實(shí)現(xiàn)其他所有的服務(wù)器端管理能。

文檔服務(wù)器系統(tǒng)的文檔閱讀流程主要包括下列步驟：

（1）客戶端發(fā)出閱讀請(qǐng)求;

（2）服務(wù)器端從管理數(shù)據(jù)庫中取出相關(guān)權(quán)限設(shè)置進(jìn)行驗(yàn)證;

（3）如驗(yàn)證通過，則向客戶端發(fā)送驗(yàn)證成功通知;

（4）客戶端啟動(dòng)SEP Reader;

（5）SEP Reader向文檔服務(wù)器發(fā)出閱讀請(qǐng)求;

（6）SEP文檔服務(wù)器從文檔庫中取得相應(yīng)文檔數(shù)據(jù)，發(fā)送給SEP Reader顯示，SEPReader同時(shí)根據(jù)文檔的權(quán)限設(shè)置控制相應(yīng)的打印、摘錄等權(quán)限。

3.2 編寫任務(wù)管理模塊

任務(wù)完成比例：每個(gè)作績效評(píng)審的任務(wù)都應(yīng)至少有一個(gè)考核指標(biāo)，任務(wù)完成比例可以手工輸入或自動(dòng)計(jì)算（當(dāng)有具體任務(wù)考核指標(biāo)時(shí)，任務(wù)完成比例由考核指標(biāo)計(jì)算而得）。

任務(wù)的執(zhí)行順序：當(dāng)一個(gè)總?cè)蝿?wù)的子任務(wù)沒有先后執(zhí)行關(guān)系時(shí)，可不填;當(dāng)子任務(wù)間有嚴(yán)格的順序關(guān)系時(shí)，需人為填寫任務(wù)順序號(hào)，可同時(shí)執(zhí)行的子任務(wù)，其順序號(hào)相同，順序號(hào)由小到大，即任務(wù)號(hào)小的先執(zhí)行。主要是控制相關(guān)順序任務(wù)的起始時(shí)間，如上個(gè)子任務(wù)延期，將自動(dòng)調(diào)整下一順序子任務(wù)的要求開始時(shí)間、要求完成時(shí)間，下一子任務(wù)將從新的日期開始，而不能計(jì)其超期。任務(wù)是否按時(shí)完成，其結(jié)束時(shí)間是否超過任務(wù)要求完成時(shí)間。

任務(wù)指標(biāo)：當(dāng)任務(wù)需要考核評(píng)審，以得出（績效）信息時(shí)，提供精確考核、量化關(guān)鍵因素的方法?？己酥笜?biāo)由各部門根據(jù)任務(wù)性質(zhì)制定，如合同額，收款額、任務(wù)工時(shí)、質(zhì)量事故次數(shù)等都可作為考核對(duì)象。當(dāng)超額完成任務(wù)時(shí)，按任務(wù)完成比公式計(jì)算可能結(jié)果很大。

4 結(jié)束語

針對(duì)實(shí)際工作中遇到的問題，利用PDCA循環(huán)法則，開拓小組成員創(chuàng)新思維，嚴(yán)格按照創(chuàng)新型課題的科學(xué)流程，研制的工作任務(wù)閉環(huán)管理輔助系統(tǒng)解決了工作量大的問題，并達(dá)到了預(yù)期目標(biāo)。通過整個(gè)QC活動(dòng)，小組成員深刻體會(huì)到全面質(zhì)量管理的科學(xué)性和嚴(yán)謹(jǐn)性，不僅在專業(yè)技術(shù)方面得到了提升，成員素質(zhì)得到了極大提高，而且在管理技術(shù)方面能夠科學(xué)合理分配工作，促使小組成員團(tuán)結(jié)協(xié)作，提升了集體榮譽(yù)感。

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