數(shù)碼照片檔案的創(chuàng)新管理探析

張寧

進入數(shù)字時代，隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展和數(shù)碼照相機的普遍使用，形成了海量記錄企業(yè)科研、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動的數(shù)碼照片，數(shù)碼照片檔案逐漸成為檔案管理工作的重要組成部分。但目前數(shù)碼照片檔案管理存在諸多問題，嚴重影響用戶利用和價值體現(xiàn)，基于此，本文對數(shù)碼照片檔案管理現(xiàn)狀及存在問題進行分析，并提出解決對策。

一、數(shù)碼照片檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

（一）規(guī)章制度不健全，規(guī)范化管理缺乏可操作性

數(shù)碼照片檔案管理國家標準缺失，盡管國家檔案局已出臺《照片檔案管理規(guī)范》（GB-T11821-2002）等相關(guān)文件，但未涉及數(shù)碼照片檔案的管理。雖然有的地方和企業(yè)自行制定了有關(guān)管理辦法，但都沒有專門的數(shù)碼照片檔案管理制度。以本企業(yè)為例，雖制定的《聲像檔案管理制度》有關(guān)于數(shù)碼照片的收集歸檔和保管利用，但部分描述泛化，可操作性不強，表現(xiàn)為：數(shù)碼照片信息描述載體為紙質(zhì)交接單，照片和文字說明處于存儲分離狀態(tài)，直接影響利用者對數(shù)碼照片真實性、完整性、準確性和有效性的判斷;關(guān)于數(shù)碼照片的整理和存儲沒有具體說明，更多的是檔案人員憑借經(jīng)驗完成，嚴重影響數(shù)碼照片的可持續(xù)性有效管理。

（二）管理意識不強，收集歸檔困難

數(shù)碼照片檔案管理起步較晚，多處于檔案管理工作的配角地位，無論是歸口部門還是檔案部門都重視度不高，管理意識不強。歸口部門更重視拍攝任務(wù)的完成情況，忽視對拍攝照片的歸檔工作，表現(xiàn)為：歸檔意識不強，造成數(shù)碼照片檔案資料的流失;未及時分類整理和信息描述，造成工作堆積，增加后續(xù)整理難度;缺乏對數(shù)碼照片的甄選環(huán)節(jié)，將反復性極高或清晰度不夠等問題照片一并歸檔，影響檔案利用和保管;忽視數(shù)碼照片的信息描述工作，信息要素欠缺或不完整，造成用戶利用困難。檔案部門缺乏對數(shù)碼照片收集歸檔工作的指導監(jiān)督，對其再整理及后續(xù)保管利用重視度不高，直接影響數(shù)碼照片檔案價值的體現(xiàn)和提升。

（三）易形成海量數(shù)據(jù)，安全保管有難度

當前數(shù)碼照相機性能提升、數(shù)碼照片的易獲取性以及使用普遍，很容易形成海量數(shù)據(jù)，大大增加了數(shù)碼照片有序保管和有效利用的難度。在安全性上，數(shù)碼照片的保存和利用完全依賴于計算機硬件、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件，設(shè)備故障、計算機病毒、軟件升級、存儲介質(zhì)老化等都可能造成數(shù)據(jù)損壞和丟失。在人為因素方面，檔案人員整理數(shù)碼照片時誤操作刪除，或沒有定期進行安全備份，或備份介質(zhì)損壞等，都會造成重要數(shù)據(jù)丟失且不可恢復。

（四）未進入檔案管理系統(tǒng)，檢索查閱和開發(fā)利用受限

雖然企業(yè)已有檔案管理系統(tǒng)，但部分企業(yè)數(shù)碼照片還未進入系統(tǒng)管理范疇，主要原因有兩方面：長期以來，數(shù)碼照片僅作單機保管利用，且與其他檔案的管理方式有異，暫未形成有序化的規(guī)范管理模式;現(xiàn)存數(shù)據(jù)量巨大，且拍攝年代久遠的數(shù)碼照片信息描述缺失現(xiàn)象嚴重，直接影響檔案信息的著錄和利用。這種現(xiàn)實造成了數(shù)碼照片在檢索、查閱方面的極大不便，使其信息開發(fā)利用受限。

二、數(shù)碼照片的創(chuàng)新管理探析

（一）建立健全數(shù)碼照片檔案管理制度

首先，企業(yè)應(yīng)建立健全數(shù)碼照片檔案管理制度，可參照北京市、青島市等地方制定的數(shù)碼照片檔案管理辦法，結(jié)合本企業(yè)當前工作的實際情況和管理需要，制定一套切實可行的數(shù)碼照片檔案管理制度。制度必須明確數(shù)碼照片檔案的收集、歸檔、整理、保管、開發(fā)利用等工作內(nèi)容和詳細要求，實現(xiàn)管理工作有法可依、具體操作有章可循;必須理順歸口部門和檔案部門的關(guān)系與職責，以減少拍攝者與檔案人員的復雜溝通環(huán)節(jié)和重復勞動。歸口部門主要負責數(shù)碼照片的前期分類、甄選整理和信息描述，檔案部門主要負責數(shù)碼照片的后期信息著錄和保管利用，并指導、檢查歸口部門的歸檔工作。其次，要狠抓制度的落實。明確責任，依法管理，確保制度的有效執(zhí)行并落到實處。

（二）重視數(shù)碼照片檔案的收集歸檔工作

數(shù)碼照片檔案工作的源頭就是收集歸檔工作，主要責任者為歸口部門的拍攝者，檔案部門則負責對其收集歸檔工作進行指導，督促歸口部門按歸檔要求進行拍攝，做好分類整理和歸檔移交，以實現(xiàn)不再重復整理的目標。重點要求有：歸檔照片必須甄選，內(nèi)容重復、場景相近、質(zhì)量較差的照片必須篩選剔除;歸檔格式應(yīng)為JPEG、TIFF、RAW，分辨率不低于1024*768像素;按事由分類，同一組照片由同一部相機拍攝;填寫“照片歸檔說明”，對每組或每張照片進行相關(guān)信息描述，并與照片一同歸檔移交。

（三）創(chuàng)新數(shù)碼照片檔案的管理方法

首先， 以“組”為單位進行整理。反映同一問題或事由等形成的若干張數(shù)碼照片為一組，并填寫組內(nèi)“照片歸檔說明”。每組照片信息要素應(yīng)包括：組名（拍攝事由）、密級、保管期限、總說明、照片序列號、一張或幾張照片對應(yīng)的分說明、拍攝時間、地點、攝影人、歸檔移交人、照片張數(shù)、備注等。

其次，應(yīng)規(guī)范電子文件分級存放和命名規(guī)則。數(shù)碼照片電子文件的存放層級為：年度—部門—項目事由+密級+保管期限—同組照片+照片歸檔說明。需說明的是：第三級文件夾命名格式為“XXX試驗（秘密30年）”;第四級內(nèi)容是XXX試驗同組照片以及照片歸檔說明，照片歸檔說明格式可為word，信息要素應(yīng)列表體現(xiàn)并以固定填寫模板;如同一事項在同一年度拍攝多組照片，可增加多個并列的第四級文件夾，其命名格式為事由+拍攝日期。

第三，建立數(shù)碼照片檔案庫，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和自助利用。在檔案管理系統(tǒng)中建立一個二級目錄“照片檔案庫”：第一級為案卷級目錄，對應(yīng)電子文件存放的第三級，案卷號為“照片檔案代號—年度—流水號”，年度和流水號均采用4位阿拉伯數(shù)字，著錄信息包括題名（即組名）、密級、保管期限、照片張數(shù)、攝影時間、地點、攝影者、歸檔單位、歸檔時間等;第二級為每組照片的電子文件和照片歸檔說明，通過批量掛接即可完成。如存在并列第四級文件夾情況，則“照片檔案數(shù)據(jù)庫”第一級案卷級目錄的著錄信息需綜合電子文件分級存放的第三級和第四級兩級信息進行著錄，案卷號為“照片檔案代號—年度—流水號—序號”，序號為2位阿拉伯數(shù)字，其它不變。數(shù)碼照片檔案進入檔案管理系統(tǒng)進行管理后，必須做好瀏覽、下載等利用權(quán)限和審批流程的配置，確保數(shù)碼照片檔案的網(wǎng)絡(luò)利用安全，以便用戶即時、自助、多樣的網(wǎng)絡(luò)化查詢利用，從而提升數(shù)碼照片的檔案價值。

（四）確保數(shù)碼照片檔案的安全保管

要加強對數(shù)碼照片檔案安全保管工作的執(zhí)行力度，對安全保管有明確要求。第一，存儲結(jié)構(gòu)。數(shù)碼照片檔案應(yīng)嚴格按照電子文件分級存放和命名規(guī)則的要求，在計算機硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)進行層級化存儲，便于分類保管和查找利用。第二，備份要求。鑒于本企業(yè)實際工作情況和存儲條件限制，未采取只讀式光盤的脫機備份，采取的備份方案是：一套計算機硬盤的非系統(tǒng)分區(qū)層級化存儲，隨時歸檔隨時存儲;一套移動硬盤層級化存儲，每月定期將計算機硬盤的層級化存儲備份至移動硬盤;一套服務(wù)器自動備份，在檔案管理系統(tǒng)中批量掛接的電子文件會每24小時定時在服務(wù)器自動備份。數(shù)碼照片存儲備份方案實施已有18年，未出現(xiàn)信息丟失損毀現(xiàn)象。第三，檢查維護。移動硬盤層級化存儲數(shù)碼照片檔案，每月備份前先進行數(shù)據(jù)抽樣機讀檢驗，并每4年轉(zhuǎn)存一次，如發(fā)現(xiàn)問題及時采取恢復或補救措施;服務(wù)器自動備份則每周檢查一次備份情況，如發(fā)現(xiàn)問題及時聯(lián)系信息化管理部門采取相應(yīng)措施。

三、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)碼照片已逐漸取代傳統(tǒng)照片，成為最主要的影像記錄形式。當前數(shù)碼照片檔案的管理仍處于初級階段，檔案部門和檔案工作者應(yīng)積極探究數(shù)碼照片檔案管理的特點，更新管理和服務(wù)理念，不斷提高科學規(guī)范化管理水平，實現(xiàn)數(shù)碼照片檔案工作的價值。

（作者單位：中國飛機強度研究所）