事業(yè)單位檔案管理模式的建構和優(yōu)化研究

劉茂品

摘 要：檔案管理是事業(yè)單位的一項重要工作，對于事業(yè)單位整體工作質量也具有較大影響。從當前的檔案管理形勢來看，事業(yè)單位在檔案管理過程中還存在一定問題，本文在深入分析事業(yè)單位檔案管理特點的基礎上，較為詳細的闡述了檔案管理模式的構建和優(yōu)化對策。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；模式優(yōu)化；構建

對于事業(yè)單位來說，檔案是一種重要的無形資產(chǎn)，也是事業(yè)單位發(fā)展過程中的重要資源，因此應該對檔案管理工作給予足夠重視。但是，在當前的檔案管理模式下，受傳統(tǒng)檔案觀念的影響，事業(yè)單位在管理檔案的過程中還存在較多問題，這些問題如果得不到及時解決，將成為制約事業(yè)單位檔案管理水平提升的主要障礙。因此，深入分析檔案管理模式的構建和優(yōu)化具有十分積極的現(xiàn)實意義。

一、當前事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的主要問題

1.對于檔案工作重視程度不夠

一直以來，檔案管理工作都沒有得到應有的重視，對于事業(yè)單位來說也是如此。許多事業(yè)單位的檔案管理人員都認為檔案管理工作可有可無，并不是單位的核心工作，因此在工作中出現(xiàn)十分散漫的狀態(tài)，不認真對待檔案工作的現(xiàn)象也是屢見不鮮。另外，事業(yè)單位的領導也存在不重視檔案管理工作的現(xiàn)象，甚至一些事業(yè)單位都沒有配備專門從事檔案管理工作的人員，而僅僅是一些人兼職，這些人在管理工作中缺乏專業(yè)知識，無法進行有效管理?？梢哉f，對于檔案管理工作不重視是影響事業(yè)單位檔案管理水平的重要因素。

2.檔案管理的信息化程度不高

信息技術的快速發(fā)展給許多行業(yè)領域帶來了全新的發(fā)展契機，檔案管理工作也是如此，目前，檔案管理信息化已經(jīng)成為發(fā)展的必然趨勢，也是事業(yè)單位檔案管理工作急需解決的重要問題。但是從當前的事業(yè)單位檔案管理工作來看，并不是所有單位都應用了信息化，許多單位還一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，管理效率較低，并且耗費了大量的人工成本和時間成本，而且在檔案管理提檔升級的過程中也無法適應時代發(fā)展的趨勢，造成了事業(yè)單位檔案管理水平一直處于相對滯后的狀態(tài)，影響了事業(yè)單位的整體工作效率。

3.缺乏健全完善的檔案管理制度

除了以上兩個突出問題之外，制約事業(yè)單位檔案管理質量提升的還有一個主要問題，那就是缺乏健全的檔案管理制度。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，由于管理觀念傳統(tǒng)，并且對于檔案工作的重視程度不夠，因此有部分事業(yè)單位尚未制定完善的檔案管理工作制度，沒有科學標準的檔案管理工作流程，實際工作中一直處于較為隨意的狀態(tài)。有些單位即使制定了相關管理制度，但是其中絕大部分都是照搬其他單位的條文，沒有結合單位自身的實際特點，缺乏針對性和可操作性，沒有實際指導意義。

二、事業(yè)單位檔案管理模式的構建和優(yōu)化策略

從以上分析中可以看出，當前事業(yè)單位在檔案管理過程中還存在較多問題，要想使事業(yè)單位得到更好的發(fā)展，必須對檔案工作給予足夠重視，并且積極采取有效措施，解決檔案工作中存在的突出問題，促進事業(yè)單位檔案工作的優(yōu)化和升級，構建起較為完善的檔案管理體系，從而提升事業(yè)單位的整體工作質量。具體來說，可以采取以下幾方面措施優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理模式：

1.健全和完善事業(yè)單位檔案管理模式

在事業(yè)單位檔案管理過程中，缺乏完善的管理模式，檔案工作機制不健全，是制約檔案管理質量提升的主要問題。因此，應該積極構建和完善檔案管理工作機制。對于沒有構建檔案管理機制的事業(yè)單位，應該及時認識到檔案管理工作的重要性，并積極建立完善的檔案管理工作機制，規(guī)范檔案管理流程。同時，應該對檔案管理模式進行優(yōu)化，并不斷完善檔案工作程序，提升管理效率，改掉傳統(tǒng)管理模式存在的缺陷和弊端，有效提升檔案管理工作的整體質量。

2.提升事業(yè)單位檔案管理的信息化程度

信息化已經(jīng)成為檔案管理領域的重要發(fā)展趨勢，因此，事業(yè)單位也應該對現(xiàn)有的檔案管理體系進行優(yōu)化升級，提升信息化管理水平。由于一些事業(yè)單位對于檔案管理工作不夠重視，因此相關的工作設備也十分陳舊，根本無法適應新時代檔案工作的需要。針對這個問題，事業(yè)單位應該專門撥付一部分資金，對檔案管理設備進行更新?lián)Q代，引進先進的檔案管理設備和管理技術，將檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式逐漸過渡升級到信息化水平，從而有效提升事業(yè)單位的檔案管理質量，在此過程中也能為事業(yè)單位節(jié)省大量的人力和時間成本，有利于事業(yè)單位整體工作效率的提高。

3.提高檔案管理人員的專業(yè)水平

在事業(yè)單位檔案管理實踐中，制約檔案管理工作質量提升的另外一個主要原因就是管理人員的專業(yè)素質不高，因此，提高檔案管理人員的專業(yè)素質，也是構建和優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理模式的重要環(huán)節(jié)。對于事業(yè)單位來說，應該安排一定數(shù)量的人員專門從事檔案管理工作，并且這些從業(yè)人員應該具備一定的檔案管理知識，這樣才能在管理工作中實現(xiàn)不斷優(yōu)化。有條件的事業(yè)單位可以聘請有關領域的專家學者，對檔案管理人員開展定期或者不定期的培訓，從而提升檔案管理人員的專業(yè)素質，也可以加大投入力度，從外部引進一些優(yōu)秀的檔案管理人才，優(yōu)化人才結構，提高檔案管理人員的整體水平，為檔案管理模式的構建和優(yōu)化奠定堅實基礎。

三、結語

檔案管理工作是事業(yè)單位的重要工作之一，應該給予足夠重視。事業(yè)單位應該不斷創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理模式，提升檔案信息化管理水平，構建健全完善的檔案管理工作機制，促進事業(yè)單位檔案管理工作質量進一步提升。

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