電子文書(shū)檔案的安全問(wèn)題與對(duì)策分析

（荊卅職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖北荊州 434100）

引言

隨著電子政務(wù)的開(kāi)展和辦公自動(dòng)化的逐步普及，各單位出現(xiàn)了愈來(lái)愈多的電子檔案。如何保障這些電子檔案信息的安全問(wèn)題，已成為擺在我們面前的嚴(yán)峻問(wèn)題。.本文從分析電子檔案信息特點(diǎn)、電子檔案信息安全需求以及影響電子檔案信息安全的因素入手，從管理、人才和技術(shù)幾個(gè)方面論述了電子檔案信息安全保障的各種宏觀(guān)策略。[1]

一、電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案，是指將具有保存價(jià)值且辦理完畢、經(jīng)系統(tǒng)整理的電子文件及其元數(shù)據(jù)、管理權(quán)限想檔案部門(mén)提交的過(guò)程，是具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。作為現(xiàn)代高新科技的衍生產(chǎn)物之一，電子檔案較之傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，有許多新的特點(diǎn)。

電子檔案的存儲(chǔ)方式多樣，可以直接刻錄為不可擦寫(xiě)的光盤(pán)，也可以打印輸出以紙質(zhì)形式歸檔；電子檔案體積小、容量大、占用存儲(chǔ)空間小，對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，但對(duì)環(huán)境、防磁性等存儲(chǔ)條件要求很高；電子檔案可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速地處理，易于修正、拷貝和重置，便于糾錯(cuò)、攜帶和傳遞，信息共享不受時(shí)間和地域的限制；電子檔案需要借助信息化設(shè)備予以復(fù)現(xiàn)，現(xiàn)代化信息技術(shù)含量高，要求管理人員具備較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中電子檔案存在的不安全因素

1.電子檔案過(guò)于依賴(lài)網(wǎng)絡(luò)

由于電子檔案的產(chǎn)生、處理、儲(chǔ)存、傳輸和利用都必須依靠計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，如果沒(méi)有計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)，電子檔案就沒(méi)有辦法發(fā)揮其作用。因此，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性在一定程度上決定著電子檔案信息的安全性。然而由于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)本身具有的開(kāi)放性，其自身存在諸如網(wǎng)絡(luò)病毒、木馬程序、網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等安全隱患，電子檔案在存儲(chǔ)和共享過(guò)程中易發(fā)生泄漏和破壞，從而威脅到電子檔案的機(jī)密性、原始性和完整性，由此影響電子檔案的安全管理。

2.文書(shū)檔案電子信息化管理安全問(wèn)題

信息安全問(wèn)題是世界性難題，除了受到外部攻擊外，內(nèi)部檔案泄露、失真、失讀事件數(shù)不勝數(shù)。由于電子文書(shū)檔案具有秘密性，安全問(wèn)題是文書(shū)檔案電子信息化管理不可忽視的問(wèn)題之一。文書(shū)檔案部門(mén)缺乏規(guī)范的安全管理措施，工作人員可以隨意查電子文書(shū)檔案并拷貝，容易造成文書(shū)檔案秘密泄露。由此可見(jiàn)，文書(shū)檔案電子化信息管理安全問(wèn)題比較突出，應(yīng)受到格外的重視。

3.管理人員安全意識(shí)薄弱

管理人員安全意識(shí)薄弱也是影響電子檔案安全的重要因素，也必須引起我們的重視。首先，在有意識(shí)的前提條件下，對(duì)電子檔案信息進(jìn)行故意的篡改、竊取、損毀都會(huì)威脅到電子檔案的安全管理。另一方面，由于檔案管理人員自身因素，如不熟悉操作流程、安全意識(shí)薄弱等原因，在進(jìn)行電子檔案管理過(guò)程中產(chǎn)生操作失誤。與此同時(shí)，由于社會(huì)大眾大都不具備良好的安全意識(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)使用電子檔案的時(shí)候很容易忽視安全問(wèn)題，這都會(huì)在一定程度上給電子檔案帶來(lái)相應(yīng)的安全隱患。

三、新形勢(shì)下提高電子檔案安全管理水平的對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)

伴隨著我國(guó)企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化的不斷深入發(fā)展，電子檔案必然會(huì)越來(lái)越多，面對(duì)這種現(xiàn)實(shí)發(fā)展趨勢(shì)，檔案工作人員如果仍只局限于傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)，將難以順利開(kāi)展信息化時(shí)代下檔案管理工作。因此，檔案管理工作人員必須深入了解和掌握電子檔案管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，才可以緊跟社會(huì)發(fā)展步伐。各級(jí)檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，分期分批對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)還可以組織交流活動(dòng)，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，從而使電子檔案管理工作人員具備扎實(shí)的電子檔案管理知識(shí)。與此同時(shí)，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的職業(yè)道德教育，提高他們責(zé)任心和安全防護(hù)意識(shí)，培養(yǎng)其形成認(rèn)真負(fù)責(zé)的良好工作理念，從而更好的適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理工作的需要。[2]

2.確保文書(shū)檔案電子信息化安全管理

第一，確保機(jī)密文書(shū)檔案信息的安全保密。文書(shū)檔案管理部門(mén)設(shè)置訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限和身份識(shí)別，密碼定期更改，防止內(nèi)部工作人員泄露機(jī)密。另外，從人員管理上防止故意和偶然損害，文書(shū)檔案管理部門(mén)可以單獨(dú)設(shè)置安全管理員進(jìn)行防護(hù)，確定其職責(zé)范圍，提供安全保障。二是確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全，從技術(shù)上防止病毒和黑客的入侵。檔案文書(shū)管理部門(mén)可以在計(jì)算機(jī)上安裝防火墻，并實(shí)時(shí)更新殺毒軟件，對(duì)電子文書(shū)檔案定期進(jìn)行異地異質(zhì)備份，做好多重保險(xiǎn)。

3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份規(guī)范化處理

為了更好的保護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)，讓電子檔案更具安全性，應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行備份的規(guī)范化處理。作為電子檔案的管理工作人員，我們必須培養(yǎng)自己隨時(shí)備份的好習(xí)慣，在備份的時(shí)候要注意標(biāo)明備份時(shí)間及備份工作人員編號(hào)，電子檔案的管理工作人員應(yīng)定期的對(duì)檔案進(jìn)行備份和檢驗(yàn)，防止意外損失。備份的時(shí)候要注意，可進(jìn)行雙備份或者是多備份，而且備份的數(shù)據(jù)和原數(shù)據(jù)要分開(kāi)保存在兩個(gè)不同的電子檔案保管室，并且這兩個(gè)電子檔案管理室要存儲(chǔ)在不同的地方。可以安排專(zhuān)門(mén)的檔案資料備份人員，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)此類(lèi)工作，并對(duì)檔案資料進(jìn)行定時(shí)的檢查，確保電子檔案的安全。

結(jié)語(yǔ)

總之，信息技術(shù)的發(fā)展?jié)B透到各個(gè)領(lǐng)域，使文書(shū)檔案工作更加高效，同時(shí)對(duì)其也提出了更高的要求。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理無(wú)法推進(jìn)文書(shū)檔案電子信息化發(fā)展，在新形勢(shì)下，文書(shū)檔案部門(mén)既迎來(lái)機(jī)遇，也遇到挑戰(zhàn)。因此，加快電子檔案管理模式的改變，建立有效的電子文件檔案管理信息系統(tǒng)，使得檔案管理工作緊跟信息時(shí)代發(fā)展的腳步，更好地為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展服務(wù)。