創(chuàng)新社會管理視域下中職學(xué)校檔案管理研究

云南省紅河州財(cái)經(jīng)學(xué)校 王維祥

在新的管理視域下，創(chuàng)新管理成為時(shí)代發(fā)展的主題。黨的十八大報(bào)告指出：“要加強(qiáng)和創(chuàng)新社會管理，推動(dòng)社會主義和諧社會的建設(shè)?！敝新殞W(xué)校是我們國家重要的教育力量，為國家培育了許多人才，所以中職學(xué)校的檔案管理也是社會管理的重要組成部分，必將面臨著改革。云南省紅河州財(cái)經(jīng)學(xué)校作為我國中職學(xué)校的代表，一直非常注重學(xué)校檔案管理的創(chuàng)新。

一、中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

1.各層對檔案管理工作不夠重視。國內(nèi)大多數(shù)的中職學(xué)校，上到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，下到行政主管，對檔案管理的工作都沒有引起足夠的重視。因?yàn)榇蠖鄶?shù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和職工對檔案管理工作認(rèn)識比較膚淺，忽視了檔案工作對教育事業(yè)的促進(jìn)作用，由此導(dǎo)致檔案管理工作長期處在一個(gè)“說起來很重要，做起來沒必要”的尷尬境地。學(xué)校主要負(fù)責(zé)人把工作的重心都放在學(xué)生管理、教學(xué)質(zhì)量、學(xué)校聲譽(yù)等問題上，認(rèn)為檔案管理無足輕重。雖然一般來說，學(xué)校都會設(shè)立行政人員主管檔案部門，在職能上，檔案部門是檔案業(yè)務(wù)的主管部門，但由于缺乏專業(yè)指導(dǎo)，又得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，導(dǎo)致部門運(yùn)作流于形式，并沒有起到很好的管理作用。由于檔案部門的職能不夠突出，領(lǐng)導(dǎo)就更加忽視檔案工作，長此以往，學(xué)校檔案工作就陷入惡性循環(huán)。

2.管理形勢復(fù)雜但管理手段單一。由于教育事業(yè)的發(fā)展，學(xué)生數(shù)量增加，學(xué)生經(jīng)歷多樣化，檔案工作逐漸呈現(xiàn)出“多元”“冗雜”“繁復(fù)”的特性來。但許多中職學(xué)校受傳統(tǒng)管理觀念的影響，管理手段依然落后，信息化程度不夠，根本無法適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代背景下對檔案管理工作的要求。因?yàn)橹豢亢唵蝹鹘y(tǒng)的管理辦法，通過政策指引和思想指引，已經(jīng)完全不能處理復(fù)雜的檔案業(yè)務(wù)。面對這樣的形勢，我們必須去制訂一套新的檔案管理方案，不能只是通過傳統(tǒng)的手段，即手工作業(yè)的方式來對檔案進(jìn)行整理和編目，因?yàn)檫@種做法工作量大、速度慢、時(shí)間長，勢必會造成工作疏漏等問題，讓檔案管理工作不能拓展開來。

二、創(chuàng)新社會管理視域下中職學(xué)校檔案管理的辦法

1.健全制度，強(qiáng)化管理意識。制訂一套規(guī)范嚴(yán)格的檔案管理制度，是保證檔案管理工作有序開展的前提，在制度建設(shè)的基礎(chǔ)上，可以通過以下辦法來強(qiáng)化社會和學(xué)校各階層對檔案工作的管理意識。

第一，通過各種渠道來宣傳檔案管理工作的重要意義，宣傳《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)，使得人人懂檔、知檔、存檔、用檔，以此來提高全體師生的檔案意識。比如利用互聯(lián)網(wǎng)、校園網(wǎng)、校園廣播、校園電視、板報(bào)、班會、社團(tuán)活動(dòng)等線上線下平臺，開展各種檔案知識的普及講座或趣味競賽，以此來促進(jìn)檔案管理工作進(jìn)入良性循環(huán)。

第二，引導(dǎo)學(xué)校的主要領(lǐng)導(dǎo)來關(guān)注檔案管理的問題，使他們意識到建立健全檔案管理機(jī)制，增加學(xué)校對檔案部門經(jīng)費(fèi)投入的重要性。這樣檔案管理問題的解決才有物質(zhì)保障。

第三，營造人人參與檔案管理的氛圍，學(xué)校各職能部門都設(shè)置檔案管理員的崗位，負(fù)責(zé)檔案管理的工作，而且采用輪流制，樹立每位職工的“主人翁”意識。

2.認(rèn)真學(xué)習(xí)，豐富管理手段。檔案管理人員要不斷吸收先進(jìn)的檔案管理手段，與時(shí)俱進(jìn)，通過學(xué)習(xí)先進(jìn)的新型的管理知識和技術(shù)，結(jié)合實(shí)際運(yùn)用到檔案管理工作中，推動(dòng)檔案管理向信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。信息化管理是檔案管理工作的發(fā)展趨勢，也是提高檔案管理水平的必經(jīng)之路。具體可以通過以下方式豐富管理手段：

首先，觀念要新。樹立創(chuàng)新的理念，隨時(shí)根據(jù)國內(nèi)檔案形勢的變化做出工作調(diào)整。

其次，技術(shù)要新。變傳統(tǒng)手工作業(yè)為現(xiàn)代技術(shù)作業(yè)，充分利用計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，來收集、保存、傳遞、處理檔案資料，提高檔案管理工作的效率。

再次，資料信息要新。傳統(tǒng)的檔案資料都是實(shí)物，對于這些真實(shí)存在的資料，存放、提取、整理都相當(dāng)繁瑣。引進(jìn)現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，將實(shí)物信息轉(zhuǎn)化為電子信息，再利用校園網(wǎng)建立數(shù)據(jù)庫，這樣上傳、檢索、查詢檔案資料就相當(dāng)便捷了。

3.優(yōu)化設(shè)施，保證工作質(zhì)量。由于檔案管理工作長期得不到重視，所以檔案資料的存放和管理設(shè)施都相當(dāng)簡陋。就硬件來看，各中職學(xué)校應(yīng)該配備空間足夠?qū)挸ǖ臋n案室，檔案室必須能夠容納當(dāng)前所有的檔案資料，而且要考慮十年的發(fā)展空間。檔案室內(nèi)應(yīng)該設(shè)置分門別類的檔案柜，注意防曬防潮。并分配專職工作的檔案管理員負(fù)責(zé)管理和維護(hù)。在軟件方面，各中職學(xué)校要制作一套規(guī)范、準(zhǔn)確、先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)的統(tǒng)一性、權(quán)威性、高效性、安全性、可靠性，使之具備檔案電子化、檔案管理、權(quán)限控制、W EB查詢檢索等功能，讓傳統(tǒng)的存檔入庫向網(wǎng)絡(luò)存檔轉(zhuǎn)變，并聘請專業(yè)人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)的維護(hù)和更新。這樣的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)后，紙質(zhì)檔案的人工查閱將被電子查閱所取代，紙質(zhì)檔案將被長期封存，所以對于庫房內(nèi)部環(huán)境的檢測也需要相應(yīng)的加強(qiáng)。通過優(yōu)化多方面的設(shè)施，來保證檔案管理工作正常有序的運(yùn)行。

綜上所述，采用新型的檔案管理辦法能夠更好地提高檔案管理工作的效率。由于創(chuàng)新思路的運(yùn)用，改變了原有的檔案管理模式，豐富了檔案管理手段，提高了檔案管理的質(zhì)量。因此，在新的社會管理視域下，檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，管理方法需要不斷改進(jìn)。

[1]邵蕓蕓，李順見.淺談中職學(xué)校檔案管理工作的創(chuàng)新[J].衛(wèi)生職業(yè)教育，2012，05：36-37.

[2]裴宇奇.試論中職學(xué)校檔案管理的規(guī)范創(chuàng)新與信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，14：88-89.