新形式下檔案管理優(yōu)化策略分析

摘要：在新形式下，檔案管理發(fā)生了較大的變化，通過檔案管理，可以對單位活動(dòng)，工作進(jìn)行記錄，可以保證工作的順利實(shí)施，實(shí)現(xiàn)管理的優(yōu)化，因此，加強(qiáng)檔案管理工作十分重要，直接關(guān)系到檔案管理質(zhì)量，直接影響到工作的實(shí)施。但是，現(xiàn)階段，檔案管理還是存在一些問題，檔案管理效果不佳，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)較為薄弱，需要進(jìn)行檔案管理的優(yōu)化，才能達(dá)到理想的檔案管理效果。由此可見，研究信息公開背景下單位檔案管理優(yōu)化策略具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：信息公開；檔案管理；優(yōu)化；策略

檔案管理是對個(gè)人、團(tuán)體等各類信息和資料進(jìn)行管理，雖然在短期內(nèi)體現(xiàn)不出其價(jià)值，也看不到價(jià)值所在，但依據(jù)長期來看，其具有極為重要的作用及較高的價(jià)值，因?yàn)橥ㄟ^檔案管理，可以把各類信息、資料進(jìn)行完整的保存，在需要的時(shí)候可以調(diào)閱、參考、使用等，便于解決今后的各類事務(wù)。但就當(dāng)前情況來看，檔案管理現(xiàn)狀還不容樂觀，主要包括管理工作不夠重視、檔案管理專業(yè)性低、信息化程度低、管理經(jīng)費(fèi)投入不足等現(xiàn)狀，難以達(dá)到當(dāng)代社會(huì)所要求的管理水平與質(zhì)量，所以，必須要利用多種優(yōu)化措施給予優(yōu)化。

一、當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施

目前，許多單位在檔案管理上的設(shè)施相對落后。檔案管理硬件設(shè)施更新的速度沒有跟上時(shí)代發(fā)展的潮流，使得檔案管理的效率遲遲得不到提高，無法科學(xué)化規(guī)范化地對檔案進(jìn)行利用，檔案的作用沒有被完全發(fā)揮出來，單位的信息化資源沒有得到有效利用，從而影響了單位的發(fā)展。

（二）檔案檢索效率較低

隨著信息技術(shù)逐漸走進(jìn)人們的生活，對信息的檢索等工作已經(jīng)交給了計(jì)算機(jī)來完成，將人們從繁重的檢索工作中解放了出來。并且相較于傳統(tǒng)的人工檢索，計(jì)算機(jī)檢索的準(zhǔn)確度更高，速度也更快，使得檔案檢索的效率得到了提升。然而，在部分單位中，人工檢索仍然占有重要的比重，許多單位由于各種原因沒有運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，使得檔案檢索的效率受到了一定的影響。

（三）檔案信息資源的利用率較低

許多單位的檔案管理工作只是將檔案進(jìn)行收集與整理，對檔案中的信息進(jìn)行分類，卻沒有對檔案中的信息進(jìn)行利用，在完成信息的整理工作后就將檔案保存起來，使得檔案中的信息資源難以被利用，影響單位的高效運(yùn)行。

二、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理優(yōu)化策略

（一）完善檔案管理現(xiàn)代化設(shè)施

事業(yè)單位的檔案管理工作要想轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理，首先要做的就是完善檔案管理設(shè)施，采購現(xiàn)代化辦公設(shè)備，先進(jìn)的辦公設(shè)備能夠充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，提高檔案管理工作的效率，使得信息資源能夠得到充分的運(yùn)用，事業(yè)單位工作能夠更加順利地開展。因此，事業(yè)單位要制定現(xiàn)代化設(shè)備采購計(jì)劃，引進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化設(shè)備。

（二）構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

信息化時(shí)代為事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了極大的便利，也帶來了一定的挑戰(zhàn)，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，首先需要構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，系統(tǒng)對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行管理，提高檔案管理的效率，促進(jìn)事業(yè)單位的高效工作。因此，事業(yè)單位要深入了解自身單位的情況，結(jié)合單位的情況與設(shè)備選型、總體設(shè)計(jì)、檔案整理方式、系統(tǒng)管理、安全措施、信息錄入、光盤備份等進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，確保管理系統(tǒng)能夠最大化地運(yùn)用信息資源。

（三）提升工作人員信息技術(shù)素養(yǎng)

數(shù)字化檔案管理將大部分檔案管理的工作交給了計(jì)算機(jī)，而計(jì)算機(jī)是需要人來操作的，這就需要事業(yè)單位中的工作人員具有一定的信息技術(shù)素養(yǎng)，懂得如何操作現(xiàn)代設(shè)備對檔案進(jìn)行管理。然而，信息技術(shù)是一件新興的技術(shù)，新員工能夠熟練地對現(xiàn)代設(shè)備進(jìn)行操作，事業(yè)單位內(nèi)的許多老員工卻不能，許多老員工都不熟悉現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，使得事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理工作難以順利開展。要想順利地開展數(shù)字化檔案管理，就只能對員工進(jìn)行培訓(xùn)，讓員工學(xué)會(huì)如何操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備。因此，事業(yè)單位應(yīng)該及時(shí)開展培訓(xùn)，提高工作人員的信息技術(shù)素養(yǎng)。例如，事業(yè)單位可以聘請信息技術(shù)人員來為員工進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，為員工明確信息技術(shù)的重要性，引導(dǎo)員工轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的設(shè)備操作方法，提高員工的工作技能，同時(shí)對員工進(jìn)行定期考察，考核員工的學(xué)習(xí)情況，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，調(diào)動(dòng)員工的積極性，督促員工努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的操作技巧，使得員工能夠熟練地操作現(xiàn)代辦公設(shè)備，提高數(shù)字化檔案管理工作的效率。

（四）完善檔案保密制度

事業(yè)單位中每個(gè)人的檔案信息都應(yīng)該進(jìn)行保密，不能夠出現(xiàn)泄漏，以免發(fā)生事業(yè)單位的檔案資料泄露出來，被不法分子利用，對事業(yè)單位造成不良影響的情況，對工作人員的安全造成影響。事業(yè)單位要注意對檔案信息進(jìn)行保密，完善檔案的安全措施與保密制度，確保檔案信息的安全性。

結(jié)束語：

時(shí)代的發(fā)展給人事檔案的工作提出了新的要求，也帶來了新的機(jī)遇，我們應(yīng)該以對黨的事業(yè)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度， 以對后代、對他人高度負(fù)責(zé)的精神， 解放思想、實(shí)事求是，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，做到檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，以增強(qiáng)檔案管理工作的活力和生命力，使人事檔案管理工作獲得更大的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]彭文.關(guān)于學(xué)生檔案保管問題的探索[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2016.03.

[2]童云.優(yōu)化人事檔案管理[J].蘭臺(tái)世界，2015.03.

[3]李淑娥.加強(qiáng)人事檔案管理的對策初探[J].蘭臺(tái)世界，2017.06.

作者簡介：

閆海洋（1983.12-），女，漢族，河北承德人，本科學(xué)歷，職稱：助理檔案館員，研究方向：檔案管理與利用。