CVCC菌毒種綜合信息化管理系統(tǒng)的建立與應(yīng)用

娜 琳,康孟佼,門立強,張 驪,蔣桃珍,佘銳萍

(1.中國農(nóng)業(yè)大學(xué)動物醫(yī)學(xué)院,北京 海淀 100193;2.中國獸醫(yī)藥品監(jiān)察所,北京 海淀 100081)

提高保藏機構(gòu)的保藏、服務(wù)能力,對確保病原微生物資源的安全管理、高效共享具有重要意義。在信息化技術(shù)日新月異的今天,微生物資源保藏、管理也面臨著由傳統(tǒng)管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)型的挑戰(zhàn)。中國獸醫(yī)微生物菌種保藏管理中心(以下簡稱為CVCC)資源管理工作包括實物資源管理(銷售管理、庫存管理)和數(shù)據(jù)資源管理。之前,CVCC數(shù)據(jù)信息管理依靠菌(毒)種共享數(shù)據(jù)庫,解決是否有菌毒種問題,實物資源管理依托庫存管理軟件,解決可否供應(yīng)問題,兩種軟件間缺乏關(guān)聯(lián)性,用戶查閱到資源數(shù)據(jù)信息后無法了解該資源的銷售狀態(tài)。同時,面對數(shù)量較大的菌(毒)種資源,庫存管理、銷售管理、統(tǒng)計分析等工作依靠人工操作,既消耗時間成本又消耗人力成本,這些問題嚴(yán)重制約了菌(毒)種保藏管理的質(zhì)量和共享服務(wù)的效率。

根據(jù)菌(毒)種管理中存在的問題,通過分析研究,借助計算機技術(shù)開發(fā)了CVCC菌(毒)種信息化管理系統(tǒng),實現(xiàn)實物資源與電子信息同步化與動態(tài)化,達(dá)到菌毒種高效快捷供應(yīng)、共享目的。

1 構(gòu)建菌(毒)種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫

菌(毒)種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)始建于2005年,僅包含CVCC的菌(毒)種一些基礎(chǔ)信息。本次對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行升級改造,對其中的7 000余條數(shù)據(jù)信息進(jìn)行了逐一審核和標(biāo)準(zhǔn)化處理：刪除了重復(fù)信息、修改了有誤信息、完善了菌(毒)種特征特性等基礎(chǔ)信息、增補了新入庫菌(毒)種的信息,并在信息化管理系統(tǒng)構(gòu)建了相關(guān)數(shù)據(jù)庫。

數(shù)據(jù)庫中特別增加了菌(毒)種價格和銷售狀態(tài)兩項信息,用戶就可以根據(jù)查詢結(jié)果直接下單?？呻S時統(tǒng)計銷售金額、庫存預(yù)警,此欄目不作為前臺顯示內(nèi)容,而是作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)引入到庫存預(yù)警模塊中[1]。

2 新增標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、診斷制品、細(xì)胞查詢數(shù)據(jù)庫

CVCC除保藏供應(yīng)獸醫(yī)微生物菌(毒)種之外,還對外供應(yīng)菌(毒)種鑒定用標(biāo)準(zhǔn)血清、抗原等標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、診斷制品以及細(xì)胞。原有數(shù)據(jù)庫僅限于查詢菌(毒)種信息,無法查詢標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、診斷制品和細(xì)胞的相關(guān)信息,造成對外服務(wù)信息不暢、效率低下等問題。因此根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、診斷制品和細(xì)胞的特點以及用戶亟待了解的信息,建立了標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、診斷制品、細(xì)胞數(shù)據(jù)庫。本數(shù)據(jù)庫同時也與銷售模塊進(jìn)行對接,使用戶能夠?qū)崟r查詢CVCC標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、診斷制品和細(xì)胞的相關(guān)信息,并進(jìn)行線上訂購。

3 系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)

CVCC菌(毒)種信息化管理系統(tǒng)采用C#語言進(jìn)行編碼,通過MVC(模型Model- 視圖View- 控制器Controller)模式設(shè)計,按照數(shù)據(jù)訪問層、業(yè)務(wù)邏輯層、表示層的分層結(jié)構(gòu)進(jìn)行開發(fā)。其中數(shù)據(jù)訪問層是對原始數(shù)據(jù)(數(shù)據(jù)庫或者文本文件等存放數(shù)據(jù)的形式)的操作層,通過數(shù)據(jù)的操作為業(yè)務(wù)邏輯層或表示層提供數(shù)據(jù)服務(wù);業(yè)務(wù)邏輯層是針對具體問題的操作,也可以理解成對數(shù)據(jù)層的操作,對數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)邏輯處理;表示層位于最外層,用于顯示數(shù)據(jù)和接收用戶輸入的數(shù)據(jù),為用戶提供一種交互式操作的界面[2]。

3.1 部門管理功能的設(shè)計 根據(jù)CVCC隸屬單位中國獸醫(yī)藥品監(jiān)察所質(zhì)量管理體系的規(guī)定,不同部門的不同實驗組分別對不同的菌(毒)種及標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、診斷制品、細(xì)胞負(fù)有制備、鑒定責(zé)任。為了便于各實驗組工作量統(tǒng)計、創(chuàng)收效益統(tǒng)計等工作的開展,在系統(tǒng)中對入庫部門及對應(yīng)的入庫產(chǎn)品進(jìn)行了綁定和分類管理。

3.2 人員管理功能的設(shè)計 新的系統(tǒng)在菌(毒)種和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、診斷制品、細(xì)胞的出入庫、銷售等方面將實現(xiàn)線上功能全覆蓋,取代原有的紙質(zhì)單,由此也就取代了紙質(zhì)單審核的步驟。據(jù)此設(shè)計了符合訂單審核流程的權(quán)限設(shè)置功能[3],以此對人員權(quán)限進(jìn)行一定的邏輯管理,例如庫存管理人員具有出入庫操作的功能,處室負(fù)責(zé)人具有審核的功能等。

3.3 庫存管理功能的設(shè)計

3.3.1 入庫關(guān)鍵字段的確定 首先確定了入庫產(chǎn)品須填寫的關(guān)鍵字段,關(guān)鍵字段的篩選非常重要,后續(xù)的銷售、出庫、統(tǒng)計等工作均需要采集入庫關(guān)鍵字段作為基礎(chǔ)信息[4]。

3.3.2 直接出庫功能的設(shè)計 在日常供應(yīng)工作中,菌(毒)種和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、診斷制品、細(xì)胞的出庫分為兩種情況,一種是對外銷售,產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益;另一種是單位內(nèi)部領(lǐng)用,屬直接出庫,不產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益。為了將這兩種情況區(qū)別開來,設(shè)計了直接出庫功能。直接出庫單經(jīng)CVCC負(fù)責(zé)人審核通過方可生成,一旦生成,產(chǎn)品數(shù)量則根據(jù)出庫數(shù)量進(jìn)行遞減,但銷售金額不予增加。

3.3.3 報損報溢開單功能的設(shè)計 因日常工作中會發(fā)生資源失真空或破損情況,為了使實際庫存量與系統(tǒng)數(shù)量時刻保持一致,設(shè)計了報損報溢開單功能,以此對庫存數(shù)量進(jìn)行調(diào)整。此項操作不能隨意進(jìn)行,必須經(jīng)過CVCC負(fù)責(zé)人審核,訂單方可生效。

3.3.4 賬目管理功能的設(shè)計 對于庫房管理人員,庫房賬目是了解產(chǎn)品情況的重要工具。過去CVCC采取的是手工記賬的方式,既影響效率又不方便查找。因此設(shè)計了“庫存總臺賬”和“庫存流水賬”兩個模塊,分別對產(chǎn)品的分類總賬和出入庫明細(xì)進(jìn)行自動化管理。

3.3.5 預(yù)警功能的設(shè)計 在日常工作中,庫房管理人員需要實時了解庫存資源的狀態(tài),在庫存管理模塊中開發(fā)了“庫存缺貨預(yù)警”和“凍干日期預(yù)警”功能。庫存管理預(yù)警中采集工作人員在菌(毒)種數(shù)據(jù)庫中設(shè)置的庫存預(yù)警數(shù)量為基礎(chǔ)信息,到達(dá)該數(shù)量則在登陸系統(tǒng)時彈出報警信息。凍干日期預(yù)警采集入庫產(chǎn)品的生產(chǎn)日期、有效期等為基礎(chǔ)信息,到達(dá)效期節(jié)點時開始預(yù)警,同樣是在登陸系統(tǒng)時出現(xiàn)彈窗報警信息[5]。

3.4 銷售管理功能的設(shè)計 用在線訂購的模式替代原始的傳真訂貨模式,以此提高服務(wù)質(zhì)量和共享效率。

3.4.1 客戶添加功能的設(shè)計 根據(jù)微生物資源的性質(zhì)分類,CVCC資源實現(xiàn)不同的共享模式：即菌(毒)種信息和非國家限制性菌(毒)種完全開放共享,生產(chǎn)檢驗用菌(毒)種及高致病性病原微生物菌(毒)種實行限制性共享,具有自主知識產(chǎn)權(quán)的菌(毒)種實行知識產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓共享。由于這種特殊性,用戶賬號不能像普通網(wǎng)站一樣做到開放注冊,因此設(shè)計了客戶添加功能,以此對用戶進(jìn)行賬號分配和購買權(quán)限的認(rèn)定,例如將具有生物制品批準(zhǔn)文號的企業(yè)設(shè)定為高級用戶,使其具有購買生產(chǎn)、檢驗用菌(毒)種的資質(zhì);科研院所、高等院校等作為普通用戶,具有購買研究用菌(毒)種和診斷制品、細(xì)胞的資質(zhì)。

3.4.2 訂單管理功能的設(shè)計 既往的傳真訂購模式,用戶下單后需要致電CVCC工作人員才能了解訂單進(jìn)度,既不方便用戶查詢,也將工作人員陷入不斷解答重復(fù)性問題的被動局面。因此設(shè)計了訂單的網(wǎng)上全流程流轉(zhuǎn)功能[6](圖1),使用戶能夠隨時跟進(jìn)訂單進(jìn)度和走向。

3.5 統(tǒng)計功能的設(shè)計 本次開發(fā)的信息化管理系統(tǒng)涉及進(jìn)銷存等綜合業(yè)務(wù),為統(tǒng)計分析奠定了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。為了實現(xiàn)多樣性的統(tǒng)計功能,對數(shù)據(jù)統(tǒng)計類型進(jìn)行了總結(jié)、分析,針對統(tǒng)計標(biāo)志差異性所引導(dǎo)的不同統(tǒng)計結(jié)果的分析,設(shè)計了科室創(chuàng)收統(tǒng)計、銷售單品統(tǒng)計、購買產(chǎn)品統(tǒng)計、入庫產(chǎn)品統(tǒng)計、報損報溢統(tǒng)計等不同類型的統(tǒng)計方式,以此避免數(shù)據(jù)大量統(tǒng)計的勞動力投入,提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計的效率和準(zhǔn)確性。

4 應(yīng)用情況

CVCC菌(毒)種信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)已經(jīng)完成,信息化管理系統(tǒng)自2016年9月完成試運行,正式上線。該系統(tǒng)部署在服務(wù)器上,通過廣域網(wǎng)運行。網(wǎng)站整體架構(gòu)的優(yōu)化大大提高了用戶的體驗度,使得網(wǎng)站點擊率大大提高,2016年10月—2017年9月,網(wǎng)站瀏覽量達(dá)到47 656次,相較2015年10月—2016年9月的瀏覽量增長了44.1%。

菌(毒)種信息化管理系統(tǒng)的建立,使得在線訂購模式替代了傳真訂貨模式,規(guī)避了傳真訂貨模式中傳真往來和人工書寫訂單的遲滯性,為用戶提供了更加便捷、快速的訂購渠道。用戶在網(wǎng)站進(jìn)行下單后,平均在十分鐘內(nèi)即會得到工作人員的回應(yīng),如訂購的是標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、診斷制品等一般產(chǎn)品,當(dāng)天即可進(jìn)入付款程序,如果訂購的是菌(毒)種,可在收到用戶介紹信的當(dāng)天答復(fù)用戶處理結(jié)果,這在傳真訂貨時代是無法做到的。同時,網(wǎng)上全流程審核流轉(zhuǎn)功能,不僅使得保藏中心主任能夠隨時對菌(毒)種訂購單進(jìn)行審核,壓縮了審核時間,而且用戶下單后可以實時查詢訂單進(jìn)度,擺脫了過去只能通過電話了解訂單進(jìn)度的單一方式,大大提高了CVCC對外共享服務(wù)的效率。同時,系統(tǒng)將查詢、銷售、庫存管理等功能納入了一體化平臺,規(guī)避了過去管理模式分散的弊端。在不同的管理模塊之間建立了關(guān)聯(lián)性,使得查詢、訂購、出入庫統(tǒng)計之間能夠互相提取數(shù)據(jù),避免了重復(fù)性工作,提高了菌(毒)種保藏的整體管理水平。多種預(yù)警功能的應(yīng)用使得工作人員能夠及時發(fā)現(xiàn)保質(zhì)期到期、數(shù)量不足等問題。統(tǒng)計分析功能的應(yīng)用使得工作人員能夠時刻從多種角度分析銷售、庫存等方面的具體情況。由此資源的庫存管理擺脫了人工操作模式費時費力的困擾,逐步向自動化、智能化的管理模式邁進(jìn)。截止2018年3月,共有656家單位進(jìn)行了用戶注冊,完成訂單2 300余筆。系統(tǒng)的建立得到了用戶的普遍認(rèn)可。

圖1 訂單的網(wǎng)上全流程流轉(zhuǎn)示意圖