信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

谷艷梅

（長(zhǎng)白山管委會(huì)池北區(qū)社會(huì)事務(wù)管理局 吉林 延邊朝鮮族自治州 133613）

1 檔案管理的特點(diǎn)及現(xiàn)狀分析

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，辦公室自動(dòng)化和辦公室無(wú)紙化的發(fā)展過(guò)程中，要不斷促進(jìn)檔案管理模式變化問(wèn)題處理，通過(guò)針對(duì)大量的運(yùn)作流程分析，要不斷完善處理好檔案管理工作中存在問(wèn)題，檔案管理工作前身就是機(jī)讀文件，是檔案存在形勢(shì)，和紙質(zhì)相比較檔案管理具有更高精確性，運(yùn)用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)對(duì)于各種檔案數(shù)據(jù)分析，具有非常高度額優(yōu)勢(shì)。在檔案管理模式中也存在很多問(wèn)題，相關(guān)檔案管理工作如果遇到問(wèn)題要切實(shí)處理好機(jī)讀模式中檔案資料，對(duì)于如今信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)模式要進(jìn)行不斷完善處理，根據(jù)檔案管理方式進(jìn)行完善，減少檔案管理環(huán)節(jié)中存在各種不良問(wèn)題，有效提高檔案管理效益，加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理過(guò)程中應(yīng)用水平，根據(jù)相關(guān)檔案管理工作進(jìn)行積極推動(dòng)信息技術(shù)發(fā)展，有效促進(jìn)檔案管理效率的完整性水平。

2 信息技術(shù)在檔案管理中的重要性

如今社會(huì)信息系統(tǒng)發(fā)展過(guò)程中要不斷促進(jìn)資源管理利用水平，在作用和地位上要不斷優(yōu)化處理好檔案管理工作順利進(jìn)行，運(yùn)用計(jì)算機(jī)提高檔案管理工作中優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，保障檔案管理信息合理處理。積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理積極意義，計(jì)算機(jī)技術(shù)本身就是可以容量大量的內(nèi)容，同時(shí)存在很多優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，比如成本比較低、搜索比較方便、穩(wěn)定性比較強(qiáng)和保存時(shí)間比較長(zhǎng)，保密性比較好，和傳統(tǒng)檔案管理相比較存在很多優(yōu)勢(shì)，需要不斷推動(dòng)國(guó)家檔案管理水平，促進(jìn)檔案管理人員檔案管理積極性，充分積極運(yùn)用信息技術(shù)和檔案管理技術(shù)，完整做好檔案管理工作。

3 信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用

3.1 通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行宣傳，提高檔案利用效果

檔案管理工作不僅僅是各項(xiàng)信息工作參考作用，同時(shí)也是可以很好引導(dǎo)檔案管理工作主要內(nèi)容，需要不斷開(kāi)拓檔案管理思路，通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)于靜態(tài)資料進(jìn)行靈活和積極宣傳管理，比如可以誒建立良好校園網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，教師還可以不斷優(yōu)化檔案管理信息和

資料通過(guò)校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)這都非常利于提高工作效率，并且在學(xué)校的期初以及期末時(shí)，各班的班主任可以參考班級(jí)工作計(jì)劃總結(jié)，不但對(duì)學(xué)生有著積極地意義，對(duì)拓展班級(jí)教學(xué)工作的思路也有著極大的提升，如果教師可以積極地運(yùn)用校園網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)查詢(xún)相關(guān)的檔案資料信息，這對(duì)信息技術(shù)在檔案管理中有著極大的影響，也是提高教學(xué)工作效率的關(guān)鍵處所在，只有相關(guān)的檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運(yùn)用信息技術(shù)，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性的積極意義。

3.2 利用多媒體保證檔案質(zhì)量

通過(guò)檔案管理可以看出一個(gè)單位管理水平的高低，要根據(jù)檔案管理模式是一個(gè)單位的代表性向，相關(guān)的質(zhì)量以及完整性極其重要，檔案能否展現(xiàn)出真正的作用，主要是看它的質(zhì)量是否良好，通過(guò)信息技術(shù)可以極大地改進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理模式，并且可以快速的統(tǒng)一字體，如果繼續(xù)運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不論是格式還是字體，都無(wú)法做到真正的統(tǒng)一化，計(jì)算機(jī)保存的檔案資料通過(guò)打印，極大地保證了文字的清晰及整齊，更加便于閱讀，只有相關(guān)的檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運(yùn)用信息技術(shù)，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性的積極意義。

3.3 做好檔案管理工作

在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，如果我們?nèi)匀贿\(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理模式的話，不光對(duì)我們相關(guān)的工作人員綜合素質(zhì)無(wú)法提高，而且對(duì)檔案管理的效率以及質(zhì)量有著極大的限制，所以我們?cè)谔嵘旧韺?zhuān)業(yè)技能及職能素養(yǎng)情況下，一定要做好檔案管理工作，相關(guān)的檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運(yùn)用信息技術(shù)，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性，要能夠充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在檔案管理中重要性意義，充分意識(shí)到信息技術(shù)對(duì)于檔案管理工作意義，利用信息技術(shù)模式特點(diǎn)要充分合理規(guī)劃好檔案管理工作，在目前信息技術(shù)發(fā)展多樣性中，要充分加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化管理水平。只有相關(guān)的檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運(yùn)用信息技術(shù)，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性的積極意義。

4 如何推動(dòng)電子檔案管理

在信息時(shí)代高速發(fā)展前提下，要進(jìn)行合理調(diào)查和研究，在當(dāng)今市場(chǎng)條件下要充分保障大規(guī)模的圖文轉(zhuǎn)變和數(shù)字系統(tǒng)開(kāi)發(fā)工作順利進(jìn)行，優(yōu)化信息系統(tǒng)各個(gè)環(huán)節(jié)的紙質(zhì)文件處理，做好掃描管理工作，經(jīng)過(guò)合理壓縮處理，提高對(duì)于光盤(pán)形勢(shì)儲(chǔ)存工作，還要根據(jù)各種關(guān)鍵詞、關(guān)鍵字以及邏輯思維進(jìn)行探索，對(duì)文件歸檔可以通過(guò)保護(hù)電子檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)，電子檔案的儲(chǔ)存環(huán)境一定會(huì)影響到電子檔案，所以，每年都應(yīng)該積極地對(duì)電子檔案進(jìn)行定期檢測(cè)與維護(hù)，其中的管理措施一定要嚴(yán)格執(zhí)行下去，完善相關(guān)的管理維護(hù)方案，并且可以用來(lái)詳盡并且全面的記錄電子檔案的相關(guān)內(nèi)容，盡量避免勞動(dòng)重復(fù)以及工作人員操作上的失誤，只有相關(guān)的檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運(yùn)用信息技術(shù)，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性的積極意義。

5 結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)發(fā)展推動(dòng)了信息技術(shù)高速發(fā)展，信息技術(shù)在目前檔案管理過(guò)程中要能充分運(yùn)用各種檔案數(shù)據(jù)管理幫助人們進(jìn)行整體的資源有效利用，極大減少人力、物理和財(cái)力合理化投入，保障檔案管理新模式有效進(jìn)行，減少檔案管理弊端性問(wèn)題。檔案管理在運(yùn)用信息化技術(shù)之后極大的減少相關(guān)的經(jīng)濟(jì)成本，檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運(yùn)用信息技術(shù)，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性，在檔案管理過(guò)程中要充分做好信息技術(shù)管理工作，研究信息技術(shù)過(guò)程中要充分做好檔案管理水平，游離推動(dòng)檔案管理工作順利進(jìn)行，合理利用好信息技術(shù)水平做好檔案管理工作，就可以在信息技術(shù)條件下極大的提升檔案管理的效率與準(zhǔn)確性，只有相關(guān)的檔案管理人員在檔案管理工作中積極地運(yùn)用信息技術(shù)，才能有效的提高檔案管理的效率以及完整性的積極意義。