基于信息系統(tǒng)的行政查房實踐

王洪忠，陳宇寧

（南京市胸科醫(yī)院院部，江蘇 南京 210029）

南京市胸科醫(yī)院自2012年開始，對行政查房工作持續(xù)改進，已逐步形成一套基于OA（辦公自動化）系統(tǒng)，以目標為導向，以問題為抓手的行政查房新模式。

1 傳統(tǒng)行政查房方式的不足

醫(yī)院行政查房就是檢查各臨床科室圍繞醫(yī)院的年度目標和科室的委托管理目標而組織的各項工作開展情況，并給予具體的指導，促進醫(yī)院年度總目標的實現(xiàn)［1］。傳統(tǒng)查房方式是由院領導帶著職能后勤部門到備查科室去聽匯報，科室提問題，職能后勤部門逐一發(fā)言，最后院領導總結。歸納起來有以下幾點不足。一是查房無重點，更有甚者在查房時根本不知道要查什么。二是查房形式單一，時間長，陪查現(xiàn)象嚴重。三是對查房認識存在誤區(qū)，認為家丑不可外揚，只說成績不說問題，起不到舉一反三，學習借鑒的作用。四是查房只查無果，對反映的問題不能及時解決，無督促考核，無成效，導致科室對查房失去了信心［2］，慢慢地查房成了走過場，成為了負擔。

2 創(chuàng)新行政查房的主要做法

針對行政查房存在的問題，醫(yī)院從2012年開始，利用PDCA管理工具，基于OA系統(tǒng)的信息化平臺持續(xù)改進行政查房。

2.1 修訂行政查房規(guī)定

成立領導小組與工作組，明確查房時間、內容、形式與參加人員。如參加人員要求備查病區(qū)醫(yī)護人員全部參加查房，即體現(xiàn)科室醫(yī)療護理的統(tǒng)一性，做到醫(yī)護患三方互動交流［3］；制定科室行政查房意見建議表，意見建議匯總表，問題分解表，問題落實表，科室反饋打分表等。

2.2 改革創(chuàng)新查房形式

以前是每次查一個科室，現(xiàn)在把相同和相近的科室合并起來分組分批次集中查，并確定查房日期，每年從三月份開始，每個月第二周的周三下午查一個組。

2.3 規(guī)范查房流程

每月第一周備查科室按照院辦通知，科室召開會議收集議題，并通過科務會討論決定后填寫科室行政查房意見建議表，于第二周周一下班前交院辦；院辦把意見建議匯總，呈送院領導；周三下午查房開始，科室匯報只說問題建議不談成績，由主持人及分管院長分解已明確意見、建議到具體職能與后勤科室，涉及多科室的問題，明確牽頭部門與分管領導；涉及的科室與牽頭科室要當場給出解決問題的時間承諾，無法解決的要在規(guī)定時間內拿出調研方案，并與提出問題的科室溝通取得理解；院辦根據會上明確的分工填寫意見建議分解表轉送到相關科室，相關科室按照承諾的時間進行落實，落實完畢后向提出問題的科室反饋，并填寫問題落實情況表報院辦；提出問題的科室根據責任科室的落實情況進行打分，成績匯總到院辦，納入到每月科主任目標績效考核并與年底科室評先評優(yōu)掛鉤，整個過程由院紀委與審計科負責督促。

2.4 基于信息系統(tǒng)持續(xù)改進

基于信息化平臺——辦公自動化（OA系統(tǒng)），利用PDCA管理工具，持續(xù)改進優(yōu)化行政查房形式，力求提高解決問題的效率。每月第一周院辦通過OA系統(tǒng)通知備查科室進行查房前的準備工作；第二周周一下班前，備查科室通過OA系統(tǒng)提交查房意見建議表，OA系統(tǒng)自動匯總意見與建議；院辦根據所提的問題與建議通過OA系統(tǒng)分解到相關職能與后勤科室。簡單的問題，責任科室直接處理并反饋到提出問題的備查科室，備查科室根據解決情況，直接打分，分數匯總到院辦，簡單的問題在查房前，通過信息系統(tǒng)很快就獲得了解決；復雜的或者需要多科室協(xié)作的問題，在行政查房時，院領導明確責任科室、責任領導與辦理時限，院辦在通過OA系統(tǒng)發(fā)布專題任務，責任領導與責任科室進行辦理，辦理的時間節(jié)點在OA系統(tǒng)上都有記錄，讓備查科室與院領導隨時掌握落實情況。最后信息系統(tǒng)將直接把對責任科室落實情況打分評價結果匯總到責任科室的考核結果中。

2.5 總結成果，舉一反三

針對同一科室反復出現(xiàn)、屢禁不止的問題，不同科室普遍存在的問題進行追蹤，抓問題的落實［4］。醫(yī)院還責成科室制定出解決問題的標準化流程（SOP）；對于暫時無法解決的問題，相關科室拿出的合理化調研報告，醫(yī)院通過每月出版的《行政查房簡報》在全院公開，力求舉一反三，持續(xù)改進。

3 取得的成效與體會

3.1 解決了存在的問題

傳統(tǒng)行政查房中重點不突出，形式不創(chuàng)新，只查無結果等問題得到解決。現(xiàn)在臨床醫(yī)技科室提出問題，責任到科室，承諾有時限，落實有監(jiān)督，考核有打分，獎懲有舉措。行政查房從以往的走過場，負擔，變成了現(xiàn)在的期待，是暴露問題，解決問題的好形式。

3.2 提高了管理質量與效率

所有行政查房流程都在OA系統(tǒng)上體現(xiàn)，備查科室—院辦—責任科室，每次落實處理、反饋監(jiān)督、打分考核，OA系統(tǒng)上都有記錄，一目了然，任何科室、任何人一有松懈，都有記錄，都有考核，大大地提高了解決問題的效率。另外通過制定標準化流程，印發(fā)簡報的形式，進一步規(guī)范管理。

3.3 改善了職能后勤部門的工作作風

問題分解后，責任明確，承諾解決時限明確；問題帶回去之后，積極設法解決，認真調研拿出方案，積極與提出問題的科室溝通，提出問題的科室對責任科室辦理情況打分考核，整個過程有監(jiān)督，有考核，有獎懲，避免了多頭管理，職責不清，推諉扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，促使職能部門工作前移，提高了服務效率［5］。加強科室之間的溝通交流，改善了工作作風。

3.4 利用PDCA工具，提高了管理水平

PDCA是管理學中重要的管理工具，堅持不懈地運用該管理工具，有利于提升醫(yī)院管理水平。通過四年多的實踐探索，利用PDCA循環(huán)“發(fā)現(xiàn)問題—解決問題—追蹤反饋—發(fā)現(xiàn)新問題”持續(xù)改進行政查房，推動了醫(yī)院管理的持續(xù)改進，效果顯著。

3.5 利用信息系統(tǒng)，提高了管理效率

辦公自動化系統(tǒng)（OA）有利于規(guī)范管理，提高效率。在持續(xù)改進行政查房的前三年實踐中未使用OA系統(tǒng)，各流程都是人為控制，效率低，規(guī)范性差，往往制度規(guī)定都很好，但在落實執(zhí)行上會出現(xiàn)很大的偏差，效果也很不理想。第四年運用了OA系統(tǒng)，各流程通過系統(tǒng)控制，既規(guī)范又順暢，效率大大提高，避免了人為干擾。

3.6 從日常工作著手，提高了管理水平

醫(yī)院管理千頭萬緒，制度多、規(guī)范多，落實難、執(zhí)行難。很多好傳統(tǒng)要繼續(xù)發(fā)揚光大，有些不適宜的規(guī)定要創(chuàng)新改進。通過持續(xù)改進行政查房實踐，從日常工作著手，耐心地運用現(xiàn)代化的管理理論，借助信息化的手段，堅持不懈的努力，就一定能取得滿意的效果。