新形勢下學(xué)籍檔案管理工作創(chuàng)新之我見

李瑩

摘 要：近些年，隨著我國計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的高速發(fā)展，中學(xué)學(xué)籍檔案已經(jīng)逐漸脫離了紙質(zhì)化管理，步入了數(shù)字化管理的時(shí)代。數(shù)字化的學(xué)籍檔案具備存儲(chǔ)量大、信息查閱速度快、數(shù)據(jù)保護(hù)度高等優(yōu)點(diǎn)。中學(xué)生學(xué)籍檔案反映了學(xué)生在校的一切活動(dòng)情況，對(duì)于學(xué)生升學(xué)，未來發(fā)展有著重要的作用。通過對(duì)新形勢下中學(xué)學(xué)籍檔案管理存在的問題展開深入探究，理論結(jié)合實(shí)際提出相應(yīng)的對(duì)措施，進(jìn)一步提高電子學(xué)籍檔案管理的質(zhì)量與效率，為今后中學(xué)學(xué)籍檔案管理提供一定參考。

關(guān)鍵詞：中學(xué)；學(xué)籍；檔案；管理；對(duì)策

中學(xué)學(xué)籍檔案，是通過圖像、文字、視音頻資料，對(duì)學(xué)生入校以來的一切活動(dòng)情況進(jìn)行系統(tǒng)的記錄，充分展現(xiàn)了學(xué)生學(xué)習(xí)、成長的整個(gè)過程。因此學(xué)籍質(zhì)量的管理質(zhì)量，體現(xiàn)了電子政務(wù)在中學(xué)管理中的實(shí)際應(yīng)用情況，也可以反映處學(xué)校對(duì)學(xué)生的重視情況，管理好學(xué)籍檔案是對(duì)每一個(gè)學(xué)生負(fù)責(zé)，是學(xué)校管理工作的核心內(nèi)容，對(duì)于學(xué)校與學(xué)生可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義。

1 新形勢下中學(xué)學(xué)籍管理存在的問題

（一）校方對(duì)檔案管理認(rèn)知不足、服務(wù)水平偏低

目前而言，中學(xué)學(xué)籍檔案管理存在的首要問題在于電子政務(wù)、數(shù)字化應(yīng)用模式較為繁瑣，導(dǎo)致檔案管理服水平難以有效提升。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一、部分中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于電子學(xué)籍檔案認(rèn)知不足，單純認(rèn)為學(xué)籍檔案管理僅僅是利用計(jì)算機(jī)錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，增添硬件設(shè)備；忽視了相關(guān)軟件的應(yīng)用，管理系統(tǒng)更新速度慢，數(shù)字化的作用難以發(fā)揮。第二、檔案檢索、查找等相關(guān)服務(wù)流程復(fù)雜，對(duì)學(xué)生的姓名、證書編號(hào)等相關(guān)內(nèi)容并沒有及時(shí)錄入，造成檔案查詢不全面，查詢準(zhǔn)確率偏低。

（二）檔案管理系統(tǒng)不完善、資源利用率低

中學(xué)學(xué)籍檔案平臺(tái)管理系統(tǒng)不完善，存在諸多漏洞，例如權(quán)限層級(jí)劃分不清、保密系數(shù)不高、系統(tǒng)錄入過于繁瑣、內(nèi)容無法修改等問題。系統(tǒng)不完善導(dǎo)致中學(xué)學(xué)籍檔案在管理中效率偏低。其次，資源利用率偏低，未建立統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致部分資源浪費(fèi)。造成部分信息在管理過程中，存在相互傳遞混亂，同一內(nèi)容周期性、反復(fù)性進(jìn)行管理，資源的大量的浪費(fèi)，產(chǎn)生不必要的重復(fù)性勞動(dòng)。

（三）缺乏專業(yè)的人才、管理水平不高

中學(xué)學(xué)籍檔案管理步入電子化，對(duì)于管理人員的計(jì)算機(jī)水平、信息技術(shù)有著較高的要求。然而，由于中學(xué)管理層并不重視學(xué)籍檔案管理人才儲(chǔ)備，導(dǎo)致管理人員的專業(yè)水平偏低。對(duì)于學(xué)籍檔案管理缺乏經(jīng)驗(yàn)，計(jì)算機(jī)知識(shí)的匱乏，造成學(xué)籍信息錄入速度慢、數(shù)據(jù)庫搭建陳舊、管理效率偏低。其次，缺乏健全的培訓(xùn)體系，新老交替過于頻繁，對(duì)于重要的學(xué)籍信息、人員溝通交流不暢，導(dǎo)致信息采集不全，電子檔案的高效性未能充分發(fā)揮。

2 新形勢下中學(xué)學(xué)籍管理的對(duì)策措施

（一）強(qiáng)化認(rèn)知水平、提高管理服務(wù)質(zhì)量

中學(xué)從校領(lǐng)導(dǎo)的管理層到教師層面，應(yīng)該重視學(xué)籍檔案的管理，提高自身的認(rèn)知水平，明確檔案管理的重要性。首先，學(xué)籍檔案管理應(yīng)該配備專門的辦公室，優(yōu)化工作環(huán)境。其次，形成完善的中學(xué)學(xué)籍檔案管理制度，提高管理人員的崗位責(zé)任意識(shí)，履職盡責(zé)，保證學(xué)籍檔案工作的有序進(jìn)行。同時(shí)，盡可能的完善硬件軟件設(shè)施，完善學(xué)籍內(nèi)容，例如學(xué)生的家庭情況、每一學(xué)年獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)、獎(jiǎng)懲情況、成長情況（轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、入學(xué)、復(fù)讀）等相關(guān)內(nèi)容。按時(shí)進(jìn)行搜集、統(tǒng)計(jì)、鑒定、錄入，建立完善的數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)庫按周期更新，提高管理服務(wù)質(zhì)量。

（二）完善管理系統(tǒng)，提高資源利用率

中學(xué)學(xué)籍檔案管理應(yīng)進(jìn)一步完善管理系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的完整性，簡化系統(tǒng)應(yīng)用的模式，避免檢測困難，造成查準(zhǔn)率偏低。學(xué)校應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)，不斷完善管理系統(tǒng)，根據(jù)實(shí)際情況優(yōu)化系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)與管理模式，保證硬軟件資源的合理利用。建立永久性的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)機(jī)制，避免人員更替造成信息流失。開發(fā)服務(wù)決策功能，通過對(duì)大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，例如某一年級(jí)學(xué)生學(xué)習(xí)情況，側(cè)面評(píng)估教學(xué)質(zhì)量，為教學(xué)活動(dòng)改革發(fā)展提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支撐。

（三）優(yōu)化人力資源、構(gòu)建高質(zhì)量管理團(tuán)隊(duì)

中學(xué)管理層應(yīng)重視學(xué)籍檔案管理專業(yè)人才的儲(chǔ)備和培養(yǎng)，優(yōu)化配置人力資源，構(gòu)建高質(zhì)量的管理團(tuán)隊(duì)。學(xué)籍檔案管理一方面要求管理人員具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)、軟件知識(shí)。學(xué)校應(yīng)定期組織管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，完善其知識(shí)結(jié)構(gòu)，能夠熟練運(yùn)用各類管理系統(tǒng)，查找漏洞，提高管理經(jīng)驗(yàn)，不斷提高管理水平。另一方面，選拔高質(zhì)量、政治素養(yǎng)較高的管理人才。學(xué)籍檔案私密性較強(qiáng)，設(shè)計(jì)學(xué)生的個(gè)人信息，因此管理人員應(yīng)具備較高的道德修養(yǎng)，不得徇私情，保證檔案的真實(shí)性、有效性。最后，管理團(tuán)隊(duì)不應(yīng)頻繁進(jìn)行人員調(diào)動(dòng)，應(yīng)保證團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定性，才能使檔案信息管理有序銜接。

3 結(jié)語

中學(xué)學(xué)籍檔案管理關(guān)乎是學(xué)生的未來，體現(xiàn)了一個(gè)學(xué)校的管理水平。因此學(xué)校應(yīng)強(qiáng)化認(rèn)知，明確學(xué)籍管理的重要性，建立完善的管理體系，完善硬軟件設(shè)施，優(yōu)化配置人力資源，推動(dòng)中學(xué)學(xué)籍管理水平邁上新的臺(tái)階。

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