信息時代檔案管理中的保密工作探究

牟松會

摘 要：在信息時代，檔案管理工作趨于現(xiàn)代化，呈現(xiàn)出管理內(nèi)容數(shù)字化、日常管理網(wǎng)絡(luò)、服務(wù)社會化的特點，使得檔案管理工作效率大大提升，但與此同時也存在較大的泄密風(fēng)險。在信息時代檔案管理中，保密法律制度不健全、檔案管理人員保密意識不強以及互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下保密技術(shù)落后都是阻礙保密工作開展的主要因素，要想做好保密工作，就必須完善電子檔案保密管理機制，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強電子檔案的保管與技術(shù)應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；保密工作

隨著社會的發(fā)展，檔案管理的工作方式甚至理念都發(fā)生了一定的變化，2014年，國務(wù)院發(fā)布了《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，明確提出了檔案管理工作的改革方針，為社會各項檔案管理工作的實施提出了合理的意見[1]。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理工作也受到了一定的影響，應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式，創(chuàng)建電子檔案，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化，是檔案管理工作發(fā)展的必然途徑。但是，隨著檔案管理的信息化，其保密性逐漸降低，在檔案信息使用、傳輸乃至管理過程中，都有泄密的可能，這是檔案安全管理工作中亟需解決的一個問題。

1 電子檔案管理特點

在信息時代，檔案管理趨于現(xiàn)代化，檔案管理工作呈現(xiàn)出以下幾個基本特征：①管理內(nèi)容數(shù)字化。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案載體為紙張，容易出現(xiàn)紙張受潮、遭蟲蛀以及文字因光照氧化而字跡模糊的情況，導(dǎo)致檔案原件受損，使用數(shù)字處理技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子資源，儲存起來，同時還能夠?qū)n案信息及載體原件分離，將檔案原件作為原始憑證保存下來，能夠有效避免紙質(zhì)文件在翻閱瀏覽過程中發(fā)生的損耗問題；②日常管理網(wǎng)絡(luò)化。在日常管理工作中，若涉及到檔案信息的調(diào)閱及分析，只需要登錄數(shù)據(jù)庫，便能夠快速查詢找出所需資源，工作效率大大提高，而且電子檔案的調(diào)動速率比較高，在網(wǎng)絡(luò)平臺上，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的異地共享，大大節(jié)省了檔案管理信息的更新或者查證難度；③服務(wù)社會化。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺，能夠使檔案信息的調(diào)動利用脫離地域的限制，實現(xiàn)檔案信息資源的整合與共享，在需要瀏覽檔案獲取相關(guān)信息時，只要登錄信息共享平臺，就能夠獲取所需信息，其服務(wù)職能大大提升。

現(xiàn)階段，由于計算機的普及，各大單位均采用電子文檔的形式儲存和保管檔案，使得檔案管理工作效率顯著提升，且信息更新速率較高，信息的完整性和真實性得以保障[2]。但是，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息的安全性難以得到有效保障，通過一定的途徑，電子檔案信息可在管理者不知情的情況下被竊取。常見的電子檔案泄漏路徑為：①經(jīng)網(wǎng)絡(luò)傳輸層被復(fù)制；②經(jīng)藍(lán)牙、USB等計算機端口被復(fù)制；③通過木馬病毒等入侵電腦，或者是電子檔案庫遭到電腦黑客入侵，導(dǎo)致電子檔案被復(fù)制或遭到破壞。一般來說，企業(yè)檔案中涉及到的都是一些企業(yè)項目機密或者是人事檔案信息，這些信息泄露會影響到企業(yè)的生存與發(fā)展，尤其是生存核心技術(shù)類信息，因此必須做好檔案管理保密工作。

2 信息時代檔案管理中保密工作施行存在的障礙

2.1 檔案保密法律制度不健全

《中華人民共和國保守國家秘密法》從1988年9月5日通過審議施行后，至今已有將近30年，期間為我國各項事業(yè)的發(fā)展建設(shè)提供了安全保障。但是隨著社會的發(fā)展，這一項法律制度已經(jīng)無法滿足社會信息安全保障的需求了，而且這項法律制度上次修訂是在2010年4月29日，距離現(xiàn)今已有7年，在網(wǎng)絡(luò)安全保障這一塊，存在諸多不足，導(dǎo)致電子檔案管理保密工作的開展沒有健全的法律依據(jù)。

2.2 檔案管理人員保密意識不強

檔案管理工作對于保密性的要求是比較高的，這種意識從檔案管理工作初始階段就是管理人員的必備素質(zhì)之一，因此，相對來說，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式中，管理人員均能夠謹(jǐn)守工作本分，做到“不動手，不動口”。但是隨著電子檔案管理平臺的構(gòu)建，由于管理人員對于電子檔案管理模式的不熟悉，因此經(jīng)常會做一些具有泄密風(fēng)險的事情，比如說利用公共計算機進(jìn)行電子檔案信息的錄入、傳輸或查詢，或者是說保密意識不強，不設(shè)置開機密碼，將一些存儲企業(yè)重要文件的計算機設(shè)備隨意交由無關(guān)人員使用。

2.3 互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下保密技術(shù)落后

在信息時代下，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境具有兼容、開放、自由的特點，但同時也意味著高風(fēng)險性，竊密與反竊密的工作一直在進(jìn)行著[3]。在計算機上，安全防護軟件是根據(jù)信息保密工作需求設(shè)置的，但是當(dāng)竊密者的計算機水平達(dá)到一定高度，或者是了解了防護軟件的運作原理，就可以輕松越過這道防護墻，竊取電子檔案信息。而且，受到我國計算機大環(huán)境的影響，保密技術(shù)較為落后，保密防范措施無法跟上網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的腳步，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)信息的安全性得不到有力的保障。

3 信息時代檔案管理中保密工作優(yōu)化策略

3.1 完善電子檔案保密管理機制

國家應(yīng)該根據(jù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的基本特征，建立健全信息保密相關(guān)法律規(guī)章制度，下達(dá)相關(guān)文件，為企業(yè)電子檔案保密工作施行提供法律支持。而與此同時，企業(yè)也應(yīng)該盡快完善電子檔案保密管理機制，根據(jù)企業(yè)建設(shè)施行，明確規(guī)定電子檔案管理及人員管理的規(guī)章制度，明晰檔案資料錄入、傳輸、查詢、復(fù)制、銷毀等各個環(huán)節(jié)的流程及權(quán)限。同時，將電子檔案保密工作作為其安全管理工作的重心，進(jìn)行嚴(yán)格的控制，明晰保密方針及實施原則，踐行電子檔案安全管理責(zé)任制，根據(jù)檔案信息泄露情節(jié)嚴(yán)重確定相應(yīng)的處罰，督促管理人員嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密工作。

3.2 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

作為電子檔案管理人員，必須樹立現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的安全防范意識，提升自己的責(zé)任心，保持高度警惕，盡量消除工作中可能引起電子檔案信息泄露的失誤，嚴(yán)格按照企業(yè)制定的檔案安全管理方案開展日常工作，不在公共計算機上進(jìn)行工作，并且設(shè)置專門的開機密碼，以降低信息泄密風(fēng)險。同時，作為現(xiàn)代化的檔案管理人員，應(yīng)與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)新的計算機知識及操作，掌握新型電子檔案管理技術(shù)及設(shè)備使用方法，提高綜合業(yè)務(wù)水平，為企業(yè)電子檔案保密工作的實施出謀劃策，做好電子檔案管理平臺的維護與安全防范工作。

3.3 加強電子檔案的保管與技術(shù)應(yīng)用

電子檔案的儲存媒介為計算機硬盤、磁盤及光盤，將上述媒介儲存在合理的地方，按照時間、種類及機密程度，分類存放，將儲存室溫度控制在17℃至20℃，濕度控制在35%至45%，并做好防火防水工作。同時，做電子檔案備份工作，并且合理利用計算機防火墻，以免計算機故障，或者是遭到電腦黑客、病毒入侵導(dǎo)致電子檔案丟失，或者泄密。

4 結(jié)語

檔案管理工作，屬于一項公共服務(wù)性質(zhì)的工作，由檔案室直接對檔案原件及檔案信息進(jìn)行管理并且提供相應(yīng)的服務(wù)[4]。在信息時代下，應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的需求，應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段，比如說計算機技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，構(gòu)建一個完善的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案管理體系，提高檔案管理工作效率及質(zhì)量。當(dāng)然，電子檔案的構(gòu)建雖然有諸多益處，但是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不穩(wěn)定性，電子檔案信息泄漏的幾率還是比較高的，為了保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營信息的私密性，必須加強電子檔案保密工作，通過一定的管理及技術(shù)手段，降低泄密風(fēng)險。

參考文獻(xiàn)

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[3]鄧立東.論公檢法案件檔案整理和數(shù)字化對企業(yè)資格和保密管理的管理要求[J].經(jīng)營管理者，2017，（13）：283.

[4]王江.保密原則在縣級財政監(jiān)督檢查檔案管理工作中的運用探究[J].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2015，（12）：198-199.endprint