中華女子學(xué)院機(jī)構(gòu)知識庫的建設(shè)與實踐

張立省

一、機(jī)構(gòu)知識庫綜述

（一）機(jī)構(gòu)知識庫的概念

機(jī)構(gòu)知識庫（Iinstitutional Repository,簡稱IR）的概念由學(xué)者Raym Crow在2002年首次提出，他將IR定義成獲取和保存一個或者多個大學(xué)智力產(chǎn)出的數(shù)字化集合[1]，通俗來講就是他認(rèn)為機(jī)構(gòu)知識庫實質(zhì)上是一種數(shù)據(jù)庫，是從機(jī)構(gòu)的角度來對知識內(nèi)容進(jìn)行存儲和共享。有學(xué)者從機(jī)構(gòu)知識庫的功能角度進(jìn)行闡述，例如學(xué)者Clifford A.Lynch認(rèn)為大學(xué)中的機(jī)構(gòu)知識庫是大學(xué)為其員工提供的一套服務(wù)，用于管理和傳播大學(xué)的各個部門及其成員創(chuàng)作的數(shù)字化產(chǎn)品。[2]我國IR的概念于2004年由吳建中研究館員引入[3]，自此國內(nèi)開始了對機(jī)構(gòu)知識庫的研究和實踐。盡管不同的學(xué)者從不同的角度對機(jī)構(gòu)知識庫進(jìn)行了闡釋，但是基本在以下幾個方面達(dá)成了共識。[4][5]

1.機(jī)構(gòu)庫的主體是機(jī)構(gòu)，收藏的邊界限制也是機(jī)構(gòu)成員的知識成果。所謂機(jī)構(gòu)主要是指大學(xué)、大學(xué)聯(lián)合體、研究所這些實體機(jī)構(gòu)，也可以是虛擬的，例如虛擬的聯(lián)合實驗室，e-研究院等。

2.機(jī)構(gòu)知識庫收錄的內(nèi)容以學(xué)術(shù)性成果為主。機(jī)構(gòu)知識庫收錄的主要內(nèi)容是各種學(xué)術(shù)資源，例如期刊論文、會議論文、專著、學(xué)位論文、專利等核心資源，還包括一些灰色資源。有的學(xué)校的機(jī)構(gòu)知識庫還包括一些課題文獻(xiàn)、教師課件、網(wǎng)絡(luò)公開課、精品課程、講座視頻，還有的學(xué)校將與教學(xué)和科研相關(guān)的管理類資源也收藏進(jìn)來。

3.構(gòu)建IR的基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺來實現(xiàn)成果的提交、儲存和共享并進(jìn)行持續(xù)的管理和運(yùn)行。

4.開放性。機(jī)構(gòu)知識庫是在開放獲取的時代背景下產(chǎn)生的，開放和共享是其基本特征。機(jī)構(gòu)知識庫的初衷是改革傳統(tǒng)學(xué)術(shù)交流方式的弊端，實現(xiàn)學(xué)術(shù)資源的開放獲取，同時擴(kuò)大機(jī)構(gòu)的學(xué)術(shù)影響力。

（二）國內(nèi)外機(jī)構(gòu)知識庫建設(shè)現(xiàn)狀

目前，記錄和統(tǒng)計全球機(jī)構(gòu)知識庫的網(wǎng)站主要有兩個：全球機(jī)構(gòu)庫統(tǒng)計網(wǎng)站開放存取知識庫名錄OpenDOAR和開放存取知識庫登記系統(tǒng)ROAR。2007年初，OpenDOAR收錄了世界范圍內(nèi)機(jī)構(gòu)知識庫853個，2009年2月，此數(shù)字達(dá)到1338個，到2012年11月，OpenDOAR收錄的IR是2230個，2018年1月達(dá)到3465個。[6]通常情況下，ROAR中注冊的機(jī)構(gòu)知識庫的數(shù)量要略高于同期OpenDOAR的數(shù)量，這是因為OpenDOAR收錄機(jī)構(gòu)庫的標(biāo)準(zhǔn)越來越高，尤其在2012年之后，標(biāo)準(zhǔn)越來越嚴(yán)格，在ROAR注冊的IR未必能夠被OpenDOAR收錄。

我國內(nèi)地的IR建設(shè)最早由清華大學(xué)于2006年推出，2007年廈門大學(xué)也推出了自己的學(xué)術(shù)典藏庫。目前推出IR平臺的主要高校有：清華大學(xué)、浙江大學(xué)、上海交通大學(xué)、中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)嵌入式實驗室、電子科技大學(xué)中山學(xué)院和大連理工大學(xué)。近幾年，北京大學(xué)、中國人民大學(xué)、西北工業(yè)大學(xué)、江蘇大學(xué)等也陸續(xù)推出了自己的機(jī)構(gòu)知識庫平臺。除高校外，我國內(nèi)地科研機(jī)構(gòu)的IR系統(tǒng)主要是中國科學(xué)院IR系統(tǒng)，其下屬的100余家研究所IR都已經(jīng)上線運(yùn)行。相比之下，我國臺灣和香港地區(qū)要明顯領(lǐng)先，在2009年OpenDOAR收錄的1339個IR中，僅有14個來自中國，而這14個IR中臺灣7個，香港5個，內(nèi)地只有2個，分別是廈門大學(xué)機(jī)構(gòu)典藏庫和中國西部環(huán)境與生態(tài)科學(xué)數(shù)據(jù)庫。從整體情況來看，我國內(nèi)地尤其是高校，IR的建設(shè)還處于初級階段，不僅總體數(shù)量偏少，并且各個高校從收藏數(shù)量、學(xué)術(shù)質(zhì)量、文獻(xiàn)類型、開放程度等方面表現(xiàn)出水平參差不齊的特點。[7][8]

（三）機(jī)構(gòu)知識庫帶來的益處

1.從機(jī)構(gòu)的角度

機(jī)構(gòu)知識庫主要是一個機(jī)構(gòu)用來收錄、保存、傳播和共享其知識成果的平臺。首先，IR的存在便于梳理和總體掌握本機(jī)構(gòu)的知識成果總量。以北京大學(xué)為例，在其上IR系統(tǒng)之前，北大的科研成果到底總量是多少，有人說是15萬，有人說20萬，數(shù)字差距相當(dāng)大，北大通過IR對其成果進(jìn)行了回溯，結(jié)果顯示北大的成果高達(dá)41萬條。其次，便于長期保存知識成果。IR可以為機(jī)構(gòu)的知識、信息提供一個長期存放的安全之地，避免各個部門以及個人分散保存成果和信息的風(fēng)險和弊端，通過長期的積累，IR會成為機(jī)構(gòu)的知識寶庫。第三，有利于學(xué)術(shù)的傳播。機(jī)構(gòu)成員的各種知識產(chǎn)出分散在成百上千種期刊、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站中，這種分散性使機(jī)構(gòu)的科研實力無法真實地顯示出來。通過IR的匯聚，能夠使自身所有科研成果集中于一個統(tǒng)一的平臺，彰顯機(jī)構(gòu)的科研成就和科研水平，從而提高機(jī)構(gòu)在本領(lǐng)域、本行業(yè)的知名度和影響力，增加機(jī)構(gòu)在申請課題、申請項目基金、科研業(yè)績考核以及吸引人才等方面的競爭優(yōu)勢。[9][10]

2.從學(xué)者的角度

從學(xué)者角度來講，能夠通過IR平臺自動展示自己的學(xué)術(shù)履歷，制作自己的學(xué)術(shù)名片，不用再重復(fù)填寫和提交科研成果，一切由IR平臺自動生成，便于學(xué)者自主管理自己的所有學(xué)術(shù)成果?；陂_放獲取理念建立的IR給研究者提供了不同于傳統(tǒng)的發(fā)表平臺，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)論文發(fā)表在傳播上的不足。IR平臺還可以提供同行分享交流的平臺，在這種經(jīng)驗總結(jié)和思想交流中會產(chǎn)生很多隱形的知識成果，這些隱形成果通過傳播和分享很有可能激發(fā)研究人員的創(chuàng)作愿望和靈感，促進(jìn)隱性知識向線性化轉(zhuǎn)化。IR平臺除了收錄大量的正式出版的論文，還有很多灰色文獻(xiàn)，這些灰色文獻(xiàn)包括教學(xué)和科研過程中產(chǎn)生的大量非正式出版成果。

3.從科研管理的角度

機(jī)構(gòu)的科研管理部門例如高校的科研處，可以利用IR系統(tǒng)更好地掌握機(jī)構(gòu)總體的知識成果總量，支持科研成果管理，進(jìn)行產(chǎn)出分析和科研業(yè)績評價等，為科研考核和激勵政策提供有力的支持?？梢猿浞掷肐R的自動獲取功能避免研究者大量重復(fù)填寫和申報科研成果?？蒲泄芾聿块T還可以直接利用IR的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計分析，為科研政策的制定提供數(shù)據(jù)和信息依據(jù)。

二、中華女子學(xué)院IR建設(shè)現(xiàn)狀和成果

（一）項目建設(shè)概況

中華女子學(xué)院（以下簡稱女院）是全國婦聯(lián)主管的中央部屬高校，是培養(yǎng)女性人才的重要基地，其發(fā)展目標(biāo)是成為特色鮮明的一流女子大學(xué)。要實現(xiàn)這樣的愿景和目標(biāo)，需要各方面的努力，更需要不斷擴(kuò)大女院在世界范圍內(nèi)的影響力。而IR正是這樣一種基于全球開放理念的新型知識組織與傳播的門戶，它允許搜索引擎發(fā)現(xiàn)和揭示，便于全球?qū)W者、機(jī)構(gòu)之間的學(xué)術(shù)交流與分享，是以學(xué)者為中心的機(jī)構(gòu)學(xué)術(shù)資訊系統(tǒng)。機(jī)構(gòu)知識庫能夠管理一個組織或者機(jī)構(gòu)的知識資產(chǎn)和學(xué)術(shù)總量，能夠提升組織的學(xué)術(shù)影響力，促進(jìn)組織和學(xué)者之間的學(xué)術(shù)交流，正是基于此種認(rèn)識，女院建立了自己的機(jī)構(gòu)知識庫平臺。

中華女子學(xué)院機(jī)構(gòu)知識庫平臺（簡稱CWU-IR）自2015年開始項目論證、審批，于2016年6月開始建設(shè)，經(jīng)過前期平臺搭建、數(shù)據(jù)錄入以及內(nèi)部測試等工作，項目一期內(nèi)容于2017年9月按照預(yù)期完成，并投入試運(yùn)行。在試運(yùn)行期間，收錄學(xué)者數(shù)量和成果數(shù)據(jù)不斷增長。截至2017年10月25日，機(jī)構(gòu)知識庫平臺共收錄本校學(xué)者202人，收錄知識成果元數(shù)據(jù)5139條，其中期刊論文4573篇、會議論文262篇、報紙文章159篇、碩士學(xué)位論文111篇、圖書34種，全文量達(dá)到4207條記錄。隨著圖書館對機(jī)構(gòu)知識庫服務(wù)和內(nèi)容的不斷宣傳和推廣，截至2018年1月，CWU-IR平臺收錄學(xué)者262人，知識成果元數(shù)據(jù)5275條，其中期刊論文4588篇、會議論文264篇、圖書253種、報紙文章162篇。這只是目前IR系統(tǒng)收錄到的知識成果，考慮到系統(tǒng)處于試運(yùn)行階段，教師們還處于熟悉和嘗試應(yīng)用IR的階段，實際的成果總量肯定要大于這個數(shù)據(jù)總量。盡管如此，CWU-IR還是集中展示了中華女子學(xué)院的研究成果，很好地發(fā)揮了平臺集中存放、展示和傳播女院知識成果的作用，收到了較好的效果。

（二）CWU-IR政策框架協(xié)議

IR建設(shè)的一個核心問題就是知識產(chǎn)權(quán)問題，因此制定適合自身的開放獲取政策非常有必要。為此，CWU-IR參照同行高校IR系統(tǒng)的相關(guān)政策制定了適合自身實際情況的一系列政策，包括CWU-IR開放獲取政策、授權(quán)協(xié)議書、委托授權(quán)書、成果提交流程、成果認(rèn)領(lǐng)規(guī)定、上傳文件格式說明、成果撤回流程、用戶使用手冊等，并包括有關(guān)存儲內(nèi)容、存儲需求、提交政策、使用政策以及保存、撤回、隱私政策等。在存儲內(nèi)容方面，規(guī)定存儲的內(nèi)容必須是全部或者部分由女院師生產(chǎn)生的知識成果，并且對收錄成果的類型做了明確規(guī)定，覆蓋面廣，內(nèi)容全面，基本可以涵蓋女院所有類型的知識成果。在成果提交方面，可以由本人親自提交，也可以簽署授權(quán)協(xié)議委托代理人提交等，形式靈活，減輕了學(xué)者的負(fù)擔(dān)，同時又保證了授權(quán)的合法性和避免不必要的糾紛風(fēng)險。在使用政策方面，規(guī)定用戶只能以個人學(xué)習(xí)、教學(xué)和科研等非營利的目的對存儲在CWU-IR中的成果全文進(jìn)行免費獲取。CWU-IR中所有的相關(guān)政策只需點擊兩次就可以全部查看，網(wǎng)頁和欄目設(shè)計比較醒目，方便快捷，便于用戶發(fā)現(xiàn)和使用。

（三）CWU-IR實現(xiàn)的功能

1.女院公開成果全面回溯和自動更新

CWU-IR實現(xiàn)了女院公開發(fā)表的知識成果的全面回溯和自動更新功能。系統(tǒng)能自動、定期、全面地收集女院主要公開成果，在CWU-IR初步搭建完畢之后，就自動回溯和抓取女院的公開成果，以這些數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)對系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部測試工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，盡量避免上線運(yùn)行中問題的集中爆發(fā)。同時對于全面回溯和定期自動更新（每月一次）的成果，系統(tǒng)可以自動審核，減輕了管理員的勞動負(fù)擔(dān)，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

2.成果自動標(biāo)引

CWU-IR 對女院的知識成果 SCI、SSCI、CPCI-S、CPCI-SSH、PubMed、SCD、CSSCI、核心期刊收錄情況進(jìn)行自動標(biāo)引，方便讀者過濾出權(quán)威或者影響力高的成果，同時也能夠作為成果統(tǒng)計數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)之一進(jìn)行分類統(tǒng)計，衡量女院整體學(xué)術(shù)質(zhì)量和學(xué)術(shù)影響力。

3.收錄成果的類型全面而明確

CWU-IR對于收錄的成果類型做了明確規(guī)定，包括期刊論文、會議論文、學(xué)位論文、圖書、報紙文章、專利、電子公告、數(shù)據(jù)庫文獻(xiàn)、參加的學(xué)術(shù)會議、報告、標(biāo)準(zhǔn)、檔案、古籍、工具書、軟件、研究報告、論文集等。

4.成果認(rèn)領(lǐng)

CWU-IR可以對自動抓取的成果與女院教職工姓名進(jìn)行匹配，給疑似的成果擁有者發(fā)送認(rèn)領(lǐng)通知，督促其進(jìn)行認(rèn)領(lǐng)或者拒絕，減少了成員工作量，但同時又有一道確認(rèn)的關(guān)卡，防止由于成員姓名相同導(dǎo)致的自動誤認(rèn)。

5.分類瀏覽

可以按照多角度多種組合查看成果情況。例如，可以按照文獻(xiàn)種類進(jìn)行瀏覽，可以按照提交時間的先后瀏覽，也可以按照下載排行、熱點成果等來瀏覽，還可以按照院系、作者、年度等不同的條件設(shè)置進(jìn)行瀏覽，便于瀏覽和使用。

6.用戶服務(wù)

CWU-IR除為用戶提供上述功能外，為成員個人提供三個方面的服務(wù)：個人學(xué)術(shù)名片、認(rèn)領(lǐng)個人成果、論文收錄通知。個人學(xué)術(shù)名片就是機(jī)構(gòu)成員互聯(lián)網(wǎng)上的學(xué)術(shù)簡歷，學(xué)術(shù)名片中包括個人照片、基本信息、發(fā)表的成果以及聯(lián)系方式等。同時CWU-IR成員可以自主設(shè)定是否公開自己的學(xué)術(shù)名片，自己設(shè)置哪些信息公開，哪些信息不公開，例如電話、電子郵箱是否公開等。認(rèn)領(lǐng)個人成果指在CWU-IR中，當(dāng)某一成果的作者中出現(xiàn)了成員的名字，就會將此成果歸為機(jī)構(gòu)某成員的疑似成果，考慮到機(jī)構(gòu)中同名同姓現(xiàn)象導(dǎo)致的匹配錯誤，需要成員自行確認(rèn)是否將該成果認(rèn)領(lǐng)為自己的成果，成員只需要選擇是或者否即可，自主性強(qiáng)，操作簡便。當(dāng)成員論文或者成果被SCI、EI、PubMed、核心期刊等收錄后，CWU-IR 會自動給成員發(fā)送收錄通知，并告知收錄編號，所有女院教職工都可以免費開通論文收錄E-mail通知服務(wù)。

7.科研管理和決策支撐

CWU-IR可以對成果收錄情況及刊載的期刊進(jìn)行分區(qū)，實現(xiàn)影響因子的自動計算、學(xué)科得分情況的統(tǒng)計等，是科研成果管理的有力支撐。同時，通過對學(xué)科分類以及學(xué)科影響等情況的分析，可以發(fā)現(xiàn)女院學(xué)科建設(shè)的不足，以及在短時間內(nèi)通過努力可能成為高影響力學(xué)科的潛在優(yōu)勢學(xué)科，并進(jìn)行學(xué)科貢獻(xiàn)分析和統(tǒng)計。此外，可以通過與同類院校學(xué)科數(shù)據(jù)的對比分析，為科研管理以及政策制定提供數(shù)據(jù)支撐和依據(jù)。

（四）CWU-IR成果收錄情況

CWU-IR自2017年9月上線試運(yùn)行以來，累計作者資源量501位，資源種類8種，成果總數(shù)5275篇，全文量4458篇，頁面訪問量7317人次。CWU-IR目前收集了自1983年以來女院教師公開發(fā)表的成果，并按照年度進(jìn)行了統(tǒng)計。運(yùn)用此種統(tǒng)計和分析，CWU-IR系統(tǒng)能夠比較清晰直觀地呈現(xiàn)出女院的知識成果累計情況，以及知識成果總量的發(fā)展趨勢，為學(xué)校科研政策的制定提供依據(jù)。

CWU-IR支持的成果類型共有20種，涵蓋大部分成果類型，目前收錄到的類型有8種，包括期刊論文、會議論文、學(xué)位論文、圖書、報紙文章、學(xué)術(shù)會議、工具書、研究報告等。隨著時間的推移和成果的累積，會有越來越多不同類型的成果收錄進(jìn)來。從成果類型分布來看，近90%以上是期刊論文。被收錄自動標(biāo)引的期刊總數(shù)為1635篇，占期刊論文總數(shù)（4588）的35%，還有很大的進(jìn)步空間。

三、CWU-IR實踐中存在的問題

盡管CWU-IR按照項目階段性預(yù)期取得了應(yīng)有的成果，但在建設(shè)實踐和服務(wù)推廣方面還存在一些問題。

第一，CWU-IR知識成果的現(xiàn)有存量還不能完全代表女院的知識成果總存量。由于系統(tǒng)運(yùn)行時間短，目前收錄的成果90%以上是公開發(fā)表在各類期刊和報紙上的文獻(xiàn)成果。女院作為一所高校，教師學(xué)者們在教學(xué)和科研過程中產(chǎn)生的一些成果，例如教案、課題討論、研究報告、視頻資源等無法公開發(fā)表的知識成果，其積累、保存和共享也非常重要，目前CWU-IR一期建設(shè)中還沒有涉及這一塊的內(nèi)容，對于IR來說是一個明顯的缺憾。

第二，CWU-IR各方參與者對IR的了解以及重要性認(rèn)識不足。除牽頭部門圖書館之外，項目前期相關(guān)業(yè)務(wù)部門參與度不夠，對項目了解不夠，導(dǎo)致項目實施過程中相關(guān)部門對于IR能夠帶來的便利和益處存在認(rèn)識上的不足，科研成果的產(chǎn)出者人工提交成果的積極性不夠高，認(rèn)領(lǐng)個人成果的積極性也不高，影響了CWU-IR應(yīng)有作用的發(fā)揮。

第三，與學(xué)校其他系統(tǒng)接口的數(shù)據(jù)共享程度不夠。IR系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不能根據(jù)人事、科研以及教務(wù)系統(tǒng)的變化而隨時自動更新，需要部門間人工協(xié)調(diào)和溝通，手動更改相關(guān)數(shù)據(jù)的設(shè)置和變化，時間和人工成本比較高。

第四，目前CWU-IR只是校內(nèi)開放，沒有全部對外開放，暫時還達(dá)不到知識分享、擴(kuò)大女院學(xué)術(shù)影響力的理想目標(biāo)。

四、CWU-IR項目后續(xù)建設(shè)及完善的重點

第一，加大對機(jī)構(gòu)知識庫的宣傳和推廣。圖書館作為CWU-IR的牽頭人和主推者，應(yīng)該聯(lián)合其他相關(guān)部門共同對IR系統(tǒng)進(jìn)行宣傳和推廣，使各方參與者充分了解IR的作用和影響力，認(rèn)識到IR能夠給教學(xué)和科研帶來什么樣的好處和便利。只有認(rèn)識到其重要性，成員們才有參與的積極性和動力。對于其他相關(guān)部門來說，制定相應(yīng)的激勵政策也不失為一個好的選擇，例如對積極提交成果的院系和個人進(jìn)行獎勵等。只有多管齊下，齊心協(xié)力，配套政策完善，才能使CWU-IR真正運(yùn)行起來，發(fā)揮應(yīng)有的作用。

第二，作為牽頭部門的圖書館，應(yīng)與其他業(yè)務(wù)相關(guān)部門做好溝通，達(dá)到數(shù)據(jù)信息共享，實現(xiàn)基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)的自動更新和數(shù)據(jù)同步。

第三，加快二期建設(shè)，重點是IR新模塊項目建設(shè)和團(tuán)隊模塊建設(shè)，收集更多的非公開發(fā)表成果，擴(kuò)大IR系統(tǒng)的收錄范圍，真正使IR系統(tǒng)成為教師教學(xué)和科研不可或缺的輔助工具。

第四，對部分具體問題持續(xù)跟蹤和落實。例如學(xué)位論文的收錄和公開程度問題，離退休人員成果的收集和展示問題等。IR系統(tǒng)是一個持續(xù)、動態(tài)的平臺，需要持續(xù)投入和維護(hù)，需要有專門的負(fù)責(zé)人員不斷對CWU-IR系統(tǒng)的構(gòu)架、內(nèi)容以及成果進(jìn)行更新和完善。

第五，在基本完善的基礎(chǔ)上，加大開放的力度。針對不同的模塊設(shè)置不同的開放程度權(quán)限，學(xué)者本人也可以自主設(shè)置自己成果的開放程度，真正做到IR的初衷——開放獲取和共享知識的目的，為學(xué)校乃至社會的進(jìn)步做出自己的貢獻(xiàn)。

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