加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新

方文蓉

（福建省漳州市云霄縣人力資源和社會(huì)保障局，福建漳州363000）

1 引言

如今，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入信息化時(shí)代，很多行業(yè)已經(jīng)向信息化邁進(jìn)，檔案管理領(lǐng)域也不例外。所以，根據(jù)干部人事檔案管理的工作特點(diǎn)來(lái)說(shuō)，信息化已經(jīng)是檔案管理中重要的內(nèi)容。只有不斷對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，將信息化價(jià)值和其優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行凸顯，更好地服務(wù)于檔案管理工作，保證人事管理工作的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)人事管理工作的創(chuàng)新目的。因此，本文就干部人事的檔案信息化管理促進(jìn)人事管理創(chuàng)新進(jìn)行相應(yīng)的分析和探討。

2 干部人事檔案信息化管理的重要性

2.1 有利于檔案查詢

通過(guò)對(duì)干部人事的檔案進(jìn)行信息化管理，將檔案的內(nèi)容歸檔在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，有助于管理人員日后的查詢和檢索工作，提高查詢信息的效率和質(zhì)量，更加快捷地將需要檢索的內(nèi)容呈現(xiàn)給管理人員，有助于后續(xù)工作的順利開展。和傳統(tǒng)檔案管理相比，后者需要消耗大量時(shí)間和人力進(jìn)行檔案的調(diào)取和閱讀，而且存在一定的內(nèi)容查詢和檢索不明確等問(wèn)題，嚴(yán)重影響后續(xù)工作的繼續(xù)。在進(jìn)行干部人事檔案管理中，通過(guò)信息化管理，能夠大大提升干部人事檔案管理水平，提高檔案管理的智能化和高效性，從而有助于工作人員效率的提升，實(shí)現(xiàn)資源的節(jié)約[1]。

2.2 規(guī)范了檔案管理

首先，檔案管理人員在進(jìn)行信息化管理過(guò)程中，按照信息化要求進(jìn)行檔案信息內(nèi)容的規(guī)范性輸入，有助于檔案管理的科學(xué)化。其次，對(duì)檔案中的字體和內(nèi)容等進(jìn)行規(guī)范，從而提升干部人事檔案信息化管理的能力，高效解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中存在的字跡模糊等相關(guān)問(wèn)題，完善了檔案管理中的信息不足的缺點(diǎn)。最后，檔案管理人員需要根據(jù)信息技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事檔案信息共享和干部人事檔案的數(shù)據(jù)遷移等，大大提高了干部人事的檔案信息使用價(jià)值。

2.3 檔案保存更安全

由于傳統(tǒng)紙張檔案容易受外部因素的影響，存在紙張潮濕、紙張損壞、字跡模糊等現(xiàn)象，所以一般將檔案保存在環(huán)境適宜的空間，也就說(shuō)檔案管理人員需要做好檔案的防潮工作，保證紙張質(zhì)量，最大限度地防止檔案紙張損壞和受潮等問(wèn)題。通過(guò)信息化管理的應(yīng)用，干部人事檔案管理中能夠?qū)嵭袛?shù)字化處理，對(duì)檔案進(jìn)行加密管理，增加檔案的信息內(nèi)容的安全性，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案的升級(jí)管理，通過(guò)云端保存，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的安全。

3 干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題

3.1 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，干部人事檔案管理工作的專業(yè)技術(shù)性越來(lái)越強(qiáng)，并不是簡(jiǎn)單的政策性工作，對(duì)管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)的要求也就越來(lái)越高。但是，就實(shí)際的管理狀況來(lái)看，單位中的檔案管理人員的工作并不受重視，幾乎是可有可無(wú)的存在狀態(tài)，管理人員的配置沒(méi)有足夠的專業(yè)性，同時(shí)，很多檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高，很難和現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

3.2 檔案管理的方法單一，缺乏創(chuàng)新

隨著現(xiàn)代檔案信息管理難度的增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足現(xiàn)當(dāng)代的工作發(fā)展需求，對(duì)干部人事檔案管理進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新是很有必要的，但是，當(dāng)前的人事檔案管理狀態(tài)仍舊是傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單管理方法，對(duì)于信息量比較大的檔案問(wèn)題處理效率比較低，準(zhǔn)確率低，同時(shí)存在檔案數(shù)據(jù)信息的丟失和損壞等情況，嚴(yán)重影響單位人事檔案管理的發(fā)展。

4 完善干部人事檔案信息化管理的措施

4.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施投入

現(xiàn)代信息化檔案管理工作的基礎(chǔ)是相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施。隨著單位人事檔案資料的發(fā)展和信息化管理的發(fā)展，資料信息量和內(nèi)容種類都在不斷增加，因此，需要對(duì)相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行改善，確保滿足單位發(fā)展的硬件發(fā)展需求。通過(guò)采購(gòu)電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)、存儲(chǔ)器、檔案資料基礎(chǔ)設(shè)施以保證單位檔案管理工作的開展，加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和保養(yǎng)，達(dá)到單位干部人事檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。

4.2 加強(qiáng)人才培養(yǎng)

在加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理過(guò)程中，引進(jìn)專業(yè)的優(yōu)秀人才是必不可少的措施之一。根據(jù)單位人才需求情況，單位需要對(duì)人才引進(jìn)環(huán)節(jié)給予重視，以提高單位人才整體的綜合素質(zhì)。應(yīng)對(duì)當(dāng)前的人才隊(duì)伍狀況進(jìn)行分析，定期開展專業(yè)的培訓(xùn)，培養(yǎng)在崗人員的現(xiàn)代化信息化管理能力和水平，提升在崗人員的操作水平和處理業(yè)務(wù)的能力。當(dāng)前，很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)單位的檔案管理人員沒(méi)有接受專業(yè)的檔案管理方面知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，盡管其擁有豐富的社會(huì)操作經(jīng)驗(yàn)，能夠完成檔案的接收、審查、歸檔等業(yè)務(wù)，但是，根據(jù)現(xiàn)今的發(fā)展趨勢(shì)，很有必要不斷進(jìn)行自我能力的提升和信息化技術(shù)的掌握[2]。通過(guò)檔案管理人員的組織特點(diǎn)，進(jìn)行專業(yè)性高和素質(zhì)高隊(duì)伍的構(gòu)建，為目前的檔案管理工作發(fā)展提供充足的人力資源。在進(jìn)行檔案管理工作過(guò)程中，要對(duì)其進(jìn)行績(jī)效考核，通過(guò)多方位、多角度進(jìn)行在崗人員能力的提升和對(duì)其進(jìn)行激勵(lì)。檔案管理人員需要有提升自我能力的意識(shí)和執(zhí)行力，不斷加強(qiáng)自身的專業(yè)技能水平，同時(shí)提升自我服務(wù)意識(shí)。通過(guò)時(shí)代的發(fā)展，需要加強(qiáng)對(duì)管理知識(shí)和相應(yīng)問(wèn)題的研究，化挑戰(zhàn)為機(jī)遇，勇敢的進(jìn)行自我創(chuàng)新，分析和總結(jié)之前的檔案管理問(wèn)題，以推動(dòng)干部人事檔案管理工作的發(fā)展。

4.3 對(duì)工作模式進(jìn)行合理創(chuàng)新

隨著經(jīng)濟(jì)科技的發(fā)展，干部人事檔案信息化管理已經(jīng)是我國(guó)單位發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，在面對(duì)新的發(fā)展需求時(shí)，需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行信息化管理的調(diào)整和創(chuàng)新，對(duì)之前的工作模式進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)目前的信息化管理措施進(jìn)行健全，實(shí)現(xiàn)信息化管理的最大價(jià)值。在對(duì)工作模式進(jìn)行創(chuàng)新中，需要進(jìn)行一定的簡(jiǎn)化，對(duì)于目前比較復(fù)雜的工作流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，提高工作流程的整體效率。目前，盡管我國(guó)已經(jīng)開始應(yīng)用信息化管理平臺(tái)，但是仍舊存在一定的應(yīng)用深度問(wèn)題，很多信息化工作主要應(yīng)用在對(duì)于信息的檢索和輸出等環(huán)節(jié)。因此，在具體工作過(guò)程中，管理人員需要加深人事檔案管理工作的信息化，提升其對(duì)信息化管理工作的理解能力，使其認(rèn)識(shí)到信息化管理的全面性和滲透性。比如，在管理檔案中，通過(guò)引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)管理的思維模式，通過(guò)條形碼進(jìn)行檔案號(hào)的識(shí)別和檢索，為檔案的歸檔和檔案的查閱提升效率，增加檔案管理的安全性。在信息化管理系統(tǒng)中，管理人員需要不斷學(xué)習(xí)和總結(jié)，對(duì)工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行科學(xué)分析，構(gòu)建全面的解決措施系統(tǒng)，以便實(shí)現(xiàn)工作效率的提升和工作目標(biāo)的完成[3]。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在當(dāng)前的干部人事檔案管理工作中采用信息化管理模式，能夠?yàn)闄n案管理工作提供很大的便利，有助于檔案管理人員工作效率的提升，增加單位人事檔案管理的可靠性和安全性。因此，在引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)時(shí)，相應(yīng)的管理人員需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)和掌握，確保檔案信息化管理系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和安全性，及時(shí)做好信息化管理系統(tǒng)的修復(fù)工作和清理工作，預(yù)防網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客的入侵，同時(shí)通過(guò)監(jiān)督制度的制定來(lái)保障單位干部人事檔案的安全，防止發(fā)生檔案內(nèi)容泄露的問(wèn)題，以推動(dòng)單位干部人事檔案信息化管理工作的發(fā)展。