辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

黃曉麗

（齊齊哈爾市第一醫(yī)院，黑龍江 齊齊哈爾 161000）

1 引言

醫(yī)院的檔案記錄了醫(yī)院工作的方方面面，其內(nèi)容不僅涵蓋了患者的個(gè)人信息，也對(duì)經(jīng)典的醫(yī)學(xué)案例進(jìn)行了記載，醫(yī)院檔案是醫(yī)院信息資源中不可或缺的一部分，對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)足發(fā)展起到了重要的推動(dòng)作用，因而，醫(yī)院必須高度重視對(duì)檔案資源的管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理真正的價(jià)值。近年來(lái)，隨著現(xiàn)代高新技術(shù)的介入和醫(yī)院辦公體系的不斷完善，醫(yī)院的辦公環(huán)境有了明顯的改善，醫(yī)院檔案越來(lái)越多的依靠信息化、自動(dòng)化技術(shù)進(jìn)行管理，檔案管理的科技化程度日益加深。雖然自動(dòng)化的辦公環(huán)境為醫(yī)院的檔案管理提供了諸多便利，但在辦公自動(dòng)化體制還不夠成熟的現(xiàn)狀下，醫(yī)院檔案管理仍存在著許多問(wèn)題。鑒于上述情況的出現(xiàn)，在逐步推進(jìn)醫(yī)院檔案管理數(shù)字化的過(guò)程中，要不斷提高醫(yī)院檔案管理的自動(dòng)化水平，加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)能力，使醫(yī)院的檔案管理工作更好地服務(wù)于醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展。

2 辦公自動(dòng)化的內(nèi)涵及對(duì)檔案管理工作的影響

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，辦公自動(dòng)化就是將互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代高新技術(shù)融入到醫(yī)院檔案管理的工作中，推動(dòng)檔案管理工作朝著高效性、科學(xué)性的方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字傳輸和自動(dòng)化管理，并提高檔案資源的流動(dòng)效率，保障檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。在檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化，極大地提高了工作人員的辦公效率，節(jié)省了大量的人力物力，有效地降低了檔案管理工作的難度，最大程度提高了醫(yī)院的綜合效益[1]。

由于辦公自動(dòng)化環(huán)境具備高效率、高準(zhǔn)確率的優(yōu)點(diǎn)，在檔案管理工作中被廣泛應(yīng)用，極大地促進(jìn)了檔案管理工作水準(zhǔn)的提升。首先，辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)了檔案信息的準(zhǔn)確分類，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案層次進(jìn)行劃分，有利于醫(yī)院各科室對(duì)檔案資料進(jìn)行查閱和整理；其次，與以往傳統(tǒng)的檔案管理不同，辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理更具科學(xué)性，因?yàn)樗行У販p少了人為參與的環(huán)節(jié)，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的錄入和調(diào)取，并利用現(xiàn)代化的信息校對(duì)技術(shù)對(duì)輸入的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查驗(yàn)，加快了檔案信息的流動(dòng)速度，延長(zhǎng)了檔案管理的保存時(shí)間，提高了檔案信息的可靠度，使檔案數(shù)據(jù)能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)得到及時(shí)更新；除此之外，辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理工作不再由各科室分別進(jìn)行，而是通過(guò)建立互聯(lián)網(wǎng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)將各科室的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，密切了不同科室之間的聯(lián)系，減少了對(duì)醫(yī)院檔案信息的重復(fù)管理，增強(qiáng)了檔案數(shù)據(jù)的利用效率，便于各科室加強(qiáng)互動(dòng)和交流；另外，辦公自動(dòng)化讓醫(yī)院的檔案管理工作變得輕松，也提高了檔案管理工作的專業(yè)水準(zhǔn)，檔案信息的記載方式也不再局限于文本層面，將檔案信息數(shù)字化更加便于儲(chǔ)存，使檔案的儲(chǔ)存量大大增加，同時(shí)有效地減少了紙張的使用，保護(hù)了環(huán)境[2]。

3 辦公自動(dòng)化背景下醫(yī)院檔案管理工作存在的不足

3.1 檔案信息數(shù)字化引發(fā)的保密危機(jī)

現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及和推廣使得醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化程度不斷提高，但與此同時(shí)也出現(xiàn)了檔案信息資源泄露的情況，檔案信息內(nèi)容既包括了眾多患者的就醫(yī)隱私，還包含著醫(yī)學(xué)科研的成果記錄，一旦遭受網(wǎng)絡(luò)入侵造成信息的泄露，將會(huì)對(duì)醫(yī)院的信譽(yù)造成嚴(yán)重的損害，也會(huì)給醫(yī)院的專利保護(hù)帶來(lái)十分不利的影響。在醫(yī)院檔案管理的過(guò)程中，由于缺少對(duì)檔案管理信息進(jìn)行加密的意識(shí)，檔案信息存在著被替換被盜取的隱患，這也暴露出網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存信息的不穩(wěn)定性。電子文件體積小，存儲(chǔ)量大，保存時(shí)間長(zhǎng)，甚至可以永久保存，但缺乏系統(tǒng)而且穩(wěn)固的儲(chǔ)存方式，所以更容易被網(wǎng)絡(luò)入侵等非法手段盜取檔案數(shù)據(jù)，給醫(yī)院檔案管理工作帶來(lái)了潛在的安全隱患。由于醫(yī)院檔案涉及面廣，涵蓋了醫(yī)院工作的方方面面，信息泄露就會(huì)引發(fā)連鎖反應(yīng)，帶來(lái)后果嚴(yán)重的醫(yī)療糾紛[3]。

3.2 檔案管理辦公自動(dòng)化規(guī)范體系不夠完善

醫(yī)院檔案管理實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化為工作人員減少了很多的工作量，但因?yàn)闄n案管理辦公自動(dòng)化規(guī)范體系不夠完善，致使檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的質(zhì)量參差不齊。很多醫(yī)護(hù)人員在用電腦打印病人紙質(zhì)病歷時(shí)出現(xiàn)重復(fù)打印或者由于自身操作不當(dāng)造成的紙質(zhì)病歷清晰度不達(dá)標(biāo)等問(wèn)題，造成了醫(yī)院資源的浪費(fèi)，同時(shí)不合格的紙質(zhì)病歷被隨意丟棄后又會(huì)造成患者個(gè)人隱私的泄露。此外，檔案管理人員在使用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行檔案信息錄取時(shí)，沒(méi)有信息保密的意識(shí)，沒(méi)有對(duì)病歷底稿進(jìn)行及時(shí)的銷毀或處理，也加大了患者隱私泄露的幾率。換言之，在檔案管理工作實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化之后，沒(méi)有及時(shí)地對(duì)醫(yī)院檔案管理制度進(jìn)行更新，檔案管理工作缺乏規(guī)范性，沒(méi)有建立一致的工作考核標(biāo)準(zhǔn)，不利于醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的提高。

3.3 醫(yī)院檔案管理工作者工作能力急需加強(qiáng)

在醫(yī)院大幅度采用電子化辦公的同時(shí)，醫(yī)院從原有的紙質(zhì)存儲(chǔ)檔案的方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮觾?chǔ)存檔案方式，儲(chǔ)存的標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生了很大的改變，傳統(tǒng)管理方式與現(xiàn)代自動(dòng)化管理形式有著很大的差距。但很多檔案管理工作者對(duì)檔案信息的管理還停留在原先的水平，對(duì)于電子管理的知識(shí)儲(chǔ)備少，信息管理技術(shù)水平不高，對(duì)數(shù)據(jù)傳輸?shù)南嚓P(guān)知識(shí)知之甚少，無(wú)法很好地勝任辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理工作。

4 解決醫(yī)院檔案辦公自動(dòng)化不足的方法

醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化的發(fā)展時(shí)間較短，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足，出現(xiàn)不足在所難免，針對(duì)辦公自動(dòng)化環(huán)境下出現(xiàn)的問(wèn)題提出相應(yīng)的解決措施，推動(dòng)檔案管理水平的提升。

醫(yī)院檔案管理部門(mén)要想順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，就要將管理工作與現(xiàn)代高新技術(shù)進(jìn)行結(jié)合。醫(yī)院要給予檔案管理工作高度的重視，加大科研和資金投入，引進(jìn)相關(guān)領(lǐng)域的專業(yè)人才，加強(qiáng)對(duì)工作人員的技能培訓(xùn)，不斷完善辦公自動(dòng)化體系，建立規(guī)范統(tǒng)一的考核標(biāo)準(zhǔn)，制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲措施，培養(yǎng)檔案管理工作人員的保密意識(shí)，升級(jí)檔案管理部門(mén)的硬件配置，深入研究辦公自動(dòng)化設(shè)施，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行知識(shí)培訓(xùn)，擴(kuò)大工作人員的知識(shí)儲(chǔ)備。

要想讓醫(yī)院檔案管理工作更好地適應(yīng)辦公自動(dòng)化趨勢(shì)，為醫(yī)院檔案管理工作贏得更多發(fā)展機(jī)遇，不僅需要醫(yī)院方面做出努力，還需要檔案管理工作人員提高自身覺(jué)悟和工作能力。檔案管理工作人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理方式，服從醫(yī)院的安排，主動(dòng)通過(guò)各種形式了解和學(xué)習(xí)現(xiàn)代高新技術(shù)，努力適應(yīng)辦公自動(dòng)化環(huán)境，積極與各科室進(jìn)行交流和溝通，樹(shù)立高度的責(zé)任感和信息保密意識(shí)，對(duì)傳輸完畢的檔案信息要妥善保管或及時(shí)進(jìn)行銷毀處理，及時(shí)排除信息資料泄露的隱患，檔案管理人員要在實(shí)踐中摸索辦公自動(dòng)化模式的規(guī)律，積累工作經(jīng)驗(yàn)，更好地完成檔案管理工作。

5 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，升級(jí)辦公設(shè)備，為檔案管理提供良好的工作環(huán)境，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的飛躍，使醫(yī)院擁有更加廣闊的發(fā)展前景。