淺談基建工程檔案信息資源共享實踐思考

熊叢文

在21世紀，隨著信息網(wǎng)絡平臺的不斷完善，信息交融與共享效果也得到了大幅度提升。檔案信息資源是基建工程項目的重要資料，該資料為基建工程施工建設提供了非常有價值的參考方案，從而有效推動了基建工程的良好發(fā)展。此外，為全面提升基建工程檔案資源的實用價值，必須重視大力實現(xiàn)基建工程檔案信息資源共享。本文將簡單分析基建工程檔案信息資源共享的可行性，并從保護知識產權、提高工作人員的保密意識、構建共享平臺、加強檔案信息化動態(tài)管理工作、做好基建工程檔案的立卷歸檔管理工作、培養(yǎng)高素質檔案管理人才等六個方面分層淺談基建工程檔案信息資源共享方案。

1 基建工程檔案信息資源共享的可行性

從狹義視角分析，基建工程檔案是基建工程項目建設活動中直接生成的文書、圖紙、報表、音頻與視頻等資料，這些資料具有極高的實用價值，不僅可以在環(huán)境監(jiān)測、房地產測繪等特定時期進行使用，而且能夠在水文與氣象的長期觀測中予以有效應用。通常，在基建工程施工中，地質與水文條件大多較為穩(wěn)定，在此觀測活動中，可以直接參考前期檔案資料，以此節(jié)約勘查時間與相關費用，提升檔案信息資源共享效果。其次，基建工程檔案能夠為城建規(guī)劃、房地產勘測、建筑設計、施工計劃、企業(yè)房屋確權和各項房產糾紛以及突發(fā)事件解決提供參考依據(jù)，可以說基建工程檔案是城建檔案的重要組成部分。在信息時代背景的影響下，實現(xiàn)基建工程檔案信息資源共享已成為基建工程檔案管理的重要環(huán)節(jié)，簡而言之，實現(xiàn)基建工程檔案信息資源共享是提升檔案使用價值與基建工程檔案管理效果的核心。

2 基建工程檔案信息資源共享方案

2.1 保護知識產權

當前世界各國已經(jīng)紛紛致力于知識產權保護工作，對此制定了各項信息法律與相關政策，并將其用于實現(xiàn)信息資源共享。從微觀視角來講，基建工程檔案資源屬于技術資產，是技術人員的勞動成果，凝聚著他們的智慧，具有創(chuàng)新價值和技術優(yōu)勢以及競爭資本，因此，基建企業(yè)應該將基建工程檔案作為本組織的知識產權和技術人員的專利，采用法律手段予以保護，在信息資源共享過程中，不得損害本企業(yè)和技術人員的合法利益。

2.2 提高工作人員的保密意識

實現(xiàn)基建工程檔案信息資源共享，確保檔案信息資源的安全運用，企業(yè)必須重視加強檔案管理人員的職業(yè)保密意識，首先要從檔案信息管理細節(jié)做起，引導檔案管理人員全面優(yōu)化檔案信息資源共享管理流程，在日常工作中逐步提升自身的職業(yè)素養(yǎng)和保密意識。某企業(yè)就配合內部保密機構進行了涉密信息排查工作，逐臺計算機進行檢查，確保上網(wǎng)計算機上沒有涉密文件。利用微信、微博、QQ群等平臺宣貫了信息共享安全的重要性，提高了全員的安全保密意識。

2.3 構建共享平臺

目前，互聯(lián)網(wǎng)技術在不斷發(fā)展，為實現(xiàn)基建工程檔案信息資源共享提供了多種技術支撐，基建工程企業(yè)應充分運用互聯(lián)網(wǎng)技術和先進的軟硬件設施構建完善的檔案信息資源共享平臺，組建檔案管理網(wǎng)絡。需要注意的是，網(wǎng)絡版基建檔案管理能夠在本單位內部或者多個網(wǎng)絡用戶的支持下，由不同角色合作完成基建工程檔案信息的整合、鑒定、使用、編制等工作，同時，運用設置系統(tǒng)管理權限的方式來進行用戶驗證，確?；üこ虣n案信息資源的安全共享。另一方面，構建檔案信息網(wǎng)絡服務系統(tǒng)，必須重視促進基建工程檔案信息資源共享平臺和檔案信息網(wǎng)絡服務系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)內網(wǎng)聯(lián)動系統(tǒng)、外網(wǎng)聯(lián)動系統(tǒng)、安全應用平臺和數(shù)據(jù)傳輸設備的一體化。除此之外，要確?；üこ虣n案信息資源共享平臺能夠自動識別不同用戶，完成所有用戶權限配置與身份驗證工作，在實現(xiàn)基建工程檔案信息資源共享的同時確保不泄密。

2.4 加強檔案信息化動態(tài)管理工作

開發(fā)有價值的檔案信息，加強檔案信息化動態(tài)管理。首先要確保數(shù)據(jù)庫的安全和穩(wěn)定，保證數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性，將先進的計算機技術引入到文書檔案的管理中以提高文書檔案的自動化管理水平，使檔案信息資源共享與本企業(yè)的信息化建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展，同時，要以檔案利用為導向，按“存量檔案數(shù)字化，增量檔案電子化”要求，加快檔案數(shù)字化進程，提高新增檔案電子化水平和信息資源共享效果。另外，要全面改善基建工程檔案管理的硬件設施和軟件設施，引進新的管理理念，建立專屬性檔案管理網(wǎng)站，保證檔案信息資源共享的安全應用，加快對內部網(wǎng)絡信息平臺的建設，從而全面創(chuàng)新檔案管理模式，努力實現(xiàn)基建工程檔案信息資源共享與信息化管理。

2.5 做好基建工程檔案的立卷歸檔管理工作

所謂檔案的立卷是在收集齊全有關檔案的相關資料后，由文書處理部門和檔案管理部門根據(jù)資料所屬檔案的類別分類管理，然后，編目裝訂，逐步成卷以形成完整的基建工程檔案資料。從廣義視角來分析，基建工程檔案立卷歸檔管理工作的第一步是全面重審檔案卷宗，查看檔案文件是否齊全，對于不屬于立卷歸檔范圍的文件，要予以剔除，檢查卷內檔案文件是否有一定的聯(lián)系，對于無聯(lián)系的內容應及時挑出歸入有關卷內。而且，檔案管理人員要對卷內文件的排列進行系統(tǒng)的檢查和調整，保持檔案文件之間的聯(lián)系，確保每份文件的位置相對固定。

第二步要做好案卷軟封面的編制工作。調整好案卷之后，要重新編制封面，通常，封面包含的內容與預立卷時編制的卷宗封面內容相同，但是應該根據(jù)調整后案卷的具體內容、相關問題擬寫標題和確定其他項。

第三步，要優(yōu)化檢索工具。所謂的“檔案索引”是把反映一定內容或者某個具體問題的檔案用一定的方法，以相對固定的格式編制成的一種便于查找的工具。對于基本完成立卷步驟的案卷，檔案管理人員應通過編制并利用檢索工具，使得整個歸檔管理工作有序而高效。在日常管理工作中，一般可通過設計索引目錄，建立標準圖、檔、卡、冊、表并利用計算機等多種途徑進行檢索。

第四步，要將立卷后的案卷排列上架，要維持調整、組合后的系統(tǒng)性和相互聯(lián)系性。最后，做好檔案資源的入庫保管工作，在檔案文件接收入庫后，由檔案管理部門進行統(tǒng)一保管。如果保管不善，不僅會損毀檔案，而且會影響檔案的利用，給本企業(yè)造成無法彌補的損失。

2.6 培養(yǎng)高素質檔案管理人才

提升基建工程檔案管理質量，實現(xiàn)檔案信息資源共享。發(fā)揮檔案資源的使用價值，離不開人才隊伍的支持，基建工程企業(yè)要重視培養(yǎng)青年骨干精英，合理分配檔案管理干部職位，在培訓工作中，應秉承按需培訓的方針，引導青年工作人員在短時間內進入本職角色，順應信息時代的要求，在日常工作中發(fā)揮創(chuàng)新意識，保護檔案機密，努力挖掘有價值的檔案資源，全面推進檔案管理工作的規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化與高效化。此外，企業(yè)應教導檔案管理人員恪守職業(yè)道德，堅守檔案機密，在實現(xiàn)檔案信息資源共享的過程中不得消極怠工或者破壞檔案記錄。另一方面，基建工程企業(yè)在檔案管理人員的培訓工作中，應注意制定一份良好的培訓計劃，確保該計劃是從企業(yè)戰(zhàn)略和基建工程檔案信息資源共享的角度出發(fā)，在全面、客觀的培訓需求分析基礎上做出系統(tǒng)性的規(guī)劃和方案，使得培訓計劃與培訓活動能夠有序進行和實施。與此同時，要注意精選培訓課程，構建完善的課程設計與開發(fā)模型。目前，最常用的培訓課程設計與開發(fā)模型有三種，分別是ISD模型、DACUM模型和ADDIE模型。其中，ISD模型屬于系統(tǒng)化設計模型，是以檔案信息資源共享理論、傳播理論和學習理論為基礎，并運用系統(tǒng)理論的觀點和知識，分析基建工程檔案信息資源共享需求與具體措施。DACUM模型是通過檔案人員職務分析和基建工程檔案信息資源共享分析來確定檔案管理這一職業(yè)對人員的能力要求和基建工程檔案信息資源共享所需要的系統(tǒng)方法。ADDIE模型綜合性與系統(tǒng)性很強，要求檔案管理人員在培訓活動中應清楚地認識到自己所學習內容、學習方法以及準確判斷自身的學習效果，并學會將所學知識應用于基建工程檔案信息資源共享實踐中。

3 結語

綜上所述，實現(xiàn)基建工程檔案信息資源共享，提高檔案資源的利用價值，基建工程企業(yè)應重視保護本組織的知識產權和技術人員的專利，做好檔案保密工作，不斷提高工作人員的保密意識，借助互聯(lián)網(wǎng)技術積極構建信息共享平臺，加強檔案信息化動態(tài)管理力度，做好基建工程檔案的立卷歸檔管理工作，為本組織培養(yǎng)高素質檔案管理人才。