關(guān)于事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的思考

宋紅偉

摘 要：事業(yè)單位的檔案管理信息化是指借助于目前飛速發(fā)展的計算機技術(shù)和信息儲存量龐大的云平臺，將相關(guān)的事業(yè)單位檔案數(shù)字化，全面降低檔案管理工作人員的工作量和提高檔案管理工作的科學(xué)性。結(jié)合目前我國事業(yè)單位的檔案管理工作的實際情況，我國事業(yè)單位實現(xiàn)檔案管理信息化還存在較大差距，本研究將對此進行詳細(xì)地探討。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；思考

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

1.1 對事業(yè)單位檔案管理工作不夠重視

我國近些年來隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和人口數(shù)量的逐漸增多，各個地區(qū)的就業(yè)形勢也就異常嚴(yán)峻，目前，隨著社會的發(fā)展，大多數(shù)已經(jīng)步入社會的人士和眾多大學(xué)生在就業(yè)時都要首先選擇事業(yè)單位，因為大家都認(rèn)為事業(yè)單位能夠提供優(yōu)良的工作環(huán)境和充足的發(fā)展空間，除此之外，還可以為大家提供良好的薪資待遇和企業(yè)福利。隨著這種就業(yè)趨勢的逐漸發(fā)展，我國事業(yè)單位在檔案管理上也就出現(xiàn)了一些因形勢而不可避免的問題。有些事業(yè)單位對檔案管理不夠重視，對于相應(yīng)的法律法規(guī)貫徹落實的不夠完善，在這些方面原本也沒有學(xué)習(xí)到足夠的知識來加以運用，其次，很少有人能夠認(rèn)識到我國事業(yè)單位的人員檔案是我們國家重要人才儲備的主要來源之一，因此事業(yè)單位的檔案管理工作就有著非常重要的作用。但是因為部分事業(yè)單位對檔案管理工作的不正確認(rèn)識和相應(yīng)的法律法規(guī)落實的不夠完善，導(dǎo)致了我國事業(yè)單位檔案管理工作開展的異常艱難，使我國的檔案管理工作十分混亂。

1.2 檔案信息處理的相關(guān)設(shè)備與技術(shù)較陳舊

隨著我國經(jīng)濟實力的不斷增長和相應(yīng)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國大多數(shù)機構(gòu)在資料、信息的收集、儲備的工作中廣泛推行了計算機技術(shù)和云平臺等。但是通過對我國各事業(yè)單位的檔案管理工作的實際調(diào)查，可以清楚發(fā)現(xiàn)我國的事業(yè)單位的檔案信息處理的相關(guān)設(shè)備、技術(shù)較為陳舊或更新的設(shè)備利用率極低。事業(yè)單位的檔案信息處理的相關(guān)設(shè)備、技術(shù)仍較陳舊的主要原因就是事業(yè)單位的負(fù)責(zé)和實際參與檔案管理的工作人員對檔案管理的工作重視程度不夠，沒有及時利用迅速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)有效提高檔案管理工作的實際質(zhì)量。更新的儀器、設(shè)備的利用率低在一定程度上體現(xiàn)了實際負(fù)責(zé)的工作人員的工作態(tài)度和能力，沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作對事業(yè)單位的發(fā)展的重要意義和更新的設(shè)備對提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率的重要作用。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

對我國的事業(yè)單位來說，發(fā)展檔案管理工作最為重要的就是要提高檔案管理人員的專業(yè)知識水平和自身的綜合素質(zhì)，只有擁有專業(yè)的、團結(jié)的、高效的檔案管理團隊，才能夠保障我國事業(yè)單位檔案管理工作的良好發(fā)展與快速進步。對于大多數(shù)事業(yè)單位來講，從事檔案管理工作的人員往往都沒有過經(jīng)過系統(tǒng)的、專業(yè)的整體培訓(xùn)，大多數(shù)管理人員都沒有扎實的專業(yè)知識和基本的檔案管理技術(shù)，對檔案管理工作不夠用心，缺乏一定的管理意識和綜合管理素質(zhì)，這些因素都影響著我國事業(yè)單位檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。除此之外，一些文件的分類保存、歸納整理等工作存在的大多數(shù)問題，同樣也與我國從事檔案管理的工作人員落后的專業(yè)知識和管理素質(zhì)息息相關(guān)?，F(xiàn)階段檔案管理人員的素質(zhì)，非常不利于我國事業(yè)單位的梳理發(fā)展。

1.4 事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)比較薄弱

在我國事業(yè)單位發(fā)展非常良好的社會背景下，我國的就業(yè)趨勢逐漸趨向優(yōu)先選擇事業(yè)單位，在這種就業(yè)形勢下，我國有些事業(yè)單位在檔案管理基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)方面就比較薄弱，往往導(dǎo)致了檔案管理工作的混亂不堪。現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位雖然大部分都建立起了相應(yīng)的檔案管理的措施和一定的規(guī)章制度，但是基本所有事業(yè)單位都沒有按照一定的流程去對所有的單位在職人員實施正確規(guī)范的檔案管理，還有的從事檔案管理的工作人員沒有對應(yīng)聘者的檔案進行一定的審核與復(fù)查，因此，工作人員的檔案出現(xiàn)混亂和丟失的情況發(fā)生的越來越多，這種各自工作、不合規(guī)范的現(xiàn)象玩玩導(dǎo)致了我國事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的逐漸退步，常常在一定程度上阻礙了我國事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。

2 我國事業(yè)單位檔案管理改革與創(chuàng)新的相關(guān)措施

2.1 建設(shè)數(shù)字化檔案管理模式

通過對我國事業(yè)單位的檔案管理工作的實際情況的詳細(xì)分析，我們可以發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位的檔案管理工作迫切需要有效的改進措施來實現(xiàn)全面的創(chuàng)新與改革。鑒于我國事業(yè)單位的檔案管理信息化的目標(biāo)，我國事業(yè)單位的檔案管理工作的改革措施可以從提高檔案管理工作的“四化”做起。數(shù)字化是我國事業(yè)單位的檔案管理工作改革和創(chuàng)新的重中之重。建設(shè)數(shù)字化的檔案管理模式即是指利用現(xiàn)今迅速發(fā)展的掃描技術(shù)、云平臺、身份認(rèn)證技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將紙質(zhì)版的檔案資料轉(zhuǎn)化、備份為電子文件，一方面提高了對檔案資料的保護力度，確保了檔案資料的完善性，另一方面也在一定程度上減小了儲存和整理檔案的工作量和工作難度，增加了檔案資料的利用率，更有力地保障了事業(yè)單位的未來發(fā)展規(guī)劃的合理性和科學(xué)性。

2.2 加強檔案管理的保密工作

在檔案管理中，保密工作是非常重要的，我們在對檔案管理的工作地點的選擇時要非常慎重，按照國家相應(yīng)的法律法規(guī)進行改造和完善，對采光用的門窗要進行加密保護，在一定程度上防止偷盜情況的發(fā)生。對檔案管理工作場所的看管人員要進行嚴(yán)格的審核，禁止非工作人員進入。并對看管人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，從而提高他們的保密能力和工作態(tài)度。嚴(yán)禁的保密工作對我國事業(yè)單位的檔案管理工作具有重要的作用。

2.3 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在知識經(jīng)濟時代下，要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，這對管理工作有著重要的意義。事業(yè)單位對此要加大對人員培訓(xùn)所用資金的投入力度，為管理人員掌握一定的專業(yè)知識和具備基本的能力素質(zhì)提供充足的資金保障，使管理人員增強文字分析能力和職業(yè)技能，培養(yǎng)出專業(yè)性的人才，為我國事業(yè)單位的檔案管理工作作出更大的貢獻。

2.4 實現(xiàn)檔案管理的自動化

建設(shè)數(shù)字化的檔案管理模式重新定義了檔案管理工作內(nèi)容和方法，極大程度減輕了實際工作人員的工作量和工作難度，切實提高了檔案管理工作的實際質(zhì)量，而促進實現(xiàn)檔案管理的自動化則進一步降低了管理人員的工作壓力，實現(xiàn)了檔案管理工作更全面的改革和創(chuàng)新。我國事業(yè)單位的檔案管理工作中最為嚴(yán)峻的問題就是相應(yīng)的管理制度不合理和檔案管理工作并沒有具體的部門負(fù)責(zé)，但是由于檔案管理工作的高工作量和低難度的特性并不適合設(shè)置具體的負(fù)責(zé)部門，否則極易導(dǎo)致工作人員的冗余和人力資源的浪費。促進檔案管理工作的自動化則能在很大程度上避免類似問題的發(fā)生，實現(xiàn)在極少的人力或無人操作下檔案資料的信息的自動存取。

3 結(jié)束語

本研究就事業(yè)單位檔案管理信息化的目標(biāo)和實際意義進行了詳細(xì)地探討，指明推進計算機技術(shù)在我國事業(yè)單位地檔案管理工作的廣泛應(yīng)用的重要性的同時，也詳細(xì)闡釋了目前我國事業(yè)單位檔案管理工作中存在的具體問題和進行改革的迫切性。對于我國事業(yè)單位檔案管理工作中存在的相關(guān)信息處理設(shè)備陳舊、工作人員的責(zé)任意識不強等問題，我們必須結(jié)合事業(yè)單位管理信息化的“四化”的具體要求采取有效的改進措施，提高檔案管理人員的工作能力，加快設(shè)備的更新速度，全面實現(xiàn)我國事業(yè)單位檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。

參考文獻

[1]尤麗，淺談新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作的改革[J].檔案信息化，2014（6）：63-65.

[2]黨麗萍，事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革新思路研究[J].黑龍江史志，2014（7）：157-158.endprint