科研院所檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

張寧

【摘 要】面對(duì)科研院所的轉(zhuǎn)型改制，檔案管理必須改變傳統(tǒng)的工作模式和管理理念，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流。本文通過(guò)分析當(dāng)前科研院所檔案管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題，提出相應(yīng)對(duì)策措施，以實(shí)現(xiàn)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問(wèn)題對(duì)策；信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)： G270.7；G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)： 2095-2457（2018）30-0282-002

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.30.125

Problems and countermeasures of archives management in scientific research institute

ZHANG Ning

（Aircraft Strength Research Institute， Xian Shaanxi 710065， China）

【Abstract】Facing the transformation of scientific research institutions， archives management must change the traditional working mode and management concept， and conform to the trend of The Times. By analyzing the present situation and existing problems of archives management in scientific research institute， this paper puts forward corresponding countermeasures to achieve innovative development of archives management.

【Key words】Archives management；Problems and countermeasures；Informatization construction

面對(duì)當(dāng)今軍民融合程度深化、科研院所改制勢(shì)在必行的社會(huì)變化，為適應(yīng)市場(chǎng)化的要求，科院院所需轉(zhuǎn)變管理體制和運(yùn)行機(jī)制，實(shí)現(xiàn)從“行政化”管理向“市場(chǎng)化”管理的轉(zhuǎn)變，提高科研院所整體的創(chuàng)新能力和效率，增強(qiáng)其參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的活力和能力?？蒲性核鶛n案管理作為其重要組成部分，也需順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，改變傳統(tǒng)的工作模式和管理理念，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，更好地為企業(yè)發(fā)展提供檔案服務(wù)。

1 科研院所檔案管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

1.1 歸檔意識(shí)薄弱，難以收集齊全，利用效能低

由于多年科技管理體制的影響，很多科研人員“重科研，輕檔案”的意識(shí)突出，缺乏對(duì)科研檔案歸檔工作的重視，普遍存在一些現(xiàn)象：（1）重視科研項(xiàng)目的執(zhí)行完成情況以及科研經(jīng)費(fèi)的到位與否，忽視科研資料的收集和歸檔；（2）基于使用方便和擔(dān)心知識(shí)產(chǎn)權(quán)外泄的考慮，沒(méi)有將自己形成的科研資料進(jìn)行歸檔；（3）有些科研項(xiàng)目持續(xù)周期長(zhǎng)，涉及科研部門(mén)較多，缺乏明確的歸檔負(fù)責(zé)人和隨時(shí)歸檔意識(shí)，易出現(xiàn)科研資料難以收集齊全、歸檔不全的情況；（4）基于績(jī)效考核、職稱評(píng)定等因素，重視科研項(xiàng)目的成果總結(jié)類資料的歸檔，忽視科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)、過(guò)程記錄性文件和結(jié)題驗(yàn)收類資料的收集和歸檔；（5）基于保密安全管理要求，重視高密級(jí)科研資料的歸檔，忽視內(nèi)部、公開(kāi)等科研資料的收集和歸檔；（6）重視紙質(zhì)檔案的歸檔，對(duì)紙質(zhì)檔案的管理有這明確的制度規(guī)定和業(yè)務(wù)流程，缺乏對(duì)電子文件歸檔管理的具體有效要求等。這些“輕歸檔”的現(xiàn)象直接影響科研檔案的利用工作，致使利用效率低，利用效能不高。

1.2 管理理念滯后，缺乏創(chuàng)新意識(shí)

檔案管理的外部環(huán)境已然發(fā)生改變，無(wú)論是思想觀念、管理模式，還是規(guī)章制度、人員構(gòu)成，科研院所檔案管理體系普遍存在應(yīng)變能力差和發(fā)展緩慢的問(wèn)題。因檔案管理工作在科研院所工作體系中多處于非盈利配套服務(wù)地位，高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視度不高，缺乏對(duì)檔案工作的明確具體的頂層設(shè)計(jì)。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)則缺乏足夠的基層調(diào)研和對(duì)新方法、新技術(shù)的有效與及時(shí)調(diào)整，更偏重于配套服務(wù)科研工作。因收入穩(wěn)定，崗位競(jìng)爭(zhēng)不激烈，且職稱晉升弱勢(shì)化，檔案人員自我發(fā)展意識(shí)不強(qiáng)，工作缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)新性。具體表現(xiàn)為：雖然規(guī)章制度明確科研檔案工作實(shí)行“三納入”、“四同步”管理，但具體落實(shí)和執(zhí)行效果欠缺，導(dǎo)致檔案部門(mén)地位不高，缺乏話語(yǔ)權(quán)；缺少整體化理念，忽視檔案信息化建設(shè)與科研院所其他信息管理系統(tǒng)的協(xié)同化發(fā)展，缺少對(duì)企業(yè)文件數(shù)據(jù)的充分調(diào)研與清理，缺少對(duì)檔案管理狀況的認(rèn)真反思；雖然引入現(xiàn)代信息技術(shù)，但對(duì)信息技術(shù)功能的整體理解不充分不全面，傳統(tǒng)管理模式和庫(kù)房管控思維嚴(yán)重存在，易形成在檔案信息系統(tǒng)再現(xiàn)手工管理模塊的現(xiàn)象。

1.3 缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，檔案信息化建設(shè)盲目且不充分，影響力低

科研院所基于自身專業(yè)特色發(fā)展需要，更偏重于科研項(xiàng)目過(guò)程控制的信息化建設(shè)，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏總體的認(rèn)識(shí)和定位。尤其在科研院所改制轉(zhuǎn)型時(shí)期，不愿投入太多資金進(jìn)行設(shè)備和技術(shù)更新，檔案人才引進(jìn)也是滯后，數(shù)字檔案館建設(shè)有規(guī)劃有申請(qǐng)但具體落實(shí)執(zhí)行不到位，檔案信息化建設(shè)存在盲目性，表現(xiàn)為：雖然引入檔案信息系統(tǒng)，但缺乏對(duì)其使用的具體要求，使得檔案信息著錄全憑個(gè)人經(jīng)驗(yàn)、報(bào)表設(shè)計(jì)隨意更改、分類檢索信息不全等，還因購(gòu)買(mǎi)功能模塊不全面/開(kāi)發(fā)利用有限以及與企業(yè)其他信息系統(tǒng)融合度不高，導(dǎo)致檔案信息管理系統(tǒng)多為文件資料歸檔后由檔案人員利用其開(kāi)展著錄與編目工作，以及處理一些簡(jiǎn)單的利用服務(wù)手續(xù)，而無(wú)法承擔(dān)歸檔流程控制和檔案數(shù)據(jù)資源的挖掘與整合業(yè)務(wù)，尤其是面對(duì)日益俱增的結(jié)構(gòu)和非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)，更是突顯無(wú)力感；片面追求評(píng)級(jí)考核，檔案編研成果質(zhì)量不高，特色數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)盲目追求數(shù)據(jù)數(shù)量，忽視數(shù)據(jù)質(zhì)量；檔案網(wǎng)站內(nèi)容不豐富，更新不及時(shí)，用戶瀏覽率低，使用不方便；基于保密安全要求，智能檔案庫(kù)房建設(shè)流于形式，密集架和庫(kù)房管理與檔案信息系統(tǒng)不能數(shù)據(jù)共享，這種“數(shù)據(jù)孤島”現(xiàn)象直接導(dǎo)致出入庫(kù)檔案信息無(wú)法及時(shí)獲取，需要手工錄入，庫(kù)房溫濕度無(wú)法及時(shí)反饋和調(diào)整，智能庫(kù)房建設(shè)耗資不少但效果不大。除此之外，檔案信息化建設(shè)缺乏明確的建設(shè)目標(biāo)和具體的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，側(cè)重于購(gòu)買(mǎi)設(shè)備儀器和軟件系統(tǒng)等基礎(chǔ)設(shè)施，忽視建設(shè)模式和標(biāo)準(zhǔn)制度等軟文化的探索建設(shè)，缺乏詳實(shí)可行的質(zhì)量控制，使得檔案信息化建設(shè)發(fā)展很不充分，檔案影響力不大。

2 促進(jìn)科研院所檔案管理發(fā)展的對(duì)策

2.1 重視科技檔案歸檔工作，確保資料系統(tǒng)完整

將科研資料完整、系統(tǒng)的歸檔，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，是做好檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)。因此，科技檔案的歸檔是檔案人員和科研人員的共同職責(zé)。檔案部門(mén)應(yīng)針對(duì)實(shí)際情況，制定詳細(xì)的檔案工作規(guī)范，為保證案卷質(zhì)量和及時(shí)歸檔，建議采取以下措施：（1）要求科研負(fù)責(zé)人在制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，向項(xiàng)目組成員布置平時(shí)形成積累材料的任務(wù)，并指定專人負(fù)責(zé)本項(xiàng)目材料的收集、積累、整理；（2）各科研分室設(shè)立資料管理員，應(yīng)明確其工作范疇和職責(zé)，確保科研室內(nèi)部所有科研資料歸檔齊全，保持和檔案人員之間的良好溝通聯(lián)系；（3）歸檔負(fù)責(zé)人應(yīng)隨時(shí)關(guān)注項(xiàng)目完成情況，一個(gè)項(xiàng)目結(jié)束后的三個(gè)月內(nèi)應(yīng)完成歸檔，對(duì)于形成周期過(guò)長(zhǎng)的科研文件，可按階段、專題、年度歸檔，避免長(zhǎng)期未歸檔，造成科研資料的丟失以及大量歸檔文件的雜亂無(wú)章堆積；（4）重大科研項(xiàng)目鑒定、評(píng)審工作必須有檔案部門(mén)參加，歸檔時(shí)檔案部門(mén)應(yīng)進(jìn)行審查、驗(yàn)收，并在項(xiàng)目完成驗(yàn)收表上簽署意見(jiàn)?？蒲许?xiàng)目資料歸檔不完整、不齊全的，在項(xiàng)目評(píng)估驗(yàn)收或申報(bào)成果獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)，檔案部門(mén)拒出已歸檔證明；（5）加大對(duì)檔案法律法規(guī)的宣傳力度和范圍，舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高科研人員歸檔意識(shí)。

2.2 更新思想觀念和管理模式，提升檔案管理能力

檔案管理要融入科研院所的發(fā)展大局，提升管理能力，更好服務(wù)科研生產(chǎn)，就必須更新思想觀念和創(chuàng)新管理模式。對(duì)于高層領(lǐng)導(dǎo)，檔案信息化不應(yīng)是檔案部門(mén)的一家之事，而是企業(yè)信息信息化建設(shè)的一部分，必須將檔案管理工作與科研院所的科研生產(chǎn)同步進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，以實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)發(fā)展，要提高重視度，給予檔案管理足夠的人財(cái)物支持。對(duì)于檔案部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，不能固守一攤，要放眼全局，主動(dòng)作為，積極參與和文檔相關(guān)的企業(yè)信息系統(tǒng)的研發(fā)設(shè)計(jì)和環(huán)節(jié)測(cè)試，盡早考慮各類信息系統(tǒng)中有關(guān)檔案管理需求以及各信息系統(tǒng)與檔案信息系統(tǒng)的對(duì)接融合問(wèn)題，將前端控制和全程控制真正落實(shí)到工作中。對(duì)于檔案人員，要積極適應(yīng)全新的外部環(huán)境，不斷強(qiáng)化專業(yè)技能，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，積極學(xué)習(xí)新理念新知識(shí)，要有主動(dòng)創(chuàng)新意識(shí)，勇于改進(jìn)工作方法，探索新的管理模式，將創(chuàng)新落實(shí)于實(shí)踐。

2.3 創(chuàng)新管理模式，加強(qiáng)質(zhì)量控制，穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)龐大的工程，不可能一蹴而就。檔案部門(mén)應(yīng)在企業(yè)信息化建設(shè)的大局中把握其建設(shè)原則和方向，將其納入工作計(jì)劃并設(shè)立中遠(yuǎn)期建設(shè)目標(biāo)，保持持久有效的投入和考核，同時(shí)建立用戶反饋機(jī)制。檔案信息化建設(shè)必須從實(shí)際工作需要出發(fā)，創(chuàng)新管理模式，樹(shù)立精益理念，包括精益設(shè)計(jì)搭建檔案管理系統(tǒng)、精益檔案數(shù)字化管理流程、精益檔案編研、精益檔案信息資源整合模式、精益檔案管理等。在增加基礎(chǔ)設(shè)施投入的同時(shí)，要積極探索檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)本企業(yè)工作特點(diǎn)，制定信息化標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)章制度。同時(shí)要加強(qiáng)質(zhì)量控制，對(duì)檔案信息化建設(shè)中的每個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行質(zhì)量測(cè)評(píng)，包括可行性分析、預(yù)期目標(biāo)設(shè)定、建設(shè)過(guò)程監(jiān)管、使用效能反饋評(píng)定、維護(hù)與更新等方面。

2.4 注重檔案宣傳工作，提升服務(wù)效能

檔案管理必須改變過(guò)去封閉無(wú)作為的思想，主動(dòng)宣傳檔案室館藏結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程辦理、網(wǎng)絡(luò)檢索利用、檔案工作動(dòng)態(tài)等內(nèi)容。要善于捕捉本企業(yè)檔案管理發(fā)展的新亮點(diǎn)、新特點(diǎn)，使檔案的宣傳由“死”變“活”，具有個(gè)性化。通過(guò)對(duì)檔案的廣泛宣傳，喚起社會(huì)公眾的檔案意識(shí)，特別是利用檔案的意識(shí)，從而擴(kuò)大檔案的服務(wù)對(duì)象，更大限度地實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。另外，在平衡好用戶信息需求與檔案安全保密的同時(shí)，更要注重提升檔案知識(shí)服務(wù)效能，樹(shù)立開(kāi)放主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，不斷加強(qiáng)檔案宣傳工作，以增強(qiáng)檔案工作的知名度和透明度，擴(kuò)大檔案影響范圍，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的良性發(fā)展。

2.5 構(gòu)建新時(shí)期檔案人才隊(duì)伍，促進(jìn)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展

科研院所應(yīng)樹(shù)立檔案人才意識(shí)，結(jié)合當(dāng)前檔案理論創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、服務(wù)模式創(chuàng)新和實(shí)踐創(chuàng)新等發(fā)展變化，通過(guò)引進(jìn)和培養(yǎng)，提升檔案工作者的知識(shí)、能力、技能和格局，實(shí)現(xiàn)檔案人才素質(zhì)復(fù)合化、結(jié)構(gòu)合理化。建立檔案工作效益服務(wù)機(jī)制和科學(xué)合理的績(jī)效考核制度，采取多種激勵(lì)措施，創(chuàng)造學(xué)習(xí)與晉升機(jī)會(huì)，提高工作待遇和社會(huì)地位，增強(qiáng)檔案工作者的認(rèn)同感、歸屬感、成就感和幸福感，引導(dǎo)檔案人員有責(zé)任的發(fā)展和完善自己的學(xué)術(shù)和業(yè)務(wù)能力，以適應(yīng)全新的信息化服務(wù)模式，滿足全方位、多層次、網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)需求。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，科技檔案是科研院所最具特色的信息資源，能夠反映整個(gè)企業(yè)的知識(shí)積累、技術(shù)水平和科研生產(chǎn)能力。因此，科研院所檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，拓展新思維，切實(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，提升檔案服務(wù)能力，以信息化帶動(dòng)檔案管理創(chuàng)新，積極促進(jìn)科研院所的發(fā)展建設(shè)。

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