基層國土資源檔案管理工作的探索

劉平

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展，管好、用好國土資源檔案，搞好信息化建設(shè)越來越重要，淄博市國土資源局臨淄分局檔案管理工作以《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》《國土資源信息化“十二五”規(guī)劃》為依據(jù)，以“構(gòu)建數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化為一體的智慧檔案”為目標(biāo)，通過系統(tǒng)化科學(xué)化建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)檔案查閱網(wǎng)上申請、在線審批、按職查詢、對點(diǎn)提供和線下查（借）閱相結(jié)合，提高了國土資源檔案保障能力和保護(hù)水平，被評為全省“檔案工作科學(xué)化管理先進(jìn)單位”。

1 我局檔案工作現(xiàn)狀

臨淄分局現(xiàn)存11個(gè)門類檔案，包括：文書、科技、專門（會(huì)計(jì)、人物、專業(yè)）、照片、聲像、實(shí)物、重大活動(dòng)檔案以及政府公開信息、資料等，門類齊全。各類檔案總計(jì)約157000卷（件），其中文書檔案1500卷（件），專業(yè)檔案約155500卷（件）（其中，登記發(fā)證檔案135000卷，建設(shè)用地檔案1200卷，礦產(chǎn)管理檔案135卷，宅基地檔案16565卷，其它類檔案2600卷），會(huì)計(jì)檔案516卷（冊），聲像檔案192件，實(shí)物檔案68件，人物檔案1件，圖書資料180件，重大活動(dòng)檔案及政府公開信息67件，電子檔案79196卷（件）。通過不斷努力和探索臨淄國土資源分局檔案管理為全區(qū)國土資源管理工作的順利開展提供了優(yōu)質(zhì)、高效、快捷的服務(wù)和保障。

2 檔案管理的主要方式和方法

1）健全完善規(guī)章制度。臨淄分局制定《關(guān)于規(guī)范文件材料歸檔范圍和保管期限的暫行辦法》《檔案工作責(zé)任制度》《檔案工作崗位制度》《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》《檔案鑒定銷毀制度》《重大活動(dòng)檔案登記制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計(jì)制度》《檔案保管制度》《業(yè)務(wù)檔案查閱、借閱管理辦法》等相關(guān)檔案管理制度，強(qiáng)化落實(shí)，檔案管理工作水平得到進(jìn)一步提升。

2）建立管理培訓(xùn)機(jī)制。一是每年組織兩名專職檔案管理人員參加檔案專職學(xué)習(xí)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案收集、分類、整理、庫房管理、規(guī)范化建設(shè)、檔案的移交、鑒定銷毀等專業(yè)知識。并協(xié)同集中整理文書檔案，保證文書檔案整理規(guī)范和質(zhì)量。二是邀請市國土局和區(qū)檔案局檔案指導(dǎo)人員對檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對各科室、所兼職檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)法律法規(guī)、檔案整理規(guī)范進(jìn)行專題培訓(xùn)，演示檔案整理操作規(guī)程，指導(dǎo)做好整理工作，提高了檔案管理水平。三是加強(qiáng)國土所檔案管理。嚴(yán)格檔案管理，專職檔案員到各國土所進(jìn)行檔案管理知識講解和指導(dǎo)，了解存在的問題，積極協(xié)調(diào)、幫助各所開展好檔案整理和管理工作，從源頭上提升檔案整理規(guī)范。

3）嚴(yán)格執(zhí)行查閱、借閱檔案程序。為保障檔案查詢規(guī)范化，嚴(yán)格按照分局《業(yè)務(wù)檔案查閱、借閱管理辦法》執(zhí)行，履行檔案借閱、查閱審批程序，受理原始檔案資料借閱、查閱業(yè)務(wù)。同時(shí)積極配合分局各類重大事項(xiàng)和急、難任務(wù)辦理，保證流程準(zhǔn)確執(zhí)行的情況下，及時(shí)為各部門統(tǒng)計(jì)報(bào)表等工作提供準(zhǔn)確案卷資料。

4）認(rèn)真做好檔案交接。國土資源部門檔案主要是業(yè)務(wù)檔案，業(yè)務(wù)檔案均由業(yè)務(wù)責(zé)任部門負(fù)責(zé)整理，搞好交接，保證檔案規(guī)范移交十分重要。每年分局都對局屬各單位和機(jī)關(guān)各科室整理好的檔案，及時(shí)嚴(yán)格按照程序進(jìn)行接收。案卷移交做到檔案裝盒，紙質(zhì)檔案、案卷目錄、電子目錄、工作臺(tái)賬、同時(shí)移交，檔案室和各移交單位雙方簽字，認(rèn)真負(fù)責(zé)。通過定期督促各科室整理資料，及時(shí)移交，保障了檔案的真實(shí)性防止了檔案資料遺失或泄密。

5）扎實(shí)做好檔案管護(hù)。為確保檔案管理安全，一是做好檔案室整理、標(biāo)簽制作張貼和目錄整理工作。二是完成閱覽室的整理和制度上墻工作，為保障所有檔案不出檔案室提供了場地支撐。三是在新檔案室投入使用后，換裝了防爆燈管、加裝了空氣消毒機(jī)、除濕機(jī)、防磁柜、滅火器等相關(guān)設(shè)備，達(dá)到了省檔案工作科學(xué)化管理先進(jìn)單位標(biāo)準(zhǔn)。開展室藏檔案數(shù)字化掃描。

3 存在的問題

1）檔案管理人員專業(yè)水平不夠高。從目前來看，檔案管理人員都是國土系統(tǒng)專業(yè)型人才，缺乏專業(yè)的檔案管理人才。

2）檔案掃描工作沒有形成機(jī)制。目前我局已對2014年產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案形成了電子版，但2014年后產(chǎn)生的檔案還沒有掃描。

3）不動(dòng)產(chǎn)登記發(fā)證資料檔案形成不夠及時(shí)和完備。目前我局登記發(fā)證資料在前期已經(jīng)進(jìn)行了掃描或高拍儀拍照，但不能從登記發(fā)證系統(tǒng)有效歸入檔案管理系統(tǒng)。

4 建議和對策

1）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高人員素質(zhì)。檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是國土資源檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化的保證，要加強(qiáng)國土資源檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)，努力提高國土資源檔案管理人員的知識水平和管理能力。要有計(jì)劃地開展繼續(xù)教育，通過培訓(xùn)、自學(xué)等方式努力學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識，提高檔案管理人員的綜合能力，同時(shí)要科學(xué)、合理地引進(jìn)一批年輕的檔案管理的專業(yè)技術(shù)人才。

2）全面提高檔案管理水平，形成檔案數(shù)字化長效機(jī)制。在抓好檔案基礎(chǔ)工作的前提下，著重提高檔案管理的科技含量。及時(shí)配置不斷更新檔案現(xiàn)代化管理所必須的辦公設(shè)備，充分利用現(xiàn)代化技術(shù)，探索對國土資源檔案進(jìn)行掃描、光盤存儲(chǔ)管理等新的辦法和有效的機(jī)制。把檔案掃描工作列入局年度工作計(jì)劃，每年申請相應(yīng)經(jīng)費(fèi)，對新產(chǎn)生的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，保障各部門檔案不定期產(chǎn)生，但能夠定期形成數(shù)字化檔案。

3）統(tǒng)一加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)，完善檔案歸檔有效機(jī)制。要加快檔案信息電子化建設(shè)進(jìn)程，充分利用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算的功能，加快檔案信息系統(tǒng)建設(shè)。同時(shí)使其具備和不動(dòng)產(chǎn)登記系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)借口，通過不動(dòng)產(chǎn)登記申請材料的掃描，在完成土地登記后，可以直接生成電子影像檔案，同時(shí)形成紙質(zhì)和電子檔案數(shù)據(jù)。

4）推進(jìn)依法治檔工作。利用多種形式，有針對性地加大對《檔案法》等檔案法規(guī)的學(xué)習(xí)和宣傳力度，把依法治檔工作貫穿到檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)。