檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探討

李新成

在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，其檔案承載著醫(yī)院一直以來(lái)的寶貴醫(yī)療資料，涵括了各種疾病的臨床診斷與治療經(jīng)驗(yàn)，既可為醫(yī)學(xué)研究提供理論依據(jù)，也可以為疫情防治或者病源追蹤提供參考，甚至可以為醫(yī)院醫(yī)療水平的提升而提供有效指導(dǎo)。而在醫(yī)院檔案管理模式改革的背景下，醫(yī)院檔案的管理與利用獲得了極大的發(fā)展空間，改革后的醫(yī)院檔案管理將發(fā)揮出更大的作用。

1 醫(yī)院檔案管理模式改革的必然性

在醫(yī)院檔案管理領(lǐng)域，其管理模式改革勢(shì)在必行，而其必然性則主要可以體現(xiàn)在以下兩大方面：

1.1 醫(yī)院檔案管理在信息時(shí)代下的改革需要

醫(yī)院檔案一般可包括人事檔案、病歷檔案以及文書(shū)檔案，在開(kāi)展檔案管理時(shí)，需對(duì)全部檔案資料進(jìn)行全面的整理與妥善保存[1]。尤其是在信息時(shí)代下，檔案管理人員更要對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，并且要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，將傳統(tǒng)以人工操作為主的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)操作為主的管理模式，才能迎合新時(shí)代的發(fā)展需要，促進(jìn)醫(yī)院檔案的有效利用，并提高醫(yī)院檔案管理水平[2]。

1.2 醫(yī)院檔案管理的自身發(fā)展需要

如今醫(yī)院正處于快速發(fā)展的時(shí)期，其業(yè)務(wù)活動(dòng)愈發(fā)頻繁，未來(lái)還可能會(huì)出現(xiàn)更多的合作單位，使其檔案資料不斷增加[3]。例如，若醫(yī)院與醫(yī)學(xué)類院校合作發(fā)展，就必然會(huì)產(chǎn)生醫(yī)學(xué)類教學(xué)檔案；若醫(yī)院與法律部門共同合作，那么也會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的法律案件檔案[4]。因此，隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)展，為了提高自身的效益，并且為醫(yī)院患者提供更優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，就必須迎合改革潮流，對(duì)醫(yī)院檔案管理模式進(jìn)行改革。

2 醫(yī)院檔案管理模式改革在實(shí)際檔案管理中的應(yīng)用

2.1 以科學(xué)的檔案管理方式實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合

醫(yī)院可以結(jié)合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)來(lái)對(duì)自身的檔案管理方式進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案管理整個(gè)流程的規(guī)范化和程序化[5]。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理部門需明確各員工崗位的相應(yīng)責(zé)任，在各司其職的情況下推進(jìn)檔案管理有序化開(kāi)展。而整合檔案資源是檔案管理人員的重要職責(zé)，在檔案管理模式改革背景下，要求管理人員以科學(xué)的方式整合醫(yī)院檔案資源[6]。在這個(gè)方面，可依托于數(shù)字化平臺(tái)，改進(jìn)現(xiàn)有的檔案信息系統(tǒng)，讓檔案信息化建設(shè)歸納到醫(yī)院的整個(gè)信息化規(guī)劃體系中，實(shí)現(xiàn)檔案信息建設(shè)的項(xiàng)目化，獲得醫(yī)院更多的財(cái)政支持[7]。此外，醫(yī)院檔案管理部門可構(gòu)建全文信息系統(tǒng)，對(duì)各種檔案信息資源進(jìn)行全面的整合，為推進(jìn)檔案信息資源整合的工作進(jìn)程而提供有力支持。

2.2 在新醫(yī)改背景下完善醫(yī)院檔案管理制度

在醫(yī)院檔案管理模式改革過(guò)程中，應(yīng)該遵循新醫(yī)改的要求完善檔案管理制度，包括檔案保管與利用制度、醫(yī)院檔案管理實(shí)施細(xì)則等[8]。醫(yī)院檔案管理部門可在日常管理考核體系中納入相關(guān)規(guī)定與制度，促進(jìn)其具體的貫徹與落實(shí)，調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，并保證醫(yī)院其他科室人員的工作配合。在完善檔案管理制度時(shí)，應(yīng)該注重廣泛征求醫(yī)院各科室的有效建議，使其可以充分結(jié)合實(shí)際需求，讓檔案管理制度既科學(xué)合理，又切實(shí)可行[9]。

2.3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理

醫(yī)院檔案管理模式改革是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然道路，而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)與醫(yī)院檔案現(xiàn)代化管理更是一種不可逆轉(zhuǎn)的發(fā)展趨勢(shì)[10]。因此，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該注重將計(jì)算機(jī)管理作為當(dāng)前的一種關(guān)鍵管理手段。在醫(yī)院檔案的計(jì)算機(jī)管理過(guò)程中，可將檔案內(nèi)容分門別類地錄入計(jì)算機(jī)，簡(jiǎn)化檔案信息資料的檢索工作，提高檢索效率，并提高檔案管理工作質(zhì)量[11]。同時(shí)，檔案管理部門需引進(jìn)檔案掃描系統(tǒng)，取代以往的人工錄入方式，提高檔案管理的科學(xué)性與先進(jìn)性，提升工作效率[12]。此外，檔案管理部門可構(gòu)建檔案工作網(wǎng)絡(luò)。未來(lái)的醫(yī)院檔案數(shù)量會(huì)越來(lái)越多，可設(shè)置檔案的專門接收員，如醫(yī)學(xué)類教學(xué)檔案的負(fù)責(zé)接收人、案件檔案的負(fù)責(zé)接收人等。這些接收員可對(duì)檔案文件進(jìn)行整理處理后，掃描錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，由檔案管理部門通過(guò)檔案工作網(wǎng)絡(luò)對(duì)相關(guān)檔案資料進(jìn)行更新。檔案部門相關(guān)人員都應(yīng)該對(duì)各類檔案信息及管理內(nèi)容投入更多的關(guān)注，增加自身的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化與規(guī)范化發(fā)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院檔案管理模式改革既是檔案管理工作在全面信息時(shí)代背景下的必然要求，也是檔案管理自身的發(fā)展需要。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該推進(jìn)這一改革進(jìn)程，使其在醫(yī)院檔案管理實(shí)踐過(guò)程中發(fā)揮出不可替代的促進(jìn)作用。因此，醫(yī)院檔案管理部門不但要以科學(xué)的檔案管理方式進(jìn)行檔案資源的有效整合，在新醫(yī)改背景下完善醫(yī)院檔案管理制度，通過(guò)計(jì)算機(jī)管理手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案的現(xiàn)代化管理，還需要做到以下幾點(diǎn)：首先，加強(qiáng)醫(yī)院硬件建設(shè)，提高檔案管理技術(shù)水平。比如醫(yī)院需做好基礎(chǔ)設(shè)施與辦公設(shè)備的引進(jìn)工作，對(duì)陳舊的硬件設(shè)施進(jìn)行更新?lián)Q代?？山Y(jié)合檔案管理建設(shè)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)與檔案集中管理的實(shí)際需要，配備相關(guān)檔案室、辦公室和庫(kù)房等，增加檔案保護(hù)工作中所需的消防設(shè)備、除塵設(shè)備、安全監(jiān)控設(shè)備等，以有效實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案目標(biāo)管理。其次，擴(kuò)大檔案服務(wù)范圍，提高檔案信息資源利用率。因此，檔案管理部門可推進(jìn)各項(xiàng)網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)，擴(kuò)大其服務(wù)范圍，將更多的檔案資料納入到信息共享服務(wù)范圍中。最后，要提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。檔案管理人員必須跟隨時(shí)代的步伐提高自身的素質(zhì)水平與管理能力，既增強(qiáng)自身的檔案質(zhì)量保護(hù)意識(shí)，又要樹(shù)立起多元化思想意識(shí)，自主展開(kāi)新知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高自身的鉆研能力，讓自己成為復(fù)合型的檔案管理人才。