淺談儀器設(shè)備檔案管理

陳小藝

（安溪縣疾病預(yù)防控制中心，福建 安溪 362400）

在以前的檢測(cè)工作中，我們對(duì)儀器設(shè)備的相關(guān)資料收集不及時(shí)、不完整，在儀器購(gòu)置階段對(duì)原始資料的收集和保存不夠重視。在后期用到的時(shí)候經(jīng)常無(wú)法追溯，對(duì)設(shè)備的正常使用和檢驗(yàn)工作的開(kāi)展造成了嚴(yán)重影響。但在后期使用中會(huì)產(chǎn)生諸多數(shù)據(jù)信息，此時(shí)就需要第一時(shí)間對(duì)設(shè)備的運(yùn)行狀況、使用信息、維護(hù)保養(yǎng)、鑒定報(bào)告等進(jìn)行歸檔。因?yàn)槭褂玫牟欢ㄆ?，有諸多數(shù)據(jù)信息產(chǎn)生，容易造成不能及時(shí)整理設(shè)備中期產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，導(dǎo)致檔案資料的缺失。由此可以看出，儀器設(shè)備檔案信息缺乏全面性會(huì)造成不能真實(shí)反映出儀器使用狀況，不能為之后設(shè)備的使用提供依據(jù)。儀器設(shè)備關(guān)系著檢測(cè)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性，應(yīng)該引起我們足夠的重視。

1 儀器檔案中的重要內(nèi)容

第一，儀器履歷表，表的前半部分體現(xiàn)儀器設(shè)備的一些主要信息，如購(gòu)置日期、價(jià)格、生產(chǎn)廠家、儀器型號(hào)、出廠編號(hào)、技術(shù)參數(shù)及啟用日期等。后半部分記錄儀器設(shè)備從購(gòu)置到申請(qǐng)報(bào)廢過(guò)程中的一些主要事項(xiàng)，如計(jì)量?jī)x器檢定、購(gòu)置申請(qǐng)書(shū)、期間核查、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、驗(yàn)收證明、大型儀器的采購(gòu)合同及招投標(biāo)相關(guān)文件、修正曲線、儀器使用登記表和維護(hù)保養(yǎng)記錄、儀器報(bào)廢申請(qǐng)等。第二，計(jì)量?jī)x器檢定證書(shū)，包括修正值的校準(zhǔn)曲線，檢定儀器年度期間核查。檢定周期1年的可為半年，2年和5年的可為1～2年。第三，購(gòu)置申請(qǐng)書(shū)，涵蓋大型儀器設(shè)備的政府采購(gòu)合同和招投標(biāo)書(shū)等相關(guān)文件，可在采購(gòu)過(guò)程中收集。第四，儀器驗(yàn)收證明，應(yīng)在儀器設(shè)備到位時(shí)及時(shí)檢查各零配件是否完備，填寫(xiě)儀器設(shè)備臺(tái)賬，檢查相關(guān)操作手冊(cè)、光盤(pán)，核對(duì)儀器編號(hào)、型號(hào)規(guī)格、出廠合格證明及其他零配件是否齊全。第五，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，中大型儀器的簡(jiǎn)易操作規(guī)程。第六，儀器使用登記表，儀器日常使用登記，對(duì)檢測(cè)工作進(jìn)行記錄歸檔。第七，儀器維護(hù)記錄，對(duì)儀器的日常維護(hù)、檢修記錄，對(duì)儀器的日常故障排查。第八，儀器報(bào)廢申請(qǐng)，對(duì)儀器的報(bào)廢實(shí)行申請(qǐng)報(bào)批，粘貼停用標(biāo)識(shí)。

2 管理現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

（1）相關(guān)儀器設(shè)備資料的整理及留存不夠及時(shí)完整。標(biāo)準(zhǔn)儀器設(shè)備檔案涉及范圍很廣，從儀器設(shè)備的訂購(gòu)、驗(yàn)收、使用、保養(yǎng)、修繕到報(bào)廢都包含在其中。合理使用儀器設(shè)備有利于促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行效率，可以將實(shí)驗(yàn)結(jié)果客觀的反映出來(lái)，訂購(gòu)和驗(yàn)收等環(huán)節(jié)是儀器設(shè)備的前提，生活中有諸多單位在購(gòu)買(mǎi)設(shè)備后沒(méi)有第一時(shí)間將設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)、升級(jí)改造和報(bào)廢等相關(guān)文件資料保持好，造成之后儀器設(shè)備不能順利進(jìn)行升級(jí)和維修，甚至丟失了儀器內(nèi)的相關(guān)資料，阻礙了儀器設(shè)備的正常運(yùn)行。

（2）儀器設(shè)備檔案管理不健全。在當(dāng)前的儀器設(shè)備檔案管理制度中，盡管明確規(guī)定了儀器設(shè)備保管范圍和使用年限，但是并未細(xì)化部分制度條款，如沒(méi)有具體規(guī)定該由哪些部門(mén)出具報(bào)廢范圍和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、儀器設(shè)備具體由哪些部門(mén)管理，導(dǎo)致儀器設(shè)備管理人員收集材料概念不明確，仍留存了屬于報(bào)廢的儀器；儀器設(shè)備檔案提倡管理中沒(méi)有將對(duì)交接登記手續(xù)予以辦理，只是通過(guò)口頭通知的方式，一旦問(wèn)題出現(xiàn)便相互推卸責(zé)任，使儀器設(shè)備的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和使用價(jià)值受到了極大影響。

（3）缺乏現(xiàn)代化的管理手段。儀器設(shè)備有著諸多的數(shù)量，設(shè)備從國(guó)外來(lái)，有著極多的規(guī)格型號(hào)。不斷發(fā)展的科學(xué)技術(shù)，促使了諸多儀器設(shè)備的快速更新。要進(jìn)行設(shè)備的進(jìn)出管理，將相關(guān)情況掌握到，并進(jìn)行分析和決策，諸多的資料毫無(wú)規(guī)律的堆在一起，仍然借助傳統(tǒng)的手工管理方式是無(wú)法獲得理想的效率的。盡管已經(jīng)運(yùn)用了計(jì)算機(jī)管理檔案，但是管理水平仍然較低，如只是進(jìn)行輸入報(bào)表、打字和做簡(jiǎn)單的檢索工作，尚未形成完整的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，這對(duì)儀器設(shè)備信息的開(kāi)放共享極為不利。

（4）老舊儀器設(shè)備沒(méi)有及時(shí)停用、報(bào)廢。一些儀器設(shè)備已經(jīng)使用了很長(zhǎng)一段時(shí)間，元器件損壞、老化；由于種種原因損毀了儀器設(shè)備，不能使實(shí)驗(yàn)的要求得到滿足；老舊的或部分國(guó)產(chǎn)的儀器設(shè)備在技術(shù)上已和實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目進(jìn)展的要求不符等。這些儀器設(shè)備長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有使用，長(zhǎng)期沒(méi)有使用和維護(hù)保養(yǎng)記錄。立足于儀器設(shè)備管理規(guī)定，針對(duì)這一類(lèi)型的儀器設(shè)備，實(shí)驗(yàn)人員要根據(jù)相應(yīng)的呈現(xiàn)第一時(shí)間申報(bào)停用或申請(qǐng)報(bào)廢，并通知相關(guān)部門(mén)處理。這樣長(zhǎng)時(shí)間擱置在實(shí)驗(yàn)室中，不僅擠占實(shí)驗(yàn)室的空間，又不能很好的保養(yǎng)儀器，長(zhǎng)此以往容易導(dǎo)致部件破損老壞，直到報(bào)廢，導(dǎo)致極大的浪費(fèi)。

（5）設(shè)備檔案管理員業(yè)務(wù)素養(yǎng)不高。儀器設(shè)備檔案管理人員很少接受相關(guān)培訓(xùn)，極為缺乏業(yè)務(wù)知識(shí)，儀器設(shè)備的檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)儀器設(shè)備的管理水平造成了直接影響。儀器設(shè)備檔案管理人員缺乏相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，當(dāng)前的管理方式和經(jīng)驗(yàn)缺乏先進(jìn)性，通常是立足于參考其他工作人員的工作經(jīng)驗(yàn)和個(gè)人觀念相結(jié)合，將工作中出現(xiàn)的問(wèn)題有效解決。儀器設(shè)備管理人員缺乏管理經(jīng)驗(yàn)和理論知識(shí)，同時(shí)因?yàn)樯形闯浞终J(rèn)識(shí)到儀器設(shè)備檔案管理的重要性，不能和現(xiàn)代制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化相適應(yīng)。

3 儀器檔案管理的優(yōu)化對(duì)策

（1）建立健全儀器設(shè)備的各項(xiàng)規(guī)章制度。對(duì)儀器設(shè)備檔案驗(yàn)收記錄予以建立。如不管運(yùn)用哪一種經(jīng)費(fèi)采購(gòu)的儀器設(shè)備，在到貨30天之內(nèi)，必須嚴(yán)格進(jìn)行技術(shù)驗(yàn)收。通過(guò)驗(yàn)收后，對(duì)入庫(kù)手續(xù)予以辦理。由設(shè)備處和單位一同驗(yàn)收大批量?jī)x器設(shè)備、貴重和精密儀器設(shè)備。在進(jìn)行驗(yàn)收的時(shí)候，如發(fā)現(xiàn)技術(shù)指標(biāo)和要求不符、質(zhì)量不合格、破損等情況，由采購(gòu)單位負(fù)責(zé)和供貨商協(xié)商，對(duì)補(bǔ)、換、退和賠償手續(xù)進(jìn)行處理。要嚴(yán)格根據(jù)規(guī)程進(jìn)行儀器設(shè)備使用和維修記錄，并把運(yùn)行記錄做好，對(duì)檔案予以建立。儀器設(shè)備要將完整的技術(shù)檔案建立起來(lái)，提供資料查詢(xún)工作。技術(shù)資料的內(nèi)容主要有產(chǎn)品出廠的裝箱單，技術(shù)資料、檢修履歷單、安裝說(shuō)明、操作規(guī)程、線路圖、圖紙、維修使用說(shuō)明書(shū)、合同復(fù)印件、驗(yàn)收單等。

（2）加強(qiáng)設(shè)備檔案的信息化、現(xiàn)代化管理。條件允許的單位要將現(xiàn)代化信息系統(tǒng)建立起來(lái)，實(shí)行檔案的科學(xué)管理，將資源共享順利實(shí)現(xiàn)。信息化管理是檔案管理的大勢(shì)所趨。檔案信息化指的就是充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)設(shè)備管理部門(mén)信息管理平臺(tái)予以建立，管理員借助賬號(hào)密碼登錄，更新和錄入設(shè)備的檔案資料，設(shè)備使用者借助信息共享平臺(tái)可以第一時(shí)間快速將所需要的設(shè)備信息查找到，便于使用。應(yīng)將檔案信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制定出來(lái)，對(duì)檔案管理平臺(tái)軟件予以運(yùn)用，把電子文件和電子檔案的管理以及所有一切檔案信息的保管、積累和錄入做好，確保電子檔案、電子文件的有效、完整和齊全。同時(shí)，將規(guī)范的檔案信息共享平臺(tái)建立起來(lái)，科室實(shí)驗(yàn)人員若是要對(duì)儀器設(shè)備資料進(jìn)行查閱，只需要借助賬號(hào)登錄設(shè)備科信息管理用戶(hù)平臺(tái)，就能將最新的儀器設(shè)備檔案資料查閱到了。

（3）嚴(yán)格檔案的借閱制度。為了確保儀器設(shè)備檔案資料的完好性，應(yīng)將嚴(yán)格的檔案交接、借用、歸還等制度予以建立，以免其丟失。積極運(yùn)用儀器設(shè)備的操作手冊(cè)等隨機(jī)技術(shù)文件，將歸檔手續(xù)辦理好后，可以把相關(guān)資料復(fù)印好發(fā)放給使用部門(mén)；若是復(fù)印難度較大，可以在使用部門(mén)將檔案借閱等手續(xù)辦理好后，把相關(guān)資料長(zhǎng)時(shí)間保存在使用部門(mén)，由使用各部門(mén)安排專(zhuān)門(mén)的人進(jìn)行保管。將安全保衛(wèi)工作做好，確保檔案環(huán)境的整潔干凈，在固定的時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行檢查，做好防蛀、防潮、防火方法。

（4）儀器設(shè)備報(bào)廢處理的檔案管理。就已經(jīng)使用了很長(zhǎng)時(shí)間，維修多次都不能修好，已經(jīng)不具備使用價(jià)值的儀器設(shè)備，必須由專(zhuān)門(mén)的維修人員進(jìn)行鑒定，判斷沒(méi)有使用和維修價(jià)值的便可申請(qǐng)報(bào)廢。這申請(qǐng)需要儀器設(shè)備使用科室做，經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)備科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后便可對(duì)報(bào)廢手續(xù)予以辦理，由財(cái)務(wù)科和倉(cāng)庫(kù)管理一起進(jìn)行出賬，檔案資料造冊(cè)也需要獲得主管領(lǐng)導(dǎo)的同意后，才可以報(bào)廢處理儀器設(shè)備和檔案資料。

（5）規(guī)范隊(duì)伍建設(shè)，加大管理人員的培訓(xùn)力度。對(duì)儀器設(shè)備檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)予以規(guī)范，第一應(yīng)把人才擺在第一位，將聚才意識(shí)、育人意識(shí)與人才競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)樹(shù)立起來(lái)，在最短的時(shí)間內(nèi)把設(shè)備檔案管理不適應(yīng)教學(xué)科研發(fā)展的現(xiàn)狀改變。各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)管理隊(duì)伍的建設(shè)予以高度重視，選擇一批會(huì)管理、懂業(yè)務(wù)的人才，使管理隊(duì)伍得到充實(shí)。第二必須加大設(shè)備檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)的力度，并將其愛(ài)崗敬業(yè)精神樹(shù)立起來(lái)，加強(qiáng)其遵紀(jì)守法的制度觀念，尤其是設(shè)備檔案管理人員需要調(diào)到其它崗位的時(shí)候，要把交接工作做好，不能私自將有價(jià)值的圖文資料帶走，避免設(shè)備檔案管理無(wú)連續(xù)性、脫節(jié)等問(wèn)題的出現(xiàn)。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，科學(xué)規(guī)范的檔案管理要和時(shí)代保持同步，這樣才能和新時(shí)期的需要相適應(yīng)。為保證檔案信息資源的完整性，要對(duì)檔案管理制度予以完善，有了規(guī)章制度的約束和規(guī)范，才能使檔案工作的開(kāi)展更為規(guī)范，才能提高檢驗(yàn)檢測(cè)工作的質(zhì)量。