VED分類(lèi)法和Excel工作表制訂藥品采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)用探討

尹 希，張仕利，于秋影

（四川省眉山市人民醫(yī)院，四川 眉山 620020）

藥品供應(yīng)是醫(yī)院醫(yī)療活動(dòng)的重要環(huán)節(jié)，做好藥品采購(gòu)工作是保障臨床用藥的基礎(chǔ)[1－2]。在醫(yī)院施行信息化管理后，現(xiàn)有醫(yī)院信息管理系統(tǒng)（HIS）中有一些計(jì)劃管理模塊，但參考數(shù)據(jù)一般僅以庫(kù)房存量和庫(kù)房領(lǐng)用量為標(biāo)準(zhǔn)，不能真實(shí)反映藥品院內(nèi)存量和使用情況[3－4]；或者藥庫(kù)管理人員在日常工作中僅憑經(jīng)驗(yàn)或印象制訂采購(gòu)計(jì)劃，缺乏科學(xué)的數(shù)據(jù)支持和計(jì)算方法，容易造成藥品積壓或短缺。目前，醫(yī)院藥學(xué)從藥房調(diào)劑向臨床藥學(xué)發(fā)展，加上“藥品零加成”等政策的影響，藥品計(jì)劃管理必須利用科學(xué)手段變得更加準(zhǔn)確和高效。鑒于Excel軟件安裝方便、使用普遍，且在藥品經(jīng)濟(jì)學(xué)、不良反應(yīng)統(tǒng)計(jì)等藥學(xué)相關(guān)領(lǐng)域已被廣泛應(yīng)用[5－8]，筆者結(jié)合多年工作經(jīng)驗(yàn)并不斷創(chuàng)新和改進(jìn)，制訂出以我院HIS系統(tǒng)為基礎(chǔ)，利用VED分類(lèi)法和Excel工作表制訂藥品采購(gòu)計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)藥品計(jì)劃與統(tǒng)計(jì)管理相結(jié)合的方法，現(xiàn)報(bào)道如下。

1 器材與數(shù)據(jù)來(lái)源

1.1 器材

計(jì)算機(jī)：安裝 Window 2000／XP／7或以上系統(tǒng)，以及Microsoft Office 2000及以上版本軟件；HIS（重慶中聯(lián)公司研發(fā)）。數(shù)據(jù)來(lái)源于本院2015年4月至2017年7月的藥品銷(xiāo)售及庫(kù)存統(tǒng)計(jì)。

1.2 數(shù)據(jù)處理方法

1.2.1 建立藥品采購(gòu)計(jì)劃基礎(chǔ)表格

根據(jù)VED分類(lèi)法將藥品分類(lèi)并確定基礎(chǔ)庫(kù)存天數(shù)：VED（vital essential desirable）分類(lèi)原則[9－10]利用藥品藥理作用、醫(yī)保類(lèi)型、藥物經(jīng)濟(jì)學(xué)等因素將急（搶?zhuān)┚人幤?、毒麻藥品等不可短缺的歸為極其重要的V類(lèi)（vital），確保其存量，降低成本因素考慮；治療效果明顯，各科室常用的藥品歸為必要的E類(lèi)（essential），縮短其儲(chǔ)存周期，控制庫(kù)存總量；其余自費(fèi)藥品、輔助用藥、有同類(lèi)藥品且價(jià)格較貴，短暫缺藥不影響效果的歸為一般可取的D類(lèi)（desirable），藥品以銷(xiāo)代采，維持“零庫(kù)存”。通過(guò)VED分類(lèi)法將本院藥品目錄分類(lèi)；再根據(jù)本院地理位置、供應(yīng)商備貨時(shí)間等因素，確認(rèn)每種分類(lèi)藥品在庫(kù)房存量預(yù)計(jì)使用天數(shù)(即基礎(chǔ)庫(kù)存天數(shù))。詳見(jiàn)表1。

創(chuàng)建藥品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表：從HIS中導(dǎo)出藥品基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表格，項(xiàng)目包括藥品編碼、名稱(chēng)、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、庫(kù)存單位、成本價(jià)格、供應(yīng)商等信息。再添加每種藥品的VED分類(lèi)和基礎(chǔ)庫(kù)存天數(shù)，完成后命名為“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表格”，以下簡(jiǎn)稱(chēng)“基礎(chǔ)表”。

表1 VED分類(lèi)及基礎(chǔ)庫(kù)存天數(shù)表

1.2.2 原始數(shù)據(jù)來(lái)源及處理

從HIS導(dǎo)出當(dāng)前藥品庫(kù)存數(shù)量表：包括藥品編碼、庫(kù)存數(shù)量等信息。將庫(kù)存數(shù)量表復(fù)制粘貼到基礎(chǔ)表的Sheet2，并將 Sheet2更名為“庫(kù)存數(shù)量”，然后利用VLOOKUP功能，在基礎(chǔ)表庫(kù)存數(shù)量格中輸入公式VLOOKUP（A3，庫(kù)存數(shù)量！A：I，6，F(xiàn)ALSE）按回車(chē)，元格右下角出現(xiàn)“＋”狀，雙擊“＋”狀或向下拖至所有的藥品才完畢。

從HIS導(dǎo)出上月藥品使用數(shù)量：包括藥品編碼、使用數(shù)量等信息（注意使用單位必須與庫(kù)存單位一致），計(jì)算出每種藥品日平均使用量，日平均使用量＝使用數(shù)量／使用天數(shù)。將使用數(shù)量表復(fù)制粘貼到基礎(chǔ)表的Sheet3，并將 Sheet3更名為“使用數(shù)量”，然后利用VLOOKUP功能，在基礎(chǔ)表日平均使用數(shù)量格中輸入公式 VLOOKUP（A3，使用數(shù)量！A：G，7，F(xiàn)ALSE） 按回車(chē)，該單元格右下角出現(xiàn)“＋”狀，雙擊“＋”狀或向下拖至所有的藥品才完畢。表格中出現(xiàn)“＃N／A”，意思是未查到內(nèi)容，代表該品種上月未使用，用“0”將“＃N ／A”全部替換。

1.2.3 制訂當(dāng)月采購(gòu)計(jì)劃

在完成原始數(shù)據(jù)采集的基礎(chǔ)表中，本月采購(gòu)計(jì)劃格編寫(xiě)公式為“計(jì)劃數(shù)量＝日使用量＊（當(dāng)月天數(shù)＋基礎(chǔ)庫(kù)存天數(shù)）／庫(kù)存數(shù)量”，最后形成的表格即為藥品采購(gòu)計(jì)劃表。以2017年7月為例，如圖1。計(jì)劃結(jié)果中小于“0”的數(shù)值全部用“0”替換，即得出本月采購(gòu)計(jì)劃表，計(jì)劃數(shù)量可根據(jù)藥品實(shí)際包裝調(diào)節(jié)。發(fā)送計(jì)劃前可隱藏庫(kù)存數(shù)量、使用量等，再利用Excel篩選功能篩選出供應(yīng)商，再分別發(fā)送，即完成當(dāng)月藥品計(jì)劃的制訂和發(fā)送。

1.2.4 計(jì)劃完成情況

圖1 2017年7月藥品采購(gòu)計(jì)劃表

圖2 2017年7月10日藥品計(jì)劃完成情況

從HIS導(dǎo)出執(zhí)行計(jì)劃起至今的藥品入庫(kù)數(shù)量，包括藥品編碼、入庫(kù)數(shù)量等信息。將入庫(kù)數(shù)量表復(fù)制粘貼到基礎(chǔ)表的Sheet4，并將Sheet4更名為“入庫(kù)數(shù)量表”，再用VLOOKUP功能查找藥品入庫(kù)量，公式 VLOOKUP（A3，入庫(kù)數(shù)量表！A：G，4，F(xiàn)ALSE）。以 2017年 7月 10日入庫(kù)量為例（圖2），將計(jì)劃數(shù)量與入庫(kù)量進(jìn)行對(duì)比，對(duì)未完成計(jì)劃藥品及時(shí)催促、調(diào)貨，超計(jì)劃配送藥品及時(shí)退貨，從而保障按時(shí)按量采購(gòu)藥品。

表2 藥品周轉(zhuǎn)率數(shù)據(jù)對(duì)比

1.2.5 注意事項(xiàng)

使用VLOOKUP功能時(shí)，要保證每種藥品每個(gè)品規(guī)的唯一編碼，且每次從HIS中導(dǎo)出的數(shù)據(jù)均包含此編碼。如無(wú)編碼，可用藥品名稱(chēng)作為參照，但要保證不同規(guī)格、不同廠家的藥品名稱(chēng)有所不同。

2 效果檢驗(yàn)與功能拓展

醫(yī)院從2016年5月開(kāi)始使用VED分類(lèi)和Excel電子表格制訂藥品采購(gòu)計(jì)劃，該方法實(shí)施前后的藥品周轉(zhuǎn)率對(duì)比結(jié)果見(jiàn)表2。可見(jiàn)，實(shí)施該方法后藥品周轉(zhuǎn)率明顯提高，可有效地減少部分藥品存量過(guò)大占據(jù)醫(yī)院流動(dòng)資金，甚至過(guò)期失效的浪費(fèi)；也可解決部分藥品漏報(bào)少報(bào)計(jì)劃，短期內(nèi)頻繁購(gòu)買(mǎi)導(dǎo)致的臨時(shí)缺藥、反復(fù)入庫(kù)耗占人力成本等問(wèn)題。

3 討論

傳統(tǒng)方法建立的藥品計(jì)劃存在一些問(wèn)題，如同一藥品月計(jì)劃不足，1個(gè)計(jì)劃周期內(nèi)需要多次購(gòu)買(mǎi)、增加工作量，未及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)劃中未送到藥品，缺藥時(shí)才通知供應(yīng)商，價(jià)格低廉的基礎(chǔ)藥品、搶救藥品等容易斷貨缺藥等問(wèn)題[11－12]。利用庫(kù)存量和上月使用量相結(jié)合的方式生成采購(gòu)月計(jì)劃并執(zhí)行，可讓采購(gòu)計(jì)劃更準(zhǔn)確，除特殊疫情或季節(jié)性變化情況外，月計(jì)劃幾乎無(wú)增補(bǔ)；可以及時(shí)查看藥品計(jì)劃和到貨情況，保障臨床急救、搶救用藥和基礎(chǔ)用藥的供應(yīng)，從而節(jié)約人力成本，提高藥品周轉(zhuǎn)率。

隨著國(guó)家對(duì)藥品采購(gòu)和使用中廉政防控的深入[13]，藥品采購(gòu)計(jì)劃的制訂是重要的風(fēng)險(xiǎn)防控點(diǎn)，利用本方法還可及時(shí)發(fā)現(xiàn)當(dāng)月銷(xiāo)量急驟上升或下降的藥品，分析原因調(diào)整計(jì)劃或上報(bào)上級(jí)。用Excel工作表制作計(jì)劃，可讓所有數(shù)據(jù)有據(jù)可查，避免制作藥品計(jì)劃的人員人為積壓庫(kù)存或抵制競(jìng)爭(zhēng)品種，讓醫(yī)院藥品采購(gòu)更透明公開(kāi)、廉政、和諧[14]。

此方法也存在一些局限性，如國(guó)家出臺(tái)了《在公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)藥品采購(gòu)中推行“兩票制”的實(shí)施意見(jiàn)（試行）》，多省份開(kāi)始試點(diǎn)或執(zhí)行[15]。實(shí)行“兩票制”后，醫(yī)院藥品構(gòu)架會(huì)發(fā)生一些變化，部分藥品供應(yīng)周期也會(huì)變化[16]，因此需要調(diào)整藥品分類(lèi)、基礎(chǔ)庫(kù)存天數(shù)等適應(yīng)“兩票制”政策，故該方法還需要考慮醫(yī)院發(fā)展、患者數(shù)量變化，以及節(jié)假日備貨等情況。

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