高校督查督辦管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

蘇紅 閔伸

摘 要：高校督查督辦工作是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，隨著智慧校園的建設(shè)，開(kāi)發(fā)督查督辦信息管理系統(tǒng)成為實(shí)現(xiàn)高校政令暢通、決策部署有效落實(shí)的重要手段。根據(jù)高校督查督辦工作實(shí)際，提出了聚焦“互聯(lián)網(wǎng)+”與微信平臺(tái)聯(lián)通的網(wǎng)上督查督辦信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)方略，該系統(tǒng)與微信平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息同步更新、操作無(wú)縫對(duì)接，實(shí)現(xiàn)了督查督辦工作的全方位、跨時(shí)空、多渠道，變督查督辦工作從“被動(dòng)”轉(zhuǎn)為“主動(dòng)”，從“要我干”轉(zhuǎn)為“我要干”，從“部門(mén)督辦”轉(zhuǎn)為“全員督辦”，提高了督查督辦工作實(shí)效。

關(guān)鍵詞：高校；督查督辦；管理信息系統(tǒng)；設(shè)計(jì)

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：2095-2945（2018）36-0092-02

Abstract： The supervision and monitoring of colleges and universities is a systematic project. With the construction of intelligent campus， the supervision and monitoring information management system has become an important means to realize the smooth flow of university guidance and the effective implementation of decision-making deployment. According to the reality of university supervision and monitoring work， this paper puts forward the design and implementation strategy of the online supervision and monitoring information management system focusing on the connection of "Internet Plus" and WeChat platform， which realizes the synchronous updating of information and seamless connection of operation with WeChat platform. It has realized the omni-directional， inter-temporal and multi-channel supervision of the work of supervision and monitoring. The change of supervision and monitoring from "passivity" to "initiative"， from "I have to do" to "I want to do" and from "supervision by department" to "supervision by all" has improved the effectiveness of supervision and monitoring work.

Keywords： colleges and universities； supervision and monitoring； management information system； design

一分部署，九分落實(shí)。督查督辦工作是確保決策部署落實(shí)落地的重要環(huán)節(jié)。高校作為學(xué)術(shù)聚集地，是相對(duì)靈活的組織，其二級(jí)學(xué)院、二級(jí)管理部門(mén)有著較大的自治權(quán)及專門(mén)的業(yè)務(wù)領(lǐng)域。高校領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)高校的內(nèi)部治理，如學(xué)校發(fā)展理念、方略、近期規(guī)劃、重要工作等，需要通過(guò)二級(jí)學(xué)院與部門(mén)的落實(shí)與執(zhí)行來(lái)實(shí)現(xiàn)。高校督查督辦工作是高校辦公室的重要工作，關(guān)系到高校內(nèi)部治理是否政令暢通、決策部署是否有效落實(shí)，涉及面廣，牽涉高校各個(gè)部門(mén)，是實(shí)現(xiàn)高校改革創(chuàng)新、科學(xué)發(fā)展、落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)者決策的重要抓手。隨著智慧校園、數(shù)字校園的建設(shè)，高校督查督辦工作實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、實(shí)時(shí)化、動(dòng)態(tài)化、科學(xué)化成為必然[1]。

1 高校督查督辦工作的現(xiàn)狀與問(wèn)題

督查督辦工作是高校內(nèi)部治理的關(guān)鍵一環(huán)，影響著高校內(nèi)部治理的績(jī)效，對(duì)提升高校各項(xiàng)工作的執(zhí)行力、確保高校黨政領(lǐng)導(dǎo)者的決策部署責(zé)任到人、事事有結(jié)果、件件有回音起著關(guān)鍵作用?？梢哉f(shuō)，有力的督查督辦工作對(duì)實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者的治理策略、促進(jìn)高?？茖W(xué)發(fā)展起著舉足輕重的作用。然而，目前高校督查督辦工作存在著督查督辦工作缺乏有力抓手、不能形成閉環(huán)、工作流于形式、重點(diǎn)不突出、督查督辦信息化程度偏低，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不普遍、工作被動(dòng)、績(jī)效不理想等的現(xiàn)狀與問(wèn)題。

1.1 高校督查督辦工作缺乏有力抓手，不能形成閉環(huán)

管理流程是一個(gè)閉路系統(tǒng)，從做出指示到執(zhí)行命令到反饋監(jiān)督，需要環(huán)環(huán)相扣。高校督查督辦工作作為決策部署執(zhí)行的保障機(jī)制，應(yīng)做到交辦、跟蹤、督查、反饋、整改等環(huán)節(jié)的環(huán)環(huán)相扣，形成閉路。然而現(xiàn)實(shí)是，一些上級(jí)交辦的事項(xiàng)如果完成的時(shí)間長(zhǎng)，督辦人及經(jīng)辦人往往容易忘記，沒(méi)有自動(dòng)提示系統(tǒng)可以做出相應(yīng)的提醒，導(dǎo)致批下去的事項(xiàng)沒(méi)有了下文，批示的結(jié)果無(wú)法跟蹤，形成不了閉環(huán)。

1.2 高校督查督辦工作流于形式，重點(diǎn)不突出

督查督辦事項(xiàng)涉及面廣、事物繁雜、任務(wù)的輕重緩急不一、完成時(shí)間的長(zhǎng)短要求不同，督查督辦工作需要在繁雜的事物中理出重點(diǎn)，做到理清主次、分清緩急、急事急辦、特事特辦，緊緊圍繞中心工作，抓好重點(diǎn)工作，落實(shí)好日常工作，促進(jìn)學(xué)校規(guī)劃的順利開(kāi)展。但是現(xiàn)實(shí)中，高校督查督辦工作往往流于形式，眉毛胡子一把抓，督查督辦事項(xiàng)往往陷于文山會(huì)海當(dāng)中。另外，目前高校督查督辦人員編制少，面臨繁雜的事項(xiàng)，往往也難以做到抓重點(diǎn)，有步驟的落實(shí)[2]。

1.3 高校督查督辦工作信息化程度偏低，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不普遍

督查督辦工作的根本是落實(shí)，乏于落實(shí)，一切決策都將失去意義。而要促進(jìn)落實(shí)，督查督辦的方法、手段非常關(guān)鍵。從部門(mén)督辦轉(zhuǎn)為全員督辦，公開(kāi)任務(wù)，做到事事有人管（校領(lǐng)導(dǎo)誰(shuí)批示誰(shuí)管），事事有人抓（牽頭部門(mén)抓）是做好當(dāng)前督查督辦工作的根本。然而目前，督查督辦工作信息化程度偏低，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不普遍，督查督辦工作僅僅為從會(huì)議到會(huì)議、從文件到文件，會(huì)上布置任務(wù)，會(huì)后輕視落實(shí)。由于事項(xiàng)多，涉及部門(mén)廣，督查督辦人手少，督查督辦人員很難理清工作的輕急緩重，有時(shí)候甚至陷于各單位扯皮推諉的窘境[3]，由于沒(méi)有直觀的督查督辦管理信息化工具，更難以掌握各事項(xiàng)的進(jìn)展情況，難以為領(lǐng)導(dǎo)者決策提供依據(jù)。

2 高校督查督辦信息化的必要性

沒(méi)有教育的信息化就沒(méi)有教育的現(xiàn)代化。劉延?xùn)|同志曾講要“以教育信息化全面推動(dòng)教育現(xiàn)代化”。高校督查督辦工作的信息化是教育信息化的應(yīng)有之義，是提高督查督辦工作效能的有效途徑。

2.1 形成督查督辦工作的閉路系統(tǒng)，形成有力抓手，理清督查督辦工作重點(diǎn)

利用互聯(lián)網(wǎng)、信息化系統(tǒng)，可以使得督查督辦工作的各個(gè)環(huán)節(jié)如交辦、跟蹤、督查、反饋、整改等都在系統(tǒng)中有詳細(xì)的記錄，校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)各項(xiàng)督查督辦工作的完成情況，完成的怎么樣等將一目了然，這將促使督查督辦工作各個(gè)環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，形成閉路。同時(shí)，也破解了督查督辦工作流于形式，重點(diǎn)不突出的問(wèn)題。

2.2 打破督查督辦環(huán)節(jié)時(shí)空限制，提高工作績(jī)效

利用信息化手段，可以減少傳統(tǒng)的督查督辦工作會(huì)議等，在時(shí)間及空間上減少相關(guān)部門(mén)因業(yè)務(wù)性工作繁忙見(jiàn)一面不容易的窘境，解放了相關(guān)參與部門(mén)在某一時(shí)間、空間上難對(duì)接的困難。利用信息化，督促督辦的各個(gè)環(huán)節(jié)，均可借助互聯(lián)網(wǎng)、信息化系統(tǒng)進(jìn)行辦理，實(shí)現(xiàn)督查督辦工作的全方位、跨時(shí)空、多渠道，提高工作績(jī)效。

2.3 形成全員督查的工作格局，變督查督辦工作“被動(dòng)”為“主動(dòng)”

傳統(tǒng)的督查，整個(gè)過(guò)程只有督查者及被督查者參與。在督查工作的整個(gè)過(guò)程中，其他人員無(wú)法了解到相關(guān)信息。而借助互聯(lián)網(wǎng)、信息化系統(tǒng)，可以將督查工作的整個(gè)環(huán)節(jié)如擬辦、立項(xiàng)、交辦、催辦、辦結(jié)、反饋、直至歸檔等記錄在案，公布于眾，變督查督辦工作從“部門(mén)督辦”轉(zhuǎn)為“全員督辦”，這有利于形成全員督查的工作格局，有利于高校領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)整個(gè)督查督辦事項(xiàng)及其進(jìn)展、結(jié)果的了解，實(shí)現(xiàn)督查督辦工作從“被動(dòng)”轉(zhuǎn)為“主動(dòng)”，從“要我干”轉(zhuǎn)為“我要干”。

3 高校督查督辦管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1 督查督辦信息管理系統(tǒng)項(xiàng)目流程及功能菜單

華東交通大學(xué)督查督辦管理系統(tǒng)涵蓋了督查督辦的所有環(huán)節(jié)，形成督查督辦工作的“網(wǎng)絡(luò)化”清單，有力地保障了督查督辦項(xiàng)目無(wú)遺漏、無(wú)死角。該清單力求“門(mén)門(mén)清”，事項(xiàng)內(nèi)容明確，責(zé)任主體明確，辦結(jié)時(shí)點(diǎn)明確，避免了督查督辦工作落實(shí)流于形式。同時(shí)，督查督辦的結(jié)果，可以通過(guò)系統(tǒng)詳實(shí)地統(tǒng)計(jì)展現(xiàn)。

3.2 微信功能

在督查督辦信息管理系統(tǒng)基礎(chǔ)上，同步開(kāi)發(fā)了具有APP功能的微信公眾平臺(tái)，在工作時(shí)間外，辦公地點(diǎn)以外也可以進(jìn)行項(xiàng)目操作。新建項(xiàng)目時(shí)，操作人員可根據(jù)工作性質(zhì)，自主設(shè)定限辦結(jié)的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)到時(shí)預(yù)警、超時(shí)報(bào)警的功能，系統(tǒng)并分類記錄辦結(jié)情況，使得督查督辦事項(xiàng)完成情況有據(jù)可依。

3.2.1 操作功能及提醒功能

（1）操作功能：督查督辦微信平臺(tái)具備網(wǎng)上督查督辦系統(tǒng)操作功能；校領(lǐng)導(dǎo)在微信平臺(tái)點(diǎn)擊項(xiàng)目提醒，將自動(dòng)鏈接網(wǎng)上督查督辦系統(tǒng)，可進(jìn)行項(xiàng)目審定操作；輸入牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)人名字可查看其全部在辦項(xiàng)目。

（2）督查督辦系統(tǒng)和微信平臺(tái)提醒功能：新增項(xiàng)目下達(dá)后，將同時(shí)在督查督辦系統(tǒng)和微信平臺(tái)一對(duì)一提醒分管校領(lǐng)導(dǎo)、牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)人；校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)督辦項(xiàng)目提出要求后，將同時(shí)在督查督辦系統(tǒng)和微信平臺(tái)提醒牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)人、黨辦校辦主任（督查處處長(zhǎng)）及督查督辦科科長(zhǎng)；督辦部門(mén)提出督辦意見(jiàn)后，將同時(shí)在督查督辦系統(tǒng)和微信平臺(tái)提醒牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)人；牽頭部門(mén)項(xiàng)目情況匯報(bào)、辦結(jié)提交，將同時(shí)在督查督辦系統(tǒng)和微信平臺(tái)提醒分管校領(lǐng)導(dǎo)；校領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)辦結(jié)或退回部門(mén)，將同時(shí)在督查督辦系統(tǒng)和微信平臺(tái)提醒牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)人、黨辦校辦主任（督查處處長(zhǎng)）及督查督辦科。

3.2.2 督查督辦微信平臺(tái)頁(yè)面

督查督辦微信平臺(tái)頁(yè)面包括：個(gè)人中心：綁定督查督辦系統(tǒng)個(gè)人賬號(hào)；督辦系統(tǒng)：網(wǎng)上督查督辦系統(tǒng)手機(jī)操作頁(yè)面；公共信息：校辦主頁(yè)、天氣預(yù)報(bào)、意見(jiàn)反饋。見(jiàn)下圖。

督查督辦工作是促進(jìn)高?？茖W(xué)發(fā)展、內(nèi)涵發(fā)展的重要保障。督查督辦信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了督查工作的針對(duì)性、權(quán)威性和實(shí)效性，提升了督查工作的服務(wù)質(zhì)量和科學(xué)化水平，有力地推動(dòng)了學(xué)校事業(yè)的發(fā)展，為高校領(lǐng)導(dǎo)者決策的制定、落實(shí)提供了詳實(shí)的過(guò)程管理依據(jù)，是加強(qiáng)高校內(nèi)部治理的重要手段。華東交通大學(xué)督查督辦系統(tǒng)運(yùn)行以來(lái)，督查督辦工作實(shí)效明顯。一方面，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了把督查工作從現(xiàn)實(shí)臺(tái)帳移到虛擬網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，變督查督辦工作從被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，從“要我干”轉(zhuǎn)為“我要干”。另一方面，系統(tǒng)將傳統(tǒng)督查督辦工作的臺(tái)帳借助互聯(lián)網(wǎng)+的力量，跨越了時(shí)空限制，從部門(mén)督查督辦轉(zhuǎn)為全員督查督辦，切實(shí)提高了督查督辦的效率。

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