建筑工程檔案資料有效管理措施

胡曉東

建設項目檔案是建設項目中形成的原始和保存的實際記錄和實際反映。它記錄了建筑物和地下管道等的施工過程，是在建設項目管理中形成的檔案文件，如投資規(guī)劃，設計，施工，使用，維護和翻新。在管理建設項目質(zhì)量，總體成本和建設周期的同時，建設項目檔案管理作為建設項目管理的一部分的重要性正變得越來越重要。

1 建筑工程檔案資料的內(nèi)容

1.1 綜合文件資料

建筑工程檔案綜合文獻主要包括：上級批準文件；計劃任務書；工程地質(zhì)；水文；氣象；地震等文件；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；政府部門的批準文件，如規(guī)劃，消防，環(huán)境保護和衛(wèi)生；工程建設，監(jiān)督和中標文件及相關合同和協(xié)議；項目竣工驗收和質(zhì)量鑒定文件；項目完成結算及其審計報告和其他文件；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

1.2 水，電，設備安裝工程施工文件和施工文件

主要包括：開工和竣工報告；圖紙審查，設計變更，技術記錄和材料替換等文件材料；項目的施工組織設計；監(jiān)督計劃，監(jiān)督規(guī)則，監(jiān)督月報和項目會議摘要；原材料，零件，半成品和成品的質(zhì)量認證文件或試驗材料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；記錄和處理工程質(zhì)量事故的文件材料；施工技術總結等。

1.3 建筑工程中各項目圖紙

主要包括總體規(guī)劃布置圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖； 結構工程竣工圖； 給水、排水工程竣工圖；強弱君項目的完成圖； 通風和空調(diào)項目的完成圖紙和其他特殊專業(yè)工程完成圖紙。

2 建筑工程檔案資料的特征

2.1 真實性和全面性

真實性是所有文件和檔案的共同要求，但建設項目的要求更加迫切。建設項目文件和檔案只能全面反映建設項目的各種信息，形成一個比較實用的系統(tǒng)，而片面的參考往往誤導。因此，施工項目文件和檔案必須準確反映建設項目，包括事故和隱患。

2.2 分散性和復雜性

由于一個建設項目建設周期長，受到各方面影響多，有著復雜的生產(chǎn)工藝，建筑材料種類眾多，施工階段強度大，有著非常強的互穿性。這些導致了建筑項目文件和檔案的分散和復雜性。此功能確定建筑項目文件和檔案的多級，多鏈路和相互關聯(lián)的復雜系統(tǒng)。

2.3 隨機性

在項目建設的整個過程中生成施工項目文件和檔案數(shù)據(jù)。盡管各種類型的批準文件的生成是定期的，但由于特定的工程事件，仍然會生成相當多的文檔和檔案，因此它是隨機的。

2.4 專業(yè)性和綜合性

建設項目文件和檔案涵蓋建筑，市政，消防等各種專業(yè)，以及機械，電子，聲學等各種學科。附屬于不同的專業(yè)對象，同時整合質(zhì)量，進度，成本，合同，組織，協(xié)調(diào)等方面，它還取決于不同的載體流動，因此它是專業(yè)和全面的。

3 建筑工程檔案管理存在的問題

3.1 檔案材料不完整

建筑工程檔案中的主要問題是檔案資料具有不完整性。工程項目存檔率較高的單位可達80%左右，單位差的情況也不同。許多項目完成后，沒有檔案資料，或者只有項目的主要檔案，沒有配套項目檔案，鍋爐房，地下管線，園林綠化等檔案資料很少。

3.2 缺乏統(tǒng)一的管理模式

從文件管理組織的角度來看，有些單位建立了專門的檔案，項目檔案管理得很好。有些單位沒有，項目文件由其他業(yè)務部門或文件檔案管理員管理，形成的檔案材料也各不相同。

3.3 缺乏復合型檔案管理人員

由于基層單位檔案管理人員一般都人建筑專業(yè)畢業(yè)，所以不具備專業(yè)的檔案管理資質(zhì)，缺乏相關的檔案管理知識，所以在檔案管理中容易不能很好地整理歸納檔案，容易造成檔案的遺失或損壞，給工程施工帶來一定的困難。

4 建筑工程檔案有效管理的措施

4.1 在意識形態(tài)上重視工程文件的管理

在項目建設中，一般情況不重視工程檔案的管理。主要原因是在項目施工管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案的重視不夠。由于瑣碎的數(shù)據(jù)收集和沒有經(jīng)濟效益，該網(wǎng)站在施工過程中非常繁忙。如果不認真進行監(jiān)督檢查，內(nèi)部行業(yè)很可能會陷入混亂，甚至更多的是缺少大量信息，因此應定期或不定期地檢查內(nèi)部信息。引起各方關注，避免大量工作積累。對于此，建筑企業(yè)管理部門和檔案管理部門應進一步加強建筑檔案管理的教育工作。

4.2 嚴格控制已完成的檢驗和驗收文件的質(zhì)量

項目建成通過后，施工單位檔案管理人員應當按照項目管理人員的要求，按照建設項目檔案的檔案范圍要求。對項目建設中形成的各項文件進行全面檢查和審核，及時發(fā)現(xiàn)問題，填補空白，使填好的材料真實，完整，及時。歸檔范圍符合要求，認真實施《建設工程質(zhì)量管理條例》和《工程完成驗收記錄制度》的有關規(guī)定。驗收和驗收項目的完成，接收和轉移完成的文件作為整個項目驗收的重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，項目完成驗收與文件驗收同步。如合格的項目文件被移交，施工單位應簽發(fā)建筑工程證書檔案。如項目文件不符合要求，則不得簽發(fā)建筑工程證書檔案。以確保下次施工文件的完整性和準確性。

4.3 加強對建筑工程檔案管理人員的培訓和考核

建筑工程檔案管理對施工尤其重要。但由于我們的建筑工程檔案管理人員缺乏相關的專業(yè)知識，容易造成相關檔案的遺失或遺漏。所以我們應該定期對建筑工程檔案管理人員進行相應的專業(yè)知識培訓。比如要求專業(yè)人士進行專題講座、定期對檔案管理人員進行檔案知識管理的考核。以確保我們的檔案管理人員符合檔案管理要求，從而確保工程質(zhì)量。

4.4 及時做好傳遞和變更記錄

在管理過程中，頻繁的傳輸和更改，很容易改變文件的完整性和有效性。所有檔案管理部門應及時記錄文件的增加，減少和傳輸（如傳輸狀態(tài)記錄，變更狀態(tài)記錄，修改狀態(tài)記錄，失效記錄等）?？梢杂行У乩斫馕募膩睚埲ッ}，防止文件丟失，損壞或無效。以保證后期查閱時能夠獲取準確有效的檔案信息。

5 結語

目前，中國建筑市場面臨嚴峻挑戰(zhàn)和激烈競爭，管理體制將逐步改革。檔案管理也會遇到一些危機，但同時具有很大的發(fā)展空間。所以我們應該加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，同時也應該借鑒一些國外的檔案管理經(jīng)驗。從而保證檔案的準確性和完整性，以確保建筑施工的高質(zhì)量。

參考文獻

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