淺談如何構(gòu)建新時期檔案管理新模式

摘 要：檔案管理是一項十分復(fù)雜的工作，但是在每一個單位的都占據(jù)比較重要的位置，在新的發(fā)展時期，檔案管理能夠直接體現(xiàn)出一個單位的實際管理水平。檔案管理有效性的增強直接與單位的綜合能力相關(guān)。在社會的發(fā)展變化過程中更需要探索出如何構(gòu)建新時期的檔案管理新模式，了解當(dāng)前所面臨的挑戰(zhàn)，也認(rèn)知未來的機遇，機遇和挑戰(zhàn)并存，繼而提出新的方案。

關(guān)鍵詞：構(gòu)建；新時期；檔案管理；新模式

在信息社會的不斷發(fā)展變化過程中，企事業(yè)單位的信息量都在增加，而這些信息需要進行管理，這就關(guān)系到企業(yè)的檔案管理。檔案管理收集企事業(yè)單位運行過程中所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、資料、信息等等，由此幫助企事業(yè)單位在未來決策上做的更加充分，因此本文對新時期檔案管理的新模式做出分析研究，希望可以給相關(guān)工作者帶去一定的積極性參考和建議。

1 新時期檔案管理面臨的挑戰(zhàn)分析

1.1 檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)不足

檔案管理工作者的個人職業(yè)能力和素養(yǎng)直接關(guān)系到檔案管理的有效性，檔案管理工作本身是一項非常復(fù)雜的工作，要求工作者秉承著負(fù)責(zé)、認(rèn)真的態(tài)度進行，很多單位的人員在這方面缺乏正確的觀點與認(rèn)知。管理重視程度的缺乏直接導(dǎo)致實際操作中責(zé)任感的降低。另外還有一些工作人員將檔案管理工作認(rèn)為是簡單的片面的資料管理和整理，無足輕重，繼而極大的忽視了信息本身對整個單位運行的作用，這些現(xiàn)象的存在嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的進步。還有一些單位因為受到了人員編制的限制因此可能一個人兩個人就需要負(fù)責(zé)整個單位的檔案管理工作，還有部分單位出現(xiàn)了兼職的情況，這些人員對檔案管理缺乏具體的認(rèn)知，也沒有經(jīng)過系統(tǒng)的專業(yè)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，缺少穩(wěn)固性的檔案知識管理結(jié)構(gòu)，在工作當(dāng)中經(jīng)驗不足，缺少現(xiàn)代化管理思維，缺少適應(yīng)需求的相關(guān)人才。檔案管理還處于整個工作的最后環(huán)節(jié)，重要性沒有凸顯出來，檔案管理干部隊伍綜合素養(yǎng)不足。

1.2 檔案的現(xiàn)代化與信息化需求不相適應(yīng)

在當(dāng)前的社會信息化管理過程中，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，信息化程度不斷提升，每一個行業(yè)地區(qū)的技術(shù)變革程度加大，檔案管理工作必須和新時期的新情況相互接軌，爭取使用自動化的識別技術(shù)進行檔案的借閱分析，也使用縣嗲話檔案管理系統(tǒng)和自動化辦公系統(tǒng)之間相連接，實現(xiàn)電子文件的多方面全過程化管理。例如，單位建立起數(shù)字檔案室還有行業(yè)性的檔案館，爭取使用智慧的方式進行檔案室的建設(shè)工作，這些都是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵點也是和社會接軌的關(guān)鍵點，但是當(dāng)前很多單位并沒有做到這一點。依然使用傳統(tǒng)的手工記錄方式，難以滿足企業(yè)事業(yè)單位對檔案信息的管理需要，極大的削弱了檔案工作可能發(fā)生的作用和應(yīng)有的價值，極大的降低了原始價值[1]。

1.3 檔案管理制度的缺失

檔案管理層面對檔案管理的認(rèn)知還存在一定的匱乏點，這樣就容易導(dǎo)致在整個工作管理的過程中讓檔案管理的制度存在非常大的缺陷。從當(dāng)前工作上去分析，很多檔案管理都沒有制度方面的支撐，這樣就容易導(dǎo)致在檔案管理的實際工作中出現(xiàn)問題，管理內(nèi)容十分狹窄，管理的質(zhì)量比較低，這些都是檔案價值的重要缺陷所在。檔案管理還缺少現(xiàn)行制度的約束和管理，在檔案管理中部分環(huán)節(jié)都沒有對應(yīng)，讓檔案管理存在遺漏點，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案丟失情況的產(chǎn)生[2]。

2 構(gòu)建新時期檔案管理新模式的對策

2.1 提升檔案管理人員的職業(yè)能力

首先，強化檔案管理人員的管理意識，建立起現(xiàn)代化信息管理和檔案管理意識，采取一部分措施讓了解檔案管理對檔案管理產(chǎn)生興趣的管理人員加入其中，認(rèn)識到檔案管理的實際意義，也充分地意識到檔案管理的重要性，爭取能夠讓檔案管理的方式有所創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案的高效率管理。

其次，強化工作人員的信息處理能力。管理人員的信息化檔案管理能力是現(xiàn)代化檔案創(chuàng)新的必然趨勢也是必要點，數(shù)據(jù)信息要走透明化的道路還需要強化用戶和信息之間的傳播與使用效率，實現(xiàn)用戶的自我認(rèn)知，增強檔案信息的使用效率。建立起檔案管理的信息平臺，在平臺上做相互的交流，不斷的反饋，掌握企業(yè)單位的發(fā)展軌跡，針對信息的推動情況掌握檔案管理的前沿信息也掌握企業(yè)發(fā)展的前沿信息。新的管理模式將使用高新技術(shù)和數(shù)碼信息技術(shù)的結(jié)合，收集整理信息，優(yōu)化檔案信息管理的每一個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化合理配置，積極的建立起檔案共享的策略和環(huán)境由此加速檔案服務(wù)的機制。在這里檔案管理人員必須要認(rèn)真的學(xué)習(xí)現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)信息使用技能，更好的對檔案信息做處理[3]。

2.2 強化檔案信息管理過程中的資源建設(shè)

檔案管理過程中的資源建設(shè)是必不可少的內(nèi)容，為了能夠讓現(xiàn)代化檔案管理走向數(shù)字化和電子化，還需要做好電子文檔歸檔工作的分析，運營網(wǎng)上的檔案館或者是文檔等等實現(xiàn)軟件使用的升級，建立起網(wǎng)絡(luò)檔案，在網(wǎng)絡(luò)上采集相關(guān)的數(shù)據(jù)和資源，做好網(wǎng)絡(luò)查詢與管理的相關(guān)工作，強化檔案信息的規(guī)劃和管理以及整合，由此讓信息資源更為豐富。檔案信息資源的建設(shè)要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和平臺，設(shè)置文件分布中心，做好交換以及查詢工作，這樣才可以實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的數(shù)據(jù)資源無縫對接。企事業(yè)單位面對檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)，也需要按照國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)做好檔案資源的采集線上信息回復(fù)工作，信息的流動機制也要健全由此實現(xiàn)檔案信息全程直接處理的目標(biāo)[4]。

2.3 建立完善的檔案管理制度

健全完善的管理制度也是現(xiàn)代化檔案管理工作當(dāng)中不可或缺的額一個重要方面，管理制度更成為檔案管理創(chuàng)新的引導(dǎo)，那么在這個環(huán)節(jié)，單位的管理制度創(chuàng)建可以參考以下幾個方面的信息：

首先，檔案管理制度和單位的屬性要符合，若是企業(yè)單位那么檔案管理一定要按照企業(yè)信息運用，數(shù)據(jù)運用，以盈利為目的進行檔案信息的處理，側(cè)重于經(jīng)濟指標(biāo)的完成。若是事業(yè)單位就需要以信息的全面真實為主，終極目標(biāo)在于對本單位的服務(wù)。

其次，管理制度當(dāng)中需要對相應(yīng)的管理流程進行全面的規(guī)劃，規(guī)劃過程合理才可以減少檔案管理過程中出現(xiàn)人力物力的浪費情況也可以減少過程的冗雜性[5]。

3 結(jié)束語

綜上所述，本文對如何構(gòu)建新時期的檔案管理新模式做出了分析和研究，在新時期的發(fā)展過程中檔案管理是每一個單位不可或缺的重要組成部分。檔案管理還需要樹立起新思想和新意識，改變傳統(tǒng)的老舊的檔案管理認(rèn)知，強化員工的職業(yè)能力，做好相應(yīng)的培訓(xùn)也能夠改變單位檔案管理的落后面貌。在這里檔案管理將現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)融合在一起是不可改變的事實，也只有這樣才可以符合企事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展，也才能夠促進建立健全檔案管理相關(guān)制度工作的

落實。

參考文獻

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[5]劉沫.談新時期提高檔案管理科學(xué)化水平的途徑[J].赤子，2014，36（8）：232-232.

作者簡介

肖燕（1982-），女，漢族，湖南韶山人，?？啤?/p>